信息系统工程监理报告人：报告人：报告人：报告人：信息产业部信息化专家信息系统工程监理7沟通和协调管理课件组织、沟通与协调管理信息系统工程监理7沟通和协调管理课件议 题1 1、组织协调的工作内容、组织协调的工作内容2 2、组织协调的工作方法、组织协调的工作方法3 3、工程各阶段的组织协调工作、工程各阶段的组织协调工作4 4、组织协调工作应把握的一般原则、组织协调工作应把握的一般原则信息系统工程监理7沟通和协调管理课件 工程建设项目管理，是为满足建设项目对于特定目标要求而进行的系统的、有效的计划、组织、控制与协调活动。“协调”是建设项目管理的一项重要内容。 我国常称协调为“结合部管理”，美国管理界称之为“界面管理”，其含义是：“主动调和相互作用的子系统之间的能量、物质、信息交换，以确保管理的效率”。协调的内容包括人际关系、组织关系、资源供求、信息交换等方面，资源供求与信息交换协调可以统称为技术协调。沟通与协调管理 信息系统工程监理7沟通和协调管理课件沟通与协调管理 对项目成败影响最大的首先是三方之间的沟通和协调，更进一步说，是三方项目经理之间的沟通和协调，其中，监理方的沟通和协调能力、活动及效果最为关键。信息系统工程监理7沟通和协调管理课件沟通与协调管理原则 目标共同各方始终把项目成功作为共同努力实现的目标；信息共享把相关信息及时地通知每一个相关的人员；要点共识在直接关系到项目进展和成败的关键点上取得一致意见；携手共进协调的结果一定是各方形成合力，解决存在的问题，推动项目前进。信息系统工程监理7沟通和协调管理课件1、组织协调的工作内容（1）监理的沟通工作 项项目目 沟沟通通 作作用用决策和计划的基础决策和计划的基础决策和计划的基础决策和计划的基础建立和改善人际关系条件建立和改善人际关系条件建立和改善人际关系条件建立和改善人际关系条件成功实施监理工作的手段成功实施监理工作的手段成功实施监理工作的手段成功实施监理工作的手段监督和检查的依据和手段监督和检查的依据和手段监督和检查的依据和手段监督和检查的依据和手段监监理理沟沟通通的的作作用用信息系统工程监理7沟通和协调管理课件1、组织协调的工作内容（1）监理的沟通工作信息系统工程监理7沟通和协调管理课件1、组织协调的工作内容（1）监理的沟通工作想法想法编码编码信息信息传递传递接收接收解码解码理解理解反馈反馈干扰干扰发送过程发送过程传递过程传递过程接收过程接收过程信息沟通过程信息系统工程监理7沟通和协调管理课件1、组织协调的工作内容（1）监理的沟通工作沟通方式比较信息系统工程监理7沟通和协调管理课件1、组织协调的工作内容（1）监理的沟通工作语义上的障碍语义上的障碍知识经验水平的限制知识经验水平的限制知觉的选择性知觉的选择性心理因素的影响心理因素的影响组织结构的影响组织结构的影响沟通渠道的选择沟通渠道的选择信息量过大信息量过大监理沟通监理沟通存在的障存在的障碍碍信息系统工程监理7沟通和协调管理课件沟通中的技术信息系统工程监理7沟通和协调管理课件1、组织协调的工作内容（1）监理的沟通工作改善沟通效果的措施： 1.发送者必须熟悉和了解接受者，用接受者可以接受的语言和方式来传递信息。2.发送信息要准确，及时和适时。3.选择最适宜的沟通媒体。4.运用好反馈。5.尽量减少沟通环节，缩短传递的渠道，以免信息失真。6.接受者要积极倾听。7.接受者要克服各种心里障碍。 信息系统工程监理7沟通和协调管理课件1、组织协调的工作内容（2）系统内部的协调（1）系统内部人际关系的协调 主要指如何提高每个人的工作效率，这在很大程度上取决于人际关系的协调程度，所以监理工程师首先应注意做好人际关系的协调工作，充分调动系统内部各个组成部分的积极性，这样才能保证工程项目顺利的实施与开发。因为任何协调工作最终都表现为人与人之间的往来，而良好的人际关系可以使双方相互信赖，相互支持，容易沟通，同时人际关系的渗透和扩散性反过来能更加提高监理工作的效率。和谐的人际关系是做好监理工作的基础。 信息系统工程监理7沟通和协调管理课件1、组织协调的工作内容（2）系统内部的协调（2）系统内部组织关系的协调 这里说的组织，是指工程项目中若干个项目组（即对应完成各个子系统）。而这里所说的组织关系的协调，则是指要使这些项目组都能从整个项目的质量、进度和投资控制的目标出发，并积极主动地完成本组的工作，使整个项目处于有序的良性状态。组织关系的协调，可以通过经常开一些工作例会、业务碰头会，会议后应有会议纪要以及采用信息传递卡的方式来沟通信息，这样可使局部的单位了解全局，消除误会，服从并适应全局的需要。通过及时有效的对组织关系的协调，可以避免资源的浪费，节省人力物力和财力。 信息系统工程监理7沟通和协调管理课件1、组织协调的工作内容（2）系统内部的协调（3）系统内部需求关系的协调 系统内部需求关系的协调是指在项目实施中，对人员需求、材料需求，硬件设备和软件需求，以及能源动力需求等等进行及时的协调，达到内部需求的平衡。实现内部资源的一种合理配置。信息系统工程监理7沟通和协调管理课件1、组织协调的工作内容（3）系统外部关系中的合同因素协调 系统外部的协调，是指信息系统工程建设项目整个活动过程以外的关系协调，其中又以是否具有合同关系为界限，划分为具有合同因素的协调和不具有合同因素（即非合同因素）的协调。具有合同因素的协调主要是业主与承建单位（即实施、开发方）、业主与设计单位(某些项目可能存在的必要设计过程需求)、以及业主与相关产品的供货商等关系协调，他们之间的关系可能均具有合同性质。也可能是间接合同性质。 信息系统工程监理7沟通和协调管理课件1、组织协调的工作内容（3）系统外部关系中的合同因素协调 非合同因素协调的范围就更广，可能遇到的问题更多，作为监理的协调工作量更多、更复杂。如与社会团体机构以及各个行政部门的协调、社会团体方面的银行、信用合作社等的协调。也就是说，作为一个信息系统工程项目在建设过程中遇到方方面面的部门和事情，监理的协调作用是回避不了的，而这些方面都不是事先签好合同可以进行约束的，反而常常是事先难以预料的。因此系统外部关系中的合同因素协调和非合同因素协调都是监理工程师开展监理工作的重点环节。 信息系统工程监理7沟通和协调管理课件2、组织协调的工作方法（1）现场监理 现场监理与有形技术服务是相辅相成的，现场监理是监理提供的有形技术服务的一种模式，是监理服务中的主要形式。监理服务以现场监理为基础，为监理工作提供第一手的可靠资料，是监理结果和监理结论的重要依据。现场监理并不是单纯的现场旁站，必需依靠有效的监理技术和监理手段，以科学的监理方法运用到实际的现场监理过程中，为业主提供有形的监理技术服务。信息系统工程监理7沟通和协调管理课件2、组织协调的工作方法（1）现场监理 现场监理的主要方式有以下几种：监理会议制度；项目监理汇报等。有形技术服务的主要方式，除以上现场监理所能提供的技术服务外，还有：能提供的监理工具；监理工程师的技术支持；监理组织管理的能力支持；为业主提供科学管理的监理文档等。 信息系统工程监理7沟通和协调管理课件2、组织协调的工作方法（2）监理会议 会议的一般组织原则：（1）会议成功的关键 ：确保每个人到场、议程和领导。为了保证每个人都出席，要把会议作为每个人日程的固定项目。 （2）确保会议成功的措施：会前的准备措施； 会议过程把握的原则；会议结果的落实原则 信息系统工程监理7沟通和协调管理课件小王的怨言信息系统工程监理7沟通和协调管理课件会议效率不高的原因项次项次原因原因 具体表现具体表现（1 1）时间时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。辘辘，无心开会。（2 2）地点地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无心正常进行。打断，无心正常进行。（3 3）开会对象的选择开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。有可无的参加者。（4 4）主持人的技能主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。牵着鼻子跑，无法达到会议意图。（5 5）参会者的技能参会者的技能参会者发言混乱，即不知如何表意，以不知参会者发言混乱，即不知如何表意，以不知如何引退，致使会议失败。如何引退，致使会议失败。（6 6）会议的准备工作会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖拖 而无成效。而无成效。（7 7）开会的原因、目的和结果开会的原因、目的和结果 在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。毫无意义、宣告失败。信息系统工程监理7沟通和协调管理课件高效会议的八大特征只有必要才能召开只有必要才能召开只有必要才能召开只有必要才能召开好好筹划好好筹划好好筹划好好筹划拟订和分发议程表拟订和分发议程表拟订和分发议程表拟订和分发议程表遵守时间遵守时间遵守时间遵守时间一切按部就班一切按部就班一切按部就班一切按部就班请出最有经验和有才能出席请出最有经验和有才能出席请出最有经验和有才能出席请出最有经验和有才能出席作出评论和归纳作出评论和归纳作出评论和归纳作出评论和归纳记录所有决定，建议和负责人记录所有决定，建议和负责人记录所有决定，建议和负责人记录所有决定，建议和负责人信息系统工程监理7沟通和协调管理课件2、组织协调的工作方法（3）监理例会 项目监理例会是履约各方沟通情况，交流信息，协调处理，研究解决合同履行中存在的各方面问题，由工程监理单位总监理工程师组织与主持的例行工作会议。项目监理例会参加单位及人员通常包括：总监理工程师、总监代表、有关监理工程师；承建单位项目经理、技术负责人及有关专业人员；业主单位驻现场代表等；根据会议议题的需要还可邀请设计单位、分包单位及其他有关单位的人员参加。 信息系统工程监理7沟通和协调管理课件2、组织协调的工作方法（3）监理例会 （1）项目监理例会的主要议题：检查和通报项目进度计划完成情况，确定下一阶段进度目标，研究承建单位人力、设备投入情况和实现目标的措施；通报项目实施质量的检查情况和技术规范实施情况等，针对存在的质量问题提出改进措施要求；检查上次会议议定事项的落实情况，检查未完成事项及分析因；分包单位的管理和协调问题；项目款支付的核定及财务支付中的有关问题；接收和审查承建单位提交相关项目文档；监理提交相关监理文档；解决项目变更的相关事宜；违约、工期、费用索赔的意向及处理情况；解决需要协调的其他有关事项。 信息系统工程监理7沟通和协调管理课件2、组织协调的工作方法（3）监理例会 （2）会议准备项目监理机构应及时收集汇总有关情况，为召开会议做好准备：了解上次会议的落实情况和存在的问题；准备会议资料、确定有关事项的处理原则；与有关方面通报情况、交换意见，督促做好准备。 信息系统工程监理7沟通和协调管理课件2、组织协调的工作方法（3）监理例会 （3）会议纪要的记录、签认和分发项目监理例会内容通常由指定的监理人员记录，除笔记以外会根据实际情况使用数码相机、摄相设备、录音笔和手提电脑等设备进行辅助记录和演示。会议纪要由监理工程师根据会议记录整理，主要内容有：会议地点和时间；会议主持人；出席者姓名、隶属单位、职务；会议内容和决议事项，（包括负责落实单位、负责人和时限求）；其他事项。会议纪要的内容应真实，简明扼要。纪要经总监理工程师签认，发放到项目有关各方，并应有签收手续。会议纪要中的议定事项，有关方面应在规定的时限内落实。 信息系统工程监理7沟通和协调管理课件2、组织协调的工作方法（4）专题监理会议 专题会议是为解决专门问题而召开的会议，专题会议由总监理工程师或授权监理工程师主持。专题会议应认真做好会前准备，监理工程师会认真做好会议记录，并整理会议纪要，由总监理工程师签认，发给项目有关方面。专题会议通常包括技术讨论会、现场（项目组织）协调会、紧急事件协调会和技术（或方案）评审会等。 对于因突发性变更事件引起的进度问题，监理单位会召开紧急协调会议，督促各方采取应急措施赶上进度要求，以便项目的开发能以预期的进度完成。根据项目的实际情况，在承建单位完成关键阶段的工作时，监理将及时组织专家，会同业主对阶段成果进行评审，以便在评审通过后能使承建单位及时转入下一阶段的工作实施中。 信息系统工程监理7沟通和协调管理课件2、组织协调的工作方法（5）监理工作的汇报 建立项目的监理汇报制度是保证工程顺利进行的有效方法，可以使工程实施处于透明的可监控状态。作为信息系统工程建设的承建单位，有责任定期或不定期向业主及监理提交的工程进展情况报告，同时提交下一阶段的工程施工计划，监理协同业主审核该工程的进度与质量，监理将向业主提交监理意见并反馈给承建单位，以此建立项目各方密切的联络，保证项目有计划、有步骤。稳妥地向前推进实施。监理据此将定期或不定期地向业主提供监理周报、月报和书面通知回复等有关项目监理过程中对该项目进行“四控三管一协调”等方面的信息。信息系统工程监理7沟通和协调管理课件2、组织协调的工作方法（5）监理工作的汇报 定期的监理周报、月报 不定期监理工作报告 监理通知与回复 日常的监理文件 信息系统工程监理7沟通和协调管理课件2、组织协调的工作方法（6）监理实施类文件 监理实施类文件主要包括：项目变更文件、进度监理文件、质量监理文件、质量回归监理文件、监理日报、监理月报、专题监理报告、验收报告、总结报告等必要文件。 信息系统工程监理7沟通和协调管理课件3、工程各阶段的组织协调工作（1）招投标和准备阶段在信息系统工程的招投标和准备阶段，监理主要的协调工作对象是业主，主要的协调工作是成本控制方面的投资预算，具体工作是帮助业主完成对项目的招标工作、对投标方案的论证、协助业主邀请专家评标、和业主一起参加中标单位的合同谈判、提出中标单位完成合同书及合同附件的技术要求、商务要求和对相关文件的评定、审核工作。信息系统工程监理7沟通和协调管理课件3、工程各阶段的组织协调工作（1）招投标和准备阶段信息管理工作监理应与业主建立文档化的信息沟通机制，保持双方在项目目标、范围和业务需求方面理解的一致性，期间产生的文档应妥善管理，作为阶段性工作的依据；监理应及时提供所了解的与项目相关的信息，供业主参考；监理应向业主介绍有关的法律、法规、标准和地方文化等信息，以使项目建设不与之相冲突。 协调工作监理应与业主确定相互间工作协调的机制，以确保获得足够和正确的需求；监理应对协调工作进行记录并妥善管理；对于合同谈判中可能出现的技术分歧或其他分歧意见进行协调。信息系统工程监理7沟通和协调管理课件3、工程各阶段的组织协调工作（2）项目设计阶段监理在该阶段的主要协调工作是保证项目在确认的目标和确认的业主需求情况下，保证项目的设计成果按照预期要求实现预期的功能目标和性能目标。监理的具体工作重点是合同管理。 信息系统工程监理7沟通和协调管理课件3、工程各阶段的组织协调工作（2）项目设计阶段信息管理工作信息管理工作监理应与业主、承建单位建立共同的文档化信息交流形式，并要求各方在以后的项目工作中贯彻执行；监理应要求和监督三方妥善保管有关的文档化资料；监理应建议业主、承建单位对项目中其他方的重要信息保密，尊重其他方的知识产权；监理应对设计阶段三方共同参与的过程和活动以正式的文档资料形式进行记录，并由三方确认。 协调工作协调工作监理应与业主、承建单位确定合适的协调形式和方法，例如，项目例会，并在项目过程中执行；监理应协调业主调动适当的资源配合承建单位完成项目设计前期的调查和分析工作；监理应从中立的角度对设计阶段出现的变更提出客观的监理意见，协调业主、承建单位达成一致；监理应对设计阶段协调的结果进行记录并妥善管理。 信息系统工程监理7沟通和协调管理课件3、工程各阶段的组织协调工作（3）项目实施阶段监理在该阶段的主要协调工作是保证项目在确认的计划安排下有序地实现。突出的协调工作是对项目的变更控制和进度控制，保证项目按照质量要求、安全目标完成项目实施。对于信息系统工程，变更确实是信息系统工程建设过程中的突出特点之一。因此，监理的协调工作重点是实现对项目管理的变更控制，以及随机应变地协调、灵活地处理这个过程中可能出现任何事情，并保证项目在进度计划下如期完成各阶段的成果，完成如阶段验收等标志性的工作成果。 信息系统工程监理7沟通和协调管理课件3、工程各阶段的组织协调工作（3）项目实施阶段信息管理工作信息管理工作监理在工应妥善管理项目实施阶段所产生的监理文档资料；监理应对项目实施阶段三方共同参与的过程和活动以正式的文档资料形式进行记录，并由三方确认；监理应监督业主、承建单位按照既定的要求编制、管理项目文档。协调工作协调工作监理应与业主、承建单位共同建立实施阶段协调的沟通机制，如项目例会制度；监理工程师应根据需要及时组织专题会议，解决项目实施过程中的各种专项问题，并形成文字报告；促使项目变更合理，并为业主、承建单位双方认可；如监理工程师签发的监理指令得不到有效落实，监理工程师应及时报总监理工程师，要求业主采取其他处罚措施，敦促承建单位执行；监理应协调相关的事故赔偿和费用索赔；监理协调业主配合项目实施。 信息系统工程监理7沟通和协调管理课件3、工程各阶段的组织协调工作（4）项目验收阶段在项目验收阶段，监理的主要协调工作是协助业主组织有关专家完成对项目的各项验收工作。突出的工作特点是质量控制和信息管理。即保证验收的结果是合同规定的预期实现目标，保证各项验收文档满足合同规定要求，整个项目是如期、实效的完成业主的应用要求。信息系统工程监理7沟通和协调管理课件3、工程各阶段的组织协调工作（4）项目验收阶段信息管理工作信息管理工作监理应整理项目监理文档；监理应敦促业主、承建单位及时整理验收前项目中产生的文档；监理应协助业主、承建单位按照事先约定编制、签署和妥善保存验收阶段的项目文档；监理应及时提交项目监理文档。协调工作协调工作监理应协调业主做好验收阶段的配合工作；监理应要求业主和承建单位为系统的试运行提供必要的运行环境和数据，以使系统的试运行能够符合业主的业务需要；监理应要求业主为系统的试运行和实际运行做好充分准备，包括设施、人员、设备和环境及其管理办法；监理应及时对验收阶段协调的结果进行记录并妥善管理。信息系统工程监理7沟通和协调管理课件4 4、组织协调工作应把握的一般原则监理单位的行为规范守法的原则诚信的原则公平、公正、独立的原则 科学的原则 监理工程师的职业道德 监理工程师在工作中协调人际关系的原则 监理工程师在协调社会团体组织关系的一般原则 信息系统工程监理7沟通和协调管理课件测试题测试题沟通和协调对于项目的顺利进展和最终成功具有重要意义，召开有效的会议是监理工程师常用的沟通方法，开好监理会有许多要注意的事项，以下只有_(51)_是不需要考虑的。A会议要有明确的目的和期望的结果B参会人员要充分而且必要，以便缩小会议规模C会议议题要集中，控制和掌握会议的时间D要求建设单位与承建单位的领导必须参加信息系统工程监理7沟通和协调管理课件测试题测试题信息系统工程建设的组织协调非常重要，是重要的监理措施，关于组织协调的描述，错误的是_(54)_。A组织协调包括多方的协调，包括与承建单位以及建设单位的协调等B组织协调也包括监理单位内部之间的协调C组织协调一般通过项目监理例会、监理专题会议以及阶段性监理会议三种主要协调方法进行D组织协调要坚持科学的原则信息系统工程监理7沟通和协调管理课件测试题测试题信息系统工程建设的沟通、协调非常重要，是重要的监理措施。下面关于沟通协调原则的描述，错误的是（54）。A.为了避免不必要的误会，要把相关信息控制在各方项目组内部B.各方始终把项目成功作为共同努力实现的目标C.在直接关系到项目进展和成败的关键点上取得一致意见D.协调的结果一定是各方形成合力信息系统工程监理7沟通和协调管理课件谢谢！信息系统工程监理7沟通和协调管理课件信息系统工程监理7沟通和协调管理课件