商务部工作流程与管理制度一、总则为了更好的 对公司商 务行为进行管理，提高销售工作的效率，特制定本流程与制度。所有的商 务相关人员均应以本流程与制度为依据开展工作。公司成立 专门的商务部门负责公司订货，售货的相关商 务工作，由财务部进行监督。一、商务部员工职责1、遵守公司制度2、 对公司所代理 产品销售的商务流程和 执行及完成情况 负责。3、 对回款的完成情况 负责。5、 负责制定年度工作 计划、月度工作计划、周工作计划、日工作计划，并负责监 督计划的执行及完成情况。如在具体 执行过程中遇特殊情况需 变更计划的应及时向公司主管 领导提出建 议。6、 对本部门工作严格负责，及时处理工作中出 现的任何 问题， 协调与各部门的工作关系，对重大问题及时向公司主管 领导汇报 。二、商务部工作流程1、商 务谈判与签订合同的流程1）公司 销售人员在给客户报价或投 标后，根据实际情况可进行商务谈判精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 1 页，共 5 页2） 销售人员在与客 户商务谈判的过程中与商 务部门报价产生差别的应及时向商务部经理通报相关情况（重大合同需向公司 领导请示）4）商 务部将所有 问题均确认后方可 签订销售合同5）正式 销售合同 签订后于当日保管存档6） 对于因客户原因无法 签订正式 销售合同或客户电话/传真通知订货的必须向公司领导请 示确认后方可执行4、 发货流程1）商 务部根据销售合同填写 设备采购单2）由 财务部审核 销售合同及 设备采购单3）商 务部按照 设备采购单向厂家 订货4） 监督厂家将 设备发送到指定地点指定人 员手中5）与客 户联系确认收货并请其签署 设备签 收单等手 续；6）将客 户签字的 设备签 收单等交公司存档5、开票流程1）填写开票申请单2） 财务部审核开票3）交客 户发票并确 认6、回款流程1）商 务部按照合同流程催款2）和 财务部确认回款情况3）反 馈给客户精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 2 页，共 5 页7、售后服务流程1）接客 户售后服务申请，由工程商确认2）技 术部沟通3）确 认故障后有工程商寄至厂家返修4）返修后取回，寄到行内或工程商处5）确 认返修效果8、退货（ 换货）流程1）客 户提出申 请2）核 对欲退货（ 换货） 产品的品名、规格、数量3）配合厂家技术部鉴定退货（ 换货） 产品的真 伪4）由 销售分部将核 实无误后的退货详单即 红字的（需货申请单）报公司领导审 核5）与厂家 办理退货（ 换货）手 续三、管理制度1、 对所辖区域内所有 经销商的经营情况、终端用户情况、进行收集和记录2、不能私自收取经销商货款，必须款项汇回公司账户3、不得擅自接受超越常 规的条款与价格 应事先征得公司的同意，并负责人指导谈判的过程5、 对于任何客 户提出的特殊 费用要求必 须在征得公司相关 领导的同意的情况下方可承 诺精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 3 页，共 5 页7、正式 销售合同形成后，若无正当理由销售内勤 应在一个工作日内协调厂家发货9 对用户的收货凭证或发货凭证要妥善保存，不得遗失。 对送给用户的发票及取回的支票、 汇票要登 记鉴收。与用户的所有往来合同、 账目、清单均应分类整理交由公司保存，商 务人员不得私自保管。11、 应每日向财务部了解回款情况，及 时处理回款过程中发现的问题，杜 绝错帐 、坏 帐的发生12、 对于收到的支票、承兑汇票、银行汇票销售内勤要在当日将相关票据交 财务部签收13、 应在每年的 6 月底和 12 月底与客 户核对往来账目，并将结果报告销售部经理，并通报公司财务部14、 对于不能解决的 现场售后服务问题 ， 应及时向公司主管 领导汇报，由公司主管领导申请协调解决15、 销售内勤每月 3 日前，将本部门上一月的所有销售合同原件编号整理成册16、 销售部必须按公司要求及 时准确上 报以下各种 报表1）采 购销售情况周 统计表2）采 购销售情况月 统计表3）目标客户基本信息情况 统计表精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 4 页，共 5 页四、财务部监督内容1、 对商务部工作 进行监督；2、 对合同和 资金动向进行审查， 监督；3、核 对每周和每月商 务部的采购和销售情况五、合同及档案管理部 门职责1、按 时检查 合同的 执行情况2、 对合同和相关文档 进行备档3、每个项目的执行情况和 总结及时与财务进行沟通核 对；精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 5 页，共 5 页