兖矿东华NC合同管理系统用户操作手册 / 目 录第一章系统登陆41. I E配置41.1. 确认IE版本41.2. IE的安全设置52. 登录NC62.1. 安装JAVA小程序62.2. NC登录62.3. 输入用户名和密码72.4. 修改密码7第二章系统概述82.1概述82.2基础设置82.3日常业务82.4查询统计9第三章业务流程图93.1采购合同业务流程93.1.1采购部门认款流程93.1.2采购合同业务流程103.2销售合同业务流程113.2.1销售部门认款流程113.2.2销售合同业务流程12第四章操作说明134.1基础设置134.2合同类型定义134.3合同条款定义144.4合同费用定义174.5日常业务184.5.1销售认款194.5.2采购认款224.5.3采购合同234.5.4销售合同304.5.5销售合同收款预警334.5.6查询统计344.5.6.1合同明细344.5.6.1.1采购合同明细354.5.6.1.2销售合同明细374.5.6.2合同汇总374.5.6.2.1采购合同汇总374.5.6.2.2销售合同汇总384.5.6.3合同执行情况明细394.5.6.3.1采购合同执行明细查询394.5.6.3.2销售合同执行明细404.5.6.4合同执行情况汇总404.5.6.4.1采购合同执行情况汇总查询404.5.6.4.2销售合同执行情况汇总查询42第一章 系统登陆1. I E配置1.1. 确认IE版本打开IE，进入帮助关于Internet Explorer，确定IE浏览器版本应为6.0或以上。1.2. IE的安全设置打开IE，请修改工具菜单下的“Internet选项”中的“安全”页签：修改上图的,启用ACTIVEX控制和插件。然后再点击“站点”把兖矿集团服务器地址http:/192.168.35.26添加到可信站点中，如下图。2. 登录NC2.1. 安装JAVA小程序根据上述更改IE设置后，第一次登录的时候，在输入培训服务器或正式服务IP地址后，可以由系统自动下载安装此JAVA小程序，也可直接安装。2.2. NC登录在IE浏览器中输入服务器地址，回车即可。在打开的界面上点击UFIDA-NC。注意：为了方便，可以把服务器地址进行收藏，也可建立快捷方式。2.3. 输入用户名和密码点击“公司”后面的放大镜标志，在弹出的公司目录中选择自己所在公司后，输入用户及密码点击登陆。2.4. 修改密码各位操作员在登陆系统后，请第一时间修改自己的密码，在主界面的帮助下拉菜单中，点击用户口令，输入原密码、新密码和确认新密码后，点确定。第二章 系统概述2.1 概述 本次东华的合同管理系统是在兖矿集团现有NC财务系统的架构上，构建东华公司及下属公司统一合同管理体系，实现：1、 提供合同录入功能，本公司录入合同后自动形成合同台账及其他统计报表。2、 提供合同收付款功能，支持联查合同的每一笔收付款情况。3、 实现东华公司对下属所有公司的合同信息、合同收付款信息的实时查询与监控。4、 建立东华公司针对下属公司合同管理的多维度统计报表。5、 针对销售类合同提供按照日期进行收款预警的功能。2.2 基础设置对合同管理中需要的一些档案信息进行设置，是合同的基础，主要包括合同类型设置、合同条款设置和合同费用设置。2.3 日常业务对合同进行管理，主要完成合同的录入、保存、审核、生效、变更、冻结、废止、 终止及查询、预收/付款等功能。合同的录入界面分为六个页签：合同基本、合同条 款、合同费用、合同大事记、变更历史和执行过程。2.4 查询统计对采购合同、销售合同及其执行情况进行明细、汇总查询，主要包括合同明细查询、 合同汇总统计、合同执行情况明细、合同执行情况汇总四个查询。第三章 业务流程图3.1 采购合同业务流程3.1.1 采购部门认款流程3.1.2 采购合同业务流程3.2 销售合同业务流程3.2.1 销售部门认款流程3.2.2 销售合同业务流程业务流程图第四章 操作说明4.1 基础设置合同的基础设置主要包括合同类型设置、合同条款设置和合同费用设置。用户应该在录入期初合同之前完成合同的基础设置工作，这样设置完整的内容可以为日常合同做参照。4.2 合同类型定义定义合同类型档案，可以为合同输入提供合同类型的参照内容。在主菜单中单击【合同管理】-【基础设置】的子菜单【合同类型定义】，系统将弹出“合同类型定义”的浏览窗口。定义完整的合同类型可以为其它输入操作提供合同类型的参照内容。 如下图 4.2-1 所示。图4.2.-1操作说明 1、 如何增加合同类型进入界面，单击增加，表体数据项下面会新增一行，进行类型定义。类型输入完毕后，单击保存按钮，将新增内容保存。2、 如何修改合同类型选定要修改的行，单击修改可以对该行的内容执行修改操作，具体操作请参照新增合同类型。3、 如何删除合同类型选择要删除的记录后，单击删除并确认系统提示后，可以对该记录执行删除 操作。4、 项目说明合同类型编码：输入类型编码，系统限长两位，不能为空。 合同类型名称：输入类型名称，不能为空。 合同分类：选择输入，可选项有：采购合同、销售合同、其他合同。（备注：本次东华的合同管理只有采购合同和销售合同，增加合同类型时不要选择其他合同） 收付方向：收或付，收代表销售合同，付代表采购合同。收付方向根据合同分类变化，但采购合同和销售合同的收付方向不能修改。 存货控制方式：选择空即可。 非空项控制：选择输入，可选项有：单价、数量、金额、单价+数量、单价+ 金额、数量+金额、单价+数量+金额，表示合同保存时需要检查哪些项目非空，例如选择“数量+金额”表示合同中的数量、金额栏目为空时合同不能保存。只有在存货控制方式里选择了存货合同以后才可以在数据控制方式里选择单价、单价+数量、单价+金额、单价+数量+金额。 订单控制方式：选择不控制即可。是否严格控制订单、订单容差控制比例两项不需要操作。备注：需要说明的文字，可以为空。 注意如合同类型已经被引用，则不能被删除。 4.3 合同条款定义在主菜单中单击【合同管理】-【基础设置】的子菜单【合同条款定义】，系统将弹 出“合同条款定义”的浏览窗口。该窗口有两个页签，合同条款类型定义和合同条款 定义，二者是前后相继的关系，必须先定义了合同条款类型，才能再定义合同的条款内容。条款类型页是单表界面，表体是定义完毕的条款类型；条款内容页是左树右卡片的 界面，界面左边的树的结点是上个页面定义好的合同条款类型的名称，右边是条款 内容的编辑区。 如下图 4.3-1 所示。 图4.3-1操作说明 1、 如何增加条款类型进入合同条款类型界面，单击增加按钮，表体数据项下面会新增一行，进行类 型定义。类型输入完毕后，单击保存按钮，将新增内容保存，如果点击取消，则放弃保存。2、 如何修改条款类型选中表内的条款类型行，单击修改可以对内容执行修改操作，修改完毕点击保 存，系统将修改的内容进行保存，如果点击取消，则取消更改。3、 如何删除条款类型只有没有条款内容的条款类型才可以被删除。选择要删除的行记录后，单击删除， 该行记录如果没有被引用则会被删除，此时您还需要点击保存按钮，系统会提示是否确认删除信息，确认系统提示后，该记录的删除操作才完成。如果点击取 消而不是保存，该条记录则被恢复。删除条款类型只能在合同条款类型界面 下进行。4、 如何增加合同条款增加合同条款必须在条款类型录入完毕后进行。切换到合同条款内容页面，选中界面左边相应的条款类型名称，点击增加按钮，在界面右边的编辑区内进行条款 编码和内容的定义，编码和内容为必输项。输入完毕后，单击保存按钮，输入 的内容会得到保存，该条款的编码也增加到左边类型树的相应类型下。如果不想保 存新增内容，点击取消即可。如图4.3-2所示图4.3-25、 如何修改合同条款选中编辑区内要修改的内容，单击修改可执行修改操作。修改完毕点击保存， 系统将修改的内容进行保存，如果点击取消，则取消更改。6、 如何删除合同条款只有没有被合同的条款页签引用的条款才可以被删除。在编辑区选择要删除的内容 后，如果该条条款内容没有被合同引用则会被删除，此时您还需要点击保存按 钮，系统会提示是否确认删除信息，确认系统提示后，该记录的删除操作才完成。 如果点击取消而不是保存，该条记录则被恢复。7、 项目说明条款类型编码：输入条款类型编码，系统限长四位，不能为空。 条款类型名称：输入条款类型类型名称，不能为空。 合同条款编码：输入条款的编码，系统限长四位，不能为空。 合同条款名称：可输可不输。 合同条款内容：条款具体的内容，不能为空。 备注：需要对条款进行说明的文字。 注意合同条款和条款类型如果被引用，不可删改。 在合同条款的界面下，不可删除左边树结点的合同条款类型。 删除条款类型只能在合同条款类型的页签下。 4.4 合同费用定义 合同费用是指为签订合同的所发生的费用，在此结点下完成对其的设置。主菜单中单击【合同管理】-【基础设置】的子菜单【合同费用定义】，系统将弹 出“合同费用定义”的浏览窗口。定义完整的合同费用可以为其它输入操作提供合同 费用的参照内容。如图 4.4-1 所示。图 4.4-1操作说明 1、 如何增加合同费用进入界面，单击增加按钮，表体数据项下面会新增一行，进行费用定义。您可 以输入费用编码和对应的费用名称，输入完毕后，单击保存，将新增内容保存， 如果没有保存，返回时系统会提示“数据已变动，是否确定退出”。如果点击取消， 则放弃保存。2、 如何修改合同费用选定修改内容，单击修改可以对表内的内容执行修改操作，修改完毕点击保 存，系统将修改的内容进行保存，如果点击取消，则取消更改。3、 如何删除合同费用选择要删除的记录行后，如果该条费用记录没有被合同引用则会被删除，此时您还 需要点击保存按钮，系统会提示是否确认删除信息，确认系统提示后，该记录 的删除操作才完成。如果点击取消而不是保存，该条记录则被恢复。4、 项目说明费用编码：输入费用编码，系统限长四位，不能为空。 费用名称：输入费用名称，不能为空。 备注：需要对费用项目进行说明的文字。 注意如合同费用已经被引用，则不能被删除。4.5 日常业务完成销售收款、采购付款的认款，日常合同的录入、保存、审核、变更、冻结、废止、终止及查询等功能。合同的录入界面分为六个页签：合同基本、合同条款、合同费用、合同大事记、合同变 更和执行过程。“合同基本”的表头主要是合同编码、名