流程与制度管理流程(主责部门：运营管理部)编制日期审核日期审核日期批准日期修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人1. 目的1.1. 为规范公司流程与制度管理行为，确保制度与流程的有效性、操作性，特制定本流程。2. 适用范围2.1. 适用于公司管理文件的制定、发布以及内部审核。3. 术语和定义3.1. 管理文件：指公司的制度、流程、作业指引、细则、办法、规定、手册、程序文件及其相关表单等。3.2. 审核：是对管理文件进行客观的评价并获取证据，使管理文件尽量符合实际工作而进行的系统的、独立的过程。3.3. 内部审核：是由公司审核小组对管理文件运行情况进行的独立的、完整的审核，并对审核过程中发现的问题组织整改活动。4. 职责4.1. 各部门4.1.1. 制定本部门内部管理文件，并报审。4.1.2. 制定本部门主导的跨部门管理文件，组织相关部门进行研讨、会签，并报审。4.1.3. 参与其它部门主导的跨部门管理文件的研讨并会签。4.1.4. 配合内审提供制度与流程执行情况的相关数据、资料，支持内审进行。4.1.5. 根据审核结果组织进行原因分析，拟订纠正预防措施，并实施。4.2. 运营管理部4.2.1. 审核、发布各部门提交的管理文件。4.2.2. 制定内部审核计划并实施。4.2.3. 组织日常的文件运行检查，监督管理文件体系运行的效果。4.2.4. 组建审核小组并组织对重大问题的研讨，寻找解决办法。4.2.5. 编制内部审核报告并报审。4.3. 行政总监4.3.1. 审批权限内各部门提交的管理文件。4.3.2. 审核内部审核计划、内部审核报告。4.3.3. 审核问题整改通知单、整改措施单。4.4. 执行总经理4.4.1. 审核分管部门提交的管理文件。4.4.2. 审核内部审核报告。4.4.3. 审核问题整改通知单、整改措施单。4.5. 执行董事4.5.1. 审批公司重大管理文件。4.5.2. 审批内部审核计划、内部审核报告。4.5.3. 审批整改措施单。5. 关键活动描述5.1. 文件制定5.1.1. 公司管理文件均由运营管理部统一归口管理。5.1.2. 部门内文件：各部门编制、修订的部门内管理文件，经分管领导审批后，报运营管理部编号并发布。5.1.3. 跨部门文件：各部门编制、修订的跨部门管理文件，经分管领导审核后报运营管理部进行专业审查，审核后的管理文件按管理权限分别报行政总监、执行总经理审核，经运营管理部编号并发布。5.1.4. 跨部门管理文件中文字与表单的修订（非重大变化类）：经分管领导审核，运营管理部的专业审查后，报行政总监审批。5.1.5. 对授权手册中规定应由董事会签发的重大管理文件，由执行董事会审批。5.2. 文件分类、代码及编号5.2.1. 文件分类：公司将管理文件分为三类，即流程文件（代码：LC）、作业指引（代码：ZY）与表单模板（表单、模板、范例、法规）（代码：BD）5.2.2. 代码序号公司名称代码1XX公司XX序 号专业业务模块代码2投资论证TZ3报批报建BJ4项目策划CH5设计管理SJ6采购管理CG7工程管理GC8营销管理YX9客户服务KF序 号管理模块代码10计划运营YY11成本管理CB12财务管理CW13人力资源RL14行政管理XZ5.2.3. 文件编号的组成完整的管理文件编号如下：LJDC XX XXXX 文件序号：用数字表示，从01起计 专业代码：以专业模块汉语拼音简称命名 文件代码：即LC、ZY、BD三类 公司代码：即LJDC5.3. 文件更改5.3.1. 现行管理文件如不能适应工作需要，可进行修改或废止，更改工作按5.2的程序进行。5.4. 文件编写要求5.4.1. 文件的规范格式a) 文字要求n 职责分明，语气肯定（避免用“大致上”、“基本上”、“可能”、“也许”之类的词语）。n 结构清晰、文字简明、文风一致。n 遵循“最简单、最易懂”原则编写各类文件。b) 文件的规范格式n 文件页面设置为A4纵版，关于页边距及字体、字号等，请参见流程文件模板执行。n 文字采用宋体；n 正文采用宋体五号；5.4.2. 流程文件模板的构成释义a) 文件名称：明确文件反映的对象和主题。b) 目的：明确文件内容要解决的实际问题，说明为什么开展该项活动或说明程序所控制的活动及控制目的。c) 适用范围：明确文件的适用范围或应用领域，如部门、人员、项目、过程、活动等，必要时还应明确写出不适用的范围或领域。d) 术语和定义：对于文件中使用的概念、定义和标准在必要时应予解释，特别是注意那些对不同人有不同含义的词或那些对具体行业有特定含义的词必须给出一个完整的、统一的和明确的解释。e) 职责：说明文件中涉及的相关部门与人员在本管理中的职责与权限。f) 关键活动描述：明确该文件所要阐述的具体内容、项目和要求，包括文件所涉及到的程序、方法、措施和有关要求等，当内容与要求涉及部门较多时，应明确各部门间的协作关系、协作方式和相互制约关系，内容可由流程图及对流程的详细描述进行表述。如无法用流程来表达的文件则可按层次编写。g) 支持性文件：列出与本文件相关的公司文件、程序文件、管理文件。h) 相关记录：文件中的活动所用到或产生的记录、表单、模板、范例等。5.4.3. 流程图及流程描述的规范格式a) 绘制流程图工具：采用VISIO2003或VISIO2007软件编制。b) 流程图的格式及绘制要求n 宋体n 流程名称：采用12号字体、加粗n 岗位、部门：10号字体、中间对齐n 流程图文字：8号字体、普通不加粗、中间对齐n 连线采用与框内同样字体、中间对齐n 流程图的起始为工作内容输入，流程的过程均以基本工作活动以及相互间的逻辑关系顺序为主，且以动词表达，流程图的结束为工作内容输出。n 流程图的走向为自上而下，从左到右，并按流程走向编制流程符号。n 绘制流程图时应尽量避免流向连线交叉。c) 流程符号定义：5.4.4. 流程描述的规范格式：流程描述为表格形式，其字体、字号以及相关内容等，见流程文件模板中的流程图模板。5.5. 编制审核计划及审核准备5.5.1. 运营管理部根据公司年度经营计划的安排以及临时性审核的需要，以内部审核计划形式，列出审核的部门/项目、审核时间、审核的主要文件等，报行政总监审核、执行董事审批，并在审核实施前至少一星期将计划发给各部门，以提前作相关的安排和准备。5.5.2. 审核准备：运营管理部根据公司内部审核的需要，组织年度和临时性的审核工作，组织成立审核小组，编制审核方案和做好审核准备工作，包括确定审核组成员、编写检查表等。5.6. 审核实施5.6.1. 审核小组成员通过交谈、查阅文件、观察各方面工作现状、现象和活动获取证据，并形成记录。 5.6.2. 审核小组成员对观察结果进行判断，确定不符合文件运行规定或未达到运行目标的项目，对有代表性的不符合项目、或重复出现不符合、或可能给公司带来经济损失的项目要求相关部门填写问题整改通知单；对偶然出现的个别不符合现象能够纠正的要求责任部门立即纠正。5.6.3. 各部门接到审核小组开出的问题整改通知单后，应对产生原因进行分析，并制定纠正措施，填报整改措施单，经运营管理部审查、副执行董事审核、执行董事审批，在规定的时间内组织完成纠正措施，并由运营管理部组织验证预防纠正效果，并签字确认。5.7. 编制内部审核报告5.7.1. 每次现场审核完成后，运营管理部对纠正措施的完成情况进行非现场跟踪，责任部门汇总上报整改资料，运营管理部审核确认是否完成整改，并在整改措施单中填写验证结果及结论。5.7.2. 运营管理部综合内审和整改情况，在审核完成后半个月内编制阶段内部审核报告，经行政总监、执行总经理审核后报执行董事审批。 5.7.3. 报告内容应包括:a) 审核的目的、范围。b) 审核依据的文件。c) 审核组成员和受审部门名称及其负责人。d) 审核日期。e) 不符合项的统计分析。f) 文件体系运行有效性的结论性意见。 5.7.4. 审核小组在后续审核时，对上次审核时开出的整改措施单的实施情况进行持续追踪验证。