工厂管理全套培训教材第1章 采购管理本章重点讲述了工厂采购的具体实施步骤和方法，包括准备采购订单方案，整理物料清单和文件、发出采购订单、签定协议发及对合同进展跟踪等容，还讲述了怎样对供给商进展评估和管理，并给了邮实用的表单供参考。第一节 采购的根本容及考前须知1、 采购部门的职能有哪些？采购部门的职能主要包括：（1） 及时掌握所需要的采购信息，保持良好的部沟通。（2） 调查和掌握生产所用物料的供货渠道，寻找物料供给来源。（3） 建立供给商档案，与供给商联络，以防止紧急状况时找不到替代的供给商。（4） 参考原料市场行情，要求供给商报价。（5） 对供给商的供给价格、材料质量、交货期等作出评估，了解公司主要物料的市场价格走势，制作采购文件，采购所需的物料。（6） 按照采购合同协调供给商的交货期。（7） 协助质量部门检查进厂物料的数量与质量。（8） 协助物料控制部门对呆滞料与废料进展预防和处理。2、 采购的质量保证协议主要有哪些作用与容？（1） 质量保证协议的作用：对供给商明确地提出质量要求，协议中规定的质量要求和检验、试验与抽样方法应得到双方认可和充分理解。通过与供给商的配合来保证采购产品的质量。（2） 质量保证协议的要求： 质量保证要求应得到双方认可，防止给今后的合作留下隐患。 质量保证协议应当明确检验的方法及要求。 质量保证协议上提出的质量要求应考虑本钱和风险等方面的容。（3） 质量保证协议中提出的质量保证要求可包括以下容： 双方共同认可的产品标准。 由供给商实施质量管理体系，由公司第三方对供给商的质量体系进展评价。 本公司的接收检验方法包括允收水准AQL确实定 供给商提交检验、试验数据记录。 由供给商进展全检或抽样检验与试验。 检验或试验依据的规程/规。 使用的设备工具和工作条件，明确方法、设备、条件和人员技能方面的规定等。3、 降低采购本钱的途径有哪些？降低采购本钱的途径主要有：（1） 寻求更适宜的供给商。（2） 寻找更可能代替的物料。（3） 改善采购技术，比方增加采购数量。（4） 改良原有设计。（5） 改善储运方法，降低库存（6） 实行标准化采购。4、 采购程序包括哪些容？（1） 制定并实施控制采购质量的程序，以确保对供给商供给的产品的质量控制。（2） 确保供给商准确地理解采购产品的要求。（3） 确保向合格的供给商进展采购。应评审每一个供给商提供合格产品的能力。（4） 应与供给商达成明确的质量保证协议，就验证方法达成明确的协议，以确保验证结果的统一。（5） 应与供给商制定解决质量问题的方法。（6） 应保存与接收的产品有关的质量记录和对采购进展控制的有关的质量记录，以利于及时解决和处理有关质量事宜。5、 采购工作应如何具体实施？采购工作由四具环节组成，而每个环节又由假设干个步骤组成。（1） 采购方案方案的目的是根据客户需求及生产能力制订采购方案，做好综合平衡，以便保证物料及时供给，同时降低库存及本钱，减少急单。主要环节有：评估订单需求、计算订单容量、制定订单方案。（2） 供给商评估供给商评估的目的是满足采购对质量、本钱、供给、效劳等方面的要求。供给商评估的主要环节有：供给商评估的准备、初选供给商、试制、批量试验、确定供给商。（3） 采购订单发送订单的目的是为生产部门提供合格的原材料和配件，同时对供给商群体绩效表现进展评价反响。主要环节有：订单准备、选择供给商、签订合同、合同执行跟踪。（4） 采购管理采购管理的主要目的是正确执行企业的采购原那么。主要环节有：单据审批，包括方案、评估报告、订单合同、付款审核与批准。6、 如何准备采购订单方案？（1） 了解市场需求任何一家生产型企业，要想制订较为准确的订单方案，首先必须熟知市场需求方案，从市场需求的进一步分解中制订生产需求方案，再根据年度方案制订季度、月度方案。（2） 了解生产需求 为了利于理解生产物料需求，采购方案人员须熟知生产方案工艺常识。 物料需求方案来源于：生产方案、独立需求的预测、物料清单文件、库存文件。（3） 准备订单根本资料 订单根本资料包括： 订单物料的供给商信息 对同时有多家供给商的物料来说，每个供给商分摊的下单比例，该比例由采购人员进展协调。 订单周期，订单制订人员根据生产需求的物料工程，从信息系统中查询了解该物料的采购根本参数。（4） 制订订单方案所需资料订单方案所需要的资料的容包括： 物料名称、需求数量、到货日期。 有时会附有市场需求方案、生产方案、订单根本资料等。7、 物料清单文件是如何生成的？（1） 物料清单是制造企业的核心文件，采购部门要根据物料清单确定采购方案，生产部门要根据物料清单安排生产，财务部门要根据物料清单计算产品本钱，方案部门要根据物料清单确定物料的需求方案，其他销售、存储等部门都要用到物料清单。（2） 物料清单包含了构成产品的所有装配件、零部件和原材料信息，为编制物料需求方案提供产品组成信息。（3） 企业物料清单应该由专职部门统一存放、维护、更新、管理，并建有物料清单数据库，以保证物料清单的准确性、完整性和通用性，提高使用查询效率，应防止物料清单由各部门各自存放的做法，（4） 零件清单的制定。由产品设计人员从产品设计图纸中提取数据生成该最终组成产品的所有零部件及组件清单，形成产品的零件清单。8、 怎样准备采购订单？（1） 熟悉需求订单操作的物料工程订单的种类很多，订单人员首先应熟悉订单方案，花时间去了解物料工程，花时间去了解和料技术资料等：直接从国外采购可能获得较好的质量和较低的价格，但同时增加了订单环节的操作难度，手续复杂,交货期长. (2)比拟/确认价格采购人员有权力向供给商群体中价格最适当的供给商下达订单/合同,以维护企业的最大利益. (3)确认需求材料的标准及数量9、 如何进展采购合同的跟踪？（1） 跟踪工艺文件 对任何外协件需要供给商加工的物料的采购，订单人员都应对提供给供给商的工艺文件进展跟踪。 如果发现供给商没有相关工艺文件，或者工艺文件有质量、货期问题，应及时提醒供给商修改。 要求供给商及时代货，如果不能保质、保量、准时供货，那么要按照合同条款进展赔偿。（2） 跟踪供给商的原材料 个别供给商接到合同后就认为“大功告成，必要时必须提醒供给商及时准备原材料，特别是对一些信誉差/合作少的供给商更要警觉。（3） 跟踪加工过程 对于一次性/大开支的工程采购、设备采购、建筑采购等，为了保证货期、质量、采购人员需要对加工过程进展监控，甚至要参加其加工过程的监理工作。（4） 跟踪总装及测试总装及测试是产品生产的重要环节，需要采购人员有较好的专业背景和行业工作经历。（5） 跟踪包装入库采购人员可以通过方式了解物料的入库信息。对重要物料，采购人员最好去供给商现场考察。 对一些紧急物料，采购人员要进展全力跟踪；对长期持续稳定供给的供给商可以考虑免去合同跟踪环节。10、 常用的合同条款包含什么容？一份正规的买卖合同主要包括以下容：（1） 名称（2） 编号（3） 签订日期（4） 签订地点（5） 买卖双方的名称（6） 地址（7） 合同序言（8） 商品名称（9） 质量规格（10） 数量（11） 包装（12） 单价与总价（13） 到货期限（14） 到货地点（15） 付款（16） 保险（17） 商品检验（18） 仲裁（19） 不可抗力（20） 合同的份数（21） 使用语言及其效力（22） 附件（23） 合同生效日期（24） 双方的签字盖章以下为可选择局部（1） 保值条款（2） 价风格整条款（3） 误差围条款（4） 法律适用条款第二节 采购实施的程序案例1、采购控制程序例如1 目的使采购过程处于受控状态，确保所采购的产品适时、适质、适量、适价地满足公司及客户规定的要求。2适用围适用于公司所采购的各类产品和公司使用的办公设备及用品。3职责3、各部门业务人员;负责采购方案的编制和具体实施采购工作.3、2业务部门负责人： 负责审核本部门的采购方案，筛选和初步确定符合本部门要求的供给商。 负责本部门对供给商的审核、评估工作。3、3财务部：负责本钱、利润的核算和监控工作。3、4总经理/副总经理：批准最终合作的供给商和各部门的采购方案。4、说明略5程序要求5、1采购产品的分类：5、1、1办公设备及用品5、1、2其他用品5、2办公设备及用品采购程序5、2、1各部门负责人根据本部门办公用品的实际需要，于每月28日前填制下月的?购物申请表?给行政部。522 政部汇总各部门的购物申请，经行政部主任审核后，报总经理/副总经理审批。523 政部按总经理/副总经理已批准的购物申请到合格供给商处统一采购。供给商的评估按供给商评估程序执行。524 部门按购物申请表并根据实际需要到行政部领用，领用时填写办公用品领用登记表。53 其它产品采购程序：531 业务人员按客户要求，寻找相关供给商，并与供给高联系确认所需产品要求后，填制?购销合同?、?采购订单?给部门负责人审核。532 部门负责人对相关供给商、?购销合同?、?采购订单?进展审核，具体按照?供给商评估程序?和?合同评估程序?有关规定执行。审核通过后报请总经理/副总经理批准。533 ?购销合同?、?采购订单?经批准后，由业务部门负责实施采购方案。534 如客户要求提供样品时，业务人员在采购前必须要求供给商先提供样品并转交给客户确认，需要现金购置的样品，业务人员必须上报部门负责人审核，总经理/副总经理批准前方可执行。535部门负责人把?购销合同?、?采购订单?交专管人员登记，录入?合同记录表?。54 对采购产品的验收管理按?验收、搬运、防护及交会控制程序?执行。55 采购记录的管理551 ?购销合同?、?采购订单?原件由各部门指定专人保存，业务人员如因工作需要可留存合同复印件。6支持性文件61 ?验收、搬运、防护及交付控制程序?62 ?供给商评估程序?63 ?合同评审程序?7 记录/表格71 ?购物申请表?72 ?购销合同?73 ?采购订单?74 ?合同记录单?2合同供给商评定程序例如1 目的对供给商进展评定考核，以确保供给商能长期稳定提供质量上乘、价格合理的原辅材料及效劳。2适用围本程序用于对公司提供原辅材料、效劳的供给商的评定与选定。3职责3、1研发部进展原辅材料采购质量标准的制订。品管部负责对供给商提供的产品进展全面测试。并且出具检测报告。3、2物控部建立供给商档案，收集、整理供给商资料，对承包方进展评定。3、3厂长对供给商产品质量、供货能力、效劳水平等因素进展评定。4工作程序/方法4、1制造商类供给商的评定4、1、1供给商初选4、1、1、1物控部根据本公司所用原辅材料情况结合市场供方信息，初步选择几家信誉好的生产厂家作候选供给商；4、1、1、2物控部向候选取供给商发出?供给商调查表?，并请供给商提供样品及价目表；4、1、1、3品管部根据原辅材料采购质量标准对样品进展检测，并出具?进料检验报告?4、1、2供给商的调查物控部对候选供给商进展实地调查、听取介绍，了解供给商的经营理念、质量管理、技术水平、供货能力等情况