采购业务管理操作手册万科核心业务操作系统万科企业股份有限公司版本 1.0采购业务管理操作手册作者作者联系方式修订日期文档版本修订描述文档作者万科核心业务操作系统目录1.介绍31.1.目标31.2.文档范围32.采购管理42.1.采购管理概览42.2.采购计划52.2.1.操作路径及说明52.2.2.操作-创建计划62.2.3.操作-查询计划82.2.4.操作-删除计划82.2.5.操作-修改计划92.2.6.操作-计划导出92.3.采购方案102.3.1.操作-创建采购方案102.3.2.操作-查询采购方案122.4.采购寻源132.4.1.操作-创建采购寻源132.4.2.操作-查询采购寻源152.4.3.操作-采购寻源审批162.4.4.操作-发布采购寻源172.4.5.操作-开标及决标182.4.6.操作-完成决标202.5.确定供应商依据212.5.1.操作-发起确定供应商依据212.5.2.操作-更新/删除确定供应商依据222.6.采购协议232.6.1.操作-创建采购协议232.6.2.操作-查询采购协议262.7.采购合同272.7.1.操作-创建采购合同272.7.2.操作-查询采购合同282.8.采购订单292.8.1.操作-创建采购订单292.8.2.操作-查询采购订单322.9.要货计划332.9.1.操作路径及说明332.10.订单接收352.10.1.操作路径及说明352.11.采购规划372.11.1.操作-手工创建采购规划372.11.2.操作-模板导入382.11.3.操作-审批采购规划393.报表查询413.1.1.操作路径及说明411. 介绍1.1. 目标本手册用于介绍万科核心业务系统采购管理相关操作。1.2. 文档范围本文主要使用对象是采购部用户。2. 采购管理2.1. 采购管理概览采购管理操作流程示意图：开始创建采购计划创建采购合同创建采购协议直接委托确定采购方案分散采购/邀请招标零星采购确定供应商依据项目计划集中采购寻源招标需要审批K2审批系统非项目计划项目计划创建采购订单结束采购订单接收流程示意图：通知供应商发货创建发运通知单订单接收打印接收单开始结束供应商自助操作2.2. 采购计划项目采购工作具体实施前，由采购负责部门组织成本部、项目部、设计部等相关部门进行项目采购策划，确定施工进度计划、主要施工项目采购节点计划、项目合同架构体系、总包及关键工程采购方案等信息。然后根据公司确定的项目开发计划，由采购负责部门组织项目经理部、成本管理部、设计管理部等相关部门编制具体的项目采购计划，确定项目、分期、标段或楼号、采购内容、采购模式、签约/下订单时间等重要信息。采购计划与采购方案、采购寻源、采购协议、采购合同及订单等模块相关联，形成采购人员的综合工作平台。2.2.1. 操作路径及说明 操作路径：VK：公司采购业务管理-超级用户采购计划进入采购计划界面如下图示，在“采购计划”功能中，可进行计划的创建、查询、修改。并通过计划创建后续的采购操作。2.2.2. 操作-创建计划在线创建计划操作步骤： 在“采购计划”功能界面，直接点选按钮，开始计划的输入。 根据栏目标题提示，选择或输入相应的信息，包括项目分期（“项目计划”此项为必须，“非项目计划”则不需要填写）、计划名称等等计划相关信息，其中栏目标题上带“*”标记的表示必须输入内容，不带标记的可根据实际需要输入。 计划包含的内容一个屏幕宽度不够显示，可点击“展开所有列”输入其他信息。 输入完成后，点击。系统还提供另外一种创建方法，可使用系统提供的模板（模板获取参考导出操作），离线整理数据，整理汇总后，导入系统即可。导入操作步骤： 使用导出的EXCEL模板整理数据，整理汇总后，进入计划功能主页； 点击按钮； 点击浏览按钮，找出已整理好的模板； 点击按钮，系统开始检查数据内容，检查无误后，导入，并提示导入多少记录的信息。如果数据有误，会在功能界面的左上角提示错误原因，请根据提示，检查并修改数据文件后，重新导入。例如：数据文件格式不正确，就会提示如下，用户只需要重新使用EXCEL打开文件，另存为2003版本的excel，重新导入即可。2.2.3. 操作-查询计划 确定需要查找的内容，进入项目采购计划或非项目采购计划界面； 输入查询条件； 点击，则满足查询条件的计划，就会被罗列显示在界面下方。找到需要的计划记录，选中计划，根据完成进度，创建方案、招标、确定供应商、合同订单或协议的计划相关后续操作。2.2.4. 操作-删除计划对于未创建后续关联操作（未寻源、未创建采购订单等）的“已创建”状态下的计划是可以删除。操作步骤： 经办人查询出需要删除的计划； 打勾后，选择删除计划。2.2.5. 操作-修改计划操作步骤： 经办人查询出需要修改的计划； 打勾后，选择更新计划，此时计划字段内容变成可编辑； 修改后如果已经通过计划执行了其他采购业务的创建，和后续业务有关的内容，即不能再修改。只能修改计划的时间，经办人等内容。2.2.6. 操作-计划导出查询到的计划可以导出到EXCEL工作簿，方便大家做其他统计用。也可以导出模板，分发给其他同事，分别填写各自的采购计划，汇总后再倒入系统，方便离线操作。导出操作步骤： 经办人查询出需要修改的计划； 选择导出选项，是所有行，还是导出模板； 选择后，点击，根据提示打开或保存在本机上。 根据需要，使用excel工具，对数据进行后期整理。2.3. 采购方案采购方案是指在具体产品/服务采购实施前，通过调研确定的关于本次采购的标准及采购方式。采购（包括但不限于）在实施前，采购负责部门应编制具体采购方案，明确采购方式、供应商入围条件、入围供应商名单并说明选择依据，确定合作单位的原则/标准的建议等。2.3.1. 操作-创建采购方案 通过采购计划中创建采购方案 在采购计划界面中，查询出采购方案需要依据的采购计划后，勾选计划，选择 系统提示是否创建方案，选择 在随后的方案输入界面，根据界面提示输入采购需求、入围要求、招标主要要求、截标时间、入围供应商等信息后，点 复查采购方案审批表，检查无误后，点提交 提交审批后，转入K2审批流工作系统，请添加审批附件后发送审批。具体操作请参阅K2工作流操作手册。 K2审批流程未完成之前，采购方案状态为“审批中”，审批中的方案只能查看，不能做其他操作。 审批结束后，状态变成“审批通过”，可查看。2.3.2. 操作-查询采购方案 查询操作路径：VK：公司采购业务管理-超级用户采购方案进入采购方案查询界面如下图示，在“采购方案”功能中，可进行方案的查询、修改。 输入查询条件； 点击查询出的拟定方案，可修改，其他状态的方案可查看内容。2.4. 采购寻源采购寻源是指对于所要采购的产品/服务及其供应商的选择和确认的过程。需要实现的采购模式包括：集团集中采购、区域集中采购，公司集中采购，分散采购，采购方式：邀请招标、竞争性谈判、直接委托（直接委托在系统外操作）；寻源的过程是在采购方案审批后，通过采购方案审批表编制招标文件， 招标文件需要采购部组织，成本部、工程部、项目部、设计部等参与，通过审批后发布招标，通知供应商投标，组织供应商答疑，供应商根据招标文件投标；当招标时间结束后，采购部组织相关部门评标，编制标书分析报告，通过定标会议或者公示确定合作供应商审批表，通过决标审批后，完成寻源。2.4.1. 操作-创建采购寻源 创建采购寻源路径 在采购计划界面中，查询出采购寻源需要依据的采购计划后，勾选计划，选择 系统提示确认是否创建，选择“是” 在随后的招标基本信息输入界面，根据界面提示招标标题，结束时间（截标时间）添加招标附件后等信息后，点； 填写本次招标产品信息； 选择招标小组成员，分配“审核”（招标发布审批人），发布前需要提交给具有“审核”权限人审批，只有一致通过，才能发布招标。 选择参与招标的供应商； 复查无误后提交审批 复查无误后提交审批 提交后，审批人将收到即时通知，所有审批人一致批准后，招标才能发布。在审批期间，招标记录不能修改。如需修改，请任一审批人拒绝审批退回，即可修改。2.4.2. 操作-查询采购寻源 查询操作路径：VK：公司采购业务管理-超级用户采购寻源寻源招标进入采购寻源界面如下图示，在“采购寻源”功能中，设置查询条件后，点对查找出的招标，根据状态可进行相应的修改和查看。2.4.3. 操作-采购寻源审批 经办人提交招标审批后，审批人会收到通知； 审批人进入PDC平台，在工作列表中就能发现“要求审批”的通知如下： 点开主题，出现审批界面，如批准则点击，如需要经办人重新修改则点击此审批流程是并发的流程，所有相关的审批人，在提交审批后，会同时收到要求审批的通知，只要有一个人拒绝批准，那么其他审批人的未审批的通知都会自动关闭，退回经办人重新办理。只有全部审批人批准后，此招标才允许发布。2.4.4. 操作-发布采购寻源拟定的招标信息，经部门领导和成本等相关人员的审批通过后，就可以正式发布了。发布操作如下： 进入采购寻源，查询出已审批的拟定招标记录； 打开记录，点击；发布成功，系统会提示确认。发布后，如需修改招标内容，可，如供应商都已投标完成，可提前结束招标，如供应商都因为某些原因，不能在约定时间前投标，也可延长投标时间。并可通过查询界面查看供应商的投标情况。2.4.5. 操作-开标及决标 招标截标后，查询并打开招标记录如下，可看到流程显示当前阶段为开标。此时供应商的投标信息还处于密封状态。 经办人点击，开标后，供应商的投标信息被打开。招标成员小组的人开始评标。 评标结束后，通过操作，在系统上确认评标结果。 取人决标后，需要提交决标审批确认流程。 系统提示确认提交操作 提交审批后，转入K2审批流工作系统，请添加审批附件后发送审批。具体操作请参阅K2工作流操作手册。 K2审批工作流结束审批后，PDC招标记录状态即从“决标