员工信息管理软件 037-员工信息管理-0311 员工信息管理 1 范围 月度采购计划包含公司内部员工自被聘用之日起到离开公司止的各项信息（包括岗位描述与人员编制信息、员工招聘信息、专业技术职称聘任信息、员工绩效管理信息、考勤管理信息、工资调整信息、合同管理信息、培训管理信息、出国管理信息、人员待岗、辞职、解聘信息、社会保险信息及其他有关信息）的建立、分类、更新、维护、处理、调用、统计分析等方面的管理 2 控制目标 2.1 确保员工信息的准确、及时、完整与安全 2.2 为历史地、全面地考察了解和正确选拔使用管理人才提供重要依据 2.3 确保对信息调用的有效控制和提高处理的效率 3 主要控制点 3.1 对于保密信息，人力资源部经理审批是否同意借阅员工信息 3.2 对于重要的保密信息，总经理审批保密信息的调用申请 4 特定政策 4.1 每月5日前统计打印人员结构表及上月变动汇总表，并上报人力资源部经理、公司总经理和董事长 4.2 每季度向部门经理、分管副总经理、总经理及董事长提供人力资源信息分析报告 4.3 使员工信息管理形成制度 - 形成员工信息材料的部门，在形成正式材料后的一个月内，负责按要求把应录入信息库的材料送交人力资源部 - 人力资源部综合管理员要经常了解和掌握形成信息材料源的信息，沟通渠道，建立联系制度并提供规范的信息统计报表文件，不定期或定期地向形成信息的部门收集应收集录入的材料 - 人力资源部人事信息档案管理员对送交的需录入信息库的材料，核对信息，剔除无用信息和重复信息，并对不符合录入信息库要求的材料，要及时通知形成信息材料的部门，补送材料。形成信息材料的部门，要按规定认真、及时办理 - 人力资源部人事信息档案管理员，对各岗位管理员录入信息库的员工基本信息、岗位变动信息、绩效考核信息、奖惩和晋升信息、薪资及其变动信息、福利费用信息、人力资源成本信息、招聘信息、培训信息、考勤和合同信息、辞职和离退休变动信息进行相应的处理，并定期出台人力资源统计报表和分析报告 - 人力资源部人事信息档案管理员在收到外部信息材料后，一星期内须将材料录入信息库 4.4 员工信息的鉴别及录入制度 - 对收集的信息源，必须经过认真的鉴别，属于录入员工信息库的材料应真实、完整、对象明确，方能录入信息库 - 不属于录入信息库范围的材料不得擅自录入，应经过鉴别，分类予以处理 - 员工信息材料，须统一用十六开规格的办公用纸，或软盘提供，不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝墨水和复写纸书写 4.5 信息的保管保密制度 - 建立各类员工信息库 - 员工信息应建立登记、统计制度并定期出台分析报告 - 不断地改进人力资源信息管理系统平台技术，做好信息的保管和维护，从而实现信息管理的资源共享化、科学化、规范化 - 依据人力资源信息管理规范和人事工作中国家秘密及其密级具体范围的规定制定公司信息保密制度并严格执行（重要保密信息： ；保密信息 ；共享信息： ） 4.6 人力资源信息分析报告应包括：月度工资总额汇总表（薪资管理员负责）、年度工资总额汇总表（薪资管理员负责）、人员结构表（薪资管理员负责）、人员调动表（薪资管理员负责）、员工信息采集表、人工成本信息报表（薪资管理员负责）、年度员工名册、劳动合同订立情况台帐、劳动合同订立情况报表、历年增加职工登记表、历年减少职工登记表等 5 员工信息管理流程说明C-11-08-001 步骤 涉及部门 步骤说明 1 人力资源部人事信息档案管理员 根据岗位描述与人员编制信息、员工招聘信息、专业技术职称聘任信息、员工绩效管理信息、考勤管理信息、工资调整信息、合同管理信息、培训管理信息、出国管理信息、人员待岗、辞职、解聘信息、社会保险信息及其他有关信息建立员工各类信息库 2 各部门 及时记录员工工作情况，将涉及员工的基本信息、其它相关管理信息、各类相应的报表上交至人力资源部 3 人力资源部各管理员 各管理员汇总各类信息 4 人力资源部人事信息档案管理员 将各管理员汇总的信息录入员工信息库 5 人力资源部人事信息档案管理员 收集统计分析所需其他数据，对信息库进行维护，并定期出台内部统计报表及人力资源信息分析报告 步骤 涉及部门 步骤说明 6 人力资源部绩效薪酬主管 人力资源部经理 绩效薪酬主管审核人事信息档案管理员提供的报表及报告；人力资源部经理审阅 7 各部门员工 需要借阅人员信息时，借阅部门提出借阅申请，填写信息调用申请表 8 人力资源部人事信息档案管理员 审核借阅申请并根据信息类别进行处理 9 人力资源部人事信息档案管理员 如果借阅信息是共享信息，办理借阅手续，开具信息调用登记表；如果是保密信息，提交经理审批，不属保密信息，提交借阅者的分管负责人审批 10 人力资源部人事信息档案管理员 如果借阅信息不是共享信息，则判定是否属于保密信息 10.1 借阅者的分管负责人、人力资源部人事信息档案管理员 如果员工信息介于共享信息和保密信息之间，则由借阅人的分管负责人审批，如果不同意，则结束，如果同意，则办理借阅手续，开具信息调用登记表 11 人力资源部经理 如果是保密信息，人力资源部经理审批 步骤 涉及部门 步骤说明 11.1 人力资源部经理 不同意借阅，则结束流程 12 人力资源部经理 同意借阅，则根据借阅部门或员工信息的级别，判断是否需要总经理审批 12.1 总经理 如果需要总经理审批，则由总经理审批。若同意，则办理借阅手续；若不同意，则结束流程 12.2 人力资源部人事信息档案管理员 如果不需要总经理审批，则直接办理借阅手续 13 人力资源部人事信息档案管理员 按规定追查违反信息保密制度人员的责任 1