第四届中国有机肥料研究学术交流与产业咨询大会会务组工作手册 一、工作机构及要求（一）领导组组 长：汪建飞张从军副组长：骆贵排肖 新（二）教师组成员于国宪、刘庆安、周毅、赵建荣、邹海明、吴伟东、肖晴、李飞跃、段立珍、周宝娟（三）学生组成员关胜学、王磊、刘鑫、刘玥雯、杨帆、陆玲、余婷、苏子武、段晶晶、张先明、王宜鹏、刘雨露（四）企业组成员王德生、崔巧云、李毅、宋在靖、王伟龙、余江腾、范冬坡、邢冬冬、张琼、李士林、倪清平（五）司机组成员宋早原、宋全胜、谢家永、王忠民、王振、王道海、于德利二、工作组及其职责（一）接站组刘庆安、赵建荣、苏子武、刘鑫、两位司机（由刘庆安和骆贵排联系确定人选）负责人：刘庆安主要职责：（1）负责在蚌埠火车站等待参会人员。（2）在火车站出口显眼处举牌。（3）事先弄清楚代表姓名、车次等信息，每趟车上大致有多少会议代表，要做到心中有数，便于合理安排调度车辆。例如，某趟车来的代表人数较少，而下趟车到站时间尚早，就可即时发车。（4）如果某趟列车代表较多，可询问参会人员要选择的交通工具。如坐我们的车让他们耐心等待，等到一定人数才发车，需谅解。如坐出租车，详细说明行车路线和所用时间，必要时帮忙打车。（二）登记组段立珍刘玥雯负责人：段立珍主要职责：（1）负责制作好登记表格。（2）主动与代表打招呼，告诉他们会议报到的大致流程。（3）分发登记表格给参会人员。（2）登记参会人员的详细信息（姓名，单位，职务，身份证号，电话号码等）。（三）开票组周宝娟、吴伟东、段晶晶、宋在靖负责人：周宝娟主要职责：（1）向需要交费参会人员收取相应费用。（2）给参会人员开取发票（发票请段立珍于30日找财务处樊处长领取）。（3）向客人发放礼品券、发放餐券，并叮嘱其收好。（4）要事先制作好礼品券、餐券。（四）礼品组李飞跃、余婷、李毅、张琼负责人：李飞跃主要职责（1）向参会客人收取礼品券。（2）向参会客人发放礼品。（3）注意礼品的数目，按券发放，不要丢失礼品。（五）住宿引导组周毅、肖晴、关胜学、张先明、陆玲、王磊、杨帆负责人：周毅主要职责：（1）在酒店大厅等候领好房间钥匙的参会人员。（2）将住宿的参会人员领向各自的房间。（3）路上向参会人员简介下酒店情况和会议情况，必要时帮忙拿行李。（六）协调联络组肖新、关胜学、王磊、刘鑫、刘玥雯、杨帆、陆玲、余婷、苏子武、段晶晶、张先明、王宜鹏、刘雨露负责人：肖新主要职责：（1）负责与大会会务组的联络协调工作。（2）负责组织各小组的联络工作，随时掌握筹备工作情况并及时向其他工作组反馈信息。（3）负责编制参加洽谈会的总体策划方案和会议期间重要活动方案，报请会务领导组同意后组织实施。（4）负责向大会领导组领取邀请函、纪念品、参会证等物品。（5）及时处理一些紧急情况。（七）交通保障组骆贵排、刘庆安、苏子武、刘鑫负责人：骆贵排、刘庆安主要职责：（1）负责参会人员入住酒店交通。（2）负责会议期间蚌埠凤阳景点之间及参会人员离会时的交通。（八）会务资料组邹海明、王宜鹏、刘雨露、余江腾、邢冬冬负责人：邹海明主要职责：（1）负责及时更新参会代表信息，并汇总代表参会情况。（2）负责收交大会报告人员的资料。（3）会场各种临时资料的打印、编排，发放；要事先安排好电脑、打印机、复印机，复印机与莱姆佳联系，问他们有没有，若有，就在前一天搬到会务组办公室，若没有，再想办法。打印机可以从办公室带；准备好各色打印纸，尤其是红色的。准备好其他文具用品。（4）通讯录的采集、编审、印刷、发放。（5）确保会场各种用电设备的正常运行（电脑、投影机等，要主动与宾馆联系，弄清情况，2日早晨要提前到场调试好所有设备）。（6）负责利用短信平台给各位代表发送问候、消息、通知等，并事先编排好一些问候语和消息，对已有手机号码的代表，要发送问候语和蚌埠天气预报。（7）督促大会参会人员准时到场。（九）产品展示组王德生、肖晴、刘庆安、关胜学、张先明、陆玲、王磊、杨帆、王伟龙负责人：王德生主要职责：（1）负责编制展板制作方案，报请领导组同意后组织实施。应体现创新原则。（2）负责组织企业的布展、参展工作，将各企业的产品展示。（3）负责将展示的展板、产品根据会场及必经路段的环境合理布置。（4）负责莱姆佳公司产品的展示。（十）摄影宣传组于国宪、刘庆安、骆贵排、余婷、刘鑫负责人：刘庆安主要职责：（1）负责大会宣传的照片及视频片段。（2）负责大会人员的照相工作。（3）以及大会记录资料的摄影。（4）负责撰写新闻稿，投城建学院网站、科技学院网站，莱姆佳网站。（十一）条幅背景组肖晴、关胜学、王磊主要职责：（1）负责大会背景的策划和设计。（2）设计条幅的悬挂位置、内容以及尺寸大小。（3）会场前台场景的布置。（4）与骆贵排保持联系，确定各种条幅背景制作和悬挂的时间。（5）负责各种条幅、标牌的内容设计。（十二）茶歇组周宝娟、张先明、刘玥雯、陆玲、余婷、杨帆、关胜学负责人：周宝娟主要职责：（1）负责会议休息时参会人员的茶水、饮料、点心等食品。（2）负责企业人员跟专家的咨询安排。（3）如交由宾馆办理，负责与宾馆具体负责此项工作的人保持联系。（十三）票务组肖新、关胜学、杨帆负责人：肖新主要职责：（1）联系登记参会人员的回程交通工具，询问是否帮忙订票。记录订票人相关信息，特别是需要定机票一定要详细的身份信息。（2）准确核实各航班和车次的信息，及时提醒客人返回时间。（3）根据与会人员需要购买交通票。（十四）安全保卫、现场管理组骆贵排、赵建荣、苏子武、王磊、张先明、关胜学、王宜鹏、刘雨露责任人：骆贵排主要职责：（1）制定考察区的安全保卫工作方案，维持考察秩序，确保代表人身、财产安全。（2）制定厂区现场管理工作方案，确保会议期间厂区内环境清洁，肥料生产车间场面热火朝天。（3）照应考察代表，在考察过程中，确保没有代表掉队。（4）联系警车开道事宜。（十五）医疗保障组崔巧云、宋在靖负责人：崔巧云主要职责：（1）负责为与会代表提供医疗用药保障。（2）为与会代表提供常规药品、测量血压等。（十六）晚会策划组张开宝、张聪、张从军、汪建飞、肖晴成员见文艺晚会活动方案主要职责：（1）负责制定禾泉山庄专场文艺晚会工作方案，交通组织实施。（2）负责设计节目单，交会务组印刷，带晚会现场发放。（3）负责主持庆祝晚会。三、参观考察本次会议共安排了6个参观考察点，按时间顺序分别是：（1）莱姆佳公司（11月2日16:30-18:00）（2）凤阳小岗村（11月3日08:00-09:20）（3）大明牧业公司（11月3日09:20-10:30）（4）安徽科技学院（11月3日10:30-11:30）（5）鼓楼（11月3日13:00-13:30）（6）狼巷迷谷（11月3日13:30-17:30）参观考察过程中是体现会务组服务水平的最重要时段。服务水平高不高，关键看这一阶段的表现。根据参会人员规模，初步确定6辆客车，人员安排如下：一号车由汪建飞带队，杨帆负责解说二号车由邹海明带队，陆玲负责解说三号车由刘庆安带队，刘鑫负责解说四号车由李飞跃带队，段晶晶负责解说五号车由周宝娟带队，关胜学负责解说六号车由肖新带队，刘玥雯负责解说车窗前的标号、会标设计、制作由（七）会务资料组负责，做好后，交给各车解说员粘贴到车上。杨帆、陆玲要根据考察路线，设计好解说词（包括车上的解说），然后对所有的解说员进行培训，带队也要到场接受培训会务组人员角色与职责接待与后勤：（安排人数视实际会议情况而定，以经销商定位的人挑选担任）1、会场新来人员的接待（引导入座、行李妥善安置等）；2、整个会场的茶水安排；3、随时注意会场的需要，包括会场卫生，新朋友的动态作灵活性地应对处理（如有特殊情况，感觉自己难以应对时就要即时跟会场总监咨询应对方法）；4、按照会场课程的需要，如有需要用到的工具及配合工作的话，就做好事情准备及配合；5、课间或午休时，应注意现场的卫生情况，把东西按原来放好；6、对新来朋友作简短的沟通与引荐，避免冷场情况出现，时常保持应有的热情；7、在会场途中，如有朋友离场，要送客出门；8、在会场开展过程中，如有顾客需要体验服务时，一定要做好相应的配合；9、在主讲嘉宾分享过程中，要做好会议动作，起到配合与带动作用。DJ与后台主持：（通常是一人，以经销商定位的人挑选担任，如有特殊情况再定）1、控制好会场音乐；2、讲会前注意事项及邀请主持人词。（详细请看DJ（后场主持）所负责要做的流程及话术）主持人：（通常是1或2个，主任级以上担任，最好一男一女搭配）1、带动会场气氛；2、根据会议（课程）的内容主题讲解与主讲嘉宾推崇工作；3、要时刻观察会场全场的实际环境情况（如在场目标对象的实际情况、主讲嘉宾临时离场或不到位等情况）而配合会场总监做好相应灵活课程变动工作；4、配合会场总监做好会前准备、会中配合、会后总结等工作。（详细请看：主持人注意事项及流程）会前、会中、会后注意事项：1、会前（会前准备，按现场实际情况配合会场总监作出适当的调整）、了解本次会议的主题和流程；、跟主讲师做好事情沟通（了解每位主讲师是否到位，每位主讲师的情况）、了解本次会议的人数情况（新旧朋友人数情况，新朋友的需求，可以针对性，提高绩效）2、会中（留意会场情况，随时做好带动作用）、时刻留意现场新朋友的实际情况；、休息期间跟讲师和助教商量下一步如何更好的配合；、配合主讲师带动全场气氛（带动学习、回应、点头微笑、自然舒服）3、会后（做好分享总结，会议起最关重要的环节）、带动分享（分享人数按实际情况而定）；、在每位朋友分享完后应该适当做个简短的总结；、围绕本次内容主题做好分享总结。最后销售下次活动（时间、地点、主题），方便更好的跟进工作。会场总监：（通常是1人，经理级以上担任）1、会议（聚会）全程组织安排运作；（详细请看：如何举办会议（聚会）模块）2、做好人员安排，一定要做好带头作用；3、全程监控会场变化。（大原则：注意细节，以不变应万变。）会前、会中、会后注意事项：会前（准备）：1、课程表在一星期前确定；2、会场人员（会务组人员）的安排；3、卫生的安排；4、主讲老师的课件需在3天前做好；5、会议预计到场人员的人数确定。会中（应对）：1、随时确保会场的工作人员（主持、DJ、主讲嘉宾等）是否到位（如没有在场的话，需即时跟其他工作人员做交待，灵活做成人员调动，做成有效性的应对！）；2、根据会场的情况变化，做出相应合理的课程调整与人员变动；3、与工作人员做紧密的沟通，随时注意会场的动态。会后（总结）：(严格按照会后总结流程进行)1、会后对会场的卫生做出安排；2、组织所有工作人员（学员、导师及自己）做会议总结；3、对会前、会中、会后做实际的报告，收集工作人员的总结建议；4、总结出好的方面（日后可以复制的），不好的方面（日后需要注意，加以改善的）；5、对往后的会议（课程）做一下简单的介绍与安排；6、确定好在总结当中安排的工作安排，以层层监督教导方式（总监监督导师们