国电龙源电力技术工程有限责任公司EPC项目管理文件（下）编 制： 体系领导小组审 核： 潘海浪批 准： 李彩云受 控 状 态： 受 控2016年06月01日发布 2016年06月01日实施目 录第七卷册 档案管理第七卷册 档案管理11、档案管理规定12、项目文件分类编码管理规定113、工程档案组卷归档使用管理规定224、工程技术文件管理制度355、竣工图编制管理规定386、电子文件归档与电子档案管理407、声像档案管理制度478、档案库房管理制度51第八卷册 信息管理第八卷册 信息管理541、基建MIS系统运行维护管理办法542、网络信息安全管理制度573、网站信息维护与发布管理办法59第九卷册 采购与技经管理第九卷册 采购与技经管理611、项目部采购管理办法612、合同风险控制管理办法653、项目部技经管理办法714、工程款收付款管理办法845、工程索赔管理办法876、综合计划与统计管理办法96第十卷册 行政管理第十卷册 行政管理1071、公文处理管理制度1072、传真文件管理制度1163、印章管理制度1184、劳动纪律管理制度1225、办公区卫生管理规定1266、公寓管理规定1277、车辆管理规定1288、治安保卫管理制度133第十一卷册 财务管理第十一卷册 财务管理1351、货币资金管理制度1352、票据管理办法1373、工程项目现场财务管理办法1394、工程项目资金收支管理办法1435、固定资产管理办法1466、财务印鉴管理办法1527、财务预算管理办法1548、会计档案管理制度158ii第七卷册 档案管理国电龙源电力技术工程有限责任公司EPC项目管理文件第七卷册 档案管理档案管理规定1 范围本规定对EPC总承包项目的资料、档案管理工作做出了规定。本规定适用于EPC项目建设过程中所形成的技术文件、管理文件等相关档案资料文件的收集、整理、保管、移交和使用管理。2编制依据中华人民共和国档案法（1996年修改版）；中华人民共和国档案法实施办法（1999年修改版）；建设工程文件归档整理规范国家建设部GB/T503282001；国家重大建设项目文件归档要求与档案整理范国家档案局DA/T 28-2002；科学技术档案案卷构成的一般要求国家技术监督局GB/T18222008；火电建设项目文件收集及档案整理规范DL/T241-2012；国家档案局DA/T22-2000归档文件整理规则；国家档案局DA/T1-2000档案工作基本术语；3 职责3.1 EPC项目经理是EPC项目档案管理第一责任人；3.2 EPC项目总工程师负责档案管理技术领导工作；3.3 项目部工程部资料室为档案管理的归口管理部门，负责档案资料的收集、接收、登记、归档、组卷、保管、借阅、移交等工作；3.4 项目部各部门为档案收集的责任部门，负责收集、整理本部门需移交归档的相关资料，工程部各专业专工负责本专业技术文件收集，并及时移交到项目部工程部资料室； 3.5 各分包商是本标段工程档案工作的责任单位，配备12名以上专业档案人员，要持证上岗，负责建立本单位档案资料管理组织机构，收集、整理、保管、移交本标段的档案资料文件；3.6 项目部定期提出工程建设过程中所有需要归档资料的目录清单。4 管理内容和要求4.1EPC项目部建立以项目经理为第一责任人的档案管理体系，详见（附录A）档案管理组织机构；4.2在EPC总承包项目活动中形成的各种文件、材料、合同、图纸（包括不同的载体形式：含缩微胶片、照片、录音、录像和计算机磁带、磁盘、光盘、实物) 等需存档和移交的资料，是工程追溯、查阅的依据，是工程的重要组成部分，必须齐全完整，符合归档要求；4.3工程形成的档案文件按照项目干系人属性主要由以下几部分组成：4.3.1 EPC项目部文件项目管理文件：其中包括项目部管理制度、资金管理、安全、进度、质量、环保管理、物资管理、工程会议、统计、简报（工程技术文件、行政文件、党群文件、安全质量监督文件）；4.3.2设计单位文件；4.3.3监理单位文件；4.3.5建安分包商文件；4.3.6设备分包商文件；4.3.7质量监督部门文件；4.3.8其他项目干系人文件；4.4项目部工程部下设资料室，是项目档案资料的归口管理部门；4.4.1项目部资料室负责档案资料的日常管理工作：4.4.1.1 负责日常资料的流转传递；4.4.1.2负责档案的保管和整理，建立档案资料管理台账，分类做好收文、发文的登记，便于快捷检索和查找；4.4.1.3对所接收的项目资料，按不同专业和文件类别进行分类、编号、装盒标识，并分别保存；4.4.1.4负责对借阅资料的管理；4.4.1.5 负责保持项目部资料室的环境符合档案管理的要求，按要求做好温、湿度的记录；4.4.2 负责对分包商档案收集、整理工作的监督和指导；4.4.3 负责对项目部各部门应归档资料的催收；4.5 项目部资料室会同建设单位资料室在工程之初根据国家、电力行业及地方的档案管理规定，编制、发布本工程工程竣工档案资料细则；至少应包括以下主要内容：4.5.1 竣工档案资料的归档范围；4.5.2 竣工档案资料的笔墨、纸张的规定；4.5.3 竣工档案的组卷内容和形式；4.5.4 电子档案的要求；4.6 项目部各部门对本部门形成的归档资料均有责任进行收集、整理、保管和移交，是整个项目档案管理的组成部分；部门主任是本部门档案资料第一责任人，对本部门归档资料的完整齐全负责；4.6.1合同签订完成后5日内，项目现场物资招标采购全套过程文件（含电子文件）、工程服务类招标采购全套过程文件，合同正本和副本全部（包括过程谈判文件、纪要、备忘录、来往函件、传真等）统一移交到项目部资料室。非项目现场待项目竣工验收前两个月统一移交项目资料室。对于部门需要保留文件的同步办理借阅手续；4.6.2设备材料现场开箱验收必须由项目部资料室工作人员在场才能进行，项目部资料室工作人员现场收集资料文件、检查完整性，并在设备材料验收移交单据上签署意见。项目部物资部负责催缴欠缺资料和未能同步到达现场的设备资料，并在资料到场后第一时间移交项目部资料室；4.6.3设计及图纸资料到现场后由项目部资料室进行接收、登记，档案根据项目部工程部提供的图纸领用单位名单进行分发。项目部设计部负责协调最终竣工图纸的设计绘制工作，经项目部设计部负责人审核后，在工程竣工验收前一周移交到项目部资料室； 4.6.4项目部各部门工作中形成工作档案的归档文件材料，每季度最后一个月月底前由各部门兼职资料员收集、分类整理已形成闭环的过程管理文件，经本部门负责人审定后，移交项目部资料室；4.7各分包商应建立本项目内部的档案资料的管理组织机构，负责将本单位、本标段形成的档案资料按照竣工资料移交的要求收集齐全，在工程竣工验收前一周按要求整理、组卷后移交EPC项目部资料室；4.7.1 分包商应将档案管理纳入项目管理计划，并制订相应的检查、考核措施；4.7.2 分包商负责按工程竣工档案资料细则的要求收集、积累、整理工程施工中形成的，应归档的工程文件，包括现场使用的译文、安装、调试形成的非标准竣工图、设计变更、使用维护（试运行）中形成的文件、工程安全、质量事故处理等文件；4.7.3 分包商应对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改到相应的文件上；4.8 档案借阅管理：4.8.1借阅档案必须办理必要的审批和登记手续，外单位人员不得借阅；4.8.2查阅档时，不得在案卷中圈点、涂抹，不得拆散、撕毁档案；4.8.3 档案借阅人员办理档案借阅单，经所在部门负责领导签字后，交项目部资料室；4.8.4借阅期限原则上不超过一个月；4.8.5原则上合同、会议纪要、协议、备忘录等文件只能借用副本，如需借阅正本需要EPC项目经理签字；4.8.6对于项目部资料室只保留一份资料的情况时，原则上项目部资料室不予领用，经工程部主任以上领导同意后，可以复印后发放；4.8.7 办理借阅和归还手续时，借阅者和项目部资料室都应对档案资料进行检查，以明确责任；4.8.8调离、内部退养、长期病假、长期事假、退休人员在办理手续前，应将所借档案资料全部归还；4.8.9 外单位人员查阅档案，须由项目部对口部门安排人员办理查阅单，经项目部总工程师批准后，陪同查阅。原则上，密级资料不对外单位人员查阅，如需查阅须项目部经理批准。4.9项目部资料室（可会同建设单位资料室）对分包商移交的竣工档案资料，按竣工档案的要求进行验收；4.10 工程竣工后，项目部资料室应在一个半月内向建设单位和国电龙源电力技术工程有限责任公司移交工程档案，并办理移交手续；5 附录 附录A (资料性附录) 档案管理体系网络图 附录B (规范性附录) 档案资料流转（借阅）登记 附录C（规范性附录）档案资料移交单附录A(资料性附录)档案管理体系网络图工程档案管理体系网络图工程部主任协调收集项目部内部档案资料、归档工作负责项目承包范围档案工作工程部资料员物资部资料员安健环部资料员计划部资料员设计部资料员按照电力行业标准进行归档文件的系统分类、整理、编目。档案主管EPC项目部项目经理EPC项目总工程师监督、检查施工、安装、调试、设备档案组卷、归档工作。建筑分包商安装分包商调试分包商设备分包商设计分包商3第七卷册 档案管理国电龙源电力技术工程有限责任公司EPC项目管理文件附录B(规范性附录）档案资料流转（借阅）登记施工图纸流转登记表接收发放备注序号来图时间图纸清单号图纸名称数量交接人收图人EPC工程部EPC计经部监理建设单位A标段B标段C标段备注：发放数量按合同要求，如有特殊情况，需按项目部经理要求发放资料流转登记表接收流转发放备注序号来文时间文件编号文件名称份数EPC专工监理收文人及日期份数监理返文日期份数分包单位收文人及日期份数