合同管理作业指引编制日期审核日期批准日期本流程责任人营销部流程接口上接下接修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人8 第页 共8页流程图1. 目的规范公司销售现场律师事务所签约接待服务，提高公司客户满意度，确保合同管理工作顺利有序地进行。2. 适用范围适用于公司所有项目的合同管理工作。3. 术语和定义3.1. 合同：是指商品房买卖合同，商品房买卖合同是客户与开发商用以约定认购房屋的成交金额、付款方式、交楼时间、办理房产证日期等双方责任及权利的书面文件；3.2. 预告登记：是指楼盘在未完成大确权前（初始登记），房屋主管部门要求必须办理的登记手续。在客户与开发商签订合同后，由开发商将已签订的合同、首期房款交款凭证、业主身份证明文件等送房管局办理房屋登记手续；3.3. 预抵押登记：是指在选择按揭贷款购房的客户，在签署预售商品房买卖合同同时签订抵押合同，凭抵押合同、贷款银行等文件送房管局办理房屋抵押登记手续。4. 关键控制点4.1 发展运营部申请网上签约数据，取得预售证前网签价格备案（住宅）；4.2 设计部、项目部提供签约图纸、装修标准，物业公司提供前期物业服务合同；4.3 律师事务所签订商品房买卖合同。5. 职责5.1. 发展运营部5.1.1. 负责申报网上签约数据，并确保准确性。取得预售证前网签价格备案（住宅），确保签约工作的顺利开展。5.2. 设计部、项目部、物业公司5.2.1 取得预售许可证前提供会签好的签约图纸、装修标准、前期物业服务合同。5.3 财务部5.3.1负责收取客户房款、物业维修资金等款项，开局发票。5.3.2 负责将首期款转入监控账户，提供缴款通知书（银行盖章）、收款回单、房款发票复印件等资料。5.3.3 负责与银行沟通客户按揭审批进度。5.4. 律师事务所5.4.1 负责与客户签订商品房买卖合同、按揭合同，收集客户购房资料、按揭资料；5.4.2 负责填写合同资料移交明细表、签约报表、整理合同资料移交营销部合同组；5.4.3 负责移交业主按揭资料给银行审核、跟进按揭审批进度，移交缴款通知书给财务部；5.4.4 负责整理送预告登记、抵押登记资料送房管局办理登记手续；5.4.5 通知客户本人凭身份证领取预告登记资料、合同、按揭合同等。5.5 营销部合约组5.5.1 负责审核合同资料、签约信息当日录入ERP系统、签约报表发至公司内部相关部门人员；5.5.2 整理合同盖章、移交预告登记客户资料给律所、客户资料存档。5.5.3 预告登记资料复印存档；5.5.4 项目集中签约阶段，由营销部合约组负责签约流程及相关人员培训，营销部策划同事负责工作人员安排、现场布置、费用预算等；5.5.5营销部合同组对已签约的客户进行满意度回访，形式主要以电话或现场问卷调查，主要正对销售服务、签约服务、财务服务、律师楼服务、银行按揭服务等进行调查。6. 工作流程6.1 签订合同前期准备工作6.1.1. 由发展运营部负责申报网上签约数据，确保数据准确性及签约工作的顺利开展；6.1.2. 由营销部合约组对律师事务所签约人员进行签约工作的培训；6.1.3. 由营销部合约组牵头，整理签订合同时所需要的资料，如：房屋签约平面图、装修标准、前期物业服务合同等，合同模版及附件上传阳光家缘；6.1.4. 由营销部合约组负责与控股律师商讨、拟定合同条款及补充协议初稿，报公司及控股领导审批。6.2 合同签约工作6.2.1 置业顾问协助预约客户前来签约，提前填写好合同审核单、收款明细单等；6.2.2 律师事务所负责与客户签订合同及签署按揭合同手续。6.3 已签订合同的移交工作6.3.1 律师事务所在合同签订2个工作日整理合同资料及填写合同资料移交明细表向营销部合约组移交合同等资料；6.3.2 营销部合约组核对合同资料移交明细表所填写的资料，与律所办理签收手续；6.3.3 律师事务所移交缴款通知书给财务部。6.4合同送预告登记、抵押登记工作6.4.1 营销部合约组审核合同、盖章，移交预告登记资料给律所；6.4.2 财务部负责向律师事务所移交盖章的缴款通知书、收款回单、发票复印件；6.4.3 律师事务所在收到财务部、营销部合约组移交的资料后，申请送预告登记、抵押登记号，盖章后送房管局办理登记手续；6.4.4 营销部合约组负责监督律师事务所跟进房管局登记手续办理进度。6.5 合同管理工作6.5.1 营销部合约组负责将合同信息录入ERP系统（包括付款方式、按揭银行等信息），后台数据处理（包括价格变更、增减名、转名、退房等）；6.5.2 营销部合约组负责客户资料存档(包括：楼宇认购书、合同、客户身份证复印件、预告登记复印件等资料)；6.5.3 负责监督律师事务所工作进度（包括：签约进度、按揭进度、预告登记、登记进度等）。6.6 合同管理后续工作6.6.1 律师事务所工作人员应每月向营销部转达客户签约是反馈的信息每月签约工作意见反馈表，由营销部合约组收集汇总并给与回复意见，将回复意见报公司领导审批后回复给相关部门跟进。7.客户签约区环境7.1.严禁吸烟、就餐、吃零食、睡觉等不文明行为；7.2 桌、椅、地面保持清洁。8. 言行规范8.1 签约工作人员不以厌烦、僵硬、愤怒、疲倦或扭捏作态的表情面对客户，注意保持精神饱满，保持微笑，给人以亲切感。签约过程中对客户提出合同异议要尽量解释，如不能说服客户，需求助其他工作人员解释或报合约经理协调，不可以与客户发生争执；8.2 在签约过程中，客户提出有关项目的咨询问题，按发展商统一口径回答，不可胡乱解释，不瞎乱承诺。如现场无法解释，把客户问题记录下来，了解清楚后再回复客户。9. 信息安全9.1 客户资料存放在专用的资料柜或抽屉中； 9.2电脑是否设置屏保及屏保密码，客户或公司重要文件资料未经允许不可外泄。10.签约现场资料展示10.1 是否有悬挂以下证件（可转换成复印件做文本展示）1) 开发企业营业执照副本2) 开发企业房地产开发资质证书3) 国有土地使用证4) 建设工程规划许可证5) 建筑工程施工许可证6) 商品房预售许可证7) 经规划核准的规划总平面图8) 委托中介代理机构营业执照9) 商品房明码标价表（价格公示）10.2 是否有展示以下文本1) 装修标准2) 认购须知3) 银行按揭须知（指南）4) 楼宇认购书(根据认购书版本而增加公示版)5) 网签商品房买卖合同示范文本6) 前期物业服务合同7) 物业前期服务协议(根据项目的房间类型而增加公示样版)8) 物业服务收费标准11 支持文件11.1 合同审核单11.2 合同资料移交明细表11.3 签约报表11.4 盖章申请表11.5 送案清单11.6 签约服务满意度调查11.7每月签约工作意见反馈表