有效交流中的信息交流方式.有效交流中的信息交流方式2010-07-3014:08:19根源：互联网“信息交流”在项目建设的过程中拥有至关重要的作用。我们知道，要想实现有效的交流，除了当事人要具备优秀的交流技巧外，交流方式的正确选择也是特别重要的。交流是人际关系建设的永久话题，交流也是项目得以顺利展开的有力保障。一项检查表示，项目管理人员有70%左右的时间花在信息交流上，可见“信息交流”在项目建设过程中的重要性。我们知道，要想实现有效的交流，除了当事人要具备优秀的交流技巧外，交流方式的正确选择也是特别重要的。以下联合作者的工作经验，总结出“集体交流”和“个体交流”几种常常采纳的方式及这些方式的合用情境，供大家参照。一、集体交流“集体交流”，顾名思义是指起码三人以上参加的信息交流活动。集体交流主要有以下两种常用的交流方式：会议交流和E-Mail（或书面）交流。1 、会议交流“会议交流”是一种成本较高的交流方式，交流的时间一般比较长，所以常用于解决较重要、较复杂的问题。以下的几种情境宜采纳会议交流的方式进行：（1）需要一致思想或行动时（如项目建设思路的议论、项目计划的议论等）；（2）需要当事人清楚、认同和接受时（如项目查核制度公布前的议论、项目考勤制度公布前的议论等）；（ 3）传达重要信息时（如项目里程碑总结活动、项目总结活动等）；（ 4）澄清一些谣传信息，而这些谣传信息将对团队产生较大影响时；（5）议论复杂问题的解决方案时（如针对复杂的技术问题，议论已采集到的解决方案等）。2、E-Mail（或书面）交流“E-Mail（或书面）交流”是一种比较经济的交流方式，交流的时间一般不长，交流成本也比较低。这种交流方式一般不受场所的限制，所以被我们宽泛采纳。这种方式一般在解决较简单的问题或公布信息时采纳。在计算机信息系统普及应用的今日，我们极少采纳纸质的方式进行交流，所以以下只针对“E-Mail”的交流方式进行总结。以下的几种情境宜采纳E-Mail的交流方式进行：（1）简单问题小范围交流时（如35个人交流一下产出物最后的评审结论等）；（ 2）需要大家先思虑、商酌，短时间不需要或很难有结果时（如项目组团队活动的议论、复杂技术问题提早知会大家思虑等）；（ 3）传达非重要信息时（如散发周项目状态报告等）；（ 4）澄清一些谣传信息，而这些谣传信息可能会对团队带来影响时。/二、个体交流所谓“个体交流”，是指两人之间的交流。个体交流主要有以下三种常用的方式：当面交流、电话交流和E-Mail（或书面）交流。1 、当面交流“当面交流”是一种自然、亲密的交流方式，这种交流方式常常能加深相互之间的友情、加快问题的冰释。以下的几种情境宜采纳当面交流的方式进行：（1）相互之间的办公距离较近时（如两人在同一办公室）；（2）相互之间存有误会时；（3）对对方工作不太满意，需要指出其不足时；（4）相互之间已经采纳了E-Mail的交流方式但问题还没有解决时。需要提示注意的是：交流两方假如距离不是很远，请优先采纳当面交流的方式。我有时看到交流两方的距离可是一二十米还采纳电话交流的方式，这是特别不行取的。2、电话交流“电话交流”是一种比较经济的交流方式。以下的几种情境宜采纳电话交流的方式进行：相互之间的办公距离较远、但问题比较简单时（如两人在不一样的办公室需要议论一个报表数据的问题等）；相互之间的距离很远，很难或没法当面交流时；相互之间已经采纳了E-Mail的交流方式但问题还没有解决时。需要特别注意的是：在成真相差无几的状况下，请优先采纳当面交流的方式。3、E-Mail（或书面）交流“E-Mail（或书面）交流”是一种最经济的交流方式。交流的时间一般不长，而且不受场所的限制，所以被我们宽泛采纳。这种方式一般在解决较简单的问题或相互知会一些信息时采纳。在计算机信息系统普及应用的今日，我们极少采纳纸质的方式进行交流，所以以下只针对“E-Mail”的交流方式进行总结。以下的几种情境宜采纳E-Mail交流的方式进行：（ 1）小问题交流时（如两方议论一下某函数的使用语法等）；（ 2）复杂问题需要借助“书面”才能表达清楚时（这种问题常常需要采纳书面表达和口头表达相联合的方式）；（ 3）需要对方先思虑、商酌，短时间不需要或很难有结果时（如讨教对方一个技术问题时先将问题见告对方等）。需要特别注意的时：在E-Mail往返多次而问题还没有获得解决或甚至惹起误会时，必定要实时停止E-Mail这种交流方式，改用电话交流或当面交流的方式进行。需要特别指出的是，个体之间交流时，尽量多采纳当面交流的方式进行。“能当面交流的，就不要采纳电话交流；能电话交流的，就不要采纳E-Mail交流”，这是“个体交流”方式的基本采纳原则。“交流无极限”，灵巧运用交流方式是一项难得的技术。希望以上的文字，能给我们的工作带来借鉴。主要参照文件从技术主管到项目经理（美）帕特丽夏恩斯华斯著王雷孙宝成译管理的窍门何建忠编 IT项目管理凯西斯瓦尔贝著王金玉等译作者简介自己1999年毕业于中南大学，获硕士学位，现任职于广州华南资讯科技有限企业（上市企业）个大型项目的开发和管理工作，当前任该企业软件质量保障总监。，从事过多