广东图书馆学会/澳门图书馆暨资讯管理协会新千年年会 入选论文 论高校图书馆电子出版物的采访 邵仰东 （汕头大学图书馆 广东汕头 515063）摘要 高校图书馆电子出版物的采访具有重要性和迫切性。文章在分析电子出版物的特性和出版发行特色的基础上，论述高校图书馆电子出版物采访的五点原则，探讨采访的具体运作及采访人员的选择问题。关键词 高校图书馆 电子出版物 采访工作 如果说从手工作业的传统图书馆发展到计算机作业的自动化图书馆主要是管理方式、工作方式的改变，那么从自动化图书馆发展到电子图书馆将带来图书馆服务方式、馆藏资源的深刻变化，作为21世纪图书馆的技术模式和发展方向的电子图书馆，其重要特征是馆藏信息资源数字化。以往以印刷型文献资源为主体的结构单一的馆藏模式必须进行革命性改变，图书馆的收藏由静态的收藏变为动态的文献收藏加网上信息资源的存取。 电子出版物由于在信息存贮、检索和传递等方面的多种优势，必将成为图书馆信息资源的主要载体。从某种意义上说电子出版物代表了未来图书馆的馆藏方向，是发展图书馆网络、开展现代信息服务的资源基础。 电子出版物指的是用电子媒体方式出版发行的出版物，以CDROM为代表，包括了所谓光盘出版物、电子文献、电子期刊等。光盘出版物从内容上看主要有以下几类：字典、辞典、百科全书；书刊及馆藏资料目录；专业/学科的文摘、索引、题录；全文数据库；教育、科技、社科类图书；专利；地图、画册、手册、邮票集；各类软件等。其中尤以词典、百科全书、数据库、娱乐教养、学校教材等类光盘出版物发展最快1。多媒体光盘给人们带来了一种全新的工作和学习方法。改变了印刷型文献静态、单调、枯燥的形式，给用户提供了动态、超文本链接、图文并茂、视听合一的人机交互的信息世界。 随着多媒体技术、光盘存储技术的日趋成熟，电子出版物制作异军突起，出版数量有很大的飞跃，特别是随着当今印刷排版业的电子化，印刷型出版物的后面潜伏着巨大数量的未以电子载体出版的电子文献，这是电子出版潜在力量。有专家预测，本世纪末光盘和网络等发布的电子文献将占全球出版物的40%以上。 我国已从80年代中期仅有软盘（FD）载体的电子出版物迅速发展至FD、CD-ROM、IC-Card（集成电路卡）、CD-I（交互式光盘）等多种载体并举的电子出版新格局。90年代以后我国开始出版发行中国CD-ROM光盘出版物，1991年向国内外发行了第一张英文版CD-ROM光盘“Chinese Business”，1992年第一张中文版CD-ROM光盘中国科技期刊CD-ROM光盘库由中国科技信息研究所重庆分所向国内外发行2。1997年我国出版电子出版物1025种，1998年出版1442种，增长40%多，且涌现出一批优秀的出版物3。随着多种中文电子出版物制作平台的开发完成，增长速度将会更快。香港和国外经济发达地区的高校图书馆，其收藏方针都是以发展电子文献为主。如香港大学图书馆，现已购置光盘300多种，包括参考资料、书目、全文数据库，其中超过210种独立光盘可供读者馆内使用，另有90多种光盘可供网上检索。另外，还为读者订阅了660多种联机数据库4。加强电子出版物的采访，是提高高校图书馆电子信息资源比重的快捷途径，具有重要性和迫切性。采访工作的质量直接影响整个图书馆的建设和运作。面对电子信息资源高速成长态势，如何开展电子出版物的采访，建立新的采访模式、采访程序，提高工作质量，成为高校图书馆采访工作面临的新挑战，是亟待研究和探讨的重要新课题。1 电子出版物的特性。 印刷型文献的采访是我们熟悉的传统业务工作，在研究电子出版物的采访之前，我们有必要先探讨一下采访的对象，即电子出版物区别与印刷型出版物的特性。电子出版物除了海量存储、体积小、检索速度快等优点外，还有如下特性：11非人工可读性。电子出版物的信息是以二进制数字代码的形式记录于磁性或光学载体上，用人类器官（如眼睛、手）无法直接识别，必须借助于相应的技术设备。12多种信息媒体集成性。传统的印刷性出版物是单媒体的，而电子出版物把多种传播媒体（如文字、图形、图像、声音、视频信号等）集成一体。13载体多样性。包括磁盘、磁带、光盘等。14易处理性。由于存储信息数字化，易于拷贝及网上传输，能轻而易举地通过计算机网络接口与世界各地计算机系统连接。15人机交互性。相对于印刷型出版物的被动型信息传播，电子出版物的信息是交互式的、可选择的，形象生动，并提供很多辅助功能。1 6软硬件环境依赖性。电子出版物需要运行在要求的软硬件环境上，如不同计算机操作系统或计算机内存不够等都无法提供使用。2 电子出版物出版发行特色。 电子出版物目前在出版发行方面又有自身的特色：21信息源复杂。目前CD-ROM等电子出版物的出版发行信息还没有一套理论上有效的信息渠道可供使用，网上电子出版物更是五花八门，给采访工作中信息的获取带来很大的难度。22流通渠道多。软件专卖店、计算机商场、音像店、书店等地都有销售，网上行销也越来越多，多种类型经销商和流通渠道给人一种散乱的感觉。对于光盘出版物来说，目前主要是从软件专卖店购买。23出版形式多样。电子出版物除传统出版物形式外，还有网络出版。目前我国电子出版物网络出版的规范管理和经营运作还有待进一步完善。24出版速度快。电子出版物再版较为容易，信息资源不断更新，这对于数据库光盘出版物尤为重要。网上电子出版物从编辑到出版发行都在计算机及其网络上进行，出版更新速度更快。不同版次可能有不同的界面风格、检索方式、软硬件环境要求等。25采访方式多样。有实物购买的，有通过签署协议、合同等，获得使用许可的。26相对价格较低。有关资料显示，电子出版比纸本出版成本少28%48%。光盘出版物的单位价格比印刷型出版物低，尤其百科全书、词典等工具书更为明显。3 电子出版物采访原则。 传统的采访方针和原则是根据高校图书馆职能及任务制定的，当然也适用于电子出版物的采访，但由于电子出版物的特殊性，采访工作面对很多新问题，采访的难度加大。笔者认为，高校图书馆电子出版物的采访应遵循如下五点原则：31适用原则。 由于电子出版物的非人工可读性及软硬件环境依赖性，决定了图书馆购买的电子出版物软硬件要求要与本馆计算机系统相匹配。保证电子出版物正常稳定运行是最基本的采访要求。 要选择适应本馆使用的电子出版物形式，如美国的心理学文摘除印刷版外，还有磁带、软盘、光盘、本地联机和远程联机五种形式，他们所需的硬件设备、网络支持条件、收费情况以及使用时需要的基本技能都不尽相同，尤其是费用方面差别更大（从磁带形式收费175美元/小时到远程联机利用收费60美元/小时不等）5。需要采访人员全面地综合诸多因素进行考虑。如计算机设备、软件环境、通讯条件、有限经费（包括网上的连续性经常费用）。提出最满足本馆用户需求，最符合成本效益的解决方案。32 轻重原则。 高校图书馆为本校教学科研服务，采访工作要密切注视教学科研动态，提供所需信息资源。类似于印刷型期刊的出版，电子出版物的出版具有延续性，特别是检索数据库光盘出版物，采访时要考虑其延续性以便系统收藏和利用，其中的关键是经费保证问题。在目前高校图书馆经费紧张，计算机设备不足的情况下，电子出版物的采访不可能全面考虑所有学科专业，只能有主次轻重之分。随着高校“211工程”的实施，各校都进行“211工程”重点学科的建设，图书馆应积极配合，侧重有关本校重点学科专业方面的电子出版物的采访，特别是价格昂贵的外文数据库的选购。围绕一些重点学科专业对电子出版物进行重点收集，形成特藏。33 平衡原则。 要全面考虑学习类、工具类、知识类及艺术类等题材光盘的购买，尤其是作为常规教学辅助手段的辅助教学软件（CAI）及大型词典、百科全书等内容的电子出版物。数据库光盘中注意内容类型的平衡，如书目、索引、文摘、全文等各种类型。由于目前光盘制作普遍的极限性，如果重复购进多种全文性数据库光盘或书目性数据库光盘，将会严重影响检索的查全率及实用性。而只是简单购进几种数据库光盘，则无从有效提高电子信息资源的馆藏比例，真正发挥电子出版物效能，使图书馆工作水平有实质性进展，适应新世纪高校图书馆信息服务的要求。建立电子阅览室是信息时代我国高校图书馆发展的一项重要举措，世纪之交，各高校电子阅览室纷纷开放，更迫切需要入藏多种类型的电子出版物供利用。34 互补原则。 21世纪的图书馆既不是虚拟图书馆替代传统图书馆，当然也不可能是传统图书馆的一统天下，而是两种图书馆共存互补，共创21世纪图书馆的新时代6。未来高校图书馆电子型馆藏的比例不断加大，但不可能完全取代印刷型馆藏。 电子出版物具有信息量大，节省收藏空间，信息传递速度快，多媒体及可进行多种途径检索等优点。笔者在应用电子出版物的实践中，深深体会到电子出版物不是印刷型同种文献的简单的数字化重复，更多的发展是在功能、效益和服务形式上。特别是电子出版物使用户得到快捷、高效的“即时提供”（justintime）的优良服务，使在现有印刷型馆藏的基础上再购买电子型出版物有其必要性。由于网络发展对电子出版的促进，越来越多的出版商开始采用各种方式发行网上出版物，如电子期刊可以说是发展最快的电子出版物形式。对于象Oxford English Dictionary这样的大型词典，入藏印刷型版本，则要22册之多，占用一大排的书架，如选购电子版（http:/bion.mit.edu/oed.html），不但方便检索，而且大大缓和馆藏空间紧张问题。 但是电子出版物也有局限性与脆弱性，我们先不谈存储载体的寿命、计算机病毒破坏等，单单由于记录信息的方法、存储格式及所使用的技术不停改变，计算机硬件设备、操作系统等软件更新换代速度极快，若干年后，以数字化方式（如CD-ROM）存储下来的电子出版物，一旦无法找到相匹配的运行环境，将失去使用价值，使数字信息的使用寿命受到了限制。 高校图书馆应根据本馆实际，综合考虑职能与任务、发展目标、馆藏现状、用户需求、区域环境，特别是经费保证等因素，按照科学比例，合理配置实物文献与网上资源的比例；印刷型纸质文献、缩微制品与光盘等的比例，不同载体文献的并存互补是现代图书馆发展的重要特征。因此我们在高校图书馆采访工作中，要遵循电子型出版物与印刷型出版物共存互补，实体出版物与网上出版物共存互补的原则。制定协调采访的方针及具体措施，其中包括电子出版物经费分配比例。35 共享原则。 传统图书馆印刷型文献采访未能协调，造成严重资源浪费的经验教训，而目前电子出版物的采访各自为政的情况依然存在。由于当今计算机网络的强大功能及电子出版物一次成品，无数次利用；电子信息资源易拷贝处理等特点，给资源共享提供了技术保障，解决了长期以来制约资源共享的主要障碍。 建立区域性电子出版物共享网络。具体工作可先调查区域内各协作机构电子出版物，特别是检索数据库光盘的收藏情况，再在统筹规划的基础上合理布局，高度协调，根据各馆优势及特点，分摊负责有关数据库的收藏，建立区域性电子出版物收藏体系，全面、有序，联网共享，互相补充。在不违反相应的用户许可证条件下，互相为对方用户提供使用馆藏电子出版物的便利，包括进行以国际互联网为媒体的信息服务。国外越来越多的机构为获取电子信息资源，正在建立图书馆联合体以便“集中它们的购买力，争取更好的服务合约”，如建立信息管理组织（IMO）等7，也是值得我们参考的解决方案。我们要努力实现由馆藏文献保障到地域文献保障，进而到网络文献保障的转变，充分利用区域性与全国性信息保障系