杭州大天数控机床有限公司费用报销管理制度（试用）为规范建全公司管理制度，提高员工办事效率，同时控制各项费用支出，使每项支出都能起到较好的收益，符合收支配比原则。一、 适用范围公司全体员工二、费用报销制度1、报销内容为公司经营业务开展发生的各项必要支出，包括办公用品、差旅费用、招待费用、原材料、咨询费、运输费、修理费、电话费等。2、除各项定额补贴外其他费用支出前，必须事前告知部门主管，2000元以上费用要经过直管副总批复。3、需要预支现金的要填写申请单，由各级领导审批。多余现金应该在采购结束当天归还财务部。4、员工因个人原因未将多余借款及时归还公司财务部，公司将在当月工资中扣回。5、属于购买办公用品和原材料的，必须办理入库手续，仓库填写入库单并签字，如果物品购进后立刻投入使用的，要填写出库单，领用人签字。6、购买大宗物品一律签订购销合同，复印件留存财务部一份，原件留采购部和档案室各一份。没有合同的禁止支付款项。7、采购物资尽力索取增值税发票。8、有信用期的供应商，采购结束后应先把发票交财务部，由财务部挂帐处理。到规定付款日给予支付。9、对有借款余额的人员，要先冲借款，再给予报销。10、对于销售部采取费用包干的员工，费用支出大小不受上述限制。11、销售部费用审批流程：销售部审核员销售核算会计财务经理（总经理）董事长出纳支付。（销售部内部流程自行决定） 其他部门费用审批流程：经办人部门主管财务经理董事长出纳12.当财务经理外出时，报销的相关单据应该由主办会计（夏交明）代理签字。13.一般日常报销的票据应该在业务发生后一周内予以报销，最迟不得超过2个月，销售人员和售后服务人员报销的发票在发票开具日期到发票报销日6个月内予以报销14. 报销费用每周一上报财务一次。财务稽核要做好登记工作或在销售内勤登记簿上签字15. 财务部接到报销单后，由销售核算会计和财务经理先后进行审核，审核期间各为2个工作日；财务经理审核完毕后交给总经理签字，总经理签完字后再交给董事长签字，董事长签字完毕后交给销售部审核员。16. 出差时如找不到发票而需要其他替代发票来替代时，可以把出差日期改为替代发票上的日期。17.发生对公业务，支付给其他单位款项时填写用款申请单（包括预付款情况）；员工私人借款时填写借款申请单（包括预付款情况）；不需要提供发票，直接支付给员工现金时填写领款申请单。18.对于需要支付的费用，出纳支付日期一般在2个工作日内，款项支付后以QQ消息等方式告知经手人员，表示款项已经支付成功。19、报销人员以及报销单的经办人员，要保持报销单干净整洁，像保管现金一样保证报销单的安全性。20、财务部要做好资金安排，每月根据各部门提报的费用计划，反馈支付计划，有问题及时给总经理反馈。四、借款制度1、一律禁止个人因私借款。2、员工外出办事300元以上可以先借款，但是办事后一周要办理冲销手续。3、前款未清，原则上不允许再借，但是因特殊原因发票不能及时取得，可以经部门主管审批后再次借款。但是要把前次未冲的原因注明。4、先预付货款，后索取发票的，在发票到手后也要经过正常审批流程报销，报销单上要注明“货款已付”，而不能直接把发票提交到财务冲销预支款。五、报销单审批标准：1、费用报销要统一填写报销单，目前有费用报销单、差旅费报销单、借款单（个人借款使用）、用款申请单（支付对公货款使用）。2、报销原始单据黏贴要整齐、平整，一份报销单后附单据不要过多（大张型发票不超过5份，小张型发票不超过20张）；小票要错行黏贴到专用粘单上。大票可以不适用黏贴单，直接黏贴到报销单后边。3、有进项抵扣的发票联不要黏贴，单独用别针锁定，该发票要保持清洁、平整。4、相关审批人员签字要用全名，字迹清晰，标注审批日期。5、报销的发票金额、日期、内容等必须与发生业务相符合。6、报销单左上角为装订点，发票最左端粘贴不要超过报销单长度的六分之一。7、报销金额前面的人民币符号￥必须填写。8、发票上的名称必须是公司单位名称，以个人，车牌号码等作为名称的发票号码一律不得报销。9、餐饮，住宿费发票等必须盖有所在消费场所发票的财务章。10、大额广告费、劳务费等发票报销要附合同文本。11.用其他发票形式抵用的佣金，报销单上要用铅笔注明 （重要）12.报销较大金额的快递费（100元以上）、办公费发票等（200元以上）必须附有清单13、报销单要依据内容分别填写，填写一律用签字笔，字迹工整，不得涂改。14、限制无票据支出，因特殊情况的确无法取得发票，可以采取替代发票，报销单上要填写替代发票内容，但是被代替的内容要在备注里用铅笔标注。替代发票时间控制在6个月内。 （重要）15、销售内勤要对报销内容的真实性、规范性、准确性负责。部门主管要对报销的合理性负责。财务稽核复核报销的真实性、规范性、准确性。财务经理复核报销的合理性、以及资金的安排。董事长最终审批。出纳负责款项支付。16、附件：1、报销单模板用于除差旅之外的报销报 销 单单位： 年 月 日发生日期报 销 内 容单据张数金额备注月日111电话费1100该处签字表示已经收款112汽油费1100大写贰佰元整￥200主管意见报销人签字复核 出纳 报销人2、原始凭证黏贴单模板原 始 凭 证 粘 贴 单用于黏贴车票等小型张票据 年 月 日 凭 证 粘 贴 处用 途附凭证张合计人民币（大写）主管 审核 证明 制单及领款人 3、差旅费报销单模板差 旅 费 报 销 单部 门 ： 编号出差人 ： 报销日期： 年 月 日出差日期： 年 月 日 至 年 月 日 止 共 天附件张出差事由：出 发到 达报销项目火车费汽车费轮船费其他舟车费途中伙食补贴费旅馆费住勤费月日时地 点月日时地点单据张数单据张数人民币（大写） _￥_ 原借款￥_除报销上项金额外应缴回（补付）￥_核准 财会主管 出纳 出差人发票里标注的内容必须填写正确单位名称要全4、发票模板（举一例）浙 江 省 国 家 税 务 局 通 用 手 工 发票 发 票 联付款单位： 年 月 日项 目 内 容单位数量单价金 额备 注百十元角分合计人民币（大写）开票单位财务章收款单位签章： 开票人 用于个人外出办事预支现金5、借款单模板借 据 兹因_借到人民币（大写）：_￥_ 此 据审批 借款人_签名（盖章） 出 纳用于支付法人单位货款，对应内容要填写齐全6、用款申请单模板用 款 申 请 单 申请日期 年 月 日用 款 用 途用款方式货币币用 款 金 额（大写）（小写）用 款 部 门合 同 号申请人约定交货期或报 帐 期年 月 日部门负责人收款单位全称财务签批帐 号主管签批开 户 银 行用于临时支付个人工资等不需要提供发票的款项7、领款单模板领 据 年 月 日 今领到_付给_人民币（大写）:_￥_ 此 据 领款人_签名 核准 会计 审核以上制度从2011年12月01日开始执行，最终解释权归财务部 财务经理签字： 总经理签字：杭州大天数控机床有限公司