公文時效控制VS. 電子公文系統2本校公文時效控制發展歷程n76年7月依教育部台秘字第28633號函規定，開始實施公文時效控制。由文書組每月製作未歸檔清冊進行稽催，並將稽催成果報部核備。n95年4月，因公文系統未具備稽催功能，故暫停稽催。n98年3月由本校電子公文系統自動發電子郵件進行通知。n98年7月依教育部函轉行政院研讨發展考核委員會會管字第0982360528號函辦理。為加強培養機關、學校各級人員文書流程管理正確觀念，建立公文檢核制度及實施定期或不定期檢核，以提高公文處理品質。n99年3月由文書組配合本校電子公文系統就逾期未結案公文進行電話催辦。n99年5月21日第17次行政會議通過國立交通大學公文時效控制造業要點。n99年8月18日舉辦國立交通大學公文時效控制造業要點實施說明會。n99年8月12月底，為試辦期間。n100年1月份開始，正式實施。文書組於每月中旬製作各項統計報表提供秘書室於行政會議中報告本校公文時效管理實施成果。3如何利用電子公文系統控管公文流程4承辦人 個人資訊建立電子郵件帳號 承辦未結案件公文流程控管1，2 待處理公文申請改分 承辦未結案件申請展期 代理設定請假前，務必要設定職務代理人 公文查詢或舊檔查詢申請調閱5單位登記桌個人資訊建立電子郵件帳號 待處理公文對於來文、會辦公文，應即時分送承辦人非本單位之公文，應即時提請改分 單位未結案件對逾處理時限之公文，查催承辦人及提報單位主管 第三類公文之通知轉寄第三類公文予單位內業務相關人員代理設定請假前，務必設定職務代理人6主管 個人資訊建立電子郵件帳號 單位未結案件主動督導承辦人，依限處理公文 待處理公文審核或核定公文展期申請、公文改分申請指導公文處理原則及方法或適當調配人力 代理設定落實職務代理制度7公文處理期限一8公文處理時限二9公文處理時限三10申請改分1，2 n操作步驟n點選待處理公文n點選改分申請n填寫改分缘由，儲存n至待處理公文，點選改分申請單，核章後送出n行政流程n第一次改分：申請人單位主管一級單位主管n第二次改分：申請人單位主管一級單位主管校長或授權代理人n公文申請改分時，應及時提出，以免耽誤公文處理時效n為免耽誤公文處理時效，經第二次改分之承辦單位不得拒絕辦理11申請展期，1，2 n操作步驟n點選承辦未結案件n點選展期申請n填寫展期缘由及預訂展期天數後，儲存產出展期單序號n至待處理公文，點選展期申請單，核章送出n行政流程n10天以下：申請人單位主管n10天30天：調閱申請人單位主管一級單位主管n30天以上：調閱申請人單位主管一級單位主管校長或授權代理人n留意：申請展期應於辦理期限內提出，且只限二次， n 承辦人應審慎填寫須展期之期限12申請調閱1，2n操作程序n點選公文查詢或舊檔查詢進行查詢n點選公文文號n提出調閱申請、儲存產出調卷單序號n至待處理公文點出此調閱申請單，核章、儲存、送出n調閱流程n公文影像檔：調閱申請人單位主管業務單位主管申請人n紙本公文：申請人單位主管業務單位主管檔管人員調閱申請人n紙本調閱期間為15天，即須還卷。逾期時，系統將會自動發送稽催還卷通知。13 報表功能14承辦人報表個人個人承辦案件清冊承辦人歸檔送件清單公文時效統計明細表逾期未結案稽催單已結案未送歸檔清單15單位登記桌報表單位內人員個人承辦案件清冊年度單位承辦會辦統計表公文時效統計明細表逾期未結案稽催單已結案未送歸檔清單16主管報表單位內人員個人承辦案件清冊年度單位承辦會辦統計表公文時效統計明細表逾期未結案稽催單已結案未送歸檔清單公文运用天數明細表17稽催人員報表全校各單位及個人個人承辦案件清冊年度單位承辦會辦統計表案件流程紀錄表公文時效統計表逾期未結案稽催單未結案件明細表已結案未送歸檔清單公文時效統計明細表展期公文清單公文运用天數明細表稽催統計表18常見的問題19影響公文處理時效要素一u沒有接到電子郵件通知u應儘速於個人資訊中建置電子郵件帳號u未留意各類別公文之處理期限0990010637u接到公文時，應先瀏覽卷宗資訊中之限辦日期u非本單位公文，逕自積壓，而未及時提出改分申請，影響公文處理時效u對於收文人員分送之公文，應及時確認。假设確非本單位公文，應及時提出改分申請u未依處理期限落實公文時效控制u對於無法於規定期限內辦結之公文，應先提出展期申請或簽請赞同設定為專案控制案件u誤以為公文處理期限僅指承辦人之處理期限，導致延誤u各項處理期限係包括收文創稿、分文、交辦、擬辦、陳核、指示、擬稿、會稿、核稿、判行、繕打、校對、用印、發文、結案歸檔等全部作業的時間u會辦單位太多，影響公文處理時效u建議以分會方式處理20影響公文處理時效要素二u主管未蓋決行章戳，導致無法歸檔，而影響公文處理時效u建議承辦人送歸檔或送發文前，應先審視主管核章結果，以免被退件u附件不全，導致被退件，而影響公文處理時效0990007659u應於送出前先行確認附件能否齊全u附件不須歸檔未註明，導致被退件，而影響公文處理時效u依檔案點收規定：附件皆應歸檔。唯假设附件確不隨文歸檔，應核章註明，並經主管同意u案情複雜，會核單位認為應再敘明而遭退件u建議承辦人先行與會辦單位協商後，再送出u承辦人單位登記桌請假、出差時，未設定職務代理人，公文有問題時，無代理人代為處理，而致影響公文處理時效0990010805u請於請假、出差前，於代理設定中，設定職務代理人u主管請假、出差時，未設定代理人，導致公文無人批核u請主管於請假、出差前於代理設定中，設定職務代理人21公文處理常見問題n已決行的公文沒有送歸檔n已決行的公文收、發文務必送文書組歸檔n簽可選擇送歸檔或單位自存n單位發文亦須送單位自存n承辦人已離職的公文沒有人代送歸檔n承辦人離職時，應由該單位之人事管理人員或主管在公文系統中進行移文作業，再由接辦人代送歸檔n需先經校內教評會等其它會議決議後，才干簽辦 n須辦理展期申請n來文機關提供的附件或來文內容有誤，需待來文機關補送後才干簽辦 n須辦理展期申請n簽辦單及簽送歸檔之前，誤按清稿，以致清稿前的核章不見了n已決行的簽辦單及簽不須發文，所以不須清稿才送文書組歸檔n0990007943 、(1)22不應歸檔之附件u現金、有價證券及其他貴重物品。u司法訴訟有關物證。u流質、氣體、易燃品、控制物品或其他危及人身與公共平安之物品。u易變質而不適長期保管之物品。23不須歸檔之附件u發文方面：u計畫期中、期末報告；u計畫申請書；u計畫成果報告書；u教授、研讨生回國報告書；u教授、研讨生出國申請書及申請經費補助。u2.收文方面：u教授、研讨生申請參加會議、研討會之原件退回者(未獲補助者)u贈閱書籍、月刊等。u除上述缘由外，附件不歸檔時，須於核章時加註：附件留存承辦人處備查，擬不送歸檔、或附件隨文寄出，擬不送歸檔，經權責長官批核。24應退還承辦人補正之歸檔案件u案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存者。u案件污損或內容不清楚者。u案件未經同意或漏判、漏印、漏發、漏會者。u案件未編列文號或文號有誤者。u案件未填註保管年限或分類號者。u案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。u案件未依規定蓋騎縫章或職名章者。u樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋樣張或註銷字樣者。u案件與歸檔清單之登載不符者。u案件未能以原件歸檔，且未經簽奉權責長官核准者。u未辦畢案件不得先行歸檔。u前項所稱之補正，應由承辦業務相關人員查明補註蓋章，並經機關u權責長官核可後，併同原案歸檔備查。25馬斯洛說過的話： 心假设改變， 他的態度跟著改變； 態度改變， 他的習慣跟著改變； 習慣改變， 他的性格跟著改變； 性格改變， 他的人生跟著改變。 在順境中感恩， 在逆境中依舊心存喜樂， 認真地活在當下。 讓世界因為我們，而變得更愉快！