2023年合同档案管理制度样本(3篇) 书目 第1篇工程分公司合同档案管理员岗位责任 第2篇用户合同档案信息管理制度 第3篇z高校物业合同档案管理方法 工程分公司合同档案管理员岗位责任 建筑分公司合同档案管理员岗位责任 一、遵守国家建筑法、合同法、招标投标法等法律法规。仔细学习贯彻公司质量、环境、职业健康平安管理体系文件,帮助本部门领导搞好贯标工作。 二、建立健全建设工程合同台帐,运用微机实现建设工程合同动态管理。分析汇总各时期合同签订及经济指标完成状况,为领导及相关部门供应刚好、精确、真实的数据信息。 三、根据建设工程投标评审程序做好建设工程合同评审记录及合同会签,刚好发送建设工程合同文本到相关部门,并做好发送登记。完成每年度合同文本的装订、立卷、归档,做到建设工程合同台帐与文本档案相统一,完备、整齐、规范。 四、建立分包合同及各类经济合同台帐,整理备案分包合同及各类经济合同文本。 五、严格保守企业经济机密。 六、完成领导交办的其它工作。 用户合同档案信息管理制度 第一条 为了规范合同的签订和管理,维护公司及用户合法权益,保障用户资料及档案信息的平安,制定本制度。 其次条 本制度适用于自然气安装合同、供气合同及大型用户的照付不议合同。 第三条 用户合同详细包括:自然气用户工程安装合同、燃气报警器安装合同、城市燃气居民用户供气合同、城市燃气商业用户供气合同及大用户照付不议合同,可依据业务调整状况增减合同类别。 第四条 符合正常业务流程的零散居民用户安装合同由业务人员与用户签订即可,对于商业用户安装合同、集体用户安装合同应由市场部经理审核签字,分批付款的安装合同由经营副总签字审批;供气合同由业务人员干脆办理,未结清安装费用须要送气的由总经理审批签字;照付不议合同由经营副总草拟,总经理审核签订。 第五条 合同内容要按规定填写,主要条款必需清楚完整,权责要明确。集体用户必需有联系人姓名和电话,有工期要求的要经过规划建设部测算后予以明确;分批付款合同肯定要明确交款期限和工程安装内容步骤,大型用户涉及产权归属争议的由经营副总审核确定。 第六条 自然气安装合同要严格根据物价部门确定的标准及预算部门测定的金额进行收费,业务人员不得违反公司规定擅自调整收费标准,不得多收或少收任何款项,严禁任何有损公司利益和声誉的行为。 第七条 业务人员要严格根据规划建设管理部供应的自然气用户送气通知单和安装验收图纸办理开户手续,签订供气合同。 第八条 用户开户后,要刚好完善表务信息、地址信息、燃气具信息等,并打印用户信息。 第九条 照付不议合同适用于上游自然气供应商和年用气规模在300万立方米或日用气规模在1万立方米以上(含)的工业用户、大型商业用户(集中采暖锅炉、大型中心空调)等,照付不议合同由市场部、财务部供应相关信息和数据,由经营副总经理草拟,总经理审核、签订。 第十条 业务人员应定期将履行完毕或不再履行的合同及有关资料(包括有关的信函、图表、批件、预算及通知单等)按编号整理,交档案管理人员存档,用户档案的建立要全面、刚好、精确,不得将用户档案和信息随意处置、销毁、遗失。 第十一条 各类用户资料的查询要履行必要的手续,严禁泄漏公司和用户信息,详细规定由部门制定。 第十二条 计算机上的用户信息由业务人员填写备份,后台管理由综合管理部网络管理员负责,要严格设置分级管理和查询运用权限,保障信息平安,保全公司利益。 第十三条 本制度从二o一一年十月一日起执行。 z高校物业合同档案管理方法 n高校物业公司合同档案管理方法 为进一步规范合同文档管理工作,提高合同管理水平,逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化,特制定本方法。 一、本方法所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包含劳动合同)。 二、合同档案管理原则 1、合同档案实行公司办公室集中统一管理,以确保档案的完整、完全和有效利用。 2、办公室应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司全部合同文档,并负责监督指导各部门的合同管理工作。 3、需以公司名义订立各种履约性质的协议、文件的部门,为合同承办部门,承办部门应依据合同项目须要指定承办人,试用期内员工不得作承办人。 三、合同文档的管理方法 1、合同文档以部门名称结合签署日期年月份进行分类编号。 2、合同编号规则:承办部门名称首字母-合同签署年、月份(六位)-依次号(三位)。示例:jykfb-202306-001(经营开发部2023年6月份第1号合同) 3、合同管理实行承办部门负责制度,承办部门对合同订立、履行全过程负全部责任。承办部门负责人为第一责任人,承办人为干脆责任人。 4、公司分管领导对合同订立、履行、变更、解除全过程进行监督。 5、公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出要约,作出承诺,签订合同或具有履约性质的书面文件。 6、合同承办部门和财务部应分别建立合同台账,实行履行跟踪报告责任制,合同履行及原始资料必需由办公室保管,承办部门只留存复印件。 7、保存的合同文档每年清理核对一次,如有遗失、损毁,要查明缘由,刚好处理,并追究相关人员责任;对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议,由办公室、财务部甄别并予以归案。 8、办公室要加强对合同档案的统计工作,要以原始记录为依据,编制合同统计清单,以有效开展合同文档的查询、利用工作。 9、各部门员工可到办公室查阅合同文档,确因工作须要须借出查阅,须进行登记,由办公室办理相关借阅手续,以复印件借出。合同原件无特别状况不得外借。 10、合同文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施,以确保合同文档的平安。 11、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料,违者视情节予以惩罚。 12、合同文档的密级为机密,任何人不得擅自将合同对外公开,违者视情节予以惩罚。 13、已签署的合同应明确支付方式及付款时间,并交予财务部刚好催、付款。 四、合同文档的移交 1、各部门在正式签署合同后,须在一周内将合同正本原件移交办公室存档。 2、移交的合同文档必需注明合同编号并保证齐全、完整,必需层次分明,符合其形成规律。倘如合同发生变更,则合同编号不予变更。 3、合同文档移交时,必需编制合同移交清单并当面清点。以双方签字认可后方可完成交接手续。 五、合同台账管理 1、凡以公司名义签订的合同,均应由合同经办部门建立合同台账,并同时向办公室备案,涉及到款项收付的还应同时向财务部备案。 备案是指合同经办人将合同台账、经办人签字确认无误的合同提交相关部门。 2、合同经办人员及部门应在合同签订生效后三日内建立合同台账并按规定履行备案、移交手续。 3、合同台账采纳表格式,一份合同填写一张表格,建立一份档案。 4合同台帐应包括以下内容: 1)、合同名称; 2)、合同主体; 3)、合同内容(主要包括合同总价款、付款方式、付款时间、违约责任、纠纷解决方式、对方联系人及联系方式及其他须注明的事项); 4)、合同履行状况(合同履行的进度、合同履行完毕的时间); 5)、备注(有无违约、争议、诉讼、合同变更、无效、所附资料等状况) 6)、其他应当记载的重要内容。 5、合同台账应附以下资料: 1)、合同文本; 2)、对方加盖公章的企业法人营业执照等对方应供应的资料的复印件;自然人身份证复印件; 3)、对方托付代理人授权托付书及代理人身份证明; 4)、补充合同、会议纪要、往来函电; 5)、其他与合同有关的重要资料。 6、合同履行过程中发生变更、中止等情形的,合同经办人应刚好在合同台账表备注栏中予以注明,并报办公室备案。如涉及到合同价款收付条款变更(包括付款金额、付款时间、付款条件等情形)的,同时报财务部备案。 7、合同台账管理人员、办公室合同管理人员、财务人员,有权对备案合同及所附资料进行审查,发觉程序不符、内容有误或资料不全等问题时,应刚好要求合同经办人员实行措施予以订正或补充资料,以保证合同的签订和履行合法有效。 六、本方法由公司办公室负责说明。 本方法自颁布之日起执行。