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1 “通知”“报告”“请示”“函” 写作要求及其注意事项 (提纲) 一、通知的写作要求及其注意事项 (一)适用范围。党政机关公文处理工作条例(以下简称条例)第二章第八条第八款规定,通知用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。 (二)主要特点。一是适用范围广;二是使用频率高。三是专项性强;通知多是专项的。 (三)类型。通知种类较多,按其内容和功能大体可分为指示性通知、批示性通知、周知性通知、部署性通知、一般性通知等。 (四)通知的结构 通知由标题、主送机关、导语、正文、落款。 1.标题 2.主送机关 3.导语 4.正文 5落款 (五)通知的写作 2 正文的内容一般由三部分构成,即“为什么”、“做什么”、“怎么做”。 (1)“为什么”即发文缘由,它是通知正文的开头,一般由通知的目的、意义、原因、依据等部分或全部内容构成。 (2)“做什么”是点明行文宗旨,一般在写完“为什么”以后,自然过渡,直接引出“做什么”。 (3)“怎么做”是通知正文的主体,应写明告知或要求办理、执行的具体内容。“怎么做”是通知最重要的组成部分,写好通知的难度也在于此。 (五)通知写作时注意以下事项 1.标题要准确简要概括行文内容,准确表达作者所要表达的行文意图,不能产生歧义。 2.通知的缘由要简洁,侧重交代行文的依据、目的、意义,与此无关的不写。 3.不能缺少“做什么”。“做什么”是任何通知的必备要素,其他要素可以缺少,而“做什么”是不可或缺的。 4.通知中不能到处提要求。一份通知所提出的要求,最好集中在一部分里,这部分内容一般置于通知正文的最后。 二、报告的写作要求及其注意事项 (一)适应范围。条例第二章第八条第十款规定,报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询 3 问。 (二)主要特点。一是广泛性,适用范围广泛。二是陈述性,内容以陈述为主。三是单向性,下级机关向上级机关单向行文。四是事后性,“事前请示、事后报告”。 (三)类型。一是综合报告:工作报告、情况报告、调研报告;二是专题报告:答复报告、会议报告、检讨报告、督查报告等。 (四)报告的结构 1.标题 2.主送机关 3.正文 4.落款 (四)报告的写作 开头:依据什么,报告如下。 正文主要是讲什么事情,根据报告的类型不同有所区别: 总结工作报告:做了哪些工作;方法;进度或程度,效果;经验、体会等。 反映情况的报告:什么问题;原因;后果;解决的方法途径; 答复询问的报告:调查处理的结果;态度;意见。 正文主体部分的写作以事例说明为主: 一是“干货”,做了之后,有具体收获,可以用数字和 4 具体事实表述的东西;只唯实,不唯书、不唯上。 二是“湿货”,做了之后,还没有可以体现出成果的事实,只有一些“体会”认识上的收获(现实的和可能的。如:某项教育开展党的群众路线教育实践活动,这种刚刚开展的教育活动的成果就是这种 “湿货”)。 三是“干货”、“湿货”都有,既有事实又有体会。 (五)写作时注意事项 1.详细占有材料 平时留心单位的事情,尤其要注意收集留存各类文字材料; 2.理出事项和观点 理出几方面的主要事情或提炼出几个主要观点(看法); 3.注意用事实说话 事实说明观点,观点统率材料。 4.语言简洁生动 注意引用群众语言 5.典型事例与概括相结合 例如:机关注重效能建设,100%的同志都坚持了上下班制度,没有迟到、早退现象。有三位同志住址离单位较远,每天这三位同志都是早早起床,倒三次车才能到单位。 6.用辩证的、全面的、发展的眼光看待问题。 7.避免报告标题出现叠床架屋、语义重复的毛病。 5 三、请示的写作要求及其注意事项 (一)适用范围。条例第二章第八条第十一款规定,请示用于向上级机关请求指示、批准。 (二)主要特点: 一是内容针对性、规定性。遇到以下情况,都可行文请示:(1)对党和国家的有关路线方针政策和法律法令不甚了解,有待上级明确批示的问题;(2)工作中发生了重大问题或原无有关规定,难以处理,希望上级机关给予指示的问题;(3)工作中遇到困难,需要上级机关帮助解决的问题;(4)困本地区、本系统、本单位情况特殊,难以执行统一规定,需要变通处理请求批准的问题;(5)本机关职权范围内不能决定或决定不了有待上级机关批准的问题;(6)本机关、本单位意见分歧,无法统一,要求上级裁决的问题;(7)建立机构、增加编制等需要向上级机关请求批准的问题;(8)其他按上级有关规定应当请示求的问题。 二是逐级请示,不得越级行文,特殊情况需越级请示(如遇到重大突发事件:含自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全事件等),要抄送被越过的有隶属关系的上级机关。 三是单一性,一事一请示。 四是呈批性,原则上主送一个主管的上级机关即有隶属关系的直接上级机关,无论同意与否,上级机关都要给答复。 五是请示者和受理者必须是一级机关或组织,并具有隶 6 属关系或业务指导关系。 六是事前性,必须是事前请示,不能先斩后奏。 (三)类型。按请示的内容性质可分为请求指示性请示、请求批准性请示、请求批转性请示等。 (四)请示的结构 1.标题 2.主送机关 3.正文 4.期复语 5.落款 (五)请示的写作 正文一般分为三个部分: 第一部分:缘由,即请示的理由,这是请示件写作的重点和关键,应当写得合情合理,充分周详,以突出请示的必要性和迫切性。 第二部分:事项,即请示的事项,事项要具体。 第三部分:意见,即请示事项的解决办法,意见要明确,切实可行,以增加获准的可能性。 结束语:一般为“以上请示,妥否,请审批”;“以上请示如无不妥,请批复”;“专此请示,请研复”。 写请示件时,有两种情况影响请示的质量: 一是对请示事项的理由即为什么要这么做说不清楚,缺 7 乏必要的材料和依据,说服力不够,上级机关在研究时难以作出决断,影响到及时批复; 二是对请示事项的解决办法或措施不明确,或者不切实际,无可行性,上级机关无法做出同意或肯定的回复,也就是说很难表态。 (六)请示写作时注意事项 1.把请示事项表述清楚,把理由说透,不要模棱两可、含糊不清。 2.引文要正确。 3.有自己的观点和意见。 4.一事一请示。 5.不多头请示。 6.按隶属关系逐级请示,一般不要越级请示。 7.请示和报告不能混用并用。 8.请示件属上行文,要标注签发人,以示负责。 9.请示件在成文日期下一行,要标准“附注”,写上联系人,联系电话,用圆括号括入。 10.避免请示标题出现叠床架屋、语义重复的毛病。 四、函的写作要求及其注意事项 (一)适用范围。条例第二章第八条第十四款规定,函适用于不相隶属机关之间商洽、询问工作和答复问题、请求批准和答复审批事项。 8 从以上表述中可看出有三层意思:一是机关与机关之间商洽工作,二是机关与机关之间询问和答复问题,三是向无隶属机关的有关主管部门请求批准。 (二)主要特点。一是广泛性;二是灵活性;三是单一性。 (三)类型。按性质、内容可分为商洽函、问答函、审批函、告知函、催办函等。 (四)函的结构 (1)标题 (2)主送机关 (3)正文 (4)落款 (五)函的写作 正文的写作包括缘由、事项、结束语三部分 缘由与事项的写作:一是有针对性地陈述缘由;二是紧承缘由点明致函事项。 结束语。可根据不同情况区别使用。如果去函要求对方回复的,可用“以上意见,请于函复”;或“特此函达,请予研复”等。 (六)函写作时注意事项 1.叙事清楚,说理有节 2.用语平和,措词得体 9 3.短小精悍,注意技法 4.不可将“函”遗忘 (七)“函”可代行有关职能 1.机关之间周知有关事项,可用“函”行文,代行“通知”之职能; 2.上级机关答复下级机关来文,以“函”行文,代行“批复”之职能; 3.向不相隶属的机关(主管部门)提出请求批准有关事项,可用“函”行文,代行“请示”之职能。
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