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办公室行政管理工作流程_办公室行政工作内容办公室作为一个综合、全面的办事部门,是单位的重要职能部门, 那么你对办公室行政管理工作流程了解多少呢?以下是由店铺整理关于 办公室行政管理工作流程的内容,希望大家喜欢! 办公室行政管理工作流程一、文件的发放与管理1、外来文件由办公室归口接收,经行政经理或管理者代表 (管理 者代表负责体系文件)确认审批后,发放至有关职能部门后归档管理。2、电子邮件文件在原稿上,审批其适用性,由办公室填写邮件 接收记录登记表并发放至有关职能部门后归档管理。3、审批文件的符合性、充分性、适宜性及文件间的协调性负责, 审批时填写文件审批表,以作为审批的依据。文件审批时,同时 确定文件的发放范围。4、除上海大众规定的记录表格外,记录表格由使用部门编制,管 理者代表审批后,办公室备案。5、经批准后的文件,由办公室填写受控文件清单,以对文件 进行管理。办公室按确定的文件发放范围,统一印制,原审批件归档 保存,存入计算机的文件均留备份。6、文件发放时,办公室填写文件发放 (回收)记录表,履行发 放手续,领用人签字。文件发放应确保使用处能获得适用文件的有效 版本。7、文件持有者须妥善保管文件,不得随意涂改,防止丢失或损坏 如发生丢失或损坏等情况时,须报办公室重新办理补发手续。8、电子文件须标识清晰,以免新旧版本混用。9、电子文件只能使用,不能更改,确需修改的,经办公室统一修 改后,经管理者代表审批后,继续使用。10、各部门收到的各类外来文件须到办公室备案登记,其适用性 由管理者代表确认,办公室再发放到相关部门,建立外来文件清 单,并及时更新。11、办公室负责对公司质量手册的附录主要法律法规及技术标 准清单随时进行更新。二、员工任职岗位管理 办公室是本公司人力资源管理部门,负责对各岗位任职条件的确 定及薪酬福利、员工培训的实施工作,负责员工业绩评定工作。人事培训主管负责培训的日常管理工作,并参与有关培训及其他 措施的策划、实施和评价工作。重要岗位、关键岗位人员变更执行品牌相关申请流程。 办公室明确各岗位人员有关的学历教育、工作经验的适用要求, 编制岗位描述报部门经理审批,并作为招聘、安排人员、培训的 主要依据。重要/关键岗位的变更,必须按规定的流程申请,并经培训合格后 方可上岗。对岗位人员从教育、培训、技能及工作经验四个方面进行岗位能 力评定,评定合格上岗,由办公室编制本公司的员工花名册。三、员工的招聘 各部门根据公司现有人力资源情况,填制年经销商人数配置 表,报人事培训主管,人事培训主管根据岗位需求情况和各部门的 用人需求情况,拟出招聘计划,由总经理审批后,按招聘计划实施招 聘。办公室受理应聘者申请,填写公司应聘人员求职申请表,由 人事培训主管和用人部门的部门经理共同进行面试。应聘者体检合格后,择优录用。根据各部门的岗位申请,安排应 聘者试用,签订劳动合同并约定试用期,试用期后符合要求,正式录 用。人事培训主管负责填写公司人力资源基础信息表。人事培训主管将本次招聘的总体效果反馈给总经理。四、员工的培训 人事培训主管组织培训参加外部培训人员在培训完成后一周内, 向其他相关员工转达培训内容。新员工由人事培训主管统一组织培训,培训内容包括:上海大众 的背景介绍和企业文化;公司的企业背景、企业文化、组织机构和规章 制度;产品的基础知识;安全环保知识及员工手册等。在职员工的深化培训要制定培训计划,人事培训主管根据公司 人力资源基础信息表和年经销商人数配置表了解公司现有人力 资源情况,并根据不同岗位的需求及员工填写的培训申请表制定 公司年内部培训计划表,培训计划可以按实际情况进行调整。 内 部培训的主要包括:服务技术类的内部培训:在接到培训资料五日内, 由人事培训主管组织,技术总监、服务经理等相关责任人主持培训。附件类内部培训:在接到培训资料五日内,由人事培训主管组织, 附件经理主持培训。其他内容的培训:由人事培训主管组织实施,相关岗位负责人主 持培训。其他培训:如参加学历、专业等专题培训,由个人提出申请, 部门经理同意后,经总经理批准后参加培训。对特殊工种人员培训,如油漆工、焊接工、检验员等,须经有资 质部门组织培训,考试合格后,由有关部门发证认可,持证上岗。每次内部培训,各相关部门应填写内部培训参加者名单,培 训结束后将有关记录、试卷等交办公室存档。外出培训应在培训结束 后将成绩单或结业、培训证书等送办公室核实登记、保存。人事培训 主管负责建立员工培训档案并保存各类培训记录。五、劳动统计报表工资管理1、员工考勤管理,员工人数增减变动情况统计、2、劳动报酬统计,编制、汇总和报送劳动工资月报、季报 ;建立 劳动工资统计台帐,严格规定劳动工资统计制度,及时为公司的各项 决策提供了准确的统计资料。建立公司工资台帐。3、劳动合同管理。员工试用期、劳动合同、变动、离职管理等, 整理及更新员工人事档案和通讯录;各类人力资源报表的统计,建立人 力资源数据库;4、薪资的核算与发放、社会保险等基本业务的具体实施 ;包括职 工工资统计、职工工资总额构成统计、工资总额同经济效益挂钩情况 及效益工资统计、公司岗位变动人员工资调整工作 ;职工工资晋升和工 资标准的调整工作。六、计算机网络及应用系统的管理1、计算机系统管理员发现或接到计算机系统故障报告后,应迅速 查明故障点或故障范围,进行维修。2、确保公司局域网络的信息畅通,接到地方区域停电通知,系统 管理员立即到服务器备份数据,同时启动储备电源。3、系统管理员,电工正确迅速的对故障设备进行检测,并保证检 测质量;待故障消除后,打开服务器试运行,在正常运行情况下,向预 案组长请示后,恢复局域网的使用;通知各个部门,恢复使用。4、定期对计算机及系统运行状态进行监控制、维护与保养,定期 对系统进行跟踪、查杀病毒工作。5、严禁利用计算机私自和外系统进行通讯联网。七、行政后勤保障管理1、办公室每季度记录水表、电表的用量,对用水、用电增加量进 行原因分析,寻找节能机会。2、检查卫生间水箱和所有阀门水龙头的完好情况,防止漏水。3、消防设施要按消防部门的相关文件要求配置齐全,环保协调员 负责定期检查,对失去应急能力的消防设施,要及时进行检修、更换 或增加。4、收集有关安全生产法律法规及行业规范文件的收集、整理,并 实施文件的更新,保证所属文件处于有效期内。5、组织公司内职业健康和安全知识、新法律法规的有关培训,作 好记录;并负责建立职业健康安全方面的资料库,以备查询。6、对新上岗的员工进行健康安全的培训 ,包括如何正确佩戴和使 用劳动防护用品。7、每年至少组织一次消防知识培训(包括对消防设施的正确使用), 并进行应急预演,达到人人会使用消防工具和正确施救。8、每月对涉及健康安全的各工作场所及安全措施执行情况进行一 次监督检查,根据现场检查记录进行分析找出存在的问题,提出改进 或纠正要求,必要时采取纠正或预防措施。9、组织食堂炊事员应定期进行体检,在取得身体健康证明后方可 上岗工作。10、办公室每月对各工作场所的环境卫生和现场管理情况进行一 次监督检查,根据现场检查记录,并进行分析,通过分析找出存在的 问题,提出改进或纠正要求,必要时采取纠正或预防措施。11、公司公务车辆要定期进行检查、维修、保养和年检。12、因工作需要,公司配备个人使用的机动车辆,严禁私自非法 运,因工作需要将车辆外借或作为用户代用车的,须经主管领导同意 批准后。13、除因工作需要配备个人使用或外借 (代用)车辆外,公司所属 机动车辆,原则上不准在外过夜;确因工作需要在外过夜停放时,需经 主管领导批准。办公室行政工作内容1、对工作进行定位和岗位职责的划分,明确岗位职责。在管理工 作中对每一个事情都要明确到具体的责任人,避免出现管理上的空白, 但是也要注意可以一个人负责多件事,绝不能几个人同时分管一件事 情。2、强化公司相关制度,以及相关使用表格。文件正式的格式,文 件发放与回收管理流程,物品采购审批流程,车辆管理容易出现弊端。 制度的强化,使工作中的矛盾与弊端就会越少。(1) 公司文件管理制度。统一公司的正式文件编号与格式,认真做 好文件、合同、资料、报刊、杂志的收发与存档。(2) 公章使用管理规定。认真监督、管理公司印章的使用。(3) 规范公司的会议管理,实行会议实名签到制,做好各项会议记 录,检查督促公司领导布置的各项工作的落实情况。(4) 采购物品审批流程。落实专人负责办公用品的登记、采购、发 放。(5) 财务报销制度。强化财务各项费用的报销制度,完善财务报销 流程。(6) 完善车辆使用管理制度。根据公司的实际情况,强化车辆管理, 确保公司业务正常用车,做好驾驶员的日常管理工作,文明驾驶,确 保行车安全。3、积极配合好财务部做好固定资产管理工作,严格按资产的管理 流程办理审批手续,杜绝因管理不善造成的固定资产损坏或者丢失等 不良现象发生。4、根据各部门的实际人员需求与公司领导对整体编制的规划,组 织实施人员招聘。5、认真学习公司的业务知识,配合业务,财务等部门工作。根据 实际情况制定方案,落实好制定的工作计划,并认真组织实施。6、做好监督办公场所,楼道卫生间的清洁卫生。7、安保问题重点就是办公室的钥匙保管问题,以及同物业公司配 合做好三防工作。8、完成福利项目与激励政策 ;满勤奖,交补,话补、福利,并报 公司总经理审批,通过后进行有组织地宣传贯彻。9、完成公司领导交代的其他日常工作,认真做好领导的助手。我 个人认为对政策的制定要软,对政策的落实要硬。因此在制定政策时 要根据需要征求相关人员的建议,深思熟虑而定有利于政策的完善, 更切合实际,更有利于执行。每一个政策的出台很难让所有的人全部 接受,毕竟人的素质、能力、理解力不同,因此我们在管理时要有强 势执行力。
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