六大步骤确定企业最合适的视频会议方案随着市场经济的快速发展，企业规模不断扩大，分支机构日益增多，企业内外部沟通互动日益频繁，企业对视频会议系统的需求越来越大。根据IDC中国视频会议市场半年度跟踪报告报告显示，2013年上半年中国视频会议市场规模有所下滑，为172.1 百万美元。同时，4G网络建设的有效支持下，中国网络环境进一步改善，视频会议的整体部署成本进一步下降，视频会议的业务体验得到提升，越来越多的企业选择视频会议以提升企业沟通效率、增强协作能力、降低业务成本。目前市面上的视频会议产品和提供商层出不穷，华为、宝利通、索尼、中兴、思科、威视、全时、好视通、视高、263 等多家品牌商竞争趋于炙热化，企业选择多了反而陷入了迷茫，多家对比举棋不定，如何选择合适的视频会议从而使投入产出比达到最高，赛速科技公司副总张先生总结了自己多年的视频会议产品销售经验认为，企业在选择视频会议时可以通过以下六个步骤，从而确定性价比最优的方案：第一，了解企业沟通需求，确定会议规模和配置；第二，根据企业IT 设施现状，确定软件视频会议或硬件视频会议；第三，根据企业业务等实际情况，选择自建或者租用方式；第四，收集各个品牌信息进行评估，确定3-5 家综合对比分析；第五，通过免费试用充分了解产品优劣势，确定最终方案；第六，购买产品，与销售进一步沟通，售后跟踪。第一，了解企业沟通需求，确定会议规模和配置为了购买到最能满足企业当下会议需求的产品和品牌，企业在选购视频会议之前，必先进行自我需求分析，只有这样才能购买到最合适企业沟通需求的视频会议产品，最合适的才是最好的。具体可以通过以下几个方面进行自我需求分析：分析需求1. 企业是否有视频会议需求是否1. 视频会议的用途？销售例会、在线商务谈判远程培训、远程辅导远程医疗会诊客户沟通和服务远程接访公共指挥人事招聘和考核远程协同办公2. 视频会议采购预算？在预算范围内，选择自建还是租用？软件系统和硬件购买分别预算是多少？3. 视频会议项目建设期限？是否为紧急项目？需要在多长时间内完成视频会议的建设？4. 对视频会议产品的基本需求？音视频流畅、功能稳定、安全性高、保密性好、价格便宜、多渠道多媒体沟通，容易维护名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 6 页 - - - - - - - - - 5. 视频会议带来的价值？节约差旅和时间成本快速沟通，提高工作效率6. 视频会议适用的场景公司办公室？移动终端？是否需要融入电话系统？7. 视频会议可能带来的问题？产品维护和管理成本增加会议实际沟通效果和控制视频会议试用效率是否高很多企业在决定购买视频会议的时候，第一不了解视频会议的衡量标准；第二不了解自身的沟通需求，导致花了大的代价购买了产品，浪费企业的资源不说，还不能顺利地投入使用。比如，某家以销售为导向的企业，在全国各地拥有很多销售网点以及销售人员，那么在选择购买视频会议产品的时候，需要选择简单易用、安全保密、支持各种设备和终端使用的产品，这样才能有效解决跨地域销售信息沟通的问题，确保销售工作顺利推进，不泄露公司机密，销售人员随时随地全终端参与会议沟通。再比如，用户在决定采用视频会议系统前，需仔细考虑它的用途。例如，如果商品销售人员和客户处在不同的国家，这些客户相距很远而且分散，为满足不同客户需求和维持商业沟通，采用视频会议显然不经济。通过以上问题的自问自答自我需求分析后，可以根据企业会议规模和预算确定会议配置方案。会议规模建议配置个人型会议PC电脑或移动终端视频软件IOMeeting一套USB摄像头 / 移动互联网终端摄像头一个全向麦克风ClearOne Chat-50一个15 人以下的小型会议PC电脑或移动终端视频软件IOMeeting一套标清 HDC4000/高清 HDC8000摄像头一台全向麦克风Yamaha PJP-20UR 一个1560 人以下的中型会议PC电脑或移动终端视频软件IOMeeting一套32 寸电视机或背投一台音响系统一套标清 HDC4000/高清 HDC8000摄像头一台全向麦克风Yamaha PJP-20UR 一个视频分配器一台标清 / 高清采集卡一块60300 人以下的大型会议PC电脑或移动终端视频软件IOMeeting一套32 寸电视机或背投一台音响系统一套标清 HDC4000/高清 HDC8000摄像头一台全向麦克风Yamaha PJP-20UR 一个视频分配器一台标清 / 高清采集卡一块名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 6 页 - - - - - - - - - 最后，在设置会议室配备的时候，还需要考虑到公司会议室的面积大小，会议室设备配置尽可能简单实用，利用吊挂的电视和投影机作为视频输出设备，同时为了保证会议效果，要配备音视频输出效果较好的设备，布局方面要采用反光白色和黑色，音响效果要采用隔音设备，做好防止共振、回声现象。大型会议除了音视频设备效果要求更高外，还需要做好会场颜色灯光的协调。第二，根据企业 IT 设施现状，确定软件视频会议或硬件视频会议在企业搭建视频会议系统前，需要根据企业总部和各个分公司的网络情况和网络环境，以及对是否具备维护和会议保障的IT 人力等实际情况进行分析，选择软件视频会议、硬件视频会议或者“软硬兼施”的方式。相对而言，软件视频会议和硬件视频会议各有特点，公司选择硬件主要是考虑系统的专业性和稳定性，而软件主要是为了满足企业对硬件应用的补充延展功能。目前，在视频会议硬件方面做得比较强的厂商有宝利通、思科、科达、华为、中兴等等；主要的软件视频会议厂商有赛速IOMeeting 、视高、 WebEx 、Skype、科达摩云视讯、全时、威速等。具体来讲，硬件视频会议和软件视频会议区别主要表现在以下各个方面：硬件视频会议软件视频会议音视频质量采用国际电信联盟ITU 组织的 H.320 标准的 G.7xx 的音频编码规范， 声音是经过有损压缩的，发言人数受到限制。可以采用编码除了国际电信联盟ITU 组织的H.320 标准的 G.7xx 外， 还可以使用第三方音频编码标准，声音效果更清晰，理论上不限制同时发言的人数。显示技术提供单一的视频图像界面，显示比较单调。提供多种界面显示风格和多种视频显示方式。不会因为视频路数增加而降低了视频图像质量。网络环境要求一般需要384kb 以上的独立线路或者专网。解决防火墙问题。运行在局域网、广域网、因特网和卫星网上，不受地域之限。便携和移动灵活性一般部署在固定的会议室，与会者开会必须到这个安装有硬件视频会议终端的房间。可以使用联网的任何一台PC机参加远程视频会议。稳定性无论在稳定性和适应性方面都要优于软件，尤其是指音、视频的传输）但是硬件更依赖网络带宽。依赖于带宽， 其次是软件本身的稳定性和适应性。价格一次性购买价格昂贵，而且由于需要一定带宽，用户将长期支付带宽接入费用。产品价格只是硬件视频会议系统的几分之一，甚至更低。 采用租用的方式更为实惠, 并且企业可以利用现有的网络条件，无需支付高昂的带宽费用。数据协作功能早期的硬件视频会议系统不提供数据协作功能； 目前一些高端硬件厂商需要在其系统中增加特别模块，需要额外的PC来支持此功能，系统连接复杂。支持程序共享、电子白板、协同浏览、演讲稿同步、文字讨论、私聊功能等多种数据共享方式。个性化定制服务几乎不可能。可以为用户二次开发，提供个性化的服务，如需名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 6 页 - - - - - - - - - 要改变显示界面的风格、添加新的功能，甚至可以和用户企业的OA 、ERP等管理系统进行结合等。会议管理功能比较简单。可以提供丰富的会议管理和控制功能，如用户数据库管理、会议预约、会议通知，会议统计，会议议程，投票等等；根据各种会议需求提供不同的会议类型和会议控制模式等。系统部署和扩容硬件视频会议系统根据MCU 的要求，部署点数限制比较大。根据服务器和带宽的需求，用户量可达到成百上千的用户数量。系统可重用性如果硬件的某个部件出现问题，可能导致整个视频会议系统的崩溃，用户又必须重新购买一次价格昂贵的硬件产品。耗损小和可重用性高。未来扩充性硬件产品的生命周期约为3 年，而技术每天都在更新， 专用硬件设备无法赶上硬件技术的发展步伐。硬件更新或更换新的升级模块将非常昂贵，而且实施起来不方便。系统部署、升级和维护非常简单，任何新技术的应用和功能的增强都可以即时为用户更新，提供客户端自动在线升级等功能。目前很多大型的企业要求高清、虚拟真实的会议效果同时还希望随时随地地接入会议，会选择软硬兼施的方式。这样当企业需要开一个非常重要的正式会议时，分公司和机构可以通过会议室的硬件视频会议终端参加会议，而出差人员可以通过PC 、移动设备终端或者web客户端远程接入。不仅如此，随着软硬件的融合技术提升，企业可以通过搭建多媒体平台，实现音频、视频、文本和数据的统一部署与能力共享，从而实现各类终端与服务器中心共享音视频，提升会议用户体验和复用能力。第三，根据企业业务等实际情况，选择自建或者租用方式在确定选择硬件还是软件视频会议之后，那么是租用好还是自建好呢？其实，自建视频会议系统和租用视频会议都各有各的好处，关键是要看是否适合自己公司的实际使用和业务情况。从而合理地分配资源，以免造成资源不足或者资源浪费。不管是自建硬件视频会议还是软件会议，前期都需要一次性投入比较大的资金购置各类硬件设备，自建硬件视频是基于嵌入式架构的视频通信方式，需要购买包括嵌入式MCU 、会议室终端、桌面终端等设备；自建软件视频会议主要通过购买远程会议软件，并配备好服务器并寻找机房托管以及租用宽带资源实现数据会议的效果，用户只要PC机、麦克风、摄像头就可以轻松通过互联网上召开会议。除此之外，还需要IT人力成本以及维护保障方面的费用，后期投入较大，自建方式适合对成本不敏感、经济实力雄厚的政府机构及大型公司，保密性要求高的军工单位。如果选择租用视频会议无需购买任何设备，租用运营商已经架构好的平台，则可以省掉一次性购买硬件设施时的大笔费用，按实际使用月或年付费给服务商，日常维护、系统安全和运行保障等问题全部交由名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 6 页 - - - - - - - - - 服务商负责，对企业来说比较省心省事。用赛速IOMting 视频会议软件云服务，企业在几分钟内开始使用IOMeeting 视频会议， 而且价格优惠， 按月付每个并发人数人民币 49 元，按年付每个并发人数人民币 490元，节省 20% 。对于会议比较多，会议时间不确定的公司非常适用，好的运营商是没有月租和年租的，不开会就不会消费。如果公司不认为预算足够的话可以采用自建硬件和远程软件视频会议结合的方式，避免开重要会议硬件出现问题的时候会议不能进行，影响决策，非重要领导参加或是会议比较频繁的时候也可以使用，还可以减少IT 的维护成本。第四，收集各个品牌信息进行评估，确定3-5 家综合对比分析视频会议在国内发展近十几年内，市场不断地扩大，各种品牌层出不穷，产品质量也良莠不齐，企业需要通过各个渠道如广告信息、官方网站、口碑传播、个人经验等了解品牌信息，最后根据企业的实际需求确定 3-5 家进行综合对比分析。在产品分类众多，且功能又各有差异的情况下，企业可以从以下方面判断产品是否符合自身需求：1. 判断是硬件视频会议还是软件视频会议硬件视频会议相对稳定一些，软件视频会议功能更加丰富一些。2. 判断视频会议并发数并发数就是同时开会的人数，这个决定了你能召开多大规模的视频会议。软件视频会议的并发数就是登陆的账号，可以同时登陆许多个账号，硬件视频会议则以会议室数量和设备数量来确定。3、判断视频会议运行的网络主要有局域网、专线网和互联网。4、判断是否需要双显双显就是将视频图像和数据文档显示在两个屏幕上，许多大中型的会议都需要用到这一功能。5、判断是否需要远控远控就是远程控制摄像机的方向，一般用于公司总部查看分会场各个角落的情况。6、判断共享功能是否符合需求一般有数据文档共享、媒体共享、屏幕共享三大功能，不同行业用到功能也不尽相同。7、判断是否需要会议录制和直播; 一般在比较重要的会议中以及一些大型发布会用得比较多。8、判断是否需要高清特别在一些直播的场合，对清晰度要求还是很高的。目前高清一般指 720P，如果是采用H.264 编码技术， 则能支持1080P 的超清。第五，通过免费试用充分了解产品优劣势，确定最终方案对于硬件视频会议系统，企业采购人员需要通过对产品进行全方位的了解，如产品质量，功用，系统稳定，配件以及品牌口碑等等，对于大宗采购需要跟销售人员进行详细了解反复沟通做决定。一般的视频会议厂商的官方网站都会有免费试用的功能，在咨询厂商销售的时候，销售也会通过远程方式指导用户如何使用。因此，在确定供应商之前，可以在公司内部测试性地部署该视频会议系统，比如赛速科技提供的视频会议软硬件的免费试用服务，企业可以通过产品系统试用充分检测视频会议系统的功能，通过试用更好地判断该视频会议系统是否是合适的产品以及是否能满足企业的实际需求，大大降低和避免实际使用时名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 6 页 - - - - - - - - - 可能存在的风险。第六，购买产品，与销售进一步沟通，售后跟踪视频会议做为企业信息化管理的长期投资，需要企业在采购和维护进行很好的控制和管理，企业通过以上五个步骤可以防止在购买产品时对自身业务需求定位不够精准，对视频会议系统不够了解，导致投资行为非理性， 浪费财力物力人力。在购买了产品后， 使用过程中还需注意视频会议产品系统功能是否完整；音视频传输是否稳定；多点连结是否需要追加资金购买新的设备以及目前购买的设备是否与其他的品牌产品兼容；视频会议厂商对与未来系统和技术的开发能力等问题，当然还有厂商的售后服务保障是否全面。在全球化信息化的浪潮下，企业需要打造适合企业本身的信息化建设流程，视频会议系统的建设是一个长期和复杂的过程，不管是大型企业还是中小企业，都需要慎重选择可靠的视频会议产品和服务。选择拥有简单快捷，功能强大，用户体验好的视频会议系统可以有效降低企业沟通和运营成本，助力企业提升经营综合效益，获得更加广阔的发展空间和更加敏捷的市场竞争力。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页，共 6 页 - - - - - - - - -