政策思想的连贯维系时间上昨天-今天-明天空间的上下左右的一致 标点符号使用标题一般不用标点除法规规章用书名号引用文件先引文件名后引发文字号文件名用书名号发文字号用圆括号 批转上级转发下级的文件 转发的行文对象是所属的下级单位故采用通知如果转发的文件是上级同级或不相隶属单位的来文不能使用批转应使用转发以示尊重 不可滥用通知电视台报纸的广告宣传应使用启事声明的事项不可用通知滥用通知的现象有损于通知的严肃性敬告本店有麻辣凉面 会议同5要素who where when why what 不能只写嗵知要写会议全称 废止自废止之日起不产生效力撤消自始不产生效力被印发文件是正文应粘贴在正文之后以备相关环节修改不宜采用引入附件方式 印发规章制度通知结构开头讲明要发布的是什么制度然后提出贯彻执行的希望要求 被印发的是本单位产生的制度办法 结构同印发发布性通知转发什么贯彻执行要求 其他文种的目的句一般在开头为了什么请示的目的句在文章的第二层次 涉及多位集团公司领导先主管领导然后按排序从小到大 针对性强批复是针对下级请示事项而发因此批复 内容语言必然与请示的内容紧紧相扣直接回答下级请示的事项 态度明确至于那种自相矛盾又行又不行的语言如方向对头仍需斟酌基本不错欠成熟原则可以问题尚有等应杜绝 注意批复的标题不能照录请示标题应表明批复方的观点原文是增加建筑高度批复为加层语言准确 申请函是向主管部门请求批准事项时使用的隶属与主管 开头先交代复函的依据即来函的时间标题文号然后再针对来函所询问的事项进行答复回答最后以此复结束全文 还有一种答复函来自下级的请示上级可以用批复作答另一种是由上级单位的办公部门来答复由于办公部门与这些请示单位往往是平等级别所以采用函这个平行文种进行批复 关于答复函的写法如是肯定性的答复应开门见山将肯定性的答复内容提出再叙述有关事宜如是否定性的答复开头应简明恳切地说明理由然后表明否定态度以表明自己谦虚诚恳的态度以求得对方谅解感到否定是正常的合理的不致产生误解和反感 要明确会议宗旨突出中心 条理化理论化这是会议纪要与会议记录的主要区别会议记录一般要把每个人的发言尽量客观详细地记录下来而会议纪要一般要把每个人的发言尽量客观详细地记录下来而会议纪要则需要有一个对会议讨论意见的综合分析整理加工的过程这个过程也就是条理化理论化的过程条理化就是要对会议讨论的意见分类归纳层次清晰理论化就是要对会议讨论意见尽量给予理论上的概括提纲挈领画龙点睛当然条理化理论化并不是脱离会议实际搞虚假的粉饰和拔高 做好会议记录 意见很长一段时间未能登上法定文种的大雅之堂意见既可以下级写给上级类似建议又可以上级发给下级似同指示也可以发给平级所提意见供对方参考直到2000年8月24日才被党和国家的公文管理法规列为主要公文稳重之一赋予的地位法定文种 执笔人政策性要强要掌握材料 下行文常用词语指令性的有要必须应保证务必认真要求严禁禁止不得不可一律切勿 上行文请求型的请敬请拟请希望建议意见报告 集团股份公司部门发文流程 上市后公文处理有关问题 首先明确区分所处理事项的归属依其归属分别以集团公司名义或股份公司的名义进行处理 凡归属单纯的需要使用下行文或上行文办理的事项集团公司股份公司原则上只与自己的直接下属单位相互行文 必须以集团公司名义办理的已上市部分的事项可以集团公司名义同时送股份公司省级电信有限公司 集团公司下达的同时涉及集团内未上市和已上市两部分的事项可依据事项的类型选择处理方式 普发性文件主送单位的表述各省自治区直辖市电信公司股份公司并转各省级电信有限公司集团公司各部门各直属单位 公文处理中常见错误 非涉及国家秘密公文不在办公网运转 不按流程直接送领导签批文件收文发文 非特殊情况越级行文 不为后面环节留出工作时间 多头送文 违反行文规则乱用文种 重复发文 小事项高规格行文 错投文件 在公文处理中应树立大局意识 公文处理是一系列相互关联衔接有序的工作 每个部门乃至每个工作人员是否按规程处理公文对总部公文处理工作的质量效率都有着或大或小的影响 每个部门每个工作人员所追求的提高效率不应仅仅限于本处室本部门最大目标应是集团整体整体效率的提高 为了提高总部的整体效率应积极主动地做到局部服从整体小局服从大局 公文处理流程规范化的重要意义 公文处理必须按照规定的流程运作 公文处理流程是根据机关单位的组织系统领导关系职权范围决定的是从长期经验和教训中总结出来的体现了机关单位工作的客观规律 建立并实行科学公文处理流程有助于发挥机关正常的领导和管理职能有利于提高工作效率可以避免行文混乱指挥不灵传递迟缓相互误解以至影响工作可以防止文牍主义能够更好地发挥公文应有的作用 公文处理基础知识 用印知识 印章管理 中国电信集团公司印章管理规定中国电信20024号 印章是单位权力和义务的象征在对内实施管理对外开展交往的过程中具有十分重要的作用 集团公司综合部以下简称综合部是集团公司的印章管理机构负责集团公司并指导集团公司下属单位的印章管理工作 集团公司部门和下属单位的印章管理工作由部门和单位的文秘机构或专职文秘人员负责 印章必须由印章保管单位指定专人鉴印员进行管理必须在保险柜内存放 印章原则上不允许离开保管地点 集团公司印章的种类和级别 集团公司印章分为3个级别 一级印章 集团公司党组集团公司集团公司合同专用章集团公司钢印股份有限公司股份有限公司合同专用章股份有限公司钢印 二级印章 党组纪检组直属党委直属纪委集团公司部门股份公司部门工会共青团 三级印章 集团公司业务专用印章不含合同专用章 用印审批权限 一集团公司党组印章批准人为集团公司党组书记副书记 二使用集团公司股份有限公司印章用印内容涉及集团公司股份有限公司重要权利义务和其它重大事项的批准人为相关总经理副总经理用印内容限于日常事务性事项的批准人为集团公司相关部门负责人 三以集团公司或股份有限公司名义签订合同协议书原则应使用合同专用章批准人为相关总经理副总经理以及依合同管理权限规定的相关负责人 四使用集团公司党组纪检组直属党委集团工会直属纪委直属团委等印章批准人为相关组织的负责人 五使用集团公司部门印章批准人为本部门负责人 六使用集团公司业务专用印章不含合同专用章批准人为相关部门负责人或其委托人 用印审批单 不予用印的情况 一用印名义与所要求使用印章的名称不一致的 二虽有用印审批单或其它批件但批准权限不当的 三用印件内容有错误格式不规范文字不通顺或有错别字字体潦草或有涂改的 四经办人无特殊理由不允许鉴印员审核用印件内容的 五其它情况不宜用印的 公文处理基础知识 保守机密 慎之又慎 保密观念 处理公文日常工作及社会交往中应树立强烈的保密观念 中华人民共和国保守国家秘密法 中共中央保密委员会办公室国家保密局关于国家秘密载体保密管理的规定 中国电信集团保密工作管理办法暂行中国电信2002552号共11章40条 中国电信集团管理国家和企业秘密载体的规定暂行中国电信2002552号共8章40条 秘密的定义 秘密分为两类国家秘密企业商业秘密 国家秘密是关系国家安全和利益依照法定程序确定在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项 企业商业秘密是指不为公众所知悉能为权利人带来经济利益具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息 同时涉及国家秘密和企业商业秘密的事项按国家秘密处理 员工在起草公文资料时凡涉及秘密内容的均应依照相关规定准确表明密级和制作数量规定发放范围和保存期限等凡涉及国家秘密内容的公文一律不得在办公自动化网上运转 调阅和复制密级文件必须履行相应审批手续 复制的密级文件按原件密级管理 密级文件的传递必须由机要人员通过机要渠道进行不得通过普通邮政渠道进行传递 禁止将密级文件携带出境 密级和范围 国家秘密分三级绝密机密秘密 集团涉及国家秘密的范围 绝密级事项4项 机密级事项10项 秘密级事项11项 集团企业商业秘密分两级企业机密企业秘密 企业机密比照国家机密管理企业秘密比照国家秘密管理 企业机密级事项7项 企业秘密级事项12项 秘密载体的定义 国家和企业秘密载体以下简称秘密载体是指以文字数据符号图形图像声音等方式记载的国家和企业秘密信息的纸介质磁介质光盘等各类物品磁介质载体包括计算机硬盘软盘和录音带录像带等 企业员工的保密责任 集团全体员工均有保守国家秘密和企业商业秘密的义务必须自觉树立保密意识增强保密观念严格遵守保密法规和制度主动接受监督和检查 集团全体员工必须做到 一不该说的国家秘密和企业商业秘密绝对不说 二不该问的国家秘密和企业商业秘密绝对不问 三不该看的国家秘密和企业商业秘密绝对不看 四不该记录的国家秘密和企业商业秘密绝对不记录 五不在非保密本上记录国家秘密和企业商业秘密 六不在任何场合不以任何方式泄露国家秘密和企业商业秘密 七携带涉及国家秘密和企业商业秘密的文件含资料和其它物品下同外出时不违反保密规定 保密奖惩 对于严格保守国家秘密企业商业秘密有突出成绩的集体和个人可根据实际情况予以奖励 集团员工凡泄露国家秘密和企业商业秘密丢失密级文件的视其情节和后果按照国家和集团有关规定给予行政处分经济处罚直至追究法律责任 若发生泄密事件应及时向主管领导和本单位保密委员会小组汇报并积极采取补救措施将损害降低到最低水平 常用公文写作知识 档案知识 档案的概念 档案是指过去和现在的国家机构社会组织以及个人从事政治军事经济科学技术文化宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字图表声像等不同形式的历史记录 电信企业档案是指电信企业在建立发展生产经营和管理等活动中形成的对国家对社会和本企业具有保存价值的各种形式载体的历史记录 档案的划分 按种类划分 1历史档案解放以前产生的 2现形档案解放以后产生的 按门类划分 1文书档案员工在公务中承办的文件经过加工整理的档案 2科技档案科研基建产品设备 3会计档案凭证帐簿报表及相关的材料 4员工档案管理人员生产人员退离休人员和死亡人员档案 按载体划分 1纸质档案 2电子文本光盘磁带 3声像档案照片录音录像带 4实物档案奖杯奖状锦旗等 档案在企业中的地位和作用 档案是企业资产的组成部分 档案是企业活动实践的历史记录 档案是企业生产经营建设管理工作的重要依据 档案是科学研究的可靠资料 产生档案是企业员工的职责使用档案是企业员工的权利保护档案是企业员工的义务 公文归档 公文是档案的前身档案是公文的归宿 公文办理完毕后应根据中华人民共和国档案法和有关规定及时整理归档 个人不得保存应当归档的公文 归档范围内的公文应当根据其相互联系特征和保存价值等整理要保证归档公文的齐全完整