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程凯工贸2013001号签发人:重庆程凯工贸(集团)有限公司财务及报销管理制度第一条 为了加强集团费用管理及报销,明确报销范围、标准、审批流 程,特制定本制度。第二条 本制度适用于公司总部、煤炭事业部、多经事业部及其所属分 公司、子公司、营销部、煤矿、选煤厂、作业场、办事处。第三条 资金实行收支两条线管理,由集团财务中心统一管理。(一)资金计划管理:销售货款和其他经营收入按规定划入指定的公司财务帐户。需要支付的资金,各单位根据经营需要,于每月28日前编制下月的月度资金计划表,同时编报本月月资金计划执行情况表,经 单位负责人签字,报财务中心平衡调度,总经理审批后,各单位按计划控 制开支。财务中心定期对资金收支情况进行审计检查;(二)成本、费用按计划开支:资金管理实行计划管理、 “量入为出”收 入与开支挂钩原则。成本、费用报销按每月下达的月度资金计划表进 行逐项审核:一是收入未能实现的,相应的费用则不能开支。二是凡计划外或超计划开支的,单位负责人事前必须书面报告财务中心批准,报销时 将批复作为附件,否则,财务中心拒绝报销;(三)月度费用计划审批流程:各单位财务主管编制月度资金计划 表初表上至单位、部门负责人补充完善、审批至财务中心审核至资金平 衡会审批至反馈各单位、部门执行。第四条费用报销规范管理(一)原煤采购由煤炭营销部统一管理,按公司经济合同管理办法 执行,严格合同审批程序。营销部要根据每月需求编制原煤采购计划,审 批后方可采购。原煤采购付款,填写资金计划支付审批单,附相关原煤 采购合同。除预付款外,附原煤入库单、质量化验单、结算单、验收人签 字后方能审批报销。签定合同时,付款期要与公司收款期挂钩,尽量延后;(二)公司实行采购人员委派制管理,材料、包装物、低值易耗品由 采购部门统一采购。采购部门每月要根据生产经营需求编制采购计划,报 相关副总和财务审批,方能进行采购。材料、包装物、低值易耗品报销付款,填写资金计划支付审批单,要附入库单、质量验收单、验收人签字 方能审批报销。除预付款外,付款期尽量延后;(三)长途出差在出差前要书面申请,明确出差原因、目的、费用金 额、出差地点、交通工具、往返时间、人数等,报上级领导批准方可出差。回单位后及时向领导汇报出差的效果,填报差旅费报销单,分段分天规 范填写,交领导审批;(四)办公用品及其它杂费由办公室统一管理、购置、领发。办公室 要按费用标准、部门、人头控制、每月编制采购计划报行政部审批。办公 用品费的报销,填写费用报销单,验收人签字方能审批报销;(五)电话费由行政部按通讯费报销标准,统一登记审核。新增岗位 手机报销标准,由部门申请,办公室和相关副总审批后报行政部、财务部 备案执行;(六)固定资产、基建工程由总部统一管理。各单位根据生产经营需 要提出购建申请,基建工程附相关工程预算报告报总部审批。审批后,按 报销流程填写资金计划支付审批单,基建工程结算款附工程进度验收表 或竣工报告,领导审批;(七)工资以业绩提成方式计算,并且提成额含费用的,各项费用报 销按相应标准做为控制标准,实际报销费用额扣减相应的提成额。第五条差旅费报销标准(一)出差地点按城市划分如下:1、大重庆指除北碚区外的重庆市辖地区;2、一线城市指除大重庆以外的直辖市区(北京、上海、天津)及沿海 经济特区(深圳、珠海、汕头、厦门、海南);3、二线城市指除西南地区、直辖市区、沿海经济特区以外的华中、华 南、华北、西北等城市;4、西南地区指包括广西壮族自治区、云南省、西藏自治区、四川省、 贵州省等城市。(二)出差人员乘坐交通工具范围及标准乘坐人员火车轮船飞机汽车董事长、总经理根据情况根据情况根据情况无其他员工硬卧、动车及高铁二等座席三等舱经济仓据实报销1、出差人员乘坐交通工具的选择,根据当时情况选定,一般情况乘坐火车或汽车。乘坐轮船和飞机,事先须经各公司总经理同意;2、随公司公车出差的,不报销车费;3、原则上不报销出租车费,特殊情况须事先请示部门负责人并签字确认;4、财务部严格控制标准,任何人不得擅自提高标准。(三)出差人员住宿及出差补贴标准(元/人/天)1、出差伙食补贴标准出差人员大重庆西南地区二线城市一线城市1、集团总部:总经理、副总经理、总经理助理、总监;2、事业部:总经理、副总经理、总工303040501、集团总部部门经理、副经理、 经理助理;2、所属企业厂长/经理、 副厂长/经理、厂长/经理助理30304050主管、主办、人员303040502、大重庆误餐补助标准30元/天(早餐5元,中餐15元,晚餐10元)。当天出差当天返回的,原则上不补贴早餐;出差地在重庆主城九区(渝 中区、大渡口区、江北区、沙坪坝区、九龙坡区、南岸区、北碚区、渝北 区、巴南区)的,一律不补贴早餐和晚餐;主城九区以外当天出差当天返 回的,在19点钟以前返回北碚区的,均按标准只享受中餐补贴,在19点以后返回的,按标准享受中、晚两餐补贴;3、 在北碚区内出差,每天只报销误餐一顿,标准10元/餐;4、 驻外场地人员或驻外长期租房的,如自行就餐按20元/天补贴伙食费,如有食堂的按15元/天补贴伙食费;5、报销了招待费的同时不再报销误餐补贴;异地按当天招待次数每次 扣减相应误餐补助;6、出席会议有伙食安排的,不报销误餐补贴。由于业务往来对方提供 食宿的,不报销误餐或出差补贴;7、公司各煤矿管理人员或职工以及码头人员、洗煤厂人员误餐补贴按原标准执行。(三)出差住宿报销1、单人(含两人异性同行出差)出差标准(元/人 /天)出差人员大重庆西南地区二线城市一线城市1、集团总部:总经理、副总经理、总经理助理、总监;2、事业部:总经理、副总经100120150200理、总工1、集团总部部门经理、副经理、经理助理;2、所属企业厂长/经理、副厂长/经理、厂长9090110130/经理助理主管、主办、人员80801001202、两人(同性)共同出差标准(元/人/天)出差人员大重庆西南地区二线城市一线城市1、集团总部:总经理、副总经理、总经理 助理、总监;2、事业部:总经理、副总经80100130160理、总工1、集团总部部门经理、副经理、经理助理;2、所属企业厂长/经理、副厂长/经理、厂长/经理助理606070120主管、主办、普员5050601003、两人以上共同出差,报销标准参考单人出差补贴标准;4、两人不同层级人员同行出差,按就高原则报销住宿费;5、出差住宿费凭住宿发票报销补贴,无住宿正规发票不报销补贴;6、实际住宿费超过标准的,按标准报销,未达标准的按实际费用额报销;7、两人或两人以上共同出差的,统一报销,并在报销单上全部签名,不分别报账、不代人报账。第六条通讯费报销标准(元/人/月)级别营销财务总部洗煤事业部物资供应部煤炭事业部总经理260200董事长助理300副总经理300150200部门经理400100100100200100部门副经理4001008080主管20080808015080内勤50505050外勤、业务员100出纳100驾驶员100注:1、部门经理指各部门负责人、各煤矿矿长、洗煤厂厂长;2、部门副经理指各事业部副部长、各煤矿副矿长、洗煤厂副厂长;3、手机话费由报账人按标准持正规发票,先交办公室审核登记,按发票金额报销,超 过标准的,按标准报销,未达标准的按实际报销。第七条 费用报销范围、权限及流程(一)审批范围、权限及流程表类别项目核决范围权限承办 人及 部门 主管厂 长 矿 长财务会计事业 部 总 经 理财务 部资 金经 理总部总经理董事长固定资产购买固定资产、设备、设施无论金额大小工程 款、原煤款基建工程预付款、进度款、原煤款3000 元以上3000 元以下工资工资、计件工资无论金额大小提成月销售提成个人超3000 元个人未超 3000材料米购、广告费生产材料、包装 物、煤运费、广宣费3000 元以上3000 元以下日常开支水电费、办公费、 通讯费、差旅费、 房租费、利息、税 费、招聘培训费、 运费、业务招待 费、其他零星开支 等3000 元以上3000 元以下列外事项业务费、奖金、年度提成等无论大小(二)上表所指金额为1次/笔报销金额;符号注明:草拟、承办 审核审批;(三)煤炭事业部、营销部、质监部、综合部等部门负责人、财务总 监、总部总经理、董事长助理的所用费用报销由董事长审批;(四)全公司所有小车、铲车费用报销需交由运输保障部经理签字审核后方能报销;(五)公司规定每周二、五为公司本部人员费用集中报销日,各驻外办事处费用,报销时间可根据情况灵活掌握,原则上以 10天为一个报销周 期汇总,当月费用必须在 25-31日前到财务或邮寄回财务报销,电话费次 月报销。第八条请(借)款制度(一)请(借)款经办人办理请(借)款时,必须先填制请(借)款 单:填好请(借)款事由、大写金额,部门领导签字,相关会计签字;(二)单笔业务3000元以下的由财务部资金经理签字,公司总经理(助 理)签字;(三)单笔业务3000元以上的由财务部资金经理签字,董事长签审, 或总经理(助理)请示董事长后签审;(四)驻外办事处或分公司请(借)款单笔业务 3000元以上的,扫描 至相关内勤处,由各部门负责人签字审核后,交由公司财务部资金经理处审核签字,董事长签审,或总经理(助理)请示董事长后签审;(五)有外签合同(协议)的,请(借)款经办人在办理请(借)款 时,必须出具合同(协议);(六)私人借款的,除按第一条程序办理外,总公司行政部须签署意见;(七)完成上述程序后,财务部方可办理请(借)款;(八)单次财务借款原则上不得超过本人月工资收入的50%,若超出 则必须按“例外管理”程
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