专利代理机构专利撰写质量提升方案目录1、制度设计41.1事务所的“三权分立”41.2质量评价体系51.3 业务增值，反哺撰写52、薪酬制度62.1 质量激励62.2 数量控制与弹性工作制63、代理人培训体系73.1 新人培训体系73.2 定期的专题培训73.3 职业素质养成83.4 对委托方技术、产品的理解83.5 梯队建设83.6 完善业务体系，建立代理人成长通道94、代理人资源管理体系94.1 代理人细分领域94.2 主要客户专项负责组94.3 代理人备份和交接105、标准化操作105.1 固化模版的灵活调用105.2 强调检索的必要性105.3 撰写完成之后的Checklist115.4 撰写初稿质量审核流程115.5 不同对象的审核文本116、典型案例分析126.1 电学通讯领域典型案例分析126.2 医药生物领域典型案例分析186.3 互联网领域典型案例分析216.4 案例总结277、规范化流程287.1 电子系统的建设287.2过程文档和邮件的规范298、委托方资源的争取298.1 交底书的完善308.2 委托方的结果反馈309、争取政府及主管机构的支持309.1 主管机构对于行业的进一步规范309.2 官方对于代理人专业资格的肯定及补贴319.3 国家知识产权局培训资源的下放3110、总结31专利行业发展到今天，由于国家层面的重视，各个公司对专利创新的认识度的提高，专利行业纠纷和维权的明显增多，社会各界对专利的关注角度，已经逐渐由专利数量，转移到专利质量上来。作为专利行业的服务者，专利代理事务所，如何提高自身的服务水平，不断提高专利流程第一关的专利撰写的撰写质量，已经成为了摆在事务所面前的一个首要难题与挑战。本次研究着重从事务所本身的制度设计、薪酬制度、代理人培训体系、代理人资源管理体系、标准化操作、规范化流程等方面进行质量提高的论述，同时也提及如何争取相关委托方（企业）和政府方的资源来提升事务所自身质量。1、制度设计专利质量的提升，如果提升到事务所的基本战略层面，那么相应的制度设计是必不可少的，制度，是任何企业成立和发展的基石，基于制度这个基石的支撑，才有可能为各项业务的开展有一个方向上的指导。1.1事务所的“三权分立”事务所的管理简单而言分两块，一块是对业务的获取（市场），一块是对业务的完成（产品），一般来讲很多事务所都是由老板直接把控这两块，但是事务所老板的出身或者着眼的点不同，导致往往对这两块有不同的倾斜，例如有人会偏重于业务的获取，有人会偏重于业务完成（即质量与数量），目前比较无序的市场状况下，再加上老板往往是市场出身，所以大部分会偏重于业务获得，所以事务所的资源对质量这块的倾斜远远不够。解决这个问题，除了外部环境上希望市场能得到规范以外，在内部管理上，适合进行“三权分立”的设计，即老板总体把控事务所的分配，往下设立两个责任人，分别负责市场与产品，老板对两者设立一个基础的资源分配比例，在这个基础分配比例之上，对两者从各自的纬度进行考核，根据考核结果进行相应的奖惩。而这两个责任人，则对各自模块的业务进行负责和分配。1.2质量评价体系要对质量进行管控，首要的一个就是对质量好坏有一个评价，只有案件的质量本身得到一个公正的评价，才能针对质量的好坏进行制度化的管控与适时的策略调整对代理人撰写的案件进行质量评价，最直接准确的方法当然是委托方的打分评价，但一来不一定所有委托方都有一套评价体系，二来委托方的打分不一定会详细反馈事务所，三来委托方的专利工程师也存在标准不一的情况，不同标准的打分会给代理人的工作造成困扰。所以，有必要建立事务所自我的质量评价体系，在事务所专门设立一个团队进行质量评价，事务所专门设立一个团队负责人负责质量问题，团队的成员一年一换，由上一年度评价后获得质量肯定的代理人组成。在质量评价上，最大的问题就是整体一致性问题和个案特殊性问题，即如何对不同案件的质量评价做到客观一致，同时又不因个案不同而有所偏颇。在这个问题上，可以采取客观数据整体评价和个案抽查的方法来解决，即设定一些比较客观的指标（例如权利要求项数、说明书页数等），对同一个代理人的案件进行基础分打分，在这个基础上，定期对代理人个案进行抽查，抽查的结果作为基础分之上的加权分，以这两个分数的总分作为评价代理人质量的标准。在这个基础上，委托方的分数或者奖惩也可以作为总分之上的一些加减因素适当计入考虑。质量团队负责人除了对整体质量评价团队工作进行把控，还应当适时根据业界的发展，委托方的评价，国知局审查标准的变化等情况，对质量评价标准和评价团队成员进行适应性调整。整个制度的设计还应该包括有代理人的救济，即代理人觉得打分不符合自己实际质量的时候，可以提供相应的说明，由质量团队对其成绩进行review，从而更好地减少评价结果中的误差。1.3 业务增值，反哺撰写专利事务具有延续性，其具备从专利撰写开始，到实质审查，主动修改，授权，驳回复审，海外申请，无效，诉讼，许可，专利价值评估，专利分析，专利尽职调查等种种业务，作为一个事务所，不能以单一的撰写业务作为自我的目标，否则对事务所本身的发展是非常不利的，同理，一个好的代理人也不能仅仅通晓和熟悉于一个业务，这对于代理人本身的增值与发展也是不利的。因此，事务所有必要建立一套制度，不仅对外承接各种不同的业务，对内，鼓励代理人通过培训、实践等自身能力的增长手段，提高各种业务处理的能力。在代理人能力满足一定需求的情况下，让代理人更多方面地参与各项业务（例如将同一个申请的国内案海外案都由同一代理人处理），一方面让代理人更全方面地发展，另一方面，通过业务多样性提高代理人的单案撰写性价比（同一个申请国内案海外案同时处理不仅能提高效率，而且能提到代理人在相关案件的单件收入），还值得一提的是，代理人通过对后续各项程序的了解，更有利于提高其对于撰写质量的认识，从而提高其撰写质量。2、薪酬制度质量提升，离不开对好的质量的鼓励，对差的质量的批评，而这种鼓励与批评，在任何企业，最直接的方式，是通过薪酬待遇的差别。2.1 质量激励在质量有客观评价的基础上，根据代理人的质量对其进行薪酬确定，根据代理人上一年的质量情况厘定每年的薪资标准，同时在年底根据当年质量表现进行奖金确定，从薪酬方面对代理人质量的提升做出肯定。在制度上实现能上能下，在事务所内部养成一种靠质量，而非靠工作年限混日子，张薪酬的氛围，再资深的代理人，其薪资也可能由于质量下降而降低。2.2 数量控制与弹性工作制根据质量制定薪酬以后，可能引起的问题是有些代理人会用数量来弥补单件薪酬的不足，在这种情况下，对数量进行限制就很有必要。但是也不适宜限制的颗粒度太小，比如说按月限制的话，就容易因为代理人休假、每月工作日不同而带来种种不便，因而可以采取按年数量控制，每月弹性工作量。上面这种数量控制适合规模较大，已经比较成熟的事务所，对于那种新成立的或者小的事务所，需要靠数量来维持的事务所，可能就不太适合限制数量，在这种情况下，可以考虑适当拉大不同质量之间的薪资差距，让质量高的和效率高的都能找到实现自身价值的途径，也是一种方案。3、代理人培训体系事务所的基本组成元素是代理人，质量提高的最小单元也是代理人，因而提高质量即意味着要提高代理人的相关专业水平，而这，则需要一个完整而可行的培训体系。3.1 新人培训体系新人的培训，以往很多事务所都是速成型教育，一进来就以撰写实例进行培训，要求尽快让新人快速写案，这样的一种模式容易导致的问题是新人一进来就形成了很固化的撰写模式，知其然而不知其所以然，基础没有打好，对后续质量的提升形成瓶颈和固化思维。一套好的新人培训体系，建议先从专利法整个法律体系和立法本意、专利流程、实审程序等进行培训，然后在这个基础上才引入对新案的撰写，同时在练习写新案过程不妨看看老代理人接到的OA，从OA中学习新案撰写的不足。3.2 定期的专题培训很多代理人在正式上岗以后，由于一直忙于业务，没有随着行业的发展或者委托方需求的升级而学习，从而容易导致慢慢落下质量的情况。针对这种情况，在代理人上岗后工作的期间，定期举行一些专题培训，培训的课题可以根据实际需要选择，可以由事务所自己选择课题研究后培训，也可以是邀请合作方，业界做的好的事务所，甚至是国知局相关部门进行专题分享。3.3 职业素质养成质量方面，代理人有两个素质非常重要，一个是法言法语习惯的形成，一个是沟通能力的提升。首先专利文档，尤其是权利要求部分，是很严肃的法律文档，需要用法律的语言，标准技术用语等进行描述，从而在后续确权维权程序中便于得到一个业界统一的解释，很多代理人容易形成一种用不规范书面语，有时甚至是口头语的方式去描述权利要求，这会大大降低专利的质量。另一方面，代理人作为一种专利行业的中介，其经常需要与各种角色例如发明人、专利工程师、审查员、流程人员等进行沟通，具备一个良好的沟通能力非常重要，现有的情况是很多代理人不善于沟通，或者说不喜欢沟通，这些习惯都需要在工作中得到提到和纠正。总而言之，在工作和培训中尽量提升代理人的法言法语习惯和沟通技巧，是提升专利质量的一个关键所在。具体的方法，可以通过一些经常性的代理人交流、固定法言法语的沉淀传承提升代理人的法言法语能力，通过一些情商课程、团队建设活动等提升代理人的交流沟通能力。3.4 对委托方技术、产品的理解在专利撰写方面，对委托方的相应技术、产品的理解非常重要，对于有条件的事务所，可以经常组织代理人与相关委托方进行交流，了解委托方的具体技术、产品形态，从而对自己专利撰写的内容更有形象化的认识，同时，也可以从委托方行业特性的角度，对整个行业的技术、产品进行定向了解。3.5 梯队建设对于任何一个企业来说，梯队建设都是非常重要的一环，梯队建设的重要性在新老交替、人员变动的情况下显得尤为重要。因而在事务所代理人培养过程中，招聘人才时要注意不同年龄层次，不同知识结构，不同工作背景，不同工作年限的人的引入，针对各自的具体情况对其进行培训和分配至不同岗位，培训过程也可以针对各种背景制定相应的培训课程。3.6 完善业务体系，建立代理人成长通道专利代理行业工作性质决定了其工作内容比较单一枯燥，很多代理人在经历多年撰写之后会有厌烦情绪，同时没有合适的成长通道也会对其的工作热情产生影响。因而在事务所的代理人培养体系中，需要通过对不同业务（例如无效、诉讼、专利分析等业务）的引入，一方面拓宽代理人的专业视野，能从更多的纬度看待专利的起始点专利撰写从而提高质量，另一方面让代理人有更多方面的成长空间和发展可能，提高其工作积极性，也拓宽了其薪资待遇获得进一步提升的增长点。4、代理人资源管理体系专利代理人作为事务所最核心的资源，如何合理地将其分配到各个业务，给各个委托方足够的资源支撑，同时在事务所内部形成统一协调机制，对于提升事务所的服务质量也具有非常重大的意义4.1 代理人细分领域一般事务所都会对代理人有个基础领域划分，例如电学、机械、化学等领域，但是这些领域划分在专利质量把控中是不够细致的，而且也是不能准确反映代理人专业能力定向的。可以考虑的操作是，在代理人基础领域之上，根据代理人的个人知识结构、撰写经历等对其进行进一步的领域划分，例如电学代理人可以更细分为互联网、手机、大型通讯设备等领域，通过提高案件的定向精细，使得代理人能更专