商品采购操作手册采购发包作业管理办法一 为使公司采购发包达到行之有效的执行与管理，特制定本办法二 范围：凡一切需采购之项目，如：财产、设备工具及公司各 项费用申请和支出，均依照本办法执行。三管理细则1 总务处经办人采购需负一切法律责任。不得徇私。如经举证确实，除赔偿所造成集体环境及损失外公司将追究其相关法律责任。2 各类大宗采购必须按合同严格执行。公司费用核决、分预算内和预算外两种流程四作业流程：（一）预算内：（指超过月累计预算时）1凡一切须采购物品及各项费用申请和支出，均需严格按着公司财务部相关规定之流程进行2每次申请金额核决程序也应严格按照财务部相关规定进行。（二） 预算外：（指超过累计预算时）1.严格按照财务相关规定进行2.突发性及预算数额较大者，应报公司董事会商议解决，并视同预算外。 五依合同所签定内容支出的费用，严格按照财务部流程办理。六各部每月所支出费用如超过月累计预算时，应呈报直属领导，并由部门主管详细阐述理由，经主管副总或总经理批准方可。七各项费用支出，以事前申请核准为原则。金额较大的应先行了解价格再作预算。八发包、验收：1采购完成后，总务经办应以申购单所列清单进行发包。2发包中应特别注意物品规格、单价、数量等单据，以做最后确定。3物品送达后，由申购部门人员进行签收、领用，如有数量不附等问题，应及时反映更换，不得进行验收领用。九请款、付款严格按照公司规定财务程序和时间支取。十本办法经总经理核准、修改时亦同。采购组织的规模完善的商品采购办法，有赖健全的采购组织来推动运作，而采购组织规模大小，通常可视经营型态与店铺多寡而定：（一）独立店铺：独立店铺的营业、商品、人事权等，通常由店主（负责人）负责。故商品采购等相关事项亦集于店主一身，成败端视其能力强弱而定。（二）连锁体系发展初期（通常在50店以内）：由于店数不多，店铺分布不广，故商品同质性较高。而在公司规模小，编制人数少的情况下，通常组织编制是以商品采购、促销计划、商品陈列规划、市场调查等，是种分工较粗的组织架构。（三）连锁体系发展渐趋成熟之阶段（通常在50100店以内）：由于店数渐多，店铺分布较广，商品异质性增加，同时厂商数亦较前增加，管理工作相对增加，因此须逐渐向分工的方向调整组织架构 连锁体系已臻稳定连动作阶段（通常在100店以上）：由于店数众多，地区分布很广，而不同商圈商品差异性大，厂商数亦多，各种管理工作及门市问题点增辐，所以商品采购机能会从商品行销、商品指导、物流等机能分离而出，独立作业。但采购通常仍会隶属于商品部门之下，以保持彼此之密切连系与工作协调，而产生综效。商品采购的原则便利商店采购商品的原则如下：1.合乎经营业态特性的原则对消费者而言，便利商店最大的特色是以便利作为思考的基点，从顾客在消费时、使用时、携带时的便利等各方面着眼，方可塑造与其它业态商品结构的差异性。2合乎商品组合的原则由于经营策略的差异、诉求重点的不一以及商圈客户的区别，致使独立店和连锁店在商品的分类与组合上有所不同。譬如有些店贩卖生鲜，有些则不卖；有些店提供服务性商品，有些店则不提供；有些店设立型录贩售商品，有的店则无法配合。各种因素所产生的差异性，均会导致商品组合的不同，进而影响商品的采购作业。3合乎高回转率的原则由于便利商店的卖场小，无法陈列太多品项，因此在有限的陈列空间内，惟有高回转率的畅销品才能增加米效，压低库存量。因此，采购人员应根据商圈客户属性、市场商品情报、市场占有率等，来遴选最合适的商品，在卖场中陈列销售，以提高商品回转次数。此外，为增加商品回转及品项，相同或类似的功能、口味、规格商品通常只陈列12种，以避免重复。4合乎毛利率目标的原则为达成营运绩效，通常各部门陈列商品皆会依业界行情设定预期之毛利率目标，而采购者即应依此作为商品采购议价的标准，以符合整体毛利率目标之达成，在迷你超市向便利店转型期间，便利店所售价格敏感产品要采用特价促销策略，与商圈内超市、杂货店、小卖部进行竞争，就会牺牲这类商品的毛利率。5合乎安全卫生的原则近年偶有不合格商品（例：蜜饯、矿泉水等）于便利商品中销售，如此极易造成消费者食用不适及企业形象受损之后遗症。故供货厂商之筛选务须严谨，除备齐公司营业执照及食品卫生检验证明等合格文件外，尚应检查其商品标示项目（品名、含量、原料名称、食品添加剂名称、制造厂商名称、地址、进口厂商名称、地址、制造日期等）的完整性，以确保采购商品之安全卫生。6合乎进、退货规定的原则近年来，由于便利商店连锁体系越来越多，为增加配送效率及门市处理效率，一般采由配送中心或中央仓库直接以多样少量、多次之配送方式，故采购时，应衡量供货厂商在配送作业之频率、最低订购量等配合状况，以合乎门市之订货及进货需求。此外，便利商店属商品更换率高之零售业态，因此销售不佳之商品须迅速自门市中汰换，并要求厂商处理退货。故采购商品时，应要求厂商配合办理，否则可依罚则处理。7合乎非营业收益的原则便利商店由于房租高涨、人事费用逐年递增等经营成本沉重之影响，各连锁体系莫不以开发非营业收益为主要开源途径。在采购商品时，亦应掌握此原则，与厂商于供货合约中载明销售折扣、商品陈列费等协议事项，以创造更大之采购效益。8追求差异化原则近来便利商店将在大城市急速成长，各式新的业态不断兴起，业者均可感受到竞争日益增强及客源被瓜分的压力。值此之际，商品如何表现差异性，提供顾客更大的满足感，以形成经营优势，已是商品采购的重要课题。在采购时，除了必要的畅销品外，更应掌据市场越势及顾客需求，以开发引进差异化商品。目前各连锁店努力发展的服务性商品（邮票、影印、代洗照片）、熟食、快餐及型录贩售等商品，均可说是竞争下所呈现出的差异化产物，不但可满足顾客需求，提升形象，更可增加营业绩效。采购管理的重点1、定位管理卖场的定义简言之，就是贩卖商品的地方。而定位管理则是使商品按照卖场配置（layout）及商品陈列表（facing list）的规定各就各位，以创造最佳的业绩。商品的位置好比商品的住址，如果能确实掌握及执行，对进、销、存管理及分析将大有帮助。否则，商品居无定所，不但影响订货、进货，更易造成缺货，使顾客不满，进而导致销售分析的失真，而影响商品决策品质，故采购者对商品在卖场中的实际陈列位置，应随时加以了解。2、数字管理商品是用以创造业绩和利润，因此店内的商品须是易卖又易赚钱的畅销品。而衡量商品好坏的指针有下列几项：（一）销售量：最易判断商品销售好坏的资料即销售量，通常在一定期间内（1个月或3个月）没有销售交易的商品即呆品（Error Product），应优先考虑淘汰。（二）回转率：回转率=平均销售额平均存货额，而平均存货额=（期初存货额+期末存货额）2。商品回换率的高低，可判断其销售的快慢，并作为与否的参考。便利商品回转率以每月或每季计算，正常之回转率为每月4次（即商品每周约回转1次。）不过，目前国内便利商店之水准约为1至2次，若商品回转率是在1次以下者，即可列为优先淘汰的商品。（三）交叉比率：交叉比率=回转率毛利率，通常以每月或每季为计算期间。以交叉率衡量商品好坏，只基于商品对店铺整体贡献的多寡，故应同时考虑销售快慢及毛利高低等因素，才较具客观性。便利商店国外标准的交叉比率为100以上，而目前国内便利商店之交叉比率水准约为30至50之间，若交叉比率在30以下者，则可列为优先淘汰之商品；反之，则可加强高交叉比率商品之销售，以扩大店铺整体之利益。3、品质管理目前便利商店的型态为食品型的便利商店，食品类占销售比重70%，故品质良否影响顾客健康及商店形象至巨 。在食品采购方面，采购人员除应定期与不定期至门市检查商品品质外，更应教育第一线门市人员了解商品知识，协同做好商品管理工作，以达到便利商店评估办法之规定。便利商店卖场食品评核表项目评 估 标 准营业场所及设备1.地面、墙壁、天花板、门窗应坚固美观、无破损、并且经常保持清洁，地面不得积水，且设有自动门以防止病菌侵入。2.光度应保持2000LUX以上。* 3.冷冻食品之温度应保持在-18以下，冷藏食品之温度应保持在7至结冰点之间。* 4.熟藏食品之中心温度应保持在60以上。5.冷冻调理食品解冻后，不得再度冷冻出售，亦不得以冷藏型态出售。* 6.冷藏柜、冷冻柜应于明显处设置温度计，并有管理记录可查，且柜温必须符合保存食品之温度。* 7.开放式冷冻柜中之冷冻食品需堆放整齐，并不得超越最大装载线（load line），以确保柜中的冷冻食品均能受到良好的低温保护。* 8.设有食品卫生管理制度，并有完整记录可查。9.净水使用之滤材应视用水量定期更换并记录之。10.各项供应食品之设备及器具应每日清洗消毒，并记录之。贩卖食品1.贩卖冷冻食品、肉制加工品、国产果汗及良质米等产品时，产品上要有合格标志，未有合格标志者，则必须为具有合格食品工厂登记证之制造厂所供应者。2.贩卖之食品来源必须为合格之食品厂商，并标示符合食品卫生管理法有关规定。* 3.贩卖之低酸性食品罐头应经查证登记核可者。* 4.冷冻、冷藏食品应有完善之密封包装，且标示完整，而且内外包装袋不得使用金属材料或橡皮圈等钉封。5.冷冻食品、冷藏食品包装袋内不得放置标签、印刷品及其它杂物。* 6.冷冻食品不得冷藏贩卖，冷藏仪器不得冷冻贩卖。* 7.贩卖业者不得任意改变原制造者制定之保存温度条件。* 8.贩卖生鲜农、水、畜产品时，须有完整包装清楚标示。储存场所1.仓储之管理应以先进先出为原则。2.仓库应设置 栈 板，离墙壁、地面5公分以上，以利清扫，并保持良好通风。* 3.冷冻库（柜）、冷藏（柜）应设置有温度计并有记录可查，而且温度必须符合保存食品之温度。4.冷冻库、冷藏库应设置有警铃或其它安全设备。 从业人员* 1.新进人员应先经卫生机构健康检查合格后，始得雇用，雇用后每年应主动输健康检查乙次，并取得健康证明。2.工作人员必须穿戴整齐清洁之工作衣帽。* 3.工作人员手部有伤口、脓疮时，应停止与食品直接接触之工作。* 4.工作中不得有吸烟、嚼口香糖、抓头、挖鼻等可能污染食品之行为。* 5.工作人员应注意个人卫生，不得蓄留指甲、涂指甲油及配带饰物等工作（与食品直接接触之工作调理人员）。* 6.作业期间应接受卫生主管机关举办之卫生讲习。卫生用水1.凡与食品直接接触之用水，应符合饮用水水质标准。2.蓄水池（塔、槽）应有污染防护措施，并定期清理，保持清洁，防止污染。工作人员使用之厕所1.应与贩卖、贮存、辐工之场所完全隔离。* 2.须采冲水式，并采不透水、易洗、不易纳垢之材料建造，并随时保持清洁。3.应有良好之通风、采光、防虫、防鼠等设备，并有流动自然水、清洁剂、干手器或擦手纸巾。4.应有如厕后应洗手之标示。*1.贩卖、贮存场所不得饲养牲畜或供员工住宿。2.私人物品及清洁用具不得放置于贩卖、加工调理、储存场所，应设有储存室。3.垃圾废弃物依其特性酌予分类，不得污染食品。*4.备有停电时可以维持冷冻、冷藏食品紧急有效保冷措施。其他5.凡是与食品接触之器具、容器及包装材料，不得以非食品用清洁剂或不符合饮用