第二节 供应商退货作业1、目的与适用范围：明确规范门店供应商退货作业，保证退货及时准确。2、职责：2.1生鲜、食品、百货部：2.1.1每周一打印状态“5”商品明细报表。2.1.2依据状态“5”商品明细和采购通知，对可退商品进行下架、清点，对帐实不符部分进行更正。2.1.3 楼面主管进行退货单据填写，并报部门经理审批和采购进行进价确认填写及财务审批，送交收货部签收。2.1.4将审批完毕的单据连同退货商品移交收货部。2.2收货部：2.2.1受理、审核楼面移交的退货单、物。2.2.2进行退货单据的录入和生效，并于当日采用挂号信和EMS快递通知供应商。2.2.3 负责在退单录入的次日将通知供应商寄件附件凭证送达财务部。2.2.4负责退货商品在供应商未领前的入库保管。2.2.5在收货时，严格按先退后收，及时退货。2.2.6负责已交付的退货单据次日传财务存档。2.2.7十五日未交付的退货商品上报店长和采购部。2.2.8按采购部处理意见处理未领退货商品，并将处理单据传财务留存。2.3财务：2.3.1每周四负责审批退货单据金额，保证每笔退货商品均有帐款可扣。2.3.2保证门店周四送达的退货单当天审批完毕。2.4采购部：2.4.1每月5日前及时将上月滞销品转状态“5”并将不可退部分通知门店，同时附不可退处理意见。2.4.2每周四负责门店送达的退货单的进价确认、填写和金额总计，并保证当天完成。2.5保卫部：监督退货现场的退货工作，确保退货商品与单据一致，稽核放行。3、基本要求：3.1保证退货货号、商品描述、规格、数量或重量与商品退货单一致。3.2保证退货录入及时。3.3保证退货通知的寄件凭证的存档。3.4保证退货单据正确归档。3.5保证退货商品有帐款可扣抵。3.6保证各环节有交接记录、责任人和确认日期。4、商品退货作业流程：序号活动责任部门/人员执行部门/人员依据文件形成文件相关部门说明采购通知门店4.14.24.34.4同日财务部专职人员审批当日返给店面、同时退货商品转入收货部是部门经理审批是每周四送采购专职人员进行退单进价填写否NO填写退货申请单是否实物库存与电脑一致商品库存更正状态“5”不可退货商品明细处理（出清或原价销售）通知状态“5”商品可退明细否可退货商品清点、下架采购部楼面楼面楼面采购 财务部收货部采购主管楼面主管楼面主管相关楼面经理采购部指定人员财务部指定人员退货员状态“5”商品明细报表供应商资料电脑库存数据实际退货数据商品退货单商品退货单商品退货单据供应商应付帐款商品退货单采购通知商品退货单库存更正单商品退货单商品退货单商品退货单商品退货单楼面ALC门店门店楼面依供应商交易合同依同一供应商整理保证退货前电脑库存等于退货库存数量财务确认是否有帐款可扣抵确认单据填写规范，单、物正确一致。序号活动责任部门/人员执行部门/人员依据文件形成文件相关部门说明4.54.64.74.8否NO审核单物是NO进行退货录入生效周一传财务以挂号信或EMS的形式通知供应商退货并存档通知凭证采购经理/总监二日内给出处理意见（转客服赠品/转门店用清仓货号清货）门店执行分单/门店、财务退货凭证归档地区总经理核准，送一联财务留存与供应商办理退货签字确认未领结束领取15日内领取收货部收货部收货部收货部收货部退货员录入员退货员退货员录入员商品退货单商品退货单商品退货单供应商退货标准供应商签收退货单财务经理审批的退货单带有记录录入退货定单号的挂号信或EMS凭证供应商签收退货单采购经理/总监签署意见的退货单地区总经理核准审批的退货单楼面收货部保卫部供应商采购部财务部退货确认录入电脑5、商品退货作业流程描述：5.1采购通知门店：5.1.1采购于每月5日前及时将上月滞销品转状态“5”并将不可退商品明细通知门店，同时附不可退处理意见。5.2楼面退货办理:5.2.1楼面于每周一列印状态“5”商品明细，进行退货商品确认。5.2.2门店接采购通知后及时将状态“5”可退部分商品下架，并按供应商整理、清点实际库存。5.2.3检查清点实际库存数量与电脑库存数量是否有差异，若清点实际库存数量不等于电脑库存数量，则需依据清点实物数量进行库存更正。5.2.4当清点实际库存数量与电脑库存数量一致后，依据供应商基本资料填写“商品退货单”，同时保证填写的退货货号、商品描述、规格、数量或重量与实物一致。5.3退货报批：5.3.1退货相关部门将填写的“商品退货单”送部门经（副）理审核。5.3.2部门经理审核完后，于每周四由门店店办专人送地区公司采购部专职人员进行退货单商品的进价确认、填写和退单金额总计工作，采购部专职人员必须保证当日处理完毕。5.3.3依审核顺序门店办理退货的专人于当日将采购确认完毕的“商品退货单”送地区财务部专职人员进行供应商是否有足够货款可扣抵帐款的确认工作，并签名确认，同时保证退货财务审批当日处理完毕。5.3.4门店负责办理退货的专人将财务最后审批完毕的“商品退货单”当日带回送达门店的相关部门。5.4退货商品转入收货部：5.4.1退货相关部门将审批完毕的“商品退货单”于财务审批当日或次日前连同退货商品送至收货部退货区复核，收货部确认单据有财务人员签名审批且商品退货单与实际商品品名、描述、数量一致后才放行入库，退货人员及主管在退货单“经办人”栏位签名确认，并于退货单上粘贴收货号码。（生鲜特殊商品待供应商领取时，通知相关部门主管提交办理）。5.5退货录入生效和退货通知:5.5.1收货部录入员在审核通过、接受门店退货后，根据商品退货单，按退货收货号码、供应商编号进行退货录入。5.5.2在退货录入的同时进行退货录入生效动作，及时通过系统将财务退货帐款进行扣除（见附件4）并在退货单财务联、供应商联上加盖退货确认印。5.5.3退货生效当天必须以挂号信和EMS快递形式并在信函签印封面上注明退货订单号通知供应商。供应商在3天内书面确认；无正当理由拒不确认退货单的，门店以邮寄送达的邮戳发出日期，经过7日后视为供应商收到，供应商在接到通知单十五天内取回退货商品。通知包括：“商品退货单”供应商联和“十五日内限领通知”，并登记在商品退货通知统计表。5.5.4退货录入、生效、通知完毕后将通知供应商邮寄留底凭证（邮件寄送前，填写凭证时须注明“供应商名称”、“退货通知内容”、“接通知后退货十五日领取，否则视同默认此笔商品归华联所有”、“退货订单号”等字样）（见附件一）次周周一前送达地区财务部，并作好签收登记。5.5.5收货部录入员将商品退货单放于“15日待领文件夹”，每日收货审单时，检查供应商是否有退货商品，必须坚持先办理退货后办理收货的收货审单原则；收货部退货员将退货商品存入收货部退货仓库，并负责未领取商品的保管。5.6退货商品领取及处理：5.6.1供应商在十五日内领取退货商品，由收货部凭商品退货单与供应商做退货商品交验，收货部在办理退货交付时必须有供应商签收，若是收货和退货同时，应严格执行先退货后收货流程，并仔细检查供应商退货签收和进货签名是同一签名（包括：姓名、字迹）；若是单纯办理退货时，供应商承办人必须出示盖有该供应商公司公章的委托书或供应商承办人已有历史的无变更的有效委托书存档件证明或携带公章办理，双方签字确认后，并在退货单上加盖“货已领取”印章，供应商取走退货商品，收货部退货员将委托书与退货单或直接存档盖有供应商公章并签收的退货单一并存档。5.6.2 供应商接通知十五日后未领取退货商品，收货部及时将未退商品的退货单传给采购部，采购部采购经理/总监二日内在原退单上给出处理意见：一是转客服做赠品处理；二是转入门店用清仓货号清货销售处理，同时当日将回馈的商品退货单交地区总经理审批，同时将审批通过后的退货单财务联送财务留存，最后将审批完的退货单交门店执行处理。5.7分单/存档：5.7.1供应商按规定时间办理退货的：收货部退货员将处理完毕的退货单据在处理时二日内进行分单给相应部门留存（财务联、部门联、收货部联）。5.7.2供应商未按规定时间办理退货的：收货部退货员将报采购、财务确认审批的退货单据在处理后二日内进行分单给相应部门留存（财务联、部门联、收货部联）。5.8退货结束：6、退货管理职责和责任追究：责任部门责任人职责责任处罚门店楼面员工/主管/经理1、 及时下架，准确清点，正确填单，规范办理。2、 及时办理审批。单、物清点混乱，填单不规范，办理不及时者处理当事人每单十元，责任管理人五元收货部员工/主管/经理1、 及时受理退货、认真核实、规范办理。2、 单据处理存档规范。受理不及时，核对错误，录入通知不及时，单据存档、传递不完善者处理当事人每单十元，责任管理人五元采购采购录入员/主管/经理1、 及时通知。2、 每周四确保所有报批退单的进价填写和金额汇总完毕。通知不及时，审批填写失误，压、拖单者处理当事人每单十元，责任管理人五元财务财务经理1、每周四确保所有报批退单的财务审批完毕。审批不认真、不及时，压、拖单者处理当事人每单十元，责任管理人五元以上违归严重者予以辞退、开除处罚7、相关记录： 7.1寄件凭证填写样表；7.2商品退货单7.3商品退货通知统计表7.4商品退货录入、生效管理规定