介质档案_企业特殊介质档案档号编制探讨 在很长一段时间内，我国企业通常将档案实体分为为文书档案、科技档案、声像档案(或特殊介质档案)和专门档案。这种分类方法即使在理论上存在着划分标准不一，同一层级的内容相互交叉等问题，但因管理方便，在实际工作中逐步成为了一个习惯。在这种分类体系下，照片、录像、题词、奖杯等特殊介质档案作为一个单独的分类，其档号的编制和纸质档案的编制是有所区分的。1991年，国家档案局公布了工业企业档案分类试行规则(以下简称规则)，在第九条中提到：“声像、照片或其它非纸质载体形式的档案，其形成、反应的内容和作用和纸质载体档案有着不可分割的联络，通常不单独设置类目，可视其内容特征同纸质档案对应分类编号。考虑其载体形式和保管要求不一样，应分库保管，其它则不作统一要求。”从字面了解，该条款包含有三层意思：一是特殊介质档案不单独设置类目，二是特殊介质档案的分类编号和纸质档案相对应，三是不一样介质保管要求的档案应分库保管。那么，在各类介质档案统一分类的前提下，特殊介质档案(非纸质档案)的档号又该怎样编制呢?工业企业特殊介质档案档号编制方法规则中提到分类编号方案由“各地域、各部门”“结合各自的实际情况”制订。自规则公布以来，各地域、各行业的档案主管部门陆续公布了各自的分类编号规则，对于纸质档案通常全部采取了分类号+案卷号的形式编制档号，但对于特殊介质档号的编制要求却不尽相同。概括起来，大致有以下几个：1.介质类型+案卷号这种模式建立在依然为特殊介质档案设置单独分类的基础之上。如机械工业企业档案分类编号规则增加声像照片档案类作为第十一个大类，“声像照片档案类的二级及二级以下类目，按载体形状设置。载体形状类下按问题设置。”档号形式为：声像照片类(特殊介质类)+介质类型+问题+案卷号。另外，在实际工作中有单位在十大类的每一类下设特殊介质类，再在该类下按介质类型区分的，档号形式为：大类号+特殊介质类+介质类型+案卷号。这种编号形式和下述第2种类似，但从本质上讲全部是违反了规则的档案分类精神，在按内容划分的同时，又按介质类型进行了区分，所以归入本类型。2.类目号+介质类型号+案卷号特殊介质不单独设类，特殊介质档案的档号将十大类的一级分类号作为档号的一级类目号，但不采取分类中一级类目标下级分类，而是按载体的不一样，或分专题，或直接在一级类目号以后按案卷号排列特殊介质档案。即在“特殊介质档案的分类编号和纸质档案相对应”的要求方面，采取了对应一级分类的方法。如苏州市要求：“照片档案的编号方法为：大类号+照片案卷号+照片流水张号。”荆州市要求“企业特殊载体形式档案的档号，其大类代号以后，须加上载体标识，并加()号，照片档案，在其对应的纸质档案大类代号后，直接以案卷为单位编写次序号”，“录音、录像档案，在其对应的纸质档案大类代号后，以盒为单位编写次序号”3.分类号+介质类型号+案卷号该模式不设特殊介质类，按统一的档案分类方案对特殊介质进行分类，但依据介质类型的不一样，各介质类型的档案分别编制流水号。在分类号后或档号末尾加上介质类型号以示区分。比如，核工业档案学会编制的核电档案分类标准(NBT20210)将介质类型作为特殊介质档案的特征码，在同一分类下，按不一样的介质类型分别编制流水号。如某企业在成立的活动过程中形成3卷纸质档案、1盒照片档案，而企业成立属于A经营管理大类下的A11企业筹建小类，那么这三卷纸质档案的档号为A11-001，All-002，A11-003，照片档案的档号为All-SA-001，其中SA代表介质类型为照片。4.分类号+案卷号特殊介质档案同纸质档案一起参加分类，单独组卷，分库保管，重新编制一套保管目录，并做好保管目录和档号的对照表。这种模式最大的特点在于各类介质档案的档号的要素和结构是完全一致的。如陕西省工业企业档案分类编号试行规则指出：特殊介质档案和其对应的纸质档案“可作出参见卡或指导卡”。浙江省工业企业档案分类编号暂行规则要求特殊介质档案“可视其内容特征同纸质档案一起分类，单独组卷，列纸质载体档案以后编号”。“分库保管，重新编制一套保管目录，并做好保管目录和档号的对照表。”上海市的要求和浙江省的要求类似。总而言之，即使各地域、各行业的要求、标准所针正确对象大致相同全部是工业企业，公布时间也大部分集中在20世纪90年代，不过对于特殊介质档案的编号方法却有很大的差异。那么这些不一样的编号方法是否能发挥档号的作用呢?档号的作用档号是档案工作中最常见、最主要的编码之一。依据1994年公布的档号编制规则，“档号”是“档案馆(室)在整理和管理档案的过程中，以字符形式给予档案的一组代码”，是“存取档案的标识，并含有统计监督作用”。高等学校档案实体分类法指出：“档号是存取档案的代号，排架的依据。必需反应高等学校档案的分类体系和物理位置”。电子文件管理细则(征求意见稿)中指出档号是“以字符形式给予电子文件的，用以固定和反应电子文件排列次序的一组代码”，“揭示电子文件分类、组合、排列、编目标结果，便于统计利用，在电子文件和其传统载体(双套保留的)档案之间提供关联标识”。另外，还有学者认为“档号既是档案系统整理结果的一个反应，又是档案保管和利用工作的一个特殊工具，还具有统计监督的功效。”综上，我们能够看到，学术界对于档号的定义即使详细的表述各不相同，但对于档号功效的描述基础是一致的。即以“存取的标识”和“整理结果的表现”两大功效为主，并衍生出统计，监督等功效。各类特殊介质档案编号的比较从本质上来看，以上4种特殊介质档案的档号的区分在于介质类型是否参加到了档号的编制中。第1种类型中，特殊介质直接参加了一级类目标档案分类设置；第2种类型中，介质类型编制到了二级类目中；第3种类型中，介质类型编制到了最低一级类目中；而只有第4种类型，其档号和介质类型没有任何关系。特殊介质类型参加档号编制的情况下，其档号中的“类目号”和档案实体的分类号并不一致，这类档号并不能“反应档案的分类体系”，也不能揭示“分类的结果”，其作用更侧重于作为“存取的标识”。这种编号方法轻易割裂同一专题的各类介质之间的联络。如企业在重大活动中，通常会形成照片、录像、录音、领导题词、礼品等档案，在编号时，假如按介质类型分别编号，就将这些档案之间的联络割裂开来，不便于展现整个活动的全貌。而且在利用时必需分别查询、分别提供利用，轻易造成不便。当介质类型不参加档号编制时，特殊介质档案的档号即使能够反应档案的分类体系，但因特殊介质档案分库存放，其存放位置并不能在档号中表现出来，必需借助保管目录、参见卡、指导卡等手段来辅助排架。这种编号模式分类清楚，保持了档案材料的成套性，档案分类标准唯一。对于内容一致，载体不一样的档案，能够使用相同的档号，不一样的排架号来处理。但因为不具有排架功效，首先必需引入“排架号”、“存址码”等额外的编码。其次，特殊介质档案，尤其是声像档案产生的领域十分广泛，且内容交叉的情况很多，档案人员在接收这些档案时，因为可人类目较多，判定分类比较困难，对档案分类人员的要求很高，一旦分类标准不统一，会对后续的查找和利用带来不利影响。结论那么，有没有一个特殊介质档案的档号编制方法能够既反应档案的分类体系又能够作为排架的依据呢?笔者认为是没有的。因为在各类档案介质保管要求不完全一致的情况下，必需按介质分库保管，这么档案信息的排列次序(即分类体系)和档案实体的排列次序(即排架次序)是不可能完全一致的。在以前提下，我们在选择特殊介质档号的编制方法时只能依据企业的本身需要和管理条件，选择最有利的编制模式。并利用一系列手段，填补所采取的编号方法的不足，从而达成为档案的各项工作服务的目标。对于选取特殊介质类型参加档号编制的企业，必需采取方法建立和加强同一专题的各类介质之间的联络。如编制项目、专题文件目录、分类目录，或建立计算机虚拟组卷、档案关联功效等。另外，对于内容完全一致，但载体不一样的档案，还需要编制对应目录。对于介质类型不参加档号编制的企业，要建立一套排架、存址编码体系，用于定位档案实体位置。其次，应具有一定的档案信息化水平，利用系统批量生成排架号，甚至生成库存示意图，首先减轻工作量，其次能够充足发挥这类编号的优势。对于特殊介质档案，尤其是声像档案，能够采取专题词著录等方法优化标引，为后续利用带来便利。