职位分析与效率手册制度经济学大师科斯认为，人力资本是一种特殊的资源，他的开发和利用完全掌握在所有者手中，只有激励才能加以调度。但如何开发和利用人力资源，尤其是在我国国有企业的具体实践中，可谓仁者见仁、智者见智。笔者在调查中发现，目前我国国有企业中的管理无序状况依然普遍存在。许多管理人员对应该做什么、如何去做，最多只有一个模糊的概念；许多管理人员的职位标准和程序不清，导致随心所欲地安排工作，使很多工作事务不能得到及时妥善地处理。为什么会出现这些问题呢？很显然，是单位的人力资源管理出了问题，其中的关键问题就是职位分析。职位分析是企业人力资源管理最基础的工作，是企业实现科学管理的一个重要环节。做好职位分析与说明，并让管理者谨记在心，以此强化单位的管理，是人力资源管理中亟待解决的一个十分重要的问题。笔者认为，从职位分析做起，编制员工工作效率手册，是一个非常好的解决方案，而且这种方法已经得到了实践验证。一、职位分析的步骤与方法1 职位分析的基本概念。职位分析是指，对组织中各项特定职位的性质、内容、任务和责任进行分析研究并做出明确的规定，同时又对承担和完成这些工作的人员所具有的素质与能力做出明确规定，最终形成一系列职位说明书的过程。职位分析是人力资源开发与管理的必要环节，它为企业员工工作评估、人员考核等工作奠定了基础。2 职位分析的内容。职位分析包括下述两个方面的内容：一是职位描述。职位描述是要通过职位调查，在取得有关信息的基础上，对工作岗位的名称、性质、任务、程序、内外部环境和条件等内容做出比较系统的描述，并加以规范化。职务描述一般包括所设计职位的目的、职责、职称、上下级之间的关系、职权等。二是找出任职的各项要求，即任职资格说明。任职说明对任职人员提出生理、心理要求和其他一般要求。例如，对外贸部经理，要求35岁以下，大专以上学历，良好的中英文沟能力，2至3年的国际贸易相关工作经验等具体要求，这就属于任职说明中的一般要求。对不同的职位，还有不同的生理要求， 包括健康状况、体力、感官灵敏度等。不同的心理要求主要有：观察能力、记忆能力、理解能力、数理分析能力、性格、气质、态度、合作精神等。当然，职务分析也不能过于苛求，而是要将其经常化、战略化、超前化，从而更好地发挥职务分析的基础性作用，不断增强国有企业人力资源管理的适应性。3 职位分析的运作过程。在人力资源开发和管理的实践中我们意识到，职位分析是一项技术性很强的工作，需要周密的准备；同时还需要具有与组织人事管理活动相匹配的科学操作程序。（1）准备。这个过程主要是确定职位分析的目的、组建工作小组等。具体内容如下：一是明确职位分析的目的。职位分析的目的不同，具体的信息收集内容及其组合也就不同。因此，进行职位分析首先要明确目的，有的放矢。二是建立职位分析小组。小组成员通常是由企业内部的分析专家组成。所谓分析专家，是指企业内具有分析专长，并对组织内各项职务有明确概念的人员。一旦小组成员确定之后，赋予他们进行分析活动的权限，以保证分析工作的协调和顺利进行。三是明确分析的对象。为保证分析结果的正确性，应该选择有代表性、典型性的职位。如果在次要、无代表意义的职位上纠缠不清，必然浪费大量财力、物力和时间。四是建立良好的工作关系。给员工充分“预热”，求得他们的理解和支持，建立友好的合作关系。（2）信息收集。职务分析的大量活动是收集相关信息，这些信息是后两个阶段工作的依据，应全面、客观、准确。具体要求有：一是选择正确的信息来源。信息的收集是多方面的，不同层次的信息源提供的信息存在可信度上的差别，职位分析人员应该站在公正的角度收集不同信息，不能心存偏见，确保信息的真实性。二是要灵活运用各种方法。职务分析方法多种多样，有观察法、面谈法、实验法、问卷法、参与法等。这些技术方法各有优劣，在实际运用过程中，应结合调查对象加以选择，既可采用其中一种方法，也可多种方法并用。三是详细编制调查提纲和问卷。包括职务内容、责任、职务经验、适合年龄、学历等，内容上应具有综合性和典型性。四是广泛收集与职务相关的各种信息，无论直接相关的，还是间接相关的，都要全面收集。（3）分析过程。分析过程是整个职位分析的核心，其主要工作是对第二阶段中收集到的各项数据进行全面深入的分析判断和归纳。具体步骤为：一是审核。对收集到的各种信息，去粗取精，去伪存真。二是分析。对比各条信息，挑选出其中关键性的部分。三是归纳。主要是对挑选出来的重要信息进行总结，为职务分析报告的形成准备资料。从分析的内容来看，主要有：职位名称是否明确、职位的组织位置、职务权限、职务责任、与工作相关的知识水平、教育和培训的多少等等。（4）职位描述。仅仅研究分析一组工作，并不意味着职位分析就完成了，分析专家必须将获取的信息予以整理，并写出职位说明书。通常情况下，对职位分析过程中所获得的信息，应采取以下方式进行整理：一是文字说明。将所获相关的资料用文字方式表述，列举职务名称、工作内容、工作设备与材料、工作环境及工作条件等。二是职位列表及问卷。把职位加以分析，以职位的内容和活动分项排列，由实际从事的人员加以评判，以表格或问卷的形式列出。三是活动分析。把工作活动按工作系统与作业顺序一一列举，然后根据每一作业单元进一步加以详细分析。活动分析多以观察及面谈的方法对现有职位加以分析，所得资料作为教育及培训的参考。四是应用决定因素法。把完成某项工作需要的重要行为，从积极方面加以排列，确定“职位说明”的重要影响因素；还可以从消极方面进行因素排列，以“说明”亟待排除的因素有哪些。（5）运用控制阶段。这一阶段的主要工作是培训职位分析人员，制定和不断调整各种具体的职位分析文件，确定正确的部分，修改不适应的部分。4 进行职位分析的方法研究。准确地进行职位分析的有效方法，通常有以下几种：一是访谈法。它的优点主要是灵活、快速、双向沟通和应用广泛。通过这种方法，还可以获取在一些其他情况下了解不到的工作和行为细节。该方法的不足之处是：一方面花费的时间和精力较多，另一方面信息质量难以保证。在实际运用中，访谈法一般不单独使用。二是问卷调查法。使用问卷调查列出一组任务或工作行为，要求员工回答是否执行了这些任务或行为；然后，调查人员根据这些任务或行为出现的频率，对完成工作的重要性、执行的难易程度以及整个工作关系等，确定它们的权重，求出得分，以此来衡量实际工作。其优点是能快速、高效地从大规模的组织中获得大量的信息；缺点是设计一份完备、有效的问卷要花费大量的时间、精力和费用。另外，还有可能因为员工的表达能力和主观因素，最终影响问卷调查的效果。三是参与法。它的特点是，职位分析人员通过亲自参与某项工作来搜集职位分析信息。它的优点是，可以使职位分析人员直接深入体验，了解工作本身的特点和工作对任职的要求。它的不足是，对于高新技术企业中的许多高度专业化、高科技化的工作，职位分析人员参与的可能性极小。二、编制员工工作效率手册我们为使企业的员工熟知自己的职位名称、工作内容、工作责任、工作要求，独具匠心地设计了极富人情味的员工工作效率手册，主要目的是通过这个小小的手册，时刻提醒员工在自己的岗位上应该做什么、如何去做。1 工作效率手册的第一部分，是与员工自身工作、生活息息相关的个人详细资料，包括姓名、电话、地址、邮箱、身份证号、驾驶执照编号、血型等，几乎应有尽有；其中还包括遇到突发事件需要救助时，亲属的联系姓名、电话等。2 工作效率手册的第二部分，是企业的价值观念及愿景目标。企业的价值观是企业的努力方向和行动指南，它能产生巨大的凝聚力和激励力，从而有助于实现组织目标。工作效率手册上印制精美的企业价值观，是企业全体员工共享的价值观，再加上企业的愿景目标，主要目的是时刻对员工进行警示。3 工作效率手册的第三部分，是职位说明书。职位说明是工作效率手册极具个性的部分，不同的职位是不一样的，它对员工岗位的名称、性质、工作任务、程序等做出规范、系统地说明，使员工在工作中知道自己该做什么、不该做什么，这就为员工提供了一个清晰的职位规范，从而不断地推动员工为实现组织目标而奋斗。4 工作效率手册的第四部分，包括全国各地的邮编、各地的风味小吃、私人电话册、主要交通干线、度量衡的对应公式等等，这些是工作生活必备的内容，吸引职员随身携带。（资料来源：维普镜像）