.一丁集团股份有限公司ERP 项 目SAP 系 统 用 户 操 作 手 册GL模块文档准备: 郑晓燕，许正华项目经理：张振飞项目文档编号文档日期: 2012-07-25目 录1前言42 SAP常见系统图标及功能说明43基本概念介绍54 SAP系统登陆74.1登陆界面74.2更改密码74.3执行事务的路径84.4工具栏简介94.5显示帮助信息94.6菜单路径搜索帮助105操作说明105.1总分类账科目日常业务处理105.1.1一般科目凭证过账105.2.1快速录入、帐户查模型、调用凭证205.2.2重置已清项235.2.3更改总账科目凭证265.2.4显示总账科目凭证305.2.5显示更改总账科目凭证335.2.6凭证冲销345.3预制凭证375.3.1生成预制凭证375.3.2更改预制凭证405.3.3显示预制凭证415.3.4显示更改预制凭证415.3.5过帐预制凭证425.4暂存凭证455.4.1生成暂存凭证455.4.2调用暂存凭证485.4.3显示暂存凭证495.4.4删除暂存凭证495.5周期性凭证515.5.1生成周期性凭证515.5.2执行周期性凭证545.5.3查看周期性凭证清单585.5.4更改周期性凭证595.5.5显示周期性凭证595.5.6显示更改周期性凭证595.5.7删除周期性凭证605.6帐户查询605.6.1总账科目余额查询605.6.2凭证日记帐查询615.6.3帐户余额/明细查询621前言本文档是在ERP项目中用于培训的系统操作手册，旨在帮助用户学习和掌握系统操作流程和方法。此文档必须结合系统内操作和外部业务流程，以及用户岗位职责，详述每个业务操作环节。外部业务说明是为了帮助用户了解整个业务过程及加深对系统功能的了解和掌握。*此文档会进行补充校正，请参阅者注意文档版本更新信息*2 SAP常见系统图标及功能说明功能SAP系统符号说明保存按钮保存您在数据库中的工作。返回（上一级）按钮使您在不保存当前工作的情况下返回以前的屏幕。取消（退出当前屏幕）按钮使您在不保存当前工作的情况下退出当前的任务。取消/放弃操作按钮使您在不保存当前工作的情况下退出当前的任务。确认（回车）按钮使您能够进入下一个屏幕或窗口。Enter 按钮有相同的功能。下拉菜单选择项全选 取消全选翻页按钮使您能够进入以后或以前的页，既可以进入第一页也可以是最后一页。列按钮使您能够显示以后或以前的列，既可以显示第一列也可以是最后一列。创建新的会话按钮使你快速打开一个新的会话窗口。执行键按钮使您开始运行一个系统活动。批准检查按钮可检查屏幕输入内容（或程序等）的准确性及完整性。打印新建项目取消项目 按钮在同一订单中删除一个或多个行项目。单据删除按钮删除整个订单。显示凭证流程按钮使您能够根据系统中的某张单据或凭证，查找到与其相关的单据及凭证。显示凭证抬头细目状态总览帮助使您获得在线帮助。执行批量处理变量在执行报表时为不固定、可选条件。如可将公司代码、利润中心、期间设置成变量。取消激活项目激活项目更改点击后对屏幕上相关项目进行更改。错误信息（红色）需要对提示错误处进行修改，方可执行后继操作。警告信息（黄色）可继续执行操作，但对可能错误处提示警告信息。可直接回车跳过。提示信息（绿色）表示已正确完成某项操作3基本概念介绍1，集团：SAP标准层次中最高的级别，集团水平定义的参数适用于该集团下属各公司代码。2、公司代码：一个必须的企业结构，一个合法独立的实体。是一个能够执行会计的最小组织单元(进行业务交易的级别；会计科目管理的级别；产生合法的独立实体和损益报表的级别)。3，会计科目表：用于一个或多个公司代码的所有总帐科目的清单。3、成本要素：是对成本、费用的明细分类，用于详细记录成本、费用的发生方式和发生原因；当使用成本要素时，必须附加一个成本对象，如：成本中心，内部定单等。成本要素是基于一定有效期间创建的，超过有效期将无法使用。成本要素分为初级成本要素和次级成本要素。4、成本中心：是在成本控制范围中的代表独立的成本发生地点的组织单元，成本中心可以根据职能需求、分配原则、提供的作业或服务、地点或职责范围建立。成本中心是基于一定有效期间创建的，超过有效期将无法使用。5、财务专用供应商主数据：和采购集成业务无关的应付挂帐业务需要创建财务专用的供应商主数据，且考虑将来员工信息将和人力资源模块进行接口，所以将企业的员工作为供应商进行管理，此类供应商主数据只需要创建基本视图和公司代码视图，帐户组设置如下：6、凭证类型：决定凭证的编号范围，系统通过不同的凭证类型编号范围存储一种凭证类型的所有凭证。例如：SA 总帐凭证等等7、记 账 码：控制每一个凭证行项目是借方还是贷方，也控制了用于行项目过账的特定科目类型（客户、供应商、G/L 科目、资产、物料）。记账码同时还帮助控制行项目的字段状态。字段状态指行项目的屏幕布局。根据行项目上所使用的记账码的定义，个别字段可以是禁止、可选或必需的。如：一般总帐凭证过帐，40 借方，50 贷方。记账码描述借方/贷方科目类型01应收帐款/其它应收款（应收模块）借方客户11应收帐款/其它应收款贷方客户21应付帐款/其它应付款（应付模块）借方供应商31贷方凭证贷方供应商40借方分录（总账）借方G/L科目50贷方分录贷方G/L科目70借方资产（资产）借方资产75贷方资产贷方资产09预收/应收票据/其它应收款借方客户19预收/应收票据/其它应收款贷方客户29预付/应付票据/短期借款/其它应付款借方供应商39预付/应付票据/短期借款/其它应付款贷方供应商应收帐款/应付帐款/预收/预付/其它应收/其它应付/应付票据/应收票据/短期借款/固定资产/无形资产/长期待摊费用都按统驭科目进行管理，如果客户或供应商同时又是预收帐款/应收票据/其它应收款/预付帐款/应付票据/短期借款/其它应付款的客户或供应商，就通过09/19/29/39特别总帐标识来记帐。4 SAP系统登陆4.1登陆界面在指定的用户名下，单击，运行后进入下一屏幕：输入用户名及密码（密码栏本身为空白，设置密码最长为8位，可以短于8位），单击或直接回车后进入系统菜单。注：如果输入为第一次的初始密码进入SAP，系统会马上提示需要设置新密码来更改初始密码。4.2更改密码如果需要对密码进行修改，单击出现如下屏幕：按系统提示要求在栏内输入新密码，单击或直接回车完成修改。4.3执行事务的路径【注1】：在事务代码栏输入如下符号，可实现下列功能：代码功能/n结束当前事务（可在n后面直接加上事务代码，即可进入事务操作界面）/o创建新的会话执行事物/i结束当前会话(退出操作系统)【注2】：点击（本地格式设置），在“快速剪切和粘贴”前打“”选中，在系统中实现快速复制、粘贴功能。【注3】：在菜单状态下，对任何事务代码单击右键，可将此事务代码列入收藏夹，便于日常使用。4.4工具栏简介4.5显示帮助信息4.6菜单路径搜索帮助回车或点即可查找到该事务代码的路径，生成如下屏幕：5操作说明5.1总分类账科目日常业务处理5.1.1一般科目凭证过账5.1.1.1菜单路径及事务代码菜单路径会计核算财务会计总分类账过账F-02一般过账事务代码F-025.1.1.2举例操作例1，苹果事业本部报销快递费250用现金支付双击或点输入SAP事务代码：F-02，进入下一屏幕：屏幕解释：字段名称描 述用户操作和输入值1凭证日期记账日期2011-04-272凭证抬头文本凭证摘要员工报销快递费3记账码根据业务所定义的过账码，可确定记账的方向40（借方）4科目记账科目5凭证类型凭证类型决定凭证的编号范围：系统通过不同的凭证类型编号范围存储一种凭证类型的所有凭证。SA6过账期间凭证记账的月份47货币/汇率凭证记账货币RMB8 G/L详细汪释可输入科目的关键字进行搜索点进入下一屏幕：帐户模型和快速数据输入都 是可以多行录入的双击进入下一屏幕：回车进入下一屏幕：有些科目是要输业务范围的，已设为必输了回车进入下一屏幕：再点回车进入下一屏幕：选择完原因代码后，点进入下一屏幕：检查无误后点生成如下屏幕：例2，员工郑晓燕借款2000元点进入下一屏幕：双击进入下一屏幕：点进入下一屏幕：双击选择进入下一屏幕：回车进入下一屏幕：备注：统驭科目：统驭科目不能直接被过账，确保总账数据与明细账数据的实时集成统驭科目包括：客户、供应商、资产等当记录明细账时,系统自动更新相应的统驭账户总账回车进入下一屏幕：回车或点进入下一屏幕：点生成如下屏幕：点进入下一屏幕：5.2.1快速录入、帐户查模型、调用凭证在F-02做凭证时，屏幕上显示如下：第一个帐户模型，可以在一个屏幕里做总帐类的分录得到屏幕如下：录完后点返回，得到如下：检查无误后保存就行了。快速录入也类似，都可以从EXCEL表复制数字过来，不过只能一列一列复制点调用凭证时显示如下：选完后回车就调用了，再录好数字后，要更改的再改一下就行了。检查无误后保存就行了。5.2.2重置已清项5.2.2.1菜单路径及事务代码菜单路径会计核算财务会计总分类账凭证FBRA-重置已结清项目事务代码FBRA重置已清帐FBRA指对清账凭证进行的冲销，对于一般凭证冲销使用事务FB085.2.2.2举例操作把清账凭证100000150进行冲销点，进入下一屏幕：表示只取消已清项目之间的关联。（借款凭证和报帐凭证仍然存在，但借款凭证表现为未清状态）：1、取消已清项之间的关联；2、冲销原清帐凭证。（冲销原费用报帐凭证）点进入下一屏幕：点进入下一屏幕：屏幕显示100000150已经被冲销，点进入下一屏幕：屏幕显示冲销凭证100000151记账到1000中，用事务代码FB03即可显示该凭证：点可以看到原被冲销的凭证：备注：反记帐：科目的帐户明细帐会在原记帐方向用红字反映冲帐金额，但凭证上不会用红