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永乐文档一体化管理软件使用说明一、软件下载及安装登陆江苏档案信息网,网址为http:/www.dajs.gov.cn/,在网站的 右下方找到“档案软件服务”,点击进入,在档案室管理软件下点击“永乐 一体化管理软件”,进行下载。对下载后的软件包进行解压缩,可以看到此软件由三个文件构成,即DBMS、lams及window98软件狗驱动程序。点击lams,点击SETUP.EXE, 进行安装,在桌面上形成一个“永乐文档一体化通用软件”图标,安装结 束。二、软件使用双击图标,输入姓名lams,口令2000,点击确定,进入软件界面。 点击WD,进入文档管理子系统,按栏目要求进行输入。在首次输入数据前,按数据检索,在出现的表格中,检索项目选 择“档号”运算中选择“大于”给定的值选择“空”关系中选择“END” 按检索键,则系统中用于演示的全部文档检出,将鼠标指向记录1,在按 住 SHIFT 键的同时选择尾记录,则文件全部选中,呈蓝色,按鼠标右击, 选择“删除所选记录”,按“保存”按钮,则系统自带记录全部删除。1、数据的录入: 档号:由全宗号年度保管期限分类号件号构成。全宗号为区 档案馆给各单位的代号。按年度结合保管期限分类的,分类号为0000。 保 管期限永久为 001, 30 年为 002, 10 年为 003。如区档案局2008 年永久第 一件,档号即为 0402-2008-001-0000-0001。页数:填写每一件归档文件中有图文的页面的总数。 文号:填写文件的发文字号,一般由机关代字、年度、顺序号组成, 须填写完整。责任者:文件文件的发文机关或署名者的名称。 题名:文件标题。没有题名或题名不规范的,可自拟标题,外加“ ” 号。成文日期:以 8 位阿拉伯数字标注年月日,填写方法如20080718。 保管期限:按键选择永久、30 年或 10年。如无30 年期限可选择,则 选择长期。在输入时,可以通过鼠标的点击来转向任意列,也可通过回车键,转 向下一列。在最后列按回车键时,系统会为用户自动新增一条记录。2、数据的删除:用鼠标点击记录栏,可选择一条记录;按住CTRL键可选择多条记录; 先选择首记录,按住SHIFT键并用鼠标点击最后一行记录,可选择一块记 录。被选择的记录呈蓝色,右击鼠标,选择“删除所选记录,”最后按“保 存”按钮,则所选记录被删除。3、数据的检索:按数据检索,根据需要设置检索条件。4、数据的保存因软件狗的限制,目前系统仅能管理数据500 条。将当年所有文件输 入完成后,将数据导出保存。导出方法为按数据导出,选择文件类型 为DBASE3,文件名统一为“全宗号一年度”如区档案局2008年档案表示 为“04022008”,通过电子邮件发送到thqdajsina.com。5、数据的打印点击报表输出,选择归档文件目录,按数据检索,根据需要设置 检索条件,检索项目,运算,关系都通过下拉列表来选择“,给定的值”输 入相关数据。检索结果出现后,点击打印,设置打印边距,左635、右635、 上25 0 0、下2 0 0 0 ,点击开始即开始打印。
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