宝龙行政管理制度编号：PLZT-XZ-XZ-01-2012（A）页码：第 28 页 共 36 页宝龙行政管理制度编制中心总经理 顾亚坤 相关中心总经理 分管副总裁审核/审批 黄永华 执行总裁审核/审批 许华芳 总裁审批 日期 2012-05-15 目 录第一章印鉴管理3第二章档案管理4第三章出差管理7第四章办公资产管理10第五章办公用品管理14第六章下属公司车辆管理15第七章笔记本电脑管理18第八章内务管理20第九章上海总部门禁管理24第十章总部信件收发管理25第十一章总部报刊订阅管理26第十二章总部机票管理26第十三章总部通讯费管理28第十四章总部宿舍管理28第十五章大型活动组织流程与指引29第一章 印鉴管理1. 用途：a) 集团公章的用途：用于以集团名义对外发出的文件、介绍信、证明材料、报送材料、投资收购协议，以及各中心、部门对外发文（文件）、重大事项通知。b) 集团合同专用章的用途：用于以集团名义对外签订的项目开发、材料采购、战略合作、房屋销售、房屋租赁以及其他业务外包、业务合作的合同和协议。c) 集团人事部印章的用途：用于以人力资源管理中心名义对外出具的材料、证明类文件，以及内部员工的调动、奖惩说明、内部介绍信。d) 集团发票专用章的用途：用于开据商业发票，由会计（报税职能）保管。e) 集团法人章与财务专用章的用途：用于银行款项支付、收款以及财务相关业务。2. 刻制：宝龙集团所属各部门、各公司的各类印鉴刻制，须行政副总裁审批后，由使用部门、公司刻制，并至行政管理中心备案。印鉴形状、规格和材质选择用按有关规定执行。3. 启用：新印鉴启用时，由行政管理中心统一留存印鉴样式。4. 管理：行政管理中心建立印鉴档案，包括名称、用途、状态、保管人等，其中状态包括印鉴的启用、转移、作废。5. 审批：a) 集团印鉴使用，须由经办人填写印鉴会签单，按权责手册规定完成审批后，交由印鉴保管人盖章。b) 宝龙集团所属各公司公章、合同专用章使用，须由经办人填写印鉴会签单，按经办人分管部门负责人审核公司双签人审批后盖章。对于公司重大事项的发文用印，须宝龙集团副总裁以上领导审批后，交由印鉴保管人盖章。c) 宝龙集团所属各公司财务类印鉴使用，须由经办人填写印鉴会签单，按经办人公司财务部负责人审核公司双签人审批后，交由印鉴保管人盖章。d) 印鉴保管人应审查须盖章文件，发现问题应及时反馈，确保不发生错用、滥用印鉴情况。e) 印鉴保管人应在每年底将年度的印鉴会签单汇总并装订成册并记入档案。f) 任何部门、公司或个人，都不得使用空白信笺加盖印鉴；多页文件在使用印鉴时必须加盖骑缝章。g) 重要合同、协议（如投资协议、设计类合同、工程类合同、采供类合同等），须由印鉴保管人盖章后保存一份原件，每季末移交给档案室存档。6. 保管：a) 印鉴保管须遵循三章分离原则，即公章、合同专用章，法人章，财务章分离保管。b) 宝龙集团总部公章、合同专用章，由行政管理中心行政部贝晓琼保管。c) 宝龙集团总部法人章、钢印、私章由总裁秘书许华琳保管。d) 宝龙集团总部财务章由财务管理中心总经理保管。e) 宝龙集团人事部印章由人力资源中心人事部负责人保管。f) 宝龙集团所属各公司法人章由各公司负责人保管；公章、合同专用章由各公司总经办负责人保管；财务章由各公司财务部负责人保管。7. 交接：印鉴保管人因人事异动不再履行保管职责时，需办理印鉴移交表，清单内容包括：印鉴名称、移交人、接收人、监交人、移交时间、图样等信息。8. 停用：停用的旧印鉴，使用部门/公司须交由行政管理中心进行封存，在管理台帐上载明封存或销毁信息，并发布公告。9. 遗失：印鉴如不慎遗失或被盗，保管人要及时向行政管理中心汇报，如属被盗情况应及时向公安机关报案。10. 相关表单a) 人力资源事项印鉴会签单b) 行政事项印鉴会签单c) 财务事项印鉴会签单d) 成本事项印鉴会签单e) 通用事项印鉴会签单第二章 档案管理1. 档案资料管理职责a) 各部门（各公司）应根据工作性质设置兼职的档案管理人员：n 负责本部门（各公司）所有审签文件（即业务审批、合同及相关文件）、往来文件的收发、管理工作。n 负责收集本部门（各公司）工作中形成的所有原始记录、档案、资料。n 对各部门（各公司）业务经办人移交的业务档案资料进行分类整理、归档，及时向公司移交成套的业务档案资料正本原件。部门（各公司）负责保管该套资料的副本、复印件。n 接受行政管理中心档案专员对其档案管理工作的监督、检查和指导。b) 各部门（各公司）业务经办人:n 各部门（各公司）业务经办人负责按宝龙集团档案分类、归档、编号、保管期限对照表收集、分类、整理各类本人经办的各类文件资料，并于业务阶段性完结或全部完结后，移交本部门（各公司）档案管理人员，由本部门（各公司）档案管理人员按要求移交行政管理中心档案专员（详见宝龙集团档案分类、归档、编号、保管期限对照表）。c) 行政管理中心n 是公司档案资料的归口管理部门，负责档案管理制度的制定和指导执行。 n 负责对应归档业务记录及档案资料的接收、标识、整理、保存和日常管理。n 根据实际情况，负责对失去保存价值的档案资料提出处理、销毁意见。n 负责对公司各部门（各公司）的档案工作进行监督、检查和指导。n 协助项目竣工备案后工程档案的移交，并负责移交后工程档案的管理工作。2. 档案资料管理原则a) 公司档案资料管理分为三个层次：n 行政管理中心n 各职能部门/各公司的档案管理n 业务经办人员的文件管理b) 公司档案管理遵循统一存档、分级管理的原则。所有业务记录及档案资料必须按规定及时移交，集中统一管理，确保档案的完整、系统、准确和安全，便于开发利用，任何个人不得据为己有。3. 档案的收集、归档a) 行政管理中心档案专员对收到的资料的有效性进行核查并及时办理收文登记，根据资料来源及重要性对资料进行分类,并编制资料名称编号目录表，资料存放在档案袋盒中须与资料目录一一对应。b) 各中心/各公司档案人员按照宝龙集团档案分类、归档、编号、保管期限对照表将各类档案分类、归档，按时向行政管理中心移交需要公司存档的文件。对于归档范围内的文件，归档要求如下：n 需要管理层签字的文件，由秘书保留一份原件，各业务经办人员可留存签批文件的复印件。n 需要盖章的文件，由印鉴管理人员保留一份原件。n 各类荣誉证明、奖座、奖杯等文件，由经办人收到后即时存档。n 所有文件的交接，均须填写资料交接登记表。c) 根据各种文件形成特点及规律确定相应的归档时间：n 即时归档移交：政府部门相关的批示性文件材料、法规性等属绝密性的资料应即时移交、归档。n 按工作阶段归档移交：如工程类的竣工资料等档案资料，在工程进行过程中，在每一个工作阶段完成后，把该阶段形成的资料整理归档移交。n 按子项目结束时间归档移交：如工程类的招标文件资料等,在工程进行过程中，每一个分包工程的招标工作完成后，将该分包工程招投标有关的文件资料归档、移交。n 按年度归档移交：一般的管理文件资料,一般在形成的第二年上半年内向档案室移交。d) 文件材料归档要求n 凡归档移交的档案资料，必须保证所有资料为原件，需做到内容真实，各种签字盖章齐全，无涂改现象。n 归档的文件材料，必须做到书写材料优良，字迹工整，图样清晰，有利于长期保存，手写部分一律用碳素墨水钢笔或者碳素墨水签字笔书写，禁用铅笔、圆珠笔等书写。n 各类归档材料一般为一式一份。n 归档资料、图纸幅面大小应按A4规格折叠，装订结实、编号连续。n 档案移交归档时，要编制档案移交清册，纸质的一式三份，经交接双方、监交人签字后，双方各执一份，另一份作检索用，同时要提供可编辑用的EXCEL目录清单（包括卷内目录清单和案卷目录清单）。n 如不符合归档要求的，档案室有权拒绝接收，直至需要移交的单位整改符合要求后再接收。e) 档案管理人员对所接收的资料进行分类、整理后，按照档案分类、归档、编号、保管期限对照表进行检索号编号。n 所有检索号要求必须具备连续性，对于合同类档案，应在合同整体移交后，按合同发生的时间顺序进行重新整理，补充合同视作独立合同，全部加编检索号，n 其他文件如各部门（各公司）均已自行编号，则在移交后，由档案专员统一整理，加编检索号。4. 档案资料保管a) 集团档案专员负责按有关管理规定确定公司档案资料保存期。b) 账物相符。保障档案材料完整无缺，档案资料收进、移出、保存、销毁都必须严格的手续，做到增减有据，数字准确，确保档案资料不散不丢。c) 档案库房设专人负责管理，非档案管理人员未经批准，一律不准进入档案库房内。d) 档案资料要装放在档案柜内，排列要整齐、美观，保持库房内空气流通。e) 存储档案资料的磁盘、光盘等磁性介质应妥善保管。备份盘装在保护封套和包装盒中，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。5. 档案资料保密及使用a) 档案资料的保密n 档案资料的密级由营运管理中心（各公司档案人员）统一标注、加盖密级印章。b) 档案资料的使用n 借阅档案须填写档案资料使用审批表，经授权人签字同意后，方可从档案管理人员处借阅，并登记于档案使用登记表。n 档案资料用后应及时归还，档案管理人员有义务按期催还，并应严格进行清点、办理退还手续。n 借阅的档案资料要求按期归还，如有丢失、损坏或泄露，视情节轻重追究当事人的责任。n 借阅者对所借阅的档案资料的安全、保密和完整负责，不得随意损坏，涂改、沾污、标记、拆散、抽页、折角、转借，更不得丢失。n 档案管理人员要熟悉所管辖的档案资料情况，编制卷内目录、全引目录检索工具，以便及时准确地提供档案利用。6. 档案资料统计a) 档案资料的收进和移出随时进行登记，并出具月统计报表。b) 全宗和案卷数量要每年年底汇总、核对一次。c) 档案管理人员应及时准确地掌握并记录档案资料的利用情况及效果。7. 档案资料鉴定和销毁a) 档案资料的鉴定n 对已超过保管期限的档案，档案管理人员组织定期鉴定。n 鉴定档案在分管领导主持下，由公司档案管理人员、部门（各公司）档案管理人员和有关业务部门（各公司）相关成员组成鉴定小组共同进行。b) 档案资料的销毁n 鉴定工作结束后，鉴定小组对确无保存价值的档案，编制档案资料销毁清单，提出销毁建议，提交分管副总裁审批后实施。n 档案资料的销毁程序 销毁档案时，必须指定两人以上专人对照档案资料销毁清单检查待销毁的档案资料，确认无误后，方可销毁。 销毁后，负责销毁人员应在销毁清册上注明“已销毁”字样和日期，并签名盖章。 档案资料销毁清单及报告由档案室保存。8. 档案资料管理责任a) 有下列行为之一的，应对直接负责人给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：n 损毁、丢失属于公司所有的档案资料。n 未经批准，擅自提供、抄录、销毁属于公司所有的档案。n 有意涂改、伪造档案。n 档案管理人员玩忽