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ERP系统操作规则及管理办法版本状态:A/0编号:ERP系统操作规则及管理办法企业的业务流程,是各个职能部门共同协作来完成的。任何一个部门或任何一位操作人员的失误,将导致系统数据的错误,后果难以预料;每一步骤操作的不及时性,将导致下个流程的无法进行,故ERP操作系统对每一位员工的工作质量提出了更高的要求。现制定以下操作规则,以及处罚规定:1.财务会计1.1出纳出纳原则是:日清月结,帐(系统账)实相符。1.1.1出纳在收到现款时,即时录入收款单并审核;1.1.2收到银行承兑汇票时,进入票据管理模块进行票据的录入形成收款单;1.1.3收到未能即时到帐的票据时(如转帐支票),需当天或第二天到银行进账,款项到达银行账户后录入收款单并审核。1.1.4付款时根据审核完毕的付款申请单(这需要事先做好付款计划,并录入付款申请单通过审核,未生效的付款申请单可拒绝付款)进行付款,付款后录入付款单,并审核。1.1.5出纳在接收已审批好的零星报销发票时,进行发票复核,检查报销金额与原始票据的一致性,根据各公司运营情况,在费用达到伍万元左右时(或更少时),或距上次报销时间达到十天时,按集团公司制度申请报销金额,审批通过后,填制凭证录入系统并打印出凭证,当天发放报销费用。1.2销售会计1编制:审核:批准:执行日期: 年 月 日ERP系统操作规则及管理办法版本状态:A/0编号:1.2.1销售会计需每天审核完由销售内勤录入的当天销售发票,形成客户往来账。1.2.1按各公司与客户的约定或按客户要求需开具正式纸质发票时,由销售会计核对系统发票并与客户核对后及时开具正式发票,并送达客户取得发票签收回执。发票开具时限为:按与客户约定或按客户要求开票的当天、以及按国家税法规定必须开具发票的时间。1.3材料会计需在收到由采购部门办理好入库手续的采购发票后,先按集团制度规定审核所购入材料的合法及有效性,再录入系统同时核对发票与实际入库数量的真实性,并审核,形成供应商往来账。时限为收到发票后两天之内。1.4成本费用会计在收到已签批通过的应付费用发票后,二十四小时之内录入系统生成凭证,形成往来账。1.5账套主管(财务部负责人)月末结账后,监督各部门进行系统的月末结账,并进行总账的结账操作。2.供应链系统2.1 销售管理2.1.1销售部门在与客户建立购销关系的同时,应做到各项基本资料的收集工作。如:客户的基本档案及相关证件、开票资料(是审核开具增值税专用发票或增值税普通发票的依据),并由销售内勤建立客户档案。资料取得时限为:与客户签订购销合同的同时。编制:审核:批准:执行日期: 年 月 日ERP系统操作规则及管理办法版本状态:A/0编号:2.1.2由账套主管(财务部负责人)管理设置客户档案中的信用额度。在信用额度变更时,及时录入。2.1.3在客户下达订单后,立即由销售部门录入销售订单经销售中心、审核后,由各公司财务部审核通过。2.1.4由各公司销售内勤根据销售订单录入发货通知单,并审核发货。2.1.5销售内勤早上十点之前根据前天晚上的销售出库单录入销售发票,下午四点之前根据当天的销售出库单录入销售发票并通知财务审核。财务审核时限为销售发票录入的当天。2.2采购及委外管理2.2.1主要材料、辅助材料及包装材料录入和审批时限规定:根据生产计划安排,不需要录入请购单,可在需要采购时,录入采购订单或委外订单,经审批后通知供应商发货。2.2.2根据各公司生产经营过程中遇到的难点,生产用的五金配件、办公用品及劳保用品等采购流程如下:首先必须录入请购单,经各公司规定的有审批权限的人员审批后,方可进行采购。对于急购件,由各部门规定的有权限人(需做好纸质授权书,由相关部门留存备案)先行通知采购人员先行采购,但在通知采购人员采购的同时,立即录入请购单,并通知按公司制度规定的审批人员审批。有效请购单时限为所请购货物到达公司仓储部验收之前。所购买的货物必须先到仓储部门进行入库登记,使用部门领料时,做好领用登记。采购员办理完入库登记后,应立即补做采购订单,时限为入库后二十四个小时之内录入并提交,并通知相关人员审核,采购订单审核人员应每天进行订单审核,审核时限为采购3编制:审核:批准:执行日期: 年 月 日
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