2021年文档档案管理制度一、文档是单位的重要资料，加强文档的管理，是保障和促进各项生产经营活动的有序开展，实现文档管理的程序化、规范化，为使文档管理达到高效、安全的目的，特制定本制度。二、文档管理应指定专人负责（专职文秘），文件管理员必须作好文卷归档，存放保管和遵守单位有关文件使用的管理规定。三、文件管理员应按以下程序工作1、文件收集：坚持随时对收集的文件进行归档，保证文件资料的完整，对已办理完毕的文件应及时收回存档；对会议文件要及时整理，单位对外发文件报送材料要留好底稿和正本。2、文件保管收集时应按文件收发的单位、性质分类，再根据时间先后排列存档备查。3、文件收发文件收文应填写收文的表格，注明文件名称、发文单位、发文时间、收文时间、收文人签名。文件发文应填写发文的表格，注明发文名称、发文时间、发文人签名、收文人签名。四、文件存放和销毁1、文件应有一个安全的存放之外，最好配备专门的文件柜。2、文件的存放和提取应由专职人员负责。3、专职人员应做好防火、防潮、防虫、防尘、防损等方面工作。4、文件装订存档（每年一次）：将文件分类后按时间和来文单位顺序排列，编上页码，做好文件目录后装订，和收发文登记表格放在一起，以便查找。5、文件销毁：单位年终进行文件销毁工作，对无归档存放价值的文件、材料，上级指定需要销毁的文件，其他无存档价值的文书。对需要销毁的文件应统一填写销文登记表，由站长签字同意后方可销毁，销毁文件时由分管站长在场监销。五、文件借阅1、本单位人员借阅文件，文件管理员应制定表格，注意借阅人姓名，注明归还时间，借阅人签名。交待纪律，保证文件不丢失，不得转借他人，爱护文件注意清洁，在规定时间内归还。2、外单位人员借阅文件，须持有介绍信，经站长同意后方可借阅。3、文件管理员应遵守文件保密规定，不能借阅的文件严禁借阅。六、处理对违反本制度的行为，按照车站职工奖惩实施细则处理。第页共页2021年文秘人员管理制度1、经费预算应本着务实、节俭的原则。2、记者社内部各部申办活动，首先必须有详细可行的活动策划书，并附活动经费预算表一式三份(社委会一份、秘书处一份、自留一份)。3、若活动经费在_元以下，经确认确为有益的可操作性活动，社委会可批准实施，并申请经费予以支持。4、若活动经费超过_元，活动确实可行，并预计在我社及其他学生产生较大的良好的效果，经社委会审核后，由社长报党_宣传部老师审批，研究决定。二、经费使用细则1、各项费用专人负责，包括采购物品及其它各项支出，需向供应商索要_。2、经费支出需将明细账目、每一项支出需注明事由、费用、时间、经手人。3、如若活动中有意想不到的额外支出，各部应立即联系社委，协商解决。三、报账说明1、每项活动由负责人收集所有_交给秘书长统一报账。2、秘书部核实情况后递交党_宣传部报销，并在财务档案中做好登记。6、若各部_的活动无计划无预算，活动支出则不予报销.该细则自_年_月_日起施行。该细则最终解释权归华南农业大学校报学生记者社。档案管理制度第一章总则第一条制定目的为客观、全面地反映本社各部门及成员的工作情况，使记者社的制度完善规范，作到真正的有章可循，奖惩分明，保障档案的安全保管和开发利用特制定本制度。第二条档案的意义记者社档案是记者社的_干部管理、教育、活动等工作开展所积累的文字及实物资料，为以后的工作提供必要的参考资料，是记者社至关重要的公共财产。第三条档案内容本制度包括总则、档案分类制度、档案管理制度、档案借阅制度和附则五部分。第二章档案分类制度档案按内容划分为:部门档案、人事档案、活动档案、会议档案、财务档案、外来资料档案及记者社相关制度档案。第一条部门档案(一)档案范围本档案共五册(包括社委人事档案)，并按部门划分。包括各部门职能介绍、成员相关资料(简介、个人获奖情况说明等)、成员_和_。(二)档案建立1)本社成员的人事档案由秘书部成员为其建立，其中的个人履历等基础资料由个人及部门填写。2)部门档案是社委会对各部门日常工作的考核纪录，作为先_选、奖励的主要依据。第二条人事档案(一)档案范围包括记者社指导老师简介，社委会简介及各部门部长、副部长、成员_。(二)档案建立记者社指导老师、社委会档案在每年换届后由秘书部成员为其建立，其中的个人履历等基础资料由个人填写。第三条活动档案(一)档案范围档案按内容划分为:招新活动档案、换届活动档案、外出联谊交流活动档案、评报活动档案。各类档案包括各相关活动的活动策划书、活动通知、活动流程、发言稿、活动工作安排表、活动总结、活动成果等相关文件。(二)档案建立1)记者社各部门在举办大型活动后的_天之内，需把本次活动的所有相关文件一并提交，由秘书部存档。2)举办大型活动时，摄影部要注意保存各种文字图像资料，要及时采集活动图片，及时将照片、相关宣传稿件存档，并在秘书部工作人员收集时及时提交。第四条会议档案(一)档案范围会议记录本、部长例会流程、会议下发资料、发言稿、会议_、资料图片。(二)档案建立1)秘书部对每次学生会全体成员会议在会议记录本上进行记录，并于会后收集本次会议所有相关资料进行整理存档。2)社委会例会资料由秘书长进行收集，月末交给档案管理人员收集存档。第五条财物档案(一)档案范围活动预算表、活动结算表、学生会财务帐目、_、学生会_获得的奖品、纪念品、文具、展板、条幅、装饰品等。(二)档案建立1)各部门举办活动前，根据活动计划书，本着节约务实、具体详尽的原则编制预算申请，然后交由社委会审核通过，再上报分管老师审核签字。2)_填写所购物品、时间要符合实际。背面注明经手人、所购具体物品及时间，做到详实具体，以便登记入账。最后主办部门将预算申请和_一并交秘书部报销、存档。3)秘书部专门设立财务账目本，每月应作账目整理，并向社委会汇报批示，接受社委会监督。4)秘书部为每一件办公物品都建立档案，详细记录其管理、使用情况。第六条外来资料档案(一)档案范围校各学生_及外校_的_、报刊等外来资料。(二)档案建立秘书部每次领取资料后，进行资料整理，重要资料备份存档。第七条记者社制度档案(一)档案范围CI系统、场地借用流程、物资借用办法、值班制度等相关文档。(二)档案建立1)记者社秘书部在学生会内部制度修订后进行收集，并整理归档。2)对于上级下发制度文档进行复印下发各部门，并备份存档。第三章档案管理制度第一条档案管理人1)档案收集与管理总监督人为秘书。秘书部内委任档案管-理-员，由档案管-理-员对各个部门进行跟踪负责。在活动频繁时可适当在秘书部内成立档案小组进行一对一跟踪负责。2)档案管-理-员于各部门举行大型活动后主动联系相关部门提交档案所需文档，并对档案的收集进行监督。3)各部门应确定一名委员作为档案收集工作的联系人，负责收集活动的相关资料。重要文件(包括工作计划、总结以及某些重要活动的文件资料)，各部门信息员除了上交一份文字资料外，还应将文件用WORD形式存入磁盘上交或发到秘书部的邮箱中。4)档案管-理-员负责文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。坚持平时整理，根据不同种类文件材料的形成特征，合理分类存放，便于利用和归档。管-理-员一学期须作一次档案统计汇报工作，并将本学期的重要文件及活动照片统一录入磁盘，以便保管及查阅。5)归档做到排放合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。按归档时间在档案首页档案目录中进行登记，方便检索。6)各部所需收集范围具体请参见校报学生记者社档案里各部门业已归档的资料。除此之外，各部门还可以增加收集对学生会今后工作有参考利用价值的资料。另外，工作计划书与各大型活动的工作总结也应在收集范围之内。第二条归档时间1)各部门的档案收集工作的联系人，在活动结束后七天内把相关资料交给档案管-理-员进行归档。2)对于年度工作总结、各种年报、成员名册，应于每个学期末进行归档。3)每个学期末进行一次全面、彻底的归档，各部门要把上一年应归档而未归档的全_文件材料移交秘书部归档。第三条归档范围按各档案的档案范围进行。第四条档案格式1)各部门上交归档文档统一运用应届学生会模板，并用A4纸打印后提交。2)外来文档原件归档。3)每册档案首页为档案目录，档案本每页张贴页码，并要求对更新的文档内容在档案目录进行登记，方便检索。4)每册档案侧面填写档案名称、册数。第四章档案借阅制度为了加强本单位档案管理，搞好各门类档案的提供利用工作，特制定以下制度:第一条记者社各部门借阅档案，必须经档案管理人员同意并在档案借阅登记表上进行登记，注明借阅人姓名、部门、_、借阅内容，并记录归还时间，是否完整归还等具体事项。特殊情况需借出的，需经档案管理人批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。第二条外单位来人查阅本单位档案，需经秘书长签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。第三条对于借阅、借用的档案，未经允许不得圈画、涂改、折卷、裁剪、撕毁、抽调、翻印、转借、公开引用、增删档案中的任何材料及文件等。第四条如发现档案错漏请及时与档案管理人员联系，由档案管理人员核实后进行修正，不得私自修改。第五条对所有借档案或经批准复印的材料要妥善保存。违反要及时追查，并追究有关人员的责任。第六条珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。第五章附则第一条学生会每年换届时，以往文件移交下届成员作为参考，由秘书部成员接管档案。第二条本制度自颁布之日起施行。第三条其他未尽事宜由秘书部请示社委会后决定。第页共页