湖北省归档文件整理实施细则湖北省归档文件整理实施细则宜昌市档案局 覃远金二零一一年十月第一节第一节湖北省归档文件整理湖北省归档文件整理实施细则实施细则（试行）执行情况的回顾（试行）执行情况的回顾 一、一、 国家档案局从国家档案局从1997年初开始，历时年初开始，历时4年年多时间反复试点和修改，于多时间反复试点和修改，于2000年年12月月6日发布日发布归档文件整理规则归档文件整理规则 （简称（简称规则规则） （DA/T222000），规定该），规定该规则规则自自2001年年1月月1日起正式施行。日起正式施行。 二、湖北省档案局在二、湖北省档案局在规则规则的基础上，结的基础上，结合湖北实际，制订合湖北实际，制订湖北省归档文件整理实施细湖北省归档文件整理实施细则则（试行）（试行） （简称（简称细则细则）以鄂档）以鄂档200145号文件印发并施行。号文件印发并施行。 三、三、2003年年4月月17日，宜昌市档案局组日，宜昌市档案局组织织归档文件整理规则归档文件整理规则和和湖北省归档湖北省归档文件整理实施细则文件整理实施细则（试行）专题培训班，（试行）专题培训班，对对规则规则和和细则细则进行了全面讲解，进行了全面讲解，从从2003年起年起细则细则在本行政区域内实施，在本行政区域内实施，各机关、团体、事业单位和部分企业单位各机关、团体、事业单位和部分企业单位依据依据细则细则整理文书档案。整理文书档案。细则细则在在宜昌市实施宜昌市实施9年来，得到了各单位档案人员年来，得到了各单位档案人员的认可和接受。的认可和接受。 四、四、细则细则实施以来的主要成绩实施以来的主要成绩 1、简化了整理方法，取消原来文书档、简化了整理方法，取消原来文书档案整个案整个“组卷组卷”过程，减轻了档案工作者过程，减轻了档案工作者的劳动量。的劳动量。 2、整理标准明确统一，减少了主观随、整理标准明确统一，减少了主观随意性，降低了整理工作的难度。意性，降低了整理工作的难度。 3、单份文件利用方便，有利于保密，、单份文件利用方便，有利于保密，有利于现代化技术在档案管理中的应用。有利于现代化技术在档案管理中的应用。 4、可以充分利用档案盒和档案柜（架）、可以充分利用档案盒和档案柜（架）的存储空间。的存储空间。 5、针对、针对10年保存期的档案，年保存期的档案，细则细则规定可保持原装订方式，不必拆钉，编号规定可保持原装订方式，不必拆钉，编号时可不按事由结合时间或事由结合重要程时可不按事由结合时间或事由结合重要程度的顺序编号。度的顺序编号。 6、给遗漏文件的归档带来了方便，可、给遗漏文件的归档带来了方便，可直接添加到对应年度、对应类别、对应期直接添加到对应年度、对应类别、对应期限档案的后面。限档案的后面。 五、存在的问题五、存在的问题 1、文件材料的收集问题；、文件材料的收集问题； 2、保管期限的划定；、保管期限的划定； 3、归档文件目录的编制；、归档文件目录的编制； 4、实行无纸化办公的单位纸质文件的、实行无纸化办公的单位纸质文件的归档；归档； 5、归档文件整理形式方面的问题。、归档文件整理形式方面的问题。第二节第二节细则细则修订的主要内容修订的主要内容 一、改变了文件的整体框架一、改变了文件的整体框架 1 1、原、原细则细则由三部分组成。一是整理原则；由三部分组成。一是整理原则；二是质量要求；三是整理的方法，文件的重点在二是质量要求；三是整理的方法，文件的重点在整理方法这部分，按照归档文件装订、分类、排整理方法这部分，按照归档文件装订、分类、排列、编号、编目、装盒叙述。列、编号、编目、装盒叙述。 2 2、修订后、修订后细则细则采用条目式，共计采用条目式，共计1919条。条。 二、二、进一步明确了进一步明确了“件件”的概念。的概念。 三、进一步明确了年度分类的概念。由文件三、进一步明确了年度分类的概念。由文件形成年改为文件办结年。形成年改为文件办结年。 四、按国家档案局四、按国家档案局8 8号令，统一了保管期限号令，统一了保管期限（永久、定期：（永久、定期：3030年、年、1010年）。年）。 五、进一步明确了在每件文件加盖归档章的要求。五、进一步明确了在每件文件加盖归档章的要求。 六、进一步明确了归档文件形成质量。六、进一步明确了归档文件形成质量。 七、增加了对每件文件编页号的规定。七、增加了对每件文件编页号的规定。 八、对装订的方式作了明确规定。八、对装订的方式作了明确规定。 九、增加了实行无纸化办公的机关，应当输出纸九、增加了实行无纸化办公的机关，应当输出纸质文件一并归档的要求。质文件一并归档的要求。第三节第三节 细则细则具体内容具体内容 第一条：制订的依据。第一条：制订的依据。1 1、国家档案局、国家档案局关于关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局第（国家档案局第8 8号令）；号令）；2 2、归档文件整理归档文件整理规则规则（DA/T22-2000DA/T22-2000）；）；3 3、结合湖北实际、结合湖北实际 。 第二条：适用范围。适用于全省各级各类机第二条：适用范围。适用于全省各级各类机关、人民团体、事业单位（以下简称关、人民团体、事业单位（以下简称“机关机关”）；）；企业可参照执行。企业可参照执行。 第三条：归档文件的定义。包含四层意第三条：归档文件的定义。包含四层意思：思：1、必须是本单位工作活动中直接形成、必须是本单位工作活动中直接形成的文件材料；的文件材料；2、必须是办理完毕的文件材、必须是办理完毕的文件材料；料；3、必须是文书档案，而不包括科技、必须是文书档案，而不包括科技、会计、专业等档案；会计、专业等档案；4、必须是纸质文件材、必须是纸质文件材料。料。 第四条：归档文件整理原则。遵循形第四条：归档文件整理原则。遵循形成规律、保持有机联系、区分保管期限、成规律、保持有机联系、区分保管期限、便于保管利用。便于保管利用。 第五条：第五条：归档文件质量要求。归档文件质量要求。1 1、属于、属于归档范围的文件材料收集齐全完整。归档范围的文件材料收集齐全完整。2 2、文、文件的纸张和书写材料宜于长期保存。件的纸张和书写材料宜于长期保存。3 3、破、破损的文件进行了修复。损的文件进行了修复。 第六条：归档文件整理步骤。分件、第六条：归档文件整理步骤。分件、装订、分类、划分保管期限、排列、编号、装订、分类、划分保管期限、排列、编号、编目、装盒。编目、装盒。 第七条：分件。第七条：分件。 一般一份文件为一件。一般一份文件为一件。 正本与定稿、正文与附件、原件与复制件；正本与定稿、正文与附件、原件与复制件；报表、名册、图册、会议指南、介绍信存根、书报表、名册、图册、会议指南、介绍信存根、书刊等一册（本）为一件；简报一期为一件；会议刊等一册（本）为一件；简报一期为一件；会议记录一份或一本为一件。记录一份或一本为一件。 事由上密切相联系的文件可组为一件，如请事由上密切相联系的文件可组为一件，如请求与批复、转发文与被转发文、来文（去文）与求与批复、转发文与被转发文、来文（去文）与复文。复文。 “件件”内文件一般按形成时间排序，有结论内文件一般按形成时间排序，有结论（果）的，应将结论（果）前置。正本在前，定（果）的，应将结论（果）前置。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；转发文在前，被稿在后；正文在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后；复文（结论）在前，来文（或去文）转发文在后；复文（结论）在前，来文（或去文）在后。在后。 第八条：装订第八条：装订 1、2010年（含年（含2010年）以前的档案，目前年）以前的档案，目前维持不锈钢夹的装订不动。如果以后进行数字化维持不锈钢夹的装订不动。如果以后进行数字化加工，加工后应采用扎线装订。加工，加工后应采用扎线装订。 2、2012年在整理年在整理2011年档案时，装订前已年档案时，装订前已数字化加工的，应采用扎线装订。如果装订前未数字化加工的，应采用扎线装订。如果装订前未进行数字化加工的，仍可采用不锈钢夹装订。进行数字化加工的，仍可采用不锈钢夹装订。 3、扎线使用棉线，采用、扎线使用棉线，采用“三孔一线三孔一线”的方式的方式装订，不得使用粘合剂装订。装订，不得使用粘合剂装订。 4、书刊等出版物可保持原装订。、书刊等出版物可保持原装订。 5、保管期限为、保管期限为10年的档案装订方式可以自年的档案装订方式可以自行选择。行选择。 第九条：以件为单位，用铅笔在每页文件正第九条：以件为单位，用铅笔在每页文件正面的右上角和背面的左上角编制连续页号。文件面的右上角和背面的左上角编制连续页号。文件中有信息的页面应编页号，空白页不编号。中有信息的页面应编页号，空白页不编号。 编有文件页码的单份文件为一件的，可不再编有文件页码的单份文件为一件的，可不再编制页号。页数为文件处理签、文件正本与定稿编制页号。页数为文件处理签、文件正本与定稿页数之和。页数之和。 注意：注意：1、收文已编有页码，前面有文件处理、收文已编有页码，前面有文件处理签的不再编页码，录入目录时，签的不再编页码，录入目录时，“页数页数”栏为文栏为文件页码加件页码加“1”；如果该收文未编页码，则从文书；如果该收文未编页码，则从文书处理签开始编页码。处理签开始编页码。 2、发文从文件页码不连续处开始编页码，位、发文从文件页码不连续处开始编页码，位置编在右上角和背面左上角。置编在右上角和背面左上角。 3、文件已有页码，只要不在装订处，无论是、文件已有页码，只要不在装订处，无论是在文件的什么位置均可。在文件的什么位置均可。 第十条：分类第十条：分类 “年度年度问题（机构）问题（机构）保管期限保管期限”三级分类法和三级分类法和 “年度年度保管期限保管期限”两级分类法（档案数量较少的）。两级分类法（档案数量较少的）。 同一立档单位的分类方法应保持稳定。同一立档单位的分类方法应保持稳定。 年度具体划分方法：年度具体划分方法： 1、一般文件性按照文件形成年划分年度。、一般文件性按照文件形成年划分年度。 2、下列文件按照办结年划分年度。一是跨年度办结的、下列文件按照办结年划分年度。一是跨年度办结的请示与批复、转发文与被转发文，归入办结年；二是跨年请示与批复、转发文与被转发文，归入办结年；二是跨年度的会议文件，归入闭幕年。度的会议文件，归入闭幕年。 3、没有批复的请示，归入形成年。、没有批复的请示，归入形成年。 采用内设机构分类的机关，两个机构采用内设机构分类的机关，两个机构共同办理的文件，分入主办机构。共同办理的文件，分入主办机构。 临时工作领导小组形成的文件，分入临时工作领导小组形成的文件，分入领导小组办公室挂靠机构。领导小组办公室挂靠机构。 第十一条：保管期限的划分，按照第十一条：保管期限的划分，按照机关档案分类方案、归档范围和保管期机关档案分类方案、归档范围和保管期限表限表（即机关档案（即机关档案“三合一三合一”制度）确制度）确定。保管期限分为永久、定期两种。定期定。保管期限分为永久、定期两种。定期又分为又分为3030年、年、1010年两种。年两种。 第十二条第十二条 排列排列 归档文件应在分类方案的最低一级类归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由（问题）结合时间（办结时目内，按事由（问题）结合时间（办结时间）排列。间）排列。 相同保管期限的会议文件、统计报表相同保管期限的会议文件、统计报表等成套形成的文件应排列在一起。等成套形成的文件应排列在一起。 第十三条第十三条 编号编号 完成分类排列的归档文件，以件为单位，在文件首页完成分类排列的归档文件，以件为单位，在文件首页上方（宜昌要求在首页左上方）空白处加盖归档章，编制上方（宜昌要求在首页左上方）空白处加盖归档章，编制档号。档号。 全宗号填写综合档案馆给立档单位编制的全宗代号；。全宗号填写综合档案馆给立档单位编制的全宗代号；。年度以年度以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2010”；保管；保管期限永久仍用期限永久仍用“永久永久”表示，不用表示，不用“Y”表示，表示，30年期限年期限的用的用“30”表示，表示，10年期限的用年期限的用“10”表示。室编件号填表示。室编件号填写归档文件在同一年度、同一问题（机构）、同一保管期写归档文件在同一年度、同一问题（机构）、同一保管期限内的排列顺序号，从限内的排列顺序号，从1开始编流水号。馆编件号暂空。开始编流水号。馆编件号暂空。归档章式样（注：标有“*”号为选择项）29201035综合综合永久永久第十四条第十四条 归档文件目录归档文件目录 分年度、分保管期限编制归档文件目录分年度、分保管期限编制归档文件目录 归档文件目录表头式样归档文件目录表头式样 归档文件目录应装订成册，一般一年归档文件目录应装订成册，一般一年一本；档案数量少的单位可几年一本，但一本；档案数量少的单位可几年一本，但同一年度档案不得分开。一式两套。目录同一年度档案不得分开。一式两套。目录前设目次。前设目次。 目目 次次XXXX年年 党群类党群类 永久永久-1 30年年-20 10年年-42 综合类综合类 永久永久-66 30年年-83 10年年-92 业务类业务类 - 第十五条：装盒第十五条：装盒 编目完毕的文件按室编件号顺序装入编目完毕的文件按室编件号顺序装入档案盒。档案盒。 不同保管期限的归档文件不得装入同不同保管期限的归档文件不得装入同一档案盒中。一档案盒中。 档案盒应釆用无酸纸制作，由档案行档案盒应釆用无酸纸制作，由档案行政管理部门统一监制。政管理部门统一监制。全宗号全宗号3030年度年度20102010保管期限保管期限30机构或问题机构或问题综合综合起起止止件件号号室室3030/ /4545馆馆盒号盒号 第十六条：备考表。每个档案盒内均应在文件第十六条：备考表。每个档案盒内均应在文件末尾放置备考表。末尾放置备考表。 1、盒内文件情况说明：填写盒内归档文件的、盒内文件情况说明：填写盒内归档文件的数量、缺损、修复、移出、鉴定、销毁及对特殊数量、缺损、修复、移出、鉴定、销毁及对特殊文件的说明等情况。文件的说明等情况。 2、整理人：填写整理该盒归档文件的人员姓、整理人：填写整理该盒归档文件的人员姓名。名。 3、检查人：填写检查归档文件整理质量的部、检查人：填写检查归档文件整理质量的部门负责人姓名。门负责人姓名。 4、日期：填写归档文件整理完毕的日期。、日期：填写归档文件整理完毕的日期。 第十七条：双套制归档第十七条：双套制归档。实行无纸化办公的机关，应当实行无纸化办公的机关，应当输出纸质文件，办理审签手续后加盖印章，与电子文件一输出纸质文件，办理审签手续后加盖印章，与电子文件一并归档。并归档。 纸质归档文件整理完毕后，应当进行数字化处理。具纸质归档文件整理完毕后，应当进行数字化处理。具体办法另行规定。体办法另行规定。 有有2种情况：种情况：1、发文的输出的纸质文件包括正文、发、发文的输出的纸质文件包括正文、发文处理签和底稿，将发文处理签贴在底稿前面，应由有签文处理签和底稿，将发文处理签贴在底稿前面，应由有签发权的领导手签姓名及时间；正式文件输出后无公章的要发权的领导手签姓名及时间；正式文件输出后无公章的要加盖公章。加盖公章。 2、来文的输出文件及处理签即可归档，不必再办签、来文的输出文件及处理签即可归档，不必再办签字手续。字手续。 第十八条、第十九条是附则。第十八条、第十九条是附则。机关档案机关档案“三合一三合一”制度制度 一、什么是机关档案一、什么是机关档案“三合一三合一”制度制度 我们按照档案整理的要求和方法，将机我们按照档案整理的要求和方法，将机关档案分类方案、归档范围、保管期限表关档案分类方案、归档范围、保管期限表三者结合，制定为一个统一的表格式指导三者结合，制定为一个统一的表格式指导性文件，其名称为性文件，其名称为“档案分类方案、归档档案分类方案、归档范围、保管期限表范围、保管期限表”简称简称“三合一三合一”制度。制度。以此作为机关档案分类、归档、划分保管以此作为机关档案分类、归档、划分保管期限的依据，也是机关档案工作的基本制期限的依据，也是机关档案工作的基本制度。度。 二、二、2011年年7月修订后的月修订后的湖北省机关湖北省机关档案工作业务建设规范档案工作业务建设规范中的中的机关档案机关档案“三合一三合一”制度制度与原规范中的与原规范中的机关档机关档案案“三合一三合一”制度制度在形式上有哪些不同在形式上有哪些不同？ 1、在名称上由原来的、在名称上由原来的“XXX机关文件机关文件材料分类方案、归档范围、保管期限表材料分类方案、归档范围、保管期限表”改为改为“XXX机关档案分类方案、归档范围、机关档案分类方案、归档范围、保管期限表保管期限表”； 2、分类方案中的、分类方案中的“种类种类”改为了改为了“门门类类”； 3、会计档案由原来的专业档案中的一、会计档案由原来的专业档案中的一种（如会计档案、审计档案）变为独立的种（如会计档案、审计档案）变为独立的会计档案，用会计档案，用“KJ”表示；表示； 4、门类中的、门类中的“文书文件材料、科技文文书文件材料、科技文件材料、会计文件材料、声像材料、电子件材料、会计文件材料、声像材料、电子文件材料、实物、专业文件材料文件材料、实物、专业文件材料”分别用分别用“W、K、KJ、S、D、SW、Z”表示，门类表示，门类代号用大写表示；类别栏的科技文件材料代号用大写表示；类别栏的科技文件材料中的中的“基建、设备、科研基建、设备、科研”用用“Kj、Ks、Kk”表示，小写的表示，小写的“j、s、k”代表代表“类别号类别号”；- 5、机关档案、机关档案“三合一三合一”制度没有设制度没有设“备注备注”栏，根据宜昌实际情况，我们增加栏，根据宜昌实际情况，我们增加“备注备注”栏。栏。三、三、XXX机关档案分类方案、机关档案分类方案、归档范围、保管期限表格式归档范围、保管期限表格式分类方案分类方案归档范围归档范围保管保管期限期限门类门类类别类别文书文书文件文件材料材料W 党党 群群 类类本局党组民主生活会记录、本局党组民主生活会记录、纪要纪要-永久永久本局党组年度工作计划、总本局党组年度工作计划、总结结-永久永久-10年年本局关于文明创建、党员教本局关于文明创建、党员教育、党风党纪的报告、通知育、党风党纪的报告、通知30年年本局机关工会开展的一般性本局机关工会开展的一般性活动活动10年年综综 合合 类类-本局召开的年度工作会议领本局召开的年度工作会议领导讲话、决定、决议导讲话、决定、决议永久永久分类方案分类方案归档范围归档范围保管保管期限期限门类门类类别类别科技科技文件文件材料材料K 基建基建Kj本局基建项目立项报告、审本局基建项目立项报告、审批材料、可行性研究报告、批材料、可行性研究报告、设计任务书设计任务书永久永久工程征用土地批文、红线图工程征用土地批文、红线图永久永久开工报告、工程技术要求开工报告、工程技术要求短期短期-设备设备Ks-分类方案分类方案归档范围归档范围保管保管期限期限门类门类类别类别会计会计文件文件材料材料KJ 凭证凭证KJp各种原始凭证各种原始凭证15年年记账凭证记账凭证15年年-账簿账簿KJz明细分类、分户账；日记账明细分类、分户账；日记账15年年-财务财务报告报告KJb年度预、决算报表年度预、决算报表永久永久 谢谢 谢谢 大大 家家