文档信息管理制度文档信息管理制度一、信息管理目标确保工程项目建设资料完整、齐全、正确、整理立即、搜 集和工程建设进度同时；确保信息通畅、可靠、正确和高效；确保使有效资源得 到合理和充足利用，为实施最优控制、进行合理配置和妥善协调项目建设各方之 间关系提供依据；确保为发包人提供完整工程资料。二、信息管理内容在协议管理中，需要搜集、掌握、接收、处理大量信息。 内容关键包含：1、协议文件；2、图纸；3、技术资料；4、会议纪要；5、来往信息；6、施 工现场检验统计；7、试验统计；8、进度计划和进度汇报、资源供给计划、供图 计划、预期支付现金流计划等；9、技术方法设计和质量汇报；10、支付申请和 凭证；11、变更和指示申请予指示；12、多种单据和凭证；13、监理日志；14、 现场签证等。三、建设工程信息步骤组成1、建设工程信息步骤建设工程信息流由建设各 方各自信息流组成，监理单位（项目监理部）信息系统作为建设工程系统一个子 系统，监理信息流仅仅是其中一部分信息流，步骤图 12-3 所表示。图图 12-3建设工程参建各方信息关系步骤图2、项目监理部信息步骤工程项目监理部，组织必需信息步骤，加强项目数据和信息微观管理，步骤 图图 12-4 所表示。图图12-4 项目监理部信息步骤图四、信息管理方法工程建设信息管理贯穿建设工程全过程，街接建设工程各 个阶段、各个参建单位和各个方面，其受理方法包含以下多个基础步骤：信息搜 集、传输、加工整理、检索、分发、储存。1、信息搜集建设工程参建各方正确数据和信息搜集是不一样，有不一样起 源，不一样角度，不一样处理方法，但要求各方相同数据和信息应该规范。建设工程参建各方在不一样时期对信息和数据搜集也是不一样，侧关键有不 建设单位信息信息政府相关管理部门信勘测设计单位信息监理单位信息建筑材 料市场信息施工单位信息项目总监理工程师建设单位地质、测量专业监理工程师 监理员水工建筑专业监理工程师机电、金结专业监理工程师项目经理部造价专业 理监理工程师一样，但也要规范信息行为。监理因介入建设工程阶段不一样，决定搜集不一样内容。监理单位介入阶段 有：项目决议阶段、项目设计阶段、项目施工招投标阶段、项目施工阶段等多个 阶段。各不一样阶段，和建设单位签署监理协议内容也不尽相同，所以搜集信息 要依据具体情况决定。本工程监理工作介入关键在施工阶段。施工阶段信息搜集，可从施工准备期、施工期、完工保修期三个子阶段分别 进行。（1）施工准备期施工准备期指从施工承包协议签署到项目开工这个阶 段，本阶段是施工阶段监理信息搜集关键阶段，监理工程师从以下几点入手搜集 信息：1）监理纲领；施工图设计及施工图预算，尤其要掌握结构特点，掌握工程 难点，掌握工程工艺步骤特点、设备特点，了解工程预算体系（按单位工程、分 部工程）；了解施工协议。2）施工单位项目经理组成，进场人员资质；进场设备规格型号、保修统计； 施工场地准备情况；施工单位质量确保体系及施工单位施工组织设计，关键施工 项目标技术方案，施工进度网络计划图表；进场材料、构件管理制度；安全保安 方法；数据和信息管理制度；检测和检验、试验程序和设备；总承包单位和分包 单位资质等施工单位信息。3）建设工程场地地质、水文、测量、气象数据；地上、地下管线，地下洞 室，地上原有建筑物及周围建筑物、树木、道路；建设红线，标高、坐标；水、 电、气管道引入标志；地质勘察汇报、地形测量图及标桩等环境信息。4）施工图会审和交底统计；开工前监理交底统计；对施工单位提交施工组 织设计根据项目监理部要求进行修改情况；施工单位提交开工汇报及实际准备情 况。5）本工程需遵照相关建筑法律、法规和规范、规程，相关质量检验、控制 技术法规和质量验收标准。在施工准备期，信息起源较多、较杂，因为参建各方相互了解还不够，信息 渠道没有建立，搜集有一定困难。所以，更应该组建工程信息合理步骤，确定合 理信息源，规范各方信息行为，建立必需信息程序。（2）施工实施期施工实施期，信息起源相对比较稳定，关键是施工过程中 随时产生数据，由施工单位层层搜集上来，比较单纯，轻易实现规范化。现在， 建设主管部门对施工阶段信息搜集和整理有明确要求，施工单位也有一定管理经 验和处理程序，伴随建设管理部门加强行业管理，相对轻易实现信息管理规范化， 关键是施工单位和监理单位、建设单位在信息形式上和汇总上不统一。所以，需 要统一建设各方信息格式，实现标准化、代码化、规范化。施工实施期搜集信息应该分类并由专门部门或专员分级管理，项目监理部可 从下列方面搜集信息：1）施工单位人员、设备、水、电、气等能源动态信息。2）施工期气象中长久趋势及同期历史数据，天天不一样时段动态信息，尤 其在气候对施工质量影响较大情况下，更要加强搜集气象数据。3）建筑原材料、半成品、成品、构配件等工程物资进场、加工、保管、使 用等信息。4）项目经理部管理程序；质量、进度、投资事前、事中、事后控制方法； 数据采集起源及采集、处理、存放、传输方法；工序间交接制度；事故处理 制度；施工组织设计及技术方案实施情况；工地文明施工及安全方法等。5）施工中需要实施国家和地方规范、规程、标准；施工协议实施情况 6）施 工中发生工程数据，如地基验槽及处理统计，工序间交接统计，隐蔽工程检验统 计等。7）建筑材料必试项目相关信息。8）设备安装试运行和测试项目相关信息。9）施工索赔相关信息：索赔程序，索赔依据，索赔证据，索赔处理意见等。（3）完工保修期完工保修期信息是建立在施工期日常信息积累基础上，传 统工程管理和现代工程管理最大区分在于传统工程管理不重视信息搜集和规范 化，数据不能立即搜集整理，往往采取事后补补填或做“假数据”应付了事。工 程管理则要求数据实时统计，真实反应施工过程，真正做到积累在平时，完工保修期只是建设各方最终汇总和总结。该阶段要搜集信息有：1）工程准备阶段文件，如：立项文件，建设用地、征地、拆迁文件，开工 审批文件等。2）监理文件，如：监理计划、监理实施细则、相关质量问题和质量事故相 关统计、监理工作总结和监理过程中多种控制和审批文件等。3）施工资料。4）完工图。5）完工验收资料：如工程完工总结、完工验收判定书、电子档案等。在完工保修期，监理单位根据现行建设 工程文 件归档整理 规范 （GB/T50328）搜集监理文件并帮助建设单位督促施工单位完善全部资料搜集、汇总和归 类整理。2、信息加工、整理、分发、检索和存放建设工程信息加工、整理和存放是 数据搜集后必需过程。搜集数据经过加工、整理后产生信息。信息是指导施工和 工程管理基础，要把管理由定性分析转到定量管理上来，信息是不可或缺要素。（1）信息加工整理信息加工关键是把建设各方得到数据和信息进行判别、 选择、查对、合并、排序、更新、计算、汇总、转储，生产不一样形式数据和信 息，提供给不一样需求各类管理人员使用。在信息加工时，往往要求根据不一样要求，分层进行加工。不一样使用角度， 加工方法是不一样。监理人员对数据加工要从数据加工要从判别开始，一个数据 是自己搜集，可靠度较高；而对由施工单位施工提供数据就要从数据采取系统是 否规范，采样手段是否可靠，提供数据人员素质怎样，数据精度是否达成所要求 精度入手，对施工单位提供数据要加以选择、查对，加以必需汇总，对动态数据 要立即更新，对于施工中产生数据要根据单位工程、分部工程、单元工程组织在 一起，每一个单位、分部、单元工程又把数据分为：进度、质量、造价三个方面 分别组织。（2）信息加工、整理和存放步骤信息处理包含信息加工、整理和存放。信 息加工、整理和存放步骤是信息系统步骤关键组成部分。信息系统步骤图有业务 步骤图、数据步骤图，通常先找到业务步骤图，经过绘制业务步骤图再深入绘制 数据步骤图，经过绘制业务步骤图能够了解到具体处理事务工程，发觉业务步骤问题和不完善处，进而优化业 务处理过程。数据步骤图则把数据在内部流动情况抽象化，独立考虑数据传输、 处理、存放是否合理，发觉和处理数据步骤中问题。数据步骤图绘制从上而下地 层层细化，经过整理、汇总后得到总数据步骤图，依据总数据步骤图能够得到系 统信息处理步骤图。施工阶段工程量处理数据步骤图图 12-5所表示。（3）信息分发和检索信息在经过对搜集数据进行分类加工处理产生信息后， 要立即提供给需要使用数据和信息部门，信息和数据分发要依据需要来分发，信 息和数据检索则要建立必需分级管理制度，通常由使用软件来确保实现数据和信 息分发、检索，关键是要决定分发和检索标准。分发和检索标准是：需要部门和 使用人，有仅在需要第一时间，方便得到所需要、以要求形式提供一切信息和数 据，而确保不向不该知道部门（人）提供任何信息和数据。建立分发数据要依据 监理工作特点来进行，考虑分发设计时，关键内容有：1）了解使用部门（人）使用目标、使用周期、使用频率、得到时间、数据 和安全要求；2）决定分发项目、内容、分布量、范围、数据起源；3）决定分发 信息和数据数据结构、类型、精度和怎样组合成要求格式；4）决定提供信息和 数据介质（纸张、显示器显示、磁盘或其它形式）。检索设计时侧要考虑：许可检索范围、检索密级划分、密码管理；检索信息和数据能否立即、 快速提供，采取什么手段实现（网络、通信、计算机系统）；提供检索需要数 据和信息输出形式、能否依据关键字实现智能检索。图图12-55 施工阶段工程量处理数据步骤图（44）信息存放信息存放通常需要建立统一数据库，各类数据以文件形式组织在一起，组织 方法通常由单位自定，但要考虑规范化。依据监理工程实际情况，能够根据下列 方法组织：1）根据工程进行组织，同一工程根据投资、进度、质量、协议角度组织， 各类深入根据具体情况细化。2）文件名规范化，以定长字符串作为文件名，比如根据： 类别（3）工程代号（拼音或数字）（2）开工年月（4）组成文件名。3）各建设方协调统一存放方法，在国家技术标准有统一代码时尽可能采取 统一代码。4）有条件时能够经过网络数据库形式存放数据，达成建设各方数据共享， 降低数据冗余，确保数据惟一性。七、信息管理方法1、建立信息管理系统（1）文件分类：发包人指示； 设计文件；监理文件；施工文件；其它。（2）信息编码系统：依据工程施工所属单位，分部工程及文件分类、日期 等建立数次信息编码系统，全部实施计算机辅助管理（归档、查询），并考虑进度 控制P3中作业分类码和WBS统一性。（3）依据信息系统结构，建立资料数据库。2、建立信息管理制度（1）建立文件收发登记制度及文件借阅制度。每个月 27 日核准工程款支付证书每个月 27 日核准工程量表总工程付款计 划监理部工程数据每个月25日提交本月工程量表P2工程量汇总F2工程进度汇 报 F2 工程款支付证书施工单位项目经理建设单位工程管理部门 P1 工程量汇总 P3 工程量汇总 P2 工程量汇总（2）建立施工现场统计，填报工程进度记录表，工程质量检验验收表等。 编写监理日志及监理大事记。（3）立即整理编制多种文件资料，分类归档保留。（4）立即整理各类会议统计。（5）建立各级汇报制度。（6）利用计算机建立多种资料数据库。（7）按时编报监理月报，立即提供发包人需要相关工程建设多种资料。3、建立信息处理程序信息处理可分为收发文处理程序和工程技术信息处理 程序，但它们全部在统一信息处理系统之中。“信息处理程序图”图 12-6所表 示。图图12-66 信息处理程序图要求修改签发完整、正确监理工作任务分解负担撰文任务、搜集相关资料收文登记进行文件分类搜集 相关施工活动信息责任人处理、办理相关事项责任人签阅并说明处理结果文件归 档文档员签收录入电子文档