HR讲座系列之二十九：如何设计职务说明书即使是一则则短短的的看似千千篇一律律的招聘聘启事，也也会在无无意中透透露出一一些招聘聘以外的的信息。A是一则外外资企业业招聘采采购经理理的启事事：大专专以上学学历，三三年相关关工作经经验，较较好英语语和计算算机能力力，有高高度工作作责任感感和沟通通协调能能力。主主要工作作职责是是，联系系供货公公司，及及时准确确地在规规定时间间内将企企业各部部门所需需货物发发送至指指定地点点，并确确保货物物的质量量和价格格符合企企业的要要求。B是一则国国有企业业招聘产产品营销销人员的的启事：女，335岁以以下，大大专以上上学历，两两年相关关工作经经验，能能熟练操操作OFFFICCE者优优先。A、B两则则招聘启启事是有有差别的的。 AA启事中中有较详详细的工工作职责责，在明明确告诉诉应聘者者今后的的职责范范围和应应负责任任的同时时，对应应聘人员员的四条条要求也也是有有根有据据的；B启事事则没有有做出职职责规定定。企业为找到到对企业业发展有有用的合合适的人人才，对对应聘人人员提出出各种要要求是理理所应当当的。在在西方国国家，任任何招聘聘启事，工工作职责责的规定定是必不不可少的的，并且且这种工工作职责责并不是是企业可可以随意意制定的的，这也也是有关关法律得得以实施施的基础础口而在在我国许许多国企企，除了了招聘启启事中的的疏漏漏外，还还存在这这样的问问题：对对某一职职务的职职能描述述不清楚楚，如工工作内容容、职责责及范围围、机构构等，并并缺少向向相应的的人员作作专项交交待和培培训。由由此造成成的直接接后果往往往是：挑选和和录用的的员工与与工作要要求不相相符合；绩效考考核时感感到缺乏乏依据，无无从着手手：培训训方案不不适合工工作要求求；经常常造成生生产力和和服务质质量的降降低这些问问题的出出现，很很大程度度上是由由于企业业未能设设计好职职务说明明书，没没有发挥挥其在管管理中应应有的作作用所致致。职务说明书书的成成长：职务分分析进行科学而而有效的的职务分分析是设设计企业业职务说说明书的的前提。职职务分析析主要是是对企业业职务的的设置目目的、中中心职责责、工作作内容、权权限范围围、结构构关系以以及工作作环境、工工作条件件等进行行全面的的分析、描描述和记记录，然然后形成成重要文文字说明明一一概概念文件件。通过过职务分分析可以以明确每每个工作作职务在在企业中中所处的的层次，以以及该职职务与其其他职务务之间的的关系，使使每个任任职者的的权力与与责任分分清。1.职务分分析的程程序一般说来，首首先应由由专业人人员运用用一定的的调查手手段搜集集职务信信息，进进行初步步信息处处理；然然后进行行职务现现场考察察和面谈谈，进行行第二次次信息搜搜集和处处理，最最后根据据正确而而合适的的信息设设计企业业职务说说明书，以以保证职职务说明明书符合合企业职职务要求求和组织织目标。2.职务分分析的方方法职务分析的的方法通通常有以以下几种种：(1)工作作要素分分析法；(2)员工工状况分分析法；(3)职务务要求调调查法；(4)工作作内容日日记法；(5)关键键事件描描述法。职务说明书书的思思想：解决问问题通过职务分分析，把把每个职职务的性性质、任任务、责责任、权权力、工工作内容容等用书书面记录录下来即即成为企企业的职职务说明明书。企企业在制制定职务务说明书书时必须须要解决决几个问问题：1.描述职职务目标标：企业业中不同同的职务务有不同同的目标标。描述述职务目目标应遵遵循33W法法，即为为什么要要设计本本职务(目的)-Whhy；职职务有多多大权力力(职权权范围)-Wiithiin；本本职务主主要干哪哪些工作作(工作作内容)Whaat。2.确定职职务职责责：光描描述职务务工作内内容还远远远不够够，还需需要确定定能保证证工作内内容高效效率完成成的职责责。职责责要按照照由主到到次顺序序书写，用用关键词词描述所所应担负负的责任任。3.指明关关键要素素：即明明确每一一个职务务最关键键、最重重要的要要素。如如新建企企业招聘聘部门经经理，经验即为该该岗位的的关键要要素；而而运转成成熟的企企业部门门经理，创新则成了了关键要要素。司司机的良良好心态态是安全全驾驶的的关键，因因此，良好心心态则则为驾驶驶员的关关键要素素。4.规定核核心能力力：核心心能力是是完成职职务工作作的前提提和保证证。如企企业的销销售人员员说服他他人、影影响他人人的能力力即为其其核心能能力。因因为只有有具有特特佳的心心理素质质和特强强的心理理承受能能力，才才能成为为一个成成功和出出色的销销售人员员。职务说明书书的骨骨髓：具体内内容一般来讲，规规范的企企业职务务说明书书应包含含以下几几个要素素：1.表头格格式一一一注明企企业中各各职务名名称、归归属部门门、隶属属关系、级级别、编编号等。2.任职条条件一一一描述某某职务所所需的相相关知识识和学历历要求、培培训经历历和相关关工作经经验及其其他条件件。3.工作要要求一一一主要描描述该职职务对一一个合格格员工来来讲，工工作的具具体要求求。这主主要从工工作本身身的性质质、量、范范围、时时效性等等全方位位考虑。4.责任范范围一一一描述该该职务所所承负的的主要责责任及其其影响范范围。5.管理结结构一一一描述实实施管理理的性质质、管理理人员或或员工性性质。包包括水平平、类型型、管理理的多样样性、职职务权限限、直接接和间接接管理员员工的层层次和数数量。这这给职务务任职者者一个非非常清晰晰的工作作内容和和管理范范围。6.工作关关系一一一根据职职务在企企业组织织中的地地位和协协作职务务的数量量，描述述完成此此项工作作需要与与企业其其他部门门(人员员)的联联系要求求：描述述相互关关系的重重要性和和发生频频率等。7.操作技技能一一一描述完完成该项项工作对对任职者者的灵活活性、精精确性、速速度和协协调性的的要求，所所要求的的技能水水平。操操作技能能对于此此项工作作的重要要性程度度如何?技能应应如何改改善和提提升?需要说明的的是，这这几项要要素贯穿穿在企业业所制定定的职务务说明书书中，而而并非一一定按顺顺序罗列列。职务说明书书的多多发病：问题题翻看许多企企业的职职务说明明书，虽虽然洋洋洋洒洒，内内容丰富富，但仔仔细推敲敲却存在在不少问问题。概概括起来来大致有有以下几几点：1.职务说说明书的的格式、语语言和内内容不规规范，给给管理造造成很大大麻烦。2.对职务务描述的的语言比比较模糊糊，或者者语言比比较空洞洞，让任任职者不不知所以以然。由由于缺乏乏明确而而具体的的说明，造造成员工工对工作作角色和和内容产产生冲突突和误解解。3.关键词词运用不不当，混混淆了职职务间的的区别，或或将职务务和职位位混为一一谈，造造成职责责和职权权的重叠叠，使努力重复和和元效。4.设计职职务说明明书的人人员缺乏乏专业水水平，未未充分考考虑企业业行业的的特点，或或将其他他企业的的职务说说明书照照抄照搬搬。因缺缺乏针对对性，也也就使所所制定的的职务说说明书流流于形式式。此外，还有有的企业业将职务务说明书书与企业业的经济济责任制制或考核核分配制制混淆不不清。要要知道企企业职务务说明书书仅对职职务工作作内容进进行描述述、记录录，但不不含有奖奖、罚处处理的内内容；而而经济责责任制则则突出责责、权、利利相结合合以及劳劳动所得得与劳动动成果的的结合。职务说明书书的模模特：一个范范例以下以一个个中型饭饭店的酒酒吧管理理员为例例，介绍绍企业职职务说明明书的基基本内容容。制定职务说说明书是是防止企企业内各各工作岗岗位之间间互相扯扯皮、推推语的有有效方法法。同时时，制定定职务说说明书有有利于改改进工作作方法，并并可作为为招聘、培培训、任任用、提提升、调调动、考考评等人人力资源源管理各各种功能能的依据据。希望望更多的的企业能能够用好好职务务说明书书，以以优化人人力资源源的配置置，提高高人力资资源管理理水平。