新疆克虏博工程技术有限公司采购 管理制度新疆克虏博工程技术有限公司采购制度汇编 采购部 二零一一年十月八日 目 录1、供应商管理制度2、供应商评价制度3、材料计划申报管理制度4、物资采购管理制度5、物资采购合同管理制度6、物资采购招议标管理制度7、物资稽核管理制度8、材料库存管理制度9、材料验收入库管理制度10、库房帐料管理制度11、废旧物资管理制度12、现场物资管理制度13、急用料采购管理办法14、退、换货管理制度15、返修材料管理办法16、代储代销管理办法17、材料费结算管理办法供应商管理制度为规范供应商开发流程，使之有章可偱，并与供应商建立长期战略合作伙伴关系，满足公司发展需要特制定本制度。1.供应商的开发权责总经办、行政部负责供应商开发主导工作采购部、技术部、财务部、售后部组成评审小组，负责供应商的评核及价格评价。2.建立供应商准入制度供应商来源有下列方式:原有的优质长期供应商同行介绍行业刊物各种采购指南传播媒体供应商主动联络实地考察其他途径建立供应商档案，档案内容包括供应商编号、公司名称、法定代表人、详细联系方式、地址、主要供应产品等，评估合格者归档。并存档以下证件复印件：企业法人营业执照、税务登记证、组织机构代码证、开户许可证、增值税一般纳税人资格证书、委托代理人授权书、合同签订人身份证复印件。各个证件具有一定的有效时间。生产厂家必须具有生产权，代理商家必须持有生产厂家出具的有效代理证书（函）。参考项：公司简介、代理范围及主营项目、售后服务承诺书。3.与供应商洽谈，签订长期合作协议。双方明确价格、采购流程、付款条件、配送方式、售后承诺等，如价格变动供应商有义务及时通知。4、供应商的最终选择是：诚信可靠、供应稳定、质量保证、价格合理。供应商评价制度为规范供应商管理，特制定本制度对供应商进行考核与评价。1.采购价格的控制采购部对物资建立价格档案，每一批货物的报价应首先与归档价格比较，分析价格差异，无特殊原因，原则上采购价格不能超过存档价格，否则做出说明。建立价格评价体系。评审小组收集有关价格信息，分析评价现有的价格水平，对重要物资价格进行更新。2.供应商的调查评核采购部对下列因素作评核：商品价格配送方式保修期限技术资料管理（合格证、保修证、检验报告等）技术部对下列因素作评核：商品技术水准（优势，是否落后）设备状况品质规范与标准售后部对下列因素作评核：售后维修能力维修后保修能力异常排除能力售后服务能力3.供应商复查规定合格供应商，每年年底复查一次，不合格的除总经理特批，不在合格供应商之列。参与人员：总经办、采购部、技术部、财务部、售后部供方的业绩和以往的履约能力，信誉及服务状况。供方的价格和结算方式。供方的供货方式和承诺。供方保证合同要求的能力。评价结论：1、满足以上条件的供方经供方评定表评定合格后可选为合格供应商。2、对优秀的供应商可优先取得交易机会；或优先支付货款或缩短付款。3、不合格供应商不在采购选择择范围之内，如欲重新向本公司供货，应重新调查评核。4、凡因供应商品存在质量问题或交货期延迟成损失的，按合同追究损失；或减少订货；信誉不佳的供应商酌情作延期付款之惩罚。详见附表：附表：供应商基本情况表供应商调查表供应商评鉴表材料计划申报管理制度为加强规范材料计划上报管理，节约成本、减少支出，确保物资质量和物资快速到位的全过程得到有效控制，特制定本制度。本制度针对工程用料、各部门的计划上报进行统一管理。1、材料计划上报的要求所有材料计划，统一上报到采购部。上报的计划必须要标明工程名称，上报日期，要求到货日期等内容，详见后附材料计划申请单材料的名称、规格、型号、到货日期要写明确；有参考价格可注明；需要送货到工地的，要说明卸货地点；需要提供图纸的要出具图纸；属于采购工作的必须细节，都可在计划中标注作采购参考依据。对待某些特急料，按急用料管理办法执行。但事后要补报正规计划，在已经采购物资后面以文字备注（已购），已免重复采购。2、计划的审批和执行材料计划的审批流程：项目部（业务部）技术部主管领导采购部，对于手续不全的计划采购部有权拒绝供应。材料计划的执行:2.1采购部经理在收到计划单后，应认真核对计划的可执行性，如有不可执行的项目，应及时于相关部门沟通，以便调整计划。2.2审批完毕后的计划转交库管，有库存的标明不再重复采购，再交由采购员执行。计划审批工作流程部门名称采购部流程名称计划审批流程层 次4任务概要计划审批节点业务副总经理技术部负责人部门经理采购员ABCD12345678910审批审 批审批符合标准核对计划用量是否符合标准用料计划表结束物流采购员审批 通过审批未通过采购员不同意同 意开始施工用料销售用料急用自购料分类汇总计划审 批平衡计划库存情况临时用料计划上报本部门用料计划施工用料或销售用料物资采购管理制度为规范物资采购工作，特制定本制度。1、 采购经办人员接到材料计划后应根据计划的缓急，采购人员需根据市场行情，精选两家及以上的供应商进行询价、比价并备案。因特殊情况（独家制造或代理等原因）应在采购记录中注明。2 采购和订货选择供应商，必须在公司合格供应商名册中进行选择，并按照优质、优价、原则筛选。3. 物资采购坚持“三比一算”的原则，比质量、比价格、比到货周期、算成本。4 、 遵守国家相关政策、法规，遵守企业采购工作制度，不做无原则交易，不违反公司相关制度。5、采购经办人员询价完成后，将询价或议价结果及拟定商务合同上报相关部门领导及公司领导审批。6、采购经办人员根据计划金额的大小，按规定对批量材料和设备组织招、议标，报部门经理批准后执行。7、采购人员根据审批的合同，做好预付款的支付及采购的执行工作。8、采购人员及时跟踪在途材料的到货情况，并将材料的到货信息及时反馈到事业部及相关领导。9、若属分批交货，采购经办人员应于“计划单”上加注“分批交货”进行备注识别。7、在采购工作中发生材料型号变更、不能按期到货等各种情况时，采购人员应以工作联系函的形式，与计划单位和供应商进行相互联系并做好记录。8、采购物资到货后，采购人员及时与库管做好材料的交接验收及入库工作。物资采购工作流程部门名称采购部流程名称物资采购层次4任务概要采购流程节点部门经理采购员计划员ABC1234567891011落实计划执行情况不满意询价情况大额物资审核查看询价表满意合同审批合同备案、登记与供货厂家签定采购合同选择供货厂家办理入库手续核销购货合同结束物资询价表向供货厂家询价物资采购人员落实计划执行情况审批后的材料计划分类、分配材料计划采购合同管理制度1、为做好采购合同管理，特制定本制度。2、本制度适用于股份公司物资采购合同管理的全过程。3、合同管理制度签订采购合同必须遵守国家合同法和新疆克虏博工程技术有限公司合同管理规定。3.1 采购合同的审批，必须根据金额大小，按股份公司合同管理规定的审批权限经过事业部、营销企管部、财务部、物资部、股份公司主管领导，股份公司总经理审批后才能进行具体签订。3.2签订采购合同必须按采购计划要求，清晰注明物资品牌、型号、数量、单位、单价、供货期限及违约责任。3.3采购合同一式四份，一份营销企管部，一份财务部，一份供应商，一份采购部。3.4合同签订后必须跟踪到货期，以确保合同执行率，达到工作要求，对未按期到货的合同及时与领导研究对策，加强督促。3.5涉及物资合同的索赔，按合同条款由采购部对供应商制定索赔方案，经和相关部门和单位讨论后，报股份公司主管领导审批、执行。3.6对所有执行完的合同定期归档，对合同执行情况定期评价。物资采购招议标管理制度为规范物资采购招议标工作，合理控制采购成本，确保采购物资的质量，特制定本制度。1、 物资招议标范围是指在：1.1 单项需求计划单一品牌材料金额超过20万元金额的。1.2 同阶段多个需求计划，以及批量材料涉及员工利益及安全保障的材料。1.3 新产品、新技术需要了解性能及对比的产品。1.4 设备及装备必须采取招标方式采购。1.5 对于大额材料的采购必须采取招标方式采购。2、 招标采购形式：2.1招标（两家以上的投标人）2.2 议标（一至两家投标人）3、定价依据3.1、对使用过的产品在招标时以前期的进货价为招标参考价，结合市场变化情况来确定招标定价。3.2、对未使用过的产品，争取精选三家供应商参与投标，以达到合理的招标定价。3.3 同类产品在一年当中有一定进货量的材料，在考虑市场价格变化趋势的情况下，可采用一次招标定价，并签订全年供货合同（或协议），全年以招标定价为依据。4、招标审核内容。4.1投标人应具备招标方要求的资质能力。4.2投标人必须携带加盖公章的：企业法人营业执照、税务登记证、组织机构代码证、开户许可证、增值税一般纳税人资格证书、委托代理人授权书、合同签订人身份证复印件。4.3企业基本资质文件和相应的资质证书，产品合格证书、生产许可证、ISO9000系列质量认证证书。4.4。主要生产装备情况，业绩和其他单位供货反馈情况。4.5 供货能力、资金结算方式及服务承诺。5.选择原则5.1 在质量同等的情况下价格优先；在价格同等的情况下，本地代理商先于制造商、品牌厂商先于一般厂商、集团内部先于集团外部的原则选择中标人。5.2 不断引进具有供货实力的供应商，参与重点材料的招标活动，有效的保障供货质量，合理的控制材料成本。6. 认真落实中标后的合同执行工作。6.1对照合同条款定期跟踪供应商的供货进度。 6.2 材料到货后及时跟踪材料的使用情况、技术性能、售后服务。6.3 对不能按合同约定时间供货和供货以次充好、给生产和公司造成损失的，要及时追究供应商责任，落实赔偿责任。7、技术文件的签订7.1 招标前必须对技术参数和技术要求做充分的市场调研和交流，由各事业部专业技术人员拟定招标技术文件。7.2对技术性较强的装备和总