行政接待流程 一、目的为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和沟通，本着“热忱礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则。 二、范围本标准适用于公司各种接待工作和相关部门。三、管理人力资源部为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的支配和管理，拟定重要来宾的接待支配，协调相关部门落实接待任务，供应后勤保障。公司各部门在接到重要来访预约后，可提前2天邮件报人力资源部，并帮助拟定接待支配，刚好填写会议预约申请表（表单见附件二），有特殊须要的要在日程表中具体注明，需公司领导出面、人力资源部部协调的重要接待，应提前1天告知相关接待人员。四、 支配与打算1、人力资源部在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，对来宾接待，应了解来宾基本状况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。在这基础上拟定接待支配，排出日程支配表,酌情支配接待标准。（详情请见附件一）2、人力资源部依据来宾实际状况，按支配通知参与会见的领导、陪伴人员、落实会见时间及场所。3、人力资源部依据来宾状况及接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情支配用餐标准；提前按接待标准预约好来宾下榻酒店。4、人力资源部依据状况支配支配来宾巡游路途、消遣项目等。5、人力资源部依据会议须要，提前打算好会议所需物品，如：设备、会议资料、办公用品、茶水等。6、人力资源部依据状况支配接待所需车辆，保证车辆清洁，平安性能良好，司机车辆听从人力资源部经理和主接待人员协调支配，统一调度。7、人力资源部依据状况提前购买车票及机票。 五、接待礼仪：1、仪表：面容清洁，衣着得体。2、举止：稳重端庄，从容大方。3、言语：语气温柔、礼貌文静。4、看法：恳切热忱，不卑不亢。5、迎接来宾时：要留意把握恭候时间，提前等候与公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要留意依次。6、接受名片时：要以尊敬的看法双手接受，默读一下后慎重收入口袋中。7、过走廊时：通常走在客人的右前方，时常左侧回身，协作客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。8、座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主子，先领导，后同事。9、送客时：依据身份确定规格，若送至公司门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。详情请见附件三服务礼仪PPT六、留意事项接待中涉及机要事务、隐私文电、重要会议，要特殊留意保密，接待中既要娴熟介绍公司状况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。七、信息反馈接待人员应刚好撰写重要来访信息，将与来访者沟通中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交有部门领导。附件一：行政接待流程序号事项细则负责人1接待申请申请人须要提前两天邮箱申请客户来访接待，填写会议预约申请表申请人人力资源部2确定接待类别确定来访接待类别，公司依据工作的须要支配接待人员，肩负接待任务的人员必需严格依据标准落实整个接待过程。部门负责人人力资源部3确定行程支配依据与部门负责人沟通内容进行支配行程获得信息：接待类别、是否用车、住宿、餐饮、礼品等供应信息：路途指引、泊车位置等；接待人员人力资源部4接车（接机）人力资源部依据实际状况支配接待车辆，协调支配，统一调度。接待人员人力资源部5支配住宿、餐饮依据班次的时间或者来访人员的须要支配住宿、餐饮接待人员人力资源部6会议用品打算依据接待需求，提前支配好会议中所需物品：设备（电脑、投影仪、插线板、音响等）资料（企业简介、宣扬片、会议材料等）办公用品（纸、白板笔、签字笔、黑板擦等）茶歇用品（红茶、绿茶、咖啡、纸巾、杯子等） 接待人员人力资源部7引领支配主动招呼、来访登记、快速联络（详情见服务礼仪PPT）贵宾接待：前台迎接来客于款待室，公司领导陪客接待。 业务接待：业务部门主办人员迎接客户于商务室洽谈。一般接待：相关来访部门接待并服务。接待人员人力资源部8 茶水支配请来访者到接待处等候，给客人泡上茶水或矿泉水，如是重要客户，需刚好进入会议室添水。人力资源部9会议结束礼品：来访人员离开，由接待人员陪伴送车，如有公司赠送的纪念品，肯定要提示或者干脆递交到来访人员手上。 送行：须等到来访人员离开自己的视线范围以后，才能离开。清洁：接待完毕后，刚好清理睬场；接待人员人力资源部10后续工作电话回访，后续跟进，信息反馈，刚好总结。适时去电进行询问接待工作的状况，了解客户对公司的产品和企业形象等等方面的看法。刚好做好报告上报公司，以便改进。接待人员附件二：会议预约申请表申请信息申请部门申请人申请日期对接支配负责人 董事长 总经理 部门经理 业务员 一般职员 对口部门接待协调部门来访信息来访目的来访公司名称到达日期来访人数预料离开日期访客信息姓名性别电话备注接待要求接待接待类别 贵宾接待 业务接待 一般接待是否用车 接机（机场、火车站） 市内用车（观光旅游） 其它用车时间用车时间 _月_日_时_分 住宿是否住宿 是 否付款方式 公司支付 客人自行支付餐饮用餐支配 公司宴请 帮助预订费用标准礼品礼品名称礼品标准单价_ 总数_送行送到地点送到人员会议用品 设备 会议资料 办公用品 茶水 其他费用预算其它要求 录像 拍照 翻译 会议纪录 其它 协作部门部门经理审批签字： 日期： 人力资源部审批签字： 日期： 总经理审批 签字： 日期：