超市采购篇-供应商管理作业规范 北京东方国泰商业顾问有限公司 超市采购篇-供应商管理作业规范 超市实用指导工具书超市采购篇供应商管理作业规范北京东方国泰商业顾问有限公司二零零九年一月目录3前 言 4第一章 采购部组织架构 6第二章 采购部工作职责 7第三章 采购部员工基本素质要求 8第四章 采购部考核标准 12第五章 采购巡店管理程序 13第六章 营采合作管理规范 16第七章 采购部洽谈室管理规范 17第八章 供应商管理规范 22第九章 出租专柜供应商管理规范 22第十章 联营厂商管理规范 26第十一章 谈判内容和技巧 31第十二章 采购合同管理规范 34第十三章 商品购销合同协议书 42第十四章 商品购销合同补充协议书 44第十五章 商品代销合同书 52第十六章 联盟合同书 59第十七章 出租联盟合同协议书 66第十八章 电脑资料的录入及变更程序 68第十九章 现金采购流程 70第二十章 供应商清场作业程序 72第二十一章 采购付款控制程序 73第二十二章 供应商预付货款作业流程 76第二十三章 供应商帐期付款作业流程 78第二十四章 供应商付款差异处理流程 80第二十五章 促销活动赞助费收取管理程序 82第二十六章 样品管理流程 84第二十七章 供应商评价办法 前 言 采购部是超市最重要的部门之一。它的成功运作将直接决定超市的商品结构、价格形象和盈利状况。根据店铺运营的投资和公司的阶段性目标，总部制定了公司全年的经营指标，采购部的主要任务就是通过不懈的努力，完成公司的经营指标，包括：各商品部门的销售额、毛利率、库存金额、周转次数、库存天数、新品引进率、滞销品淘汰率、通道费用额等。围绕着这些经营指标，采购部需要做好超市的商品结构规划、商品功能定位、商品引进与汰换、供应商的谈判与管理、合同的管理、商品的定价与变价、商品的促销、库存的管理，最主要的是，我们是一个团队，营采之间的紧密合作是成功的基础。采购部的工作是至关重要的并且极具挑战性，他需要的是专业的技能和良好的综合素质。希望这本供应商管理作业规范能够帮助大家成为专业的采购高手，从而从进口就严格把关，全面提升公司的效益。 北京东方国泰商业顾问有限公司 二零零九年一月第一章 采购部组织架构10目的为明确规定公司商品部和采购部的组织架构，特制定本组织架构图。20适用范围适用于公司采购部、企划部、质量控制部、人力资源部。30职责建立合理的组织架构，使采购部、企划部、质量控制部等各岗位各司其职，合理分工，提高工作效率。40工作程序41 连锁超市采购部组织架构图1 42 连锁超市采购部组织架构图2 第二章 采购部工作职责10目的为明确规定公司商品部和采购部工作职责。20范围适用于公司采购部、企划部、质量控制部、人力资源部。30职责31采购总监工作职责311监管所有的采购决定；312负责制定销售计划和毛利预算，对超市的毛利、销售额预算全面负责313指导各采购部门经理开展工作，并完成任务指标314负责年度、季度、月度促销计划的制订和监督落实32采购部门经理工作职责321负责本部门的毛利率和销售额、库存周转预算322指导采购主管开展工作，并完成每年的毛利、销售额和库存控制指标323发展与供应商的业务关系324督促落实每期促销计划，审核促销品项和价格325制订新商品引进计划和旧商品汰换计划并监督落实33促销部的工作职责331 负责整体的超市促销活动计划，策划设计年度、季度、月度促销方案332 负责DM采购计划的组织和跟进333 负责跟进促销样品的收集、拍照、价格审核等工作334 负责促销活动结束后的评估总结34 采购主管的工作职责331 负责与本部门供应商的谈判与对供应商的管理332 完成本部门销售计划、毛利计划、库存周转计划的落实333负责本部门商品计划表的落实和调整334 负责本部门商品的促销计划落实335 负责本部门新商品的引进和滞销商品的汰换334 负责市场调查，保证本部门商品的市场竞争力334定期巡店，与店铺及时沟通，解决销售中出现的问题。34 采购助理的工作职责351 协助采购主管开展工作352 负责订单发放和送货跟踪353 负责采购主管的文书工作354 供应商前期接待、合同和相关资料的整理第三章 采购部员工基本素质要求10目的为明确规定公司的采购部工作人员的工作原则，特制定本管理规定。20范围适用于公司采购部全体员工。30工作程序31 操守廉洁311 正直高尚的个人品质312 良好的职业道德313 不利用工作之便谋取私利，拒绝接受供应商的任何个人馈赠32 市场知识321 对零售行业有深入的了解322 对消费品市场有深入的了解323 掌握对所负责部门商品的专业知识324 对供应商的熟悉33 精打细算331 把超市采购看成是自己的生意332 良好的成本控制意识333 尽最大努力创造最高的利润334 时时处处维护公司的整体利益34积极认真341 敬业、爱业，热爱零售业342 良好的心态，工作认真扎实343 上进心强35创新求进351 不断寻求突破，提升业绩352 善于学习，提高自我353 不躺在原来的成就上沾沾自喜36适应性强361 良好的身体素质和心理素质362 能适应超市快速扩张的需要和重复繁琐的工作363 合理安排工作 37团结合作371 良好的谈判能力，不断提高谈判技巧，善于与供应商合作372 良好的人际关系处理能力，善于与各部门同事合作373 尊重供应商、同事及店铺员工第四章 采购部考核标准10目的为明确规定公司的采购工作重点和考核标准，特制定本管理规定。20适用范围适用于公司采购部全体员工。30职责在遵循公司总体经营目标下，制订并落实本年度采购目标及采购考核标准，将商品结构的品项合理化、数量合理化、毛利合理化和库存合理化； 40工作程序41销售计划（参照）为强化各部门、门店的目标责任制，应该制订相应的销售计划。销售指标计划可分为两个阶段：第一阶段为计划如下：A类店（400-800平方米）B类店（1500-1800平方米）日均销售15000元25000元平均米效30元15元客单价20元20元日来客数550人次1350人次周转次数14次/年10次/年周转天数24天34天平均库存40万元98.5万元第二阶段计划如下：A类店（400-800平方米）B类店（1500-1800平方米）日均销售20000元45000元平均米效40元25元客单价22元22元日来客数900人次2045人次周转次数14次12次周转天数22天30天平均库存45万元135万元411销售额指标要细分为大类商品指标、中分类商品指标、小分类商品指标及一些特别的单品项商品指标。412不同的业态模式中商品销售的特点来制定分类的商品销售额指标比例值。413根据不同的季节、月份、节假日制定细分的季度、月份、周销售额目标。414制定促销商品的销售额指标。415制订DM商品的销售额指标。417每天查看电脑系统的销售信息，包括部门昨日、本周、本月的销售额与前 一日、上周、上月和去年同期的对比情况。418周一由电脑信息部汇总上周、本月的销售报表，按部门、门店分别汇总，并列出与上周、上月、去年同期的增长和下降比例，提交给公司总经理、业务副总、采购总监、采购部经理、采购主管。419采购主管在掌握销售情况后，应针对部门、门店和单品销售中存在的问题，找出问题，提出调整改进措施。4110采购部应在每周例会中通报销售增长较高和下降较大的部门，引起重视，并跟进改进措施。42 销售占比和毛利计划 为便于公司毛利的调整，根据超市的具体情况，便利店和便利超市系统（不含未来的大卖场）将毛利指标分三阶段实行，计划如下：第一阶段第二阶段第三阶段 销售占比 毛利销售占比 毛利销售占比 毛利生鲜 10% 9%15% 10%15% 11%副食25% 12.5%20% 12.5% 20% 12.8%食品33% 13%30% 13.5%30% 14%洗化14% 10.5%14% 11%14% 12%百货14% 25%14% 25.4% 14% 28.4%综合100% 13.8%100% 14%100% 15%421订各商品类别的占比：生鲜食品、食品、百货、服装等422制订各大类商品下小分类商品的占比423同一商品类别中，不同性质商品的占比：全国性品牌、区域性品牌、自有品牌、非品牌商品424每天查看电脑系统销售占比和毛利变化，包括本部门、各门店及店内各类的情况，及与上月实际、去年同期实际及部门计划的对比。425每周一由电脑信息部汇总上周、本月的销售占比、毛利报表，按部门、门店及门店内分类分别列出，并列出与公司规定计划的对比，提交给公司总经理、业务副总、采购总监、采购部经理和采购主管。426采购主管在掌握毛利情况后，应针对部门、门店和单品毛利中存在的问题，找出问题，提出调整改进措施。427购部应在每周例会中通报毛利增