合同管理制度 5合同管理制度1.1 总则1. 为了加强对公司合同的规范化管理，防范经营风险，本制度涉及合同的拟定、审定、签订、履行等部分，特制定本办法。2. 根据公司的的业务范范围，将将全部经经济合同同分为“销售业业务合同同”及“一般经经济合同同”两大类类。销售售业务合合同分为为：软件件、硬件件、系统统集成及及服务合合同等，“一般经济合同”分为采购合同及办公、行政管理购入物资或获得各种服务签订的合同。1.2 合同的拟订订1. 各业务部门门在经营营活动中中，不论论是购入入物资或或获得服服务；还还是对外外供应物物资或提提供服务务（除现现款现货货的小额额零售业业务外，小小额业务务定义为为：人民民币2000000元以下下的业务务），各各种经营营业务原原则上必必须采用用书面的的形式签签订经济济合同或或协议。对对外供应应物资或或提供服服务，签签订销售售业务合合同；购购入物资资的签订订采购合合同；办办公、行行政管理理等购入入物资或或获得各各种服务务的签订订一般经经济合同同。2. 经济合同应应符合的有关关规定。3. 公司对外签签订的各各种销售售业务合合同，应应尽量满满足公司司合同文文本格式式的要求求，对超超过公司司格式合合同内容容的客户户需求，应应事先经经过有关关方面的的审定。4. 签订经济合合同，一一般应具具有以下下要素：l 产品（或项项目）名名称、品品种、型型号、规规格、等等级、技技术标准准；数量量和计量量标准；包装标标准；l 合同履行方方式、期期限、地地点；验验收方式式；l 价款或酬金金；结算算方式； l 产品的违约约责任，争争议解决决方法；l 合同当事人人的单位位名称、地地址、联联系电话话、邮编编、业务务代表、账账户、税税务等信信息；l 合同的有效效期限；l 双方约定的的其他事事项。5. 销售业务合合同中收收款进度度确定的的原则：合同的的收款进进度应与与合同的的工程进进度匹配配，原则则上参照照以下方方式执行行：l 签订合同一一周内，应应收到不不低于合合同总价价20%的预付付款（软软件合同同应不低低于300%），公公司在收收到预付付款后开开始进场场，实施施合同；l 合同资产已已转移、工工程已实实施，收收款不得得低于合合同总额额的500%； l 合同验收后后一月内内，公司司收完除除质保金金外的全全部余款款。原则则上质保保金不得得超过合合同总额额的5%；l 招投标的纯纯硬件采采购合同同，除应应满足以以上阶段段付款要要求外，在在资产已已全部转转移对方方后十天天内应收收到全部部硬件采采购成本本。l 合同中应注注明，因因甲方原原因不能能按期进进场者，不不能影响响货款的的支付。l 特殊情况需需获得财财务副总总经理的的批准。1.3 合同的审定定1. 合同签订前前的送审审。按照照合同的的性质、内内容、合合同标的的实行分分工审核核制，有有关人员员在收到到送审合合同后，如如有需修修改的内内容，应应在三天天内与业业务人员员沟通。l 所有销售业业务合同同在签署署前，业业务人员员应将合合同交分分管副总总经理审审核；办办公室交交部门负负责人审审核。l 公司确定的的新开发发软件产产品，应应交技术术总监审审核；l 所有经济合合同经相相关的负负责人审审核后，再再交财务务副总经经理审定定、盖章章；l 公司签订550万元元以上的的经济合合同、对对外投资资等重大大经济活活动的有有关合同同或协议议，除按按照公司司章程履履行相应应程序外外，由财财务副总总负责组组织CMMO、CCEO、法法律顾问问审阅。2. 各级人员在在审查合合同时，应应注意下下列事项项： l 当事人是否否具有签签订和履履行合同同的权利利能力和和行为能能力；l 合同当事人人的经营营范围、经经营方式式、注册册资金，签签订的经经济合同同是否超超越其经经营范围围和经营营方式，委委托代理理手续是是否完备备；l 合同内容是是否符合合法律、政政策的要要求，双双方意思思表示是是否真实实一致，权权利义务务是否平平等；l 格式是否规规范，主主要条款款是否完完备，内内容是否否具体，文文字是否否准确清清晰。l 销售业务合合同的付付款进度度是否符符合本办办法规定定。l 销售业务合合同毛利利的审定定：原则则上公司司所签销销售业务务合同应应有毛利利，对毛毛利为零零或亏损损的合同同，由各各事业部部总经理理初审后后报财务务副总经经理审定定，并明明确亏损损的“消化”渠道。凡凡亏损超超过5万万元的报报CEOO及财务务副总经经理共同同审定。1.4 合同的签订订1. 合同签订的的条件：所有的的经济合合同需按按本办法法第三条条的规定定，完成成了审核核程序。2. 经济合同签签章：正正式签订订的经济济合同，必必须加盖盖经济合合同章。l 经济合同专专用章时时公司签签订经济济合同时时专门使使用的印印章，本本公司签签订的经经济合同同必须加加盖经济济合同章章方能生生效，不不得以公公章代替替。l 公司应设专专人保管管并建立立合同专专用章登登记薄以以备查询询。l 严禁在空白白合同上上加盖合合同专用用章或公公司其他他有效印印鉴，凡凡在空白白合同上上盖章的的，将严严肃追究究盖章者者责任。3. 合同文本的的管理：凡经双双方加盖盖经济合合同章的的买进、卖卖出的各各种经济济合同文文本，实实行统一一管理与与分类专专项管理理相结合合的方式式进行管管理。l 公司财务部部为公司司经济合合同的统统一管理理部门。经经盖章生生效的经经济合同同原件交交财务部部一份，作作为收款款、结算算的依据据。财务务部应设设置专人人负责经经济合同同的档案案管理，履履行下列列职责： 妥善保管合合同文本本及附件件、双方方往来函函电、授授权委托托书、介介绍信、有有关图表表以及双双方协商商记录等等原始资资料；建建立合同同签订履履行情况况台帐。 每月按销售售业务合合同签订订的份数数、涉及及金额、履履行份数数及履约约金额向向各事业业部及财财务副总总经理报报送“结算表表”，并将将合同纠纠纷数、违违约原因因及责任任、解决决情况、变变更解除除合同等等信息，上上报财务务副总经经理、CCMO、CCEO。 销售业务合合同实施施完成后后，市场场部将双双方签字字的工工程任务务书交交财务部部，财务务部将合合同原件件（含各各种附件件）、验验收报告告、工工程任务务书等等相关资资料归档档备查，相相关的技技术资料料归技术术部门管管理。l 各业务部门门对合同同实行分分类专项项管理，作作为实施施、查询询的依据据。 市场部负责责本部门门销售业业务合同同管理； 办公室负责责一般经经济合同同管理。1.5 合同的履行行1. 销售业务合合同的实实施：l 市场部将合合同工程程中心实实施前，业业务人员员应及时时填写工工程任务务书，分分别交相相关的工工程实施施部门签签字确认认，工工程任务务书的的填写按按照顺序序进行（具具体参见见附件）。l 工程实施中中心接到到工程程任务书书后，应应及时向向业务人人员通报报项目进进展情况况，业务务员也应应经常、主主动与客客户服务务事业部部取得联联系，保保证合同同的顺利利实施。2. 合同的变更更：l 填制合同变变更通知知单（或或补充合合同），说说明变更更的原因因及变更更的内容容。l 合同变更程程序：将将合同变变更通知知单或补补充合同同并附上上原合同同，按以以上合同同管理程程序执行行。l 合同变更通通知单或或补充合合同属原原合同的的一部分分，应与与原合同同一并保保管，与与原合同同具有同同等的法法律效力力。3. 公司财务部部、财务务副总经经理、CCMO有有权对经经济合同同的签订订和履行行进行监监督、检检查和审审计。4. 发生经济纠纠纷时，业业务人员员应及时时将有关关情况及及资料报报送财务务副总经经理、CCMO、法法律顾问问，共同同提出处处理意见见，以相相应的手手段解决决，并同同时报告告财务部部合同管管理人员员。1.6 附件：工工程任务务书工程名称：任务提出时时间：合同背景联系人：联系电话：计划 天时间间完成工程实施预预算费：要求描述： 业务员签字字：如任务接受受部门确确认工程程合同能能够在计计划时间间内完成成， 接接受部门门任务部部门负责责人签字字： 财务意见1、工程合合同的预预付款是是否到达达公司帐帐户？ 是 否否2、物料部部门计划划在： 年 月 日日内时间间完成物物料的准准备工作作3、合同同、方方案等等资料是是否交送送相关部部门？ 是 否否其他：财务副总签签字：任 务接、受部门信息接受任务部部门：接受任务时时间：任务完成情情况：其他情况说说明：项目实施结结算费用用任务完成部部门签字字： 业务签字：财务签字：