行政公文处理办法制定本细则。第一章 公文格式第一条 公文通常由文头、文干和文尾三大部分组成。第二条 文头部分包括秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人等要素，各要素根据需要选择。1.涉及国家和学院秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限，一般情况下，行政公文无需标明。2.紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。3发文单位标识（以下简称“版头”）由发文单位全称或者规范化简称后加“文件”组成，也可以只用发文单位全称或者规范化简称，红色套印。联合行文，主办单位一般排列在前。我院的发文版头包括“西安交通大学城市学院文件”、“西安交通大学城市学院”、“西安交通大学城市学院会议纪要”，印制时应采用小标宋体字，字号为14mm10mm。根据职权范围和行文关系，学院发文版头的使用范围为：（1）“西安交通大学城市学院文件”版头，适用于印发学院决定、工作部署，以学院名义下发的学院综合性通知、工作安排等；向教育部和省、市级政府、省教育厅及领导人请示、报告；批复、批转院内单位的重要请示、报告、意见；院长依照职权任免相应职级的负责人；院级表彰奖励和惩处；公布院长办公会议通过的规章制度等。（2）“西安交通大学城市学院”版头，适用于向不相隶属的政府业务归口管理部门询问、商榷、答复、请求批准有关事项；向院外不相隶属的单位询问、商榷或答复有关事项等；转发上级机关的重要文件；印发上级领导和学院领导的重要讲话；就全院带有综合性的工作作出具体安排和布置等。（3）“西安交通大学城市学院会议纪要”版头，主要适用于院长办公会议、董事会会议。4.发文字号由发文单位代字、年份和序号组成。联合行文只标明主办单位发文字号。发文单位代字应使用规定的代字，重要发文都应有发文字号。5.“请示”文在发文单位标识右下方注明签发人姓名。第三条 文干部分包括标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章落款等。1.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。2.主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。主送单位较多时，应按单位类别集中排列。3.公文正文应按照行文关系、文种及拟文要求认真撰写。4.公文如有附件，应当注明附件顺序和名称（如“附件：1.”），并与所附附件顺序和名称相一致。附件名称后不加标点符号。附件一般不加印章。印发、转发类公文，应在标题和正文中表述附件名称，正文之后可不再列述。5.落款，包括发文单位印章（发文单位）和成文日期。落款名称和印章与发文单位版头必须一致。（1）上报的公文和其他对外行文：不署名，只盖发文单位印章。（2）下发的公文：数量较大的普发性公文暂以署名代替印章，但存档的公文必须加盖印章；凡涉及对师生员工奖惩、涉及学院权益等重要文件（包括普发性公文）必须加盖印章，并以单位负责人名义行文，同时冠以职务或身分。（3）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。成文日期必须标明汉字年、月、日，“零”应写为“0”。（4）当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。第四条 文尾部分一般由附注、主题词、抄送单位、印发单位、印发日期等部分组成。1.附注。公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注在落款之下主题词之上。“请示”类公文根据需要在附注处标明联系人的姓名和电话。2主题词。公文应当标注主题词。3.抄送机关。抄送机关指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位。排列方法与“主送单位”相同。公文如需抄送个人，应排在单位名称之后。4.印发单位和时间。在公文末页下方最后一行，应当注明公文的印发单位和印发时间。印发时间以送印日期为准。第五条 文字从左至右横写、横排。版头、公文用纸一般为A4型，右侧对齐，左侧装订。需公开张贴的公文用纸大小，可根据时间需要确定。第二章 发文办理程序第六条 发文处理一般包括拟稿、核稿、会稿、审稿、签发、登记（编号）、缮印、用印、分发、立卷、归档等程序。第七条 拟稿。学院的综合性公文，由党政服务中心组织拟稿或者由党政服务中心会同有关部门共同拟稿。凡属职能部门业务性、专业性公文，由职能部门拟稿。重要的公文，领导人要亲自起草或者主持起草。草拟公文应当做到：1.内容符合党和国家的路线、方针、政策及有关法律、法规、行政规章等规定。2.情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，文字简洁，书写工整，标定正确，篇幅力求简短。3公文的文种应当根据行文目的、发文机关职权和与主送机关的行文关系确定。4.拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。5.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。6结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。7使用国家法定计量单位。8文内使用非规范化简称，应当先使用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。9公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。第八条 拟稿完毕，拟稿人应当清楚地填写“西安交通大学城市学院发文稿纸”中的有关要素。第九条 核稿。核稿由拟稿人送主办单位负责人完成。核稿的重点：是否符合国家的法律法规和方针政策及学院有关规定；文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本细则规定；是否需要其他单位会稿。第十条 会稿。会稿一般由拟稿人送审，由会稿单位负责人完成。会稿的重点是：把握正文涉及本部门职权范围内需要配合执行或者核定的事项。会稿部门如有不同意见，应明确表述，若只签姓名，则视为同意。第十一条 审稿。一般由拟稿人送审，凡以学院名义印发的重要公文（包括规章制度）在报院领导签发前，必须送党政服务中心审稿。审稿的重点是：是否确需行文，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合规定；是否需要其他单位会稿；是否与学院已有的规章、政策相一致；是否需要经学院研究决定。需要由院领导签发的，注明“请签发”。第十二条 签发。公文一经签发，即成为定稿，并据此生效。签发人代表本发文单位对公文在政治上、内容上、文字上的正确性负完全责任。紧急公文，签发人如果不在校内，可以通过电话联系，经请示同意后，可先发文，再补办签发手续。公文签发应按照领导的分工和职权范围进行。1.以“西安交通大学城市学院文件”、“西安交通大学城市学院”版头制发的公文，由院长、常务副院长或主管副院长签发。2.需要经会议通过的必须按规定程序提交会议通过后再行签发。会议纪要由会议主持人签发。会议讨论通过的公文，必须注明会议名称和通过的日期。3.公文签发应在签发栏中签全名和年月日。只签姓名，视为同意。签发人如认为须送其他负责人（或上级领导）事先阅知时，可注明“请先送阅后再发”。第十三条 缮印。公文正式印制前，负责该文的文秘人员应当进行复核。重点是：审批、核发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。尔后按照规定的公文格式排版缮印。第十四条 盖印。拟稿单位将文件装订好后，由拟稿人在送发前，按本细则规定加盖印章。第十五条 分发。由拟稿单位负责按规定的份数和范围发送。重要的和有办理时限的院内发文必须一一送交签收；寄送校外的请示、重要报告必须用挂号信发出或亲送签收。第十六条 利用计算机、传真机传输秘密公文，必须采取加密措施，绝密级公文不得用计算机、传真机传输。第十七条 公文分发后，拟稿人应及时收集底稿并连同印制好的公文一起交有关人员立卷和归档。第十八条 需要办理的公文，有关部门及人员应及时按学院有关规定督查、督办。第三章 收文办理程序第十九条 收文办理一般包括签收、编号、登记、拟办、批办、承办、催办、立卷等程序。党政服务中心负责学院行政收文处理。第二十条 签收：收到来文，应当先依据本细则行文的有关规定进行审核签收。第二十一条 编号、登记：按照来文单位及类别进行分类，并按照收文时间先后进行编号，然后将公文标题、来文单位、来文字号、承办期限等情况在公文登记簿上逐项进行登记。来文编号、登记时间一般不超过12小时。学院收到的来文，属国务院、国家教育部、陕西省教育厅、陕西省政府、西安市政府的，编“政”字号，其它部委和单位的，编“综”字号，简报类的，编“简”字号，院内各单位的，编“内”字号。第二十二条 拟办：编号、登记后的来文，党政服务中心附“文件阅办单”后，要在24小时内进行拟办处理。若遇到紧急公文，可先通知主办单位按文件要求做准备，再送有关领导批办。第二十三条 批办：按照拟办意见，送有关领导批办。批办时间一般不超过三天，并答复来文单位。 凡涉及两个及两个以上职能部门办理的文件，批办时应注明主办单位。第二十四条 承办：已批办的文件须按领导批示交由主办单位承办。承办时间一般不超过一周，紧急公文应当按文件时限要求办理，确有困难的应及时向来文单位说明原因。涉及两个及两个以上职能部门办理的文件，主办单位应及时、主动与协办单位协商处理。第二十五条 催办：对超出办理时限要求的文件，文秘人员要进行催办。催办时，应附催办单。第二十六条 立卷、归档：文件办理完毕后，各单位应对本单位刚收到的文件按照有关规定进行立卷归档。涉及两个及两个以上职能部门办理的文件，由主办单位进行归档。第四章 附则第二十七条 本细则由党政服务中心负责解释，自印发之日起施行。公文格式样板见附件。