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费用审批、预支、报销制 度一 总则为了规范费用的审批、预支、报销程序,加强费用管理,特制定本制度。二 费用包括但不限于员工因公预支、差旅费、业务招待费、部门活动费、销售回扣、员工社会保险费、租赁费、水电费、电话费、进货运输费、送运输费、本地交通费、员工生活费、员工移动电话费。三 费用的审批1 外地差旅费、业务招待费、部门活动费、大客户销售回扣发生前必须经过审批。由申请人填写“费用审批单”(见:附件一),经部门负责人审核,总经理审批后,才能借款、报销。外地差旅费应注明预计出差日期、起止地点、本地及长途交通费、住宿费、餐饮费金额。业务招待费应注明预计发生日期、金额、双方参加人员、需要达到的目的。(业务招待费内容若涉及参与单位和人员的具体名称,应另附纸质注明,不得写在报销单上)。部门活动费应注明预计发生日期、金额、参加人员、需要达到的目的。大客户销售回扣应注明预计发生日期、金额、计算标准。2 购买办公用品、固定资产前必须经过审批。由请购人填写“请购单”(见:附件二), 经部门负责人审核、总经理审批后,才能采购、借款、报销。办公用品,固定资产,低值易耗品等应由行政部门专人造册登记、入库、保管,以便于管理和财务月底准确摊销.3 缴纳员工社会保险费、租赁费、水电费、电话费,通过电汇、转账方式付款,如果付款前能取得凭收款单位出具的正规发票、收据,由经办人填写“请款单”(见:附件三), 经部门负责人、财务部会计审核、总经理审批后,出纳员办理款项的支付。否则经办人应及时到收款单位取得发票、收据,并将其交给财务部会计。四 费用的预支员工因公出差、参加培训、购买办公用品等,可以借款。借款人凭经过审批的“费用审批单”、“请购单”,填写“借支单”(见:附件四),经部门经理、财务部会计审核,总经理审批后,出纳付款。五 费用的报销、付款1 填写“费用报销单”(见:附件五)报销人应详细填写姓名、部门、姓名、日期、地点、费用项目、金额,本地和长途交通费应注明起止地点,办理事项;业务招待费、员工聚餐费应注明参加人员。2 整理、粘贴原始单据报销人应整理好原始单据,将其粘贴在空白粘贴单上,然后将粘贴单连同“费用报销单”粘贴。3 审核“费用报销单”普通员工发生的费用必须经部门负责人审核,然后交由由财务部会计审核。部门负责人以上员工发生的费用直接经财务部会计审核。4 审批“费用报销单”总经理对经财务部会计审核后的“费用报销单”才能进行审批。5 付款出纳员只能根据总经理审批后的“费用报销单”办理付款、还款手续。出纳付款后盖现金付讫、银行付讫章;还款的,出纳员应向还款人开具“收款收据”。六 记账财务部会计根据出纳员付款后的“借款单”、“费用报销单”及“收款收据”编制记账凭证。七 附则本制度自公布之日起执行。执行中有何意见、建议,请及时向财务部反馈。附件一: 泸州金通电脑技术有限公司费 用 审 批 单 日期: 年 月 日姓 名部 门: 日 期地 点预计费用项目预计金额备 注预计费用合计 大写金额:总经理: 部门经理: 申请人:说明:1、业务招待费须注明双方参加人员。2、本单作为“借款单”依据,费用报销单附件。附件二:泸州金通电脑技术有限公司 请 购 单部 门: 请购日期: 年 月 日采购用品名称规 格单位数 量预计金额备 注合计金额:(大写) 小写¥:总经理: 部门经理: 请购人:说明:本单作为“借款单”依据,费用报销单附件。附件三:泸州金通电脑技术有限公司 请 款 单部 门: 请款时间: 年 月 日请款用途:收款方单位单位全称:开户银行:银行帐号:请款金额(大写): (小写)¥:付 款 方 式:电汇 汇票 现金支票 转帐支票 现金 总经理: 财务部会计: 部门经理: 请款人:附件四:泸州金通电脑技术有限公司借 支 单 年 月 日借款人姓名部 门借款事由:(详细列明)借款金额 (大写): (小写)¥:总经理: 财务部会计: 部门经理: 借款人:附件五: 泸州金通电脑技术有限公司 费 用 报 销 单 报销日期: 年 月 日姓 名部 门: 日 期地 点费用项目金 额备 注费用合计 大写金额:总经理: 财务部会计: 部门经理: 报销人:说明:业务招待费须注明双方参加人员。
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