采 购 实 战 手 册第一章 采购部门管理架构第一节 采购管理组织架构图由于不同业态的商品种类不同，采购部的部门分配有所不同 第二节 采购部主要工作职责一、采购总监工作职责： 监管所有的采购决定； 负责制定销售计划和毛利预算，对超市的毛利、销售额预算全面负责 指导各采购部门经理开展工作，并完成任务指标二、采购部门经理工作职责： 负责本部门的毛利率和销售额的预算 指导采购员开展工作，并完成每年的毛利和销售额指标 发展与供应商的业务关系三、商品行政部工作职责： 负责绘制超市商品陈列图及其更改 供应商档案及采购合同的管理 协助采购总监制定商品采购计划 采购部门的行政工作四、促销业务部的工作职责： 负责整体的超市促销活动的商品采购计划 负责DM采购计划的组织和跟进 负责跟进促销商品供应商的订单落实工作 负责促销活动中与供应商的整体协调五、采购员的工作职责：负责与供应商的谈判与对供应商的管理负责商品的综合分析负责具体商品的促销计划负责商品的库存控制六采购助理的工作职责： 协助采购员开展工作 负责采购员的文书工作 供应商资料的整理、联系第二章 采购部门管理第一节 采购部门管理要求一、降低成本及增加盈利的要求 降低进货价格，提高毛利率 提高商品周转率，降低库存 缩短商品的采购、配送环节，提高效率 加强与供应商的战略关系，向供应商要求相应折扣二、维护超市形象的要求 保证采购商品的价格低廉以维护超市的平价形象 保证采购商品的质量以维护超市的质量保证形象 保证采购商品的丰满度以维护超市商品丰富的形象 保证采购商品的不缺货以维护超市的货品充足形象三、与供应商发展战略伙伴的要求 建立与供应商的良好关系 挑选优秀的供应商并与之发展长期的战略伙伴关系 双赢的战略 供应链管理的要求注；供应链管理 指在整个商品供应的过程中，通过信息流、物流、资金流的充分整合，将供应商、制造商、分销商、零售商，直到最终用户联成一个快速反应、高效整和的整体的管理模式。是近年来国际上行之有效的管理思想和方式，被广泛运用与制造业、配送业、零售业等各个行业。第二节 采购人员素质的管理要求采购人员的成功要素：1操守廉洁 正直、无私 良好的职业道德 不利用工作之便谋取私利2市场知识 对零售行业的深入了解 对消费品市场的深入了解 对所负责商品的专业商品知识 对供应商的熟悉3精打细算 把超市采购看成是自己的生意 良好的成本控制意识 尽最大努力创造最高的利润4积极认真 敬业、爱业 良好的心态 上进心强5创新求进 不断寻求突破 善于学习 不躺在原来的成就上沾沾自喜6适应性强 良好的身体素质和心理素质 能适应超市快速扩张的需要和重复繁琐的工作 7团结合作 良好的谈判能力，善于与供应商合作 良好的人际关系处理能力，善于与各部门同事合作 第三章 采购部门的目标考核通过考核目标体系加强对各采购部门的管理，并严格执行目标责任制一、销售额指标 1销售额指标要细分为大类商品指标、中分类商品指标、小分类商品指标及一些特别的单品项商品指标。 2、根据不同的业态模式中商品销售的特点来制定分类的商品销售额指标比例值。 3、根据不同的季节、月份、节假日制定细分的季度、月份、周销售额目标 4、制定促销商品的销售额指标 5、制订DM商品的销售额指标二、商品结构指标 1、各商品类别的占比：生鲜食品、食品、百货、服装等 2、各大类商品下小分类商品的占比 3、同一商品类别中，不同性质商品的占比：全国性品牌、区域性品牌、自有品牌、非品牌商品三、毛利率指标 1、根据总的超市毛利率指标来制定各商品分类的毛利指标 2、通过加快商品周转提高商品毛利率 3、通过下大订单向供应商要更低的进价 4、通过扩大销售向供应商要“销售折扣”四、库存商品周转天数指标 库存商品周转天数越小，证明商品周转较快，应对不同种类的商品，制定不同的指 五、门店订货商品到位率指标1、指连锁超市中，各门店向总部订货的商品与总部配送中心配送到门店的商品之比2、不能低于98%的到位率，100%是正常到位率六、配送商品的销售率指标配送商品的销售率指标与商品结构、商品布局及最大货架陈列量有关。1、配送商品的销售率经常居高，需考虑扩大该商品的最大货架陈列量2 配送商品的销售率经常偏低，需考虑压缩该商品的最大货架陈列量，并作相应的促销。如在销售偏差，则需与供应商做进一步探讨。七、商品有效销售发生率指标1、指商品产生实际销售的频率，如每天销售频率，每周销售频率等。2、商品有效销售发生率是衡量是否取消一种商品的标准，如连续4周无交易，成为不活跃商品，则需淘汰该商品。八、商品引进率指标1、根据不同业态制定新商品引进率指标2、便利店的新商品引进率指标通常一年达到60-70%3、新商品引进率指标要落实到全年、每月、每个商品分类4、必须严格执行新商品引进率指标，以经常给顾客带来新鲜感，并在新产品中创造较高的利润。九、商品淘汰率指标1、对有效销售发生率指标一直较低的商品要予以淘汰2、商品的淘汰是为了促进超市商品的良性循环3、商品淘汰率指标可比新商品引进率指标低10% 十、通道利润指标1、指超市向供应商收取一定的合理通道费用2、合理的通道利润指标有利于提高超市的毛利率3、过高的通道利润指标将会损害与供应商的战略伙伴 第四章 采购部门的工作内容第一节 商品的分类商品的分类随不同的业态略有所不同；1、般而言，商品品种越多的业态，分类越细2、不同国家超市的商品分类不一3 、采购员在引进新商品时，要根据统一的商品分类把它归到相应的分类中，以便电脑部门统一录入正确的数据。表一：大型综合超市的商品分类（见下页）表二：不同业态的商品分类 一般食品 生鲜食品 百货服装、家电等传统食品超市 45% 小于20% 35%标准食品超市 30% 40% 30%大型综合超市 30% 20% 30% 20%仓储式会员制超市 40% 10% 35% 15%便利店 65%5%（快食食品） 30% 表一：大型综合超市的商品分类 第二节 制定商品预算一、制定商品销售额的预算 根据整个商品类别的商品销售额指标制定 根据历史销售纪录来制定 根据竞争对手的销售情况对比制定 根据最大货架陈列量来制定 根据促销情况来制定 根据供应商的补货配合度来制定二、制定商品毛利率的预算 根据整个商品类别的商品销售毛利率来制定 根据该商品历史毛利率来制定 根据竞争对手的商品毛利率来制定 根据供应商提供的进价制定 根据促销情况来制定 合理搭配高毛利商品与低毛利商品，实现部门综合毛利率三、制定合理库存的预算 根据该商品的历史销售情况来制定 根据货架最大陈列量来制定 根据促销情况来制定 根据供应商的补货情况来制定 库存的最小单位应是销售单位 在供应商的合作下，保证无缺货现象 保证合理的库存 第三节 商品的引进与淘汰1商品的引进与淘汰是采购的日常工作2通过对竞争对手的调查引进新商品3通过对市场的考察引进新商品4通过商品的地域差引进新商品（特产及新特商品） 如：深圳的超市采购东北的特产5新品引进时注意遵循“人物我有，人有我优”的原则，突出特色6注意产品的生命周期 产品周期 产品表现 采购策略产品投放期产品刚刚上市，需要迅速被消费者所认知，需要厂家对市场的大力培育全面考察后谨慎决定产品成长期产品已形成一定的知名度，并有相应的顾客群体，销售呈增长趋势，厂家需加大对市场的推广，扩大产品影响根据市场反应积极组织进货，大量销售产品成熟期产品己拥有稳定的消费群，并形成一定的市场规模，但市场渐趋饱和适当控制进货数量，以免造成库存积压产品衰退期产品销售日渐下滑，消费者逐渐选择更新产品替代迅速淘汰该商品7、新品引进时应有3个月的试销期，该新品必须在这3个月内达到相应的营业指标（销售量指标、销售额指标、利润指标等）才能成为正常商品8、通过设定最低销售量和最低销售额来淘汰商品9、对于质量不合格或多次遭顾客投诉的商品要坚决淘汰10、对淘汰商品建立档案，以防以后再次进货11、商品淘汰时要有严格的程序：(l)列出淘汰商品清淡，交采购经理确认，审核、批准；(2)统计出各门店和配送中心（仓库）所有淘汰商品的库存量及金额(3)确定商品淘汰日期(4)淘汰商品的供应商贷款抵押(5)淘汰商品的退场（下货架统一点数打包退场） 第四节 供应商管理一，寻找优秀的供应商：1、供应商的分类： A按供应性质分类：生产供应商、代理供应商、批发供应商 B按区域分类：全国性供应商、区域性供应商、当地供应商 c按品牌分类：知名品牌供应商、一般品牌供应商、自有品牌供应商2、供应商选择策略： 大型综合超市、仓储式会员制超市、连锁超市应利用自身的销售优势， 向生产供应商、全国总代理直接进货，以获取较低的价格 小型超市，考虑到大量进货的销售与库存的压力，可向区域性代理商 进货 生鲜食品应由当地供应商供货 考虑到配送及建立良好的当地关系，应作相应的当地采购二、供应商应该提交的资料：1、普通供应商应提交的资料： 已盖公章的报价表 已盖公章的企业营业执照复印件（已经过当年年检） 已盖公章的企业税务登记证复印件（已经过当年年检） 相关企业资料：开户行、开户账号、税号、企业地址、企业电话、联 系人、传真、邮编 商标注册证 代理、经销商的代理、经销证（授权书）2、食品类供应商应提交的资料： 食品生产企业许可证 食品卫生许可证 食品新产品批准证书防疫检测报告 销售地当地的卫生防疫检测报告药字号保健品供应商：药品生产企业许可证、药品生产企业合格证