公司物资管理办法第一章 总 则第一条 为了切实加强聚慧软件投资有限公司（以下简称公司）物资进出、调拨、仓储的管理，规范行为，实现物资账账、账物、账表相符，保证公司生产经营建设正常进行，特制订本办法。第二条 本办法中的物资是指：具有一定价值、用于公司生产经营建设中尚未转化为固定资产的工程材料、维护材料、设备器材、备品备件等生产资料。第三条 物资管理人员的职责：1、认真贯彻执行公司有关物资管理的制度和规定。2、加强物资管理，做到管进出、管调拨、管仓储，确保公司物资的安全，做到账账、账物、账表三相符。3、加强学习和业务培训，廉洁奉公，不断提高自身的思想、业务素质。第二章 物资管理机构和职责分工第四条 物资管理实行公司、部门和分公司二级管理。第五条 招标审核部是公司物资管理的主管部门，负责全公司物资的进出、调拨、仓储及相应的管理和指导工作；拟订物资管理制度和办法；组织落实和检查监督物资管理制度、办法和有关规定的实施；汇编各项物资业务报表，做到帐帐、帐物、帐表三相符。第六条 部门和分公司物资管理由各部门和分公司领导及物资管理员、仓库管理员组成。各部门和分公司必须配备专(兼)职物资管理员、仓管员，实行帐物分管。第七条 各部门、分公司物资管理业务上接受招标审核部监督，物资管理员负责本部、分公司的工程材料、维护材料、设备器材、备品备件和在建工程物资等各项物资的供应计划的编报、填制进出凭证、记载帐务、月底结帐、编制报表等工作；每月定期与仓管员对帐，做到帐帐、帐物、帐表三相符；认真做好工余物资、废旧物资的回收与利用工作。第八条 各部门、分公司仓管员由各管辖单位管理。其职责是：严格按照物资的进、出库规定，负责物资的进、出库登记手续和物资保管、保养及其安全工作；定期盘点对帐，做到收入支出发生数与物资管理员收入支出发生数相符，库存结余数与物资实物数相符，日清月结，月底前做好本单位库存物资动态信息的编报。第九条 各物资领用部门、经办员要对领出的实物负责。低值易耗品（如标牌扎带、光缆标志牌、挂勾、75/120阻抗转换器等配件）办理出入库登记后作耗材管理，但必须由领用人在领用单上说明用途并设簿备查。第十条 各单位总经理为物资管理的第一行政责任人，对本单位物资的管理负有领导责任；物资管理员和仓库管员为物资管理直接责任人。第三章计划的编报第十一条 物资供应计划是物资管理的重要组成部分，必须认真编制，严格审查和核对。第十二条 由各项目主管部门（提出物资需求部门）根据工程建设、运行维护和各分公司呈报的物资需求，编制年度、季度和月度物资需求计划，并在年底（11月30日）前提交下一年度物资需求计划，每季末（3、6、9、12月的20日前）提交下一季度物资需求计划，每月的20日前提交下一月份物资需求计划。第十三条 低值易耗品（如标牌扎带、光缆标志牌、挂勾、75/120阻抗转换器等配件）由招标审核部根据实际需求，统一集中采购，保持一定库存量。第四章 物资的仓储管理第十四条 物资仓储管理必须确保物资进出手续的完整和物资的安全。 第十五条 公司物资存放分布于公司自设仓库、施工单位仓库、物资托管单位仓库。第十六条 负责公司物资存放的仓库责任单位、施工队、托管单位对聚慧公司的物资安全负全部责任。 第十七条 公司自设仓库组织结构：由总仓(一级仓)、分仓(二级仓)和项目仓(三级仓，由单项工程项目组成)形成。仓库内储物资的总和为公司库存物资的总额 。第十八条 仓库的选择：必须考虑水文地质自然条件、交通运输、水电供应、安全等有利于仓储管理的环境条件。第十九条 仓库的设立：各部门、分公司根据工作需要，可预先进行仓库的选址，目标明确即向招标审核部提出设立仓库的申请，报经公司领导批准后实施。第二十条 仓库设置：1、安全设置：物资堆放应分类上架储存（较重设备设专区放置），货架与货架之间距不小于0.8米；主要通道的宽度不小于2米；采用防爆日光灯、灯泡；仓库必须配备应急照明器。2、消防器材设置： 仓库必须配备一定数量的消防器材，消防器材应安放在位置明显，取用方便，不影响安全疏散，不受风吹、雨淋、阳光曝晒，不在潮湿和温度高的地方以及不受腐蚀性物体、气体的腐蚀的固定位置。3、区位设置：根据物资编码（按公司已颁布的固定资产编码的编码前冠上51、52分别代表“工程类”、“设备类”物资）进行分区分类存放。4、平面图设置：仓管员须将仓库储存区域与物架分布情况绘制平面图置于仓库大门内侧明显之处。第二十一条 人员配备：公司仓库必须配备专（兼）职仓库管理员（以下简称仓管员），仓管员名单应报行政人事部、招标审核部、计划财务部备案。第二十二条 仓管员纪律：1、组织纪律：服从调度，听从指挥，认真执行公司和部门安排的工作及物资调度，保证圆满完成工作任务。2、作业纪律：严格遵守各种规章制度，做到：对物资进出仓记录及时准确、对库存物资勤检查、勤清点、勤整理、勤打扫。3、安全纪律：严格遵守国家安全生产法规、法令，确保仓库内外的安全，仓库钥匙专人保管。做到：防火、防水、防电、防盗、防事故。一旦发生事故，必须及时报告。第二十三条 物资入库程序：物资入库时根据物资入库凭证，在接收入库时应办理清点、验收、立卡和记帐等入库手续。1、入库准备：接到入库通知后，根据入库物资的品种、数量、到货时间等具体情况，预先做好到货时的接运、检验、堆放等人力的组织安排；其次是安排仓位，按物资的不同类别、占用面积要求，进行必要的腾仓、清场。2、清点物资：物资运抵仓时仓管员应首先检验物资入库凭证，按凭证所列的收货单位、合同编号、物资名称、规格数量等具体内容进行物资核对，如需主管项目部门配合，由主管项目部门派出技术人员一起进行，在核对物资与入库凭证内容无误后，必须对入库物资做全面认真细致的清点。如直接运抵施工现场的物资验收手续同上。3、物资验收：坚持由主管项目部门负责验收的原则。技术类项目物资由主管项目部门负责验收；非技术类项目物资（如PVC和PE管、顶管、钢管、沙井盖等）由招标审核部负责定期随机抽样送质检部门检验。抽样送检人员应严格按合同约定随机抽样、不标明生产厂家、自行编排序号，送具备检验资质的检测站（所）进行检验。4、办理入库手续：所有物资(含各部门自行购买货值较小的急需零星物资)都必须办理验收入库登记手续；货到工地现场的应有施工队指定的施工人员验收签单，物资管理员、仓管员根据验收结果凭单办理入库登记手续。入库手续包括：登帐、立卡、建档。（1）登帐：即建立物资明细账。根据物资入库验收单按照入库物资的时间、类别、品名、规格等，分别立账登记并注明采购合同编号，必须准确无误。（2）立卡：即填制物资保管卡片。由仓管员负责填制用于直接标明物资的采购合同编号、品名、规格、进出动态和结存数量的卡片。卡片置于存放物资的货架明显侧。（3）建档：是将物资入库业务全过程凭证资料按月度、年度进行整理，建立资料档案，以备查考。5、入库流程图：入库准备掌握入库物资品种、数量、到货时间组织接运、安排仓位等清点物资按凭证所列的物资名称、规格数量等具体内容，与物资核对相符办理入库手续物资管理员、仓管员根据验收结果凭单办理入库登记。物资验收主管项目部门对入库物资做全面认真细致的验收登帐.立卡. 建档物资的品名、规格、进出动态和结存数量进行登帐、立卡片、建档等第二十四条 物资出库原则：1、物资领用单填写内容必须符合要求，非正式凭证或白条一律不得发放；2、坚持“回收复用先出”和“先进先出”的物资发放原则；3、物资二级仓之间的物资调拨由总公司招标审核部统一控制。第二十五条 物资出库程序：1、提出申请：由物资调拨主管部门向物资管理部门提出申请。2、审核凭证：仓管员接到物资领用单后，审核领用单上所列物资品名规格、数量等内容是否清晰。凡在凭证审核中有物资品名、规格型号不对、数量有涂改、手续不符的，均不得发货出库。3、交接清点：仓管员根据物资领用单所列物资品名规格、数量等内容进行清点物资，核对无误后将物资移交领物人员点清交接，填写（打印）出库凭证并在凭证上让领用人签收，以明确责任。托运的要办理托运交接签收手续。4、记卡登帐：物资出库后，仓管员应做好清理工作，及时记卡并登帐，保证帐、卡、物一致。5、出库流程图：物资申请（领用单、调拨单）交接清点凭领用单、调拨单清点办理出库签收登帐.打印出库凭证，领用签收记物资保管卡审核凭证（领用单、调拨单）第二十六条 物资退库：退库是指已出库的物资，因某种原因尚未使用，而又退回仓库的一项业务。物资的退库应尽量保持完整无损，主件及附件、资料、包装等齐全，如属质量问题由物资管理员通知项目主管部门处理。第二十七条 物资回收：回收是指已使用的物资、设备由分公司或使用物资部门运回公司仓库，并填写回收单的一项业务。经物资管理员、仓管员验收入库后填写入库单（回收单作附件），入库单、回收单作为冲减工程用料和原领用设备的依据。物资的收入库必须按物资入库程序办理。第二十八条 废旧物资处理：废旧物资是指失去使用价值的物资。须定期对废旧物资作处理，处理时必须经相关使用部门、公司财务、物资管理部门审核后，报公司领导批准方能处理，销货款交由公司财务部进帐。第二十九条 仓库月度盘点：为确保物资三清三符（三清：帐卡清、标记清、质量清。三符：账账相符、账物相符、账卡相符），要坚持月度盘点，发现有短缺时要查明原因并办理相应手续。第三十条 仓库年度盘点：年末仓库物资必须进行年度盘点。如有不符或损坏，应查明不符原因、损坏程度和性质，及时办理调整、报损审批手续送计财部，经计财部复核无误后报公司领导批准处理。仓管员根据批准处理的盘点报表进行调账，使之账物一致。第三十一条 物资的出入库凭证、帐簿要按月装订成册，帐本一年更换一次，妥善保管备查。第五章物资的帐务核算第三十二条 帐务设置1、分户帐：（1）物资明细帐：按物资的不同类别、品名、规格等设立。（2）项目物资帐：按工程项目、合同、施工队、仓别等设立。2、基本报表：（1）物资综合月报表：是物资收发存综合报表，按公司资产编码顺序排列，统一格式。数据来源于仓储物资月报表和项目物资月报表。（2）仓储物资月报表：是公司仓储物资收发存报表，按公司资产编码顺序排列，统一格式。数据来源于物资明细帐。（3）项目物资月报表：分N个项目编制，顺序按物资编码排列，统一格式。数据来源于项目物资帐。（4）项目物资结算表: 在项目结算时由二级单位物资管理员把项目物资月报表结转生成。第三十三条 帐务处理帐务处理是指因物资存放地址的改变而起，经填制原始凭证（进库、出库、调拨、回收等），帐务记载，帐务核对，轧平帐务，直到编制各类报表为止的全部过程。第三十四条 帐务处理必须遵循的原则：原始凭证、帐务记载必须要素齐全、字迹清楚、摘要简明、数字准确、一笔一清、严禁弄虚作假。第三十五条 公司物资帐务处理分总公司招标审核部的帐务处理和部门、分公司的帐务处理两部分。1、公司招标审核部的帐务处理：（1）采购合同建帐处理：根据已签订采购合同进行建帐；（2）发出发货通知书：按项目主管部门填写的物资需求领用单，根据合同交货条款向供应厂商发出发货通知书，并通知相关部门做好收货准备，同时对物资台帐进行相应记录；（3）物资调拨处理：根据不同级单位之间的物资往来情况进行调拨授权和将结果在帐上作相应记录，办理入库、调拨手续；（4）项目物资帐核算：按项目核算，依据该项目日常的物资领用情况，进行记录；项目竣工验收时，输出该项目领用