户外项目执行培训课程户外项目执行培训课程执行网2007年6月1课程目标课程目标掌握户外项目的基本概念熟悉户外项目的衡量指标理解户外项目执行流程与工具明确户外活动的执行要求2户外项目的分类 公关项目户外项目 路演项目3户外项目对公司的意义提高公司的声誉和形象，显示公司的实力扩大公司的演艺/场地资源库，提升督导的工作技能开发更多的客户资源，满足客户不同的需要4课程大纲课程大纲第一单元第一单元 公关和路演项目公关和路演项目第二单元第二单元 总结总结5 第一单元第一单元- 基本概念- 衡量指标- 组织架构及工作职责6目的？地点？形式？衡量指标？什么是户外项目？什么是户外项目？7什么是公关项目？什么是公关项目？目的：目的：1、某个机构/单位宣布某些事项2、某个机构/单位的活动启动，或是某个机构（单位）的成立；2、展现某个机构（单位）的形象，提高其知名度；3、纪念某些特定意义的日子和人物地点：地点： 商场外的广场、市政广场、酒店、私人会所、音乐厅、高尔夫球俱乐部、旅游景点日期日期/场次：场次：1-2天天/场场8什么是公关项目类型： 1）新闻发布会 2）产品上市会议 3）开张庆典 4) 晚会 5) 音乐会 6) 旅游 7) 座谈会 8) 论坛/讲座 9）比赛 10） 单位年会/单位周年纪念 11）社区探访 9什么是路演项目目的：目的：1、树立客户品牌形象，提高客户产品销售2、提高某项产品知名度，吸引消费者的注意3、推动消费者尝试购买地点：地点： 公众户外场合（如商场外大型入口处，公共广场，特殊公众场所等）形式：形式：问答、游戏、表演、抽奖、比赛等，辅助以热卖促销活动日期日期/场次场次：1-n天天/场场10达生的公关项目11达生的公关项目12达生的公关项目13达生的路演项目达生的路演项目14户外项目的原则户外项目的原则紧扣活动主题向目标人群有效传递活动的信息 满足客户的要求15怎样才算是成功的户外项目执行？怎样才算是成功的户外项目执行？现场执行质量现场执行质量l场地布置 活动现场搭建按时完成，整洁有序，突出活动主题，有效传达品牌/活动信息l活动执行流程顺畅 现场活动流程顺畅，没有出现脱节或者失控的情况l人员准时到位 工作人员和演艺演员及时到位，没有出现迟到现象l 工作人员安装活动执行活动 1）工作人员按照活动要求着装； 2）工作人员使用标准用语和按照活动要求执行现场各项工作l舞台表演质量 表演流畅，无明显原则性错误发生 ; 表演节目高于客户要求l现场活动秩序 现场活动秩序井然有条，没有出现混乱；16项目控制质量物资管理保持完整，合理使用，无流失人员管理分工与协作，调动人员积极性，职责明确，考核公正、严格费用控制符合费用标准，无浪费与错误数据收取完备、准确、及时怎样才算是成功的户外项目执行？怎样才算是成功的户外项目执行？17户外活动的组织架构户外活动的组织架构项目目经理理督督导工作人工作人员主管主管区域区域经理理DJ主持人及表演人主持人及表演人员 备注：1 2 客户经理在活动现场沟通客户 行政管理关系客客户经理理18人员职责人员职责客户经理客户经理 1)负责提出项目要求（执行要求、执行时间、人员要求)，提供相关的客户资料10 2)提供费用说明，以便项目经理制定费用标准； 3)负责物料采购和准备； 4)协调客户的各项要求，确保客户提出的要求是合理的19人员职责人员职责项目经理项目经理 1. 对项目进行整体管理，制定和下发费用标准和相关执行文件、报表； 2.项目执行过程中的物资准备、费用控制、督导人员配置等； 3. 指导、管理各地督导准确理解和执行项目，提供相应项目知识、物资、人员、费 用、 场地等方面的问题解答和帮助，保障项目执行质量 4. 跟进和监控项目执行，及时发现和解决执行中的问题 5.收集和汇总各类项目报表、项目总结报告 6.评估各督导项目执行质量 7. 准确、及时地完成项目总体清算工作（物资、费用、人员工资） 20人员职责人员职责督导督导服从项目经理/区域经理的各项工作指示；接收和理解完整的路演项目信息,准备路演项目执行的管理资料；与当地客户进行沟通和合作；根据项目要求，及时、准确地招聘、培训、管理人员（现场主管、工作人员、主持人及表演人员、DJ等），明确各级人员具体工作职责，确保人员的各施其职；考核人员工作表现并完成工资申请；根据项目要求，对目标场地进行踩点、反馈和卖进，办理好入场与退场各项手续根据项目要求，对物资进行接收、分配、运输和监控管理，保证物资的充足、完整、无流失；严格按照项目费用标准要求，控制费用支出；与客户相关人员有效沟通，争取积极配合，确保项目的顺利执行；在路演活动正式开始前，组织彩排，及时发现和杜绝潜在问题的发生；组织相关人员、物资进场搭台，严格按照项目要求及时、准确地达到现场布置效果现场执行中，指导现场主管对各类人员进行有效管理，维护和监控路演项目的现场执行，注意氛围、秩序的维护，保障热卖区货品、赠品的充足，对突发性问题及时处理解决，并能及时寻求相应资源帮助；及时、准确、完整地完成并上交项目要求的各类报表和项目总结报告；及时、准确地完成项目的人员工资、费用、物资结算 ；21人员职责人员职责主管主管 1.协助项目督导进行各项工作（场地卖进、人员招聘和培训、物资准备）; 2.在督导的安排下，负责某一区域的管理工作，监控所负责区域内工作人员的各项 工作； 3.管理所负责区域内的物料下发和回收，确保活动物料安装活动要求使用； 4.下发和回收区域各工作人员的工作报表，确认无误后再交回给督导 现场工作人员现场工作人员 1.在区管的安排下，负责相应岗位的工作； 2.按照活动要求领取和使用活动各项活动物料，在活动结束后交还各项物料； 3.按照活动要求领取和使用活动表格，在活动后提交给区管22户外项目执行的流程户外项目执行的流程23流程总览流程总览项目接收项目接收项目准备项目准备项目实施项目实施项目总结项目总结24阶段一：项目接收阶段一：项目接收1.接收接收项目目信息信息2.理解理解项目目阶段一：项目接收阶段一：项目接收阶段二：项目准备阶段二：项目准备25阶段一：项目接收阶段一：项目接收项目经理项目经理督督 导导确确认认信信息息项项目目信信息息目的：目的：1.对活动的内容和要求进行讲解，对督导进行培训对活动的内容和要求进行讲解，对督导进行培训 2.下发和接收相关的文件、费用标准下发和接收相关的文件、费用标准 3.防止错误理解和执行，确认各项执行要点。防止错误理解和执行，确认各项执行要点。26阶段一：项目接收阶段一：项目接收项目接收的内容：项目接收的内容： 执行手册 执行要求 舞台流程表 人员招聘和培训要求 物料清单 活动所需使用的表格 费用标准 客户联系名单 项目考核标准27阶段一：项目接收阶段一：项目接收重要信息重要信息 项目背景、目的、方式及时间表 项目的考核指标 项目执行要求 项目费用标准 项目人员配置要求 场地的特别要求与注意事项 物料清单其用途工具工具 项目执行系列用表 活动执行要求 费用标准28项目接收的重点仔细阅读相关的活动文件，对不明白的地方标识出来，在跟项目经理过执行手册时提出，以便得到确定答案；对活动表格要明确使用方式、提交时间、内容要求；明确费用标准的构成和使用说明明确和当地客户合作的方式。29阶段一：项目接收阶段一：项目接收怎样进行项目资料接受？哪些是项目培训的重点？讨讨 论论30阶段二：项目准备阶段二：项目准备阶段一：项目接收阶段一：项目接收阶段二：项目准备阶段二：项目准备8费用申请费用申请4.卖进场地地5.招聘培招聘培训现场主管主管3.知会客知会客户负责人人9彩彩 排排10确确认是否按是否按时执行行6人人员7物料准物料准备阶段三：项目实施阶段三：项目实施31阶段二：项目准备阶段二：项目准备步步 骤骤具体内容具体内容工工 具具 3、知会客户、知会客户将项目信息指挥当地客户负责人，以取得相关的卖进支将项目信息指挥当地客户负责人，以取得相关的卖进支持持执行手册执行手册/活动简介活动简介4、场地卖进、场地卖进卖进活动场地卖进活动场地场地卖进表场地卖进表/相机相机/卷尺卷尺5、主管招聘主管招聘协助督导执行项目协助督导执行项目人员职责表人员职责表/ 招聘用表招聘用表6-8项目准备项目准备全面进入项目前期准备工作全面进入项目前期准备工作（人员、物料、费用等）（人员、物料、费用等）人员、物料、费用类执行人员、物料、费用类执行同表同表9、彩排、彩排项目正式开始前的舞台预演，最后一次全面而必须的查项目正式开始前的舞台预演，最后一次全面而必须的查漏（纠错的机会）。漏（纠错的机会）。 彩排质量控制表彩排质量控制表/执行手执行手册册/节目流程表节目流程表/人员职责人员职责表表10、确认、确认执行前夜执行前夜10点前最后确认场地、人员、物资和天气状况点前最后确认场地、人员、物资和天气状况有无突发性问题，妥善处理，若需延期须获取项目经理有无突发性问题，妥善处理，若需延期须获取项目经理指示指示CPS/场地协议场地协议/人员职责人员职责表表/物资清单物资清单/天气预报天气预报32步骤步骤3、知会客户活动负责人、知会客户活动负责人知会客户的步骤：在接收项目到后需在1工作日内知会客户在该城市的负责人，了解该项目在当地客户相关负责人员；以E-mail或Fax的方式给该项目客户相关人员发送执行方案，并亲身到客户处进行面谈，讲解整个活动；确认活动场地要求和活动内容，了解客户的对活动的理解，解释相关的要点；确认客户对活动的疑虑，如有不能解答的地方，切勿随便回答，应记录下来后，向总督导查询；涉及任何活动费用的问题，请不要随便回答客户，一定要向项目经理查询后再答复；关于活动宣传的资料，要在得到项目经理答复后才答复客户是否有各项资料；了解当地客户是否有特别的要求，如果有，记录下来向项目经理请示和客户需保持每天1次的联系（电话、书面、面谈均可），每次都需以书面的形式记录联系内容；每天下午向项目经理汇报当日与客户联系的内容工具工具: 执行手册执行CPS户外项目卖进反馈表33步骤步骤3、知会客户活动负责人、知会客户活动负责人 和客户的第一次沟通是非常重要的，它将会给客户留下重要的第一印象，直接影响客户对你的信心、合作，还有对活动的评价，请切记以下几点： 1）熟记执行手册，准备好各种资料； 2）以一个平等、自信的态度与客户进行沟通，不要太高傲也不要太谦卑，对于部分态度恶劣的客户，保持平常心； 3）交谈时多使用“我们”，少使用“我”和“你”； 4）对于客户提出不合理的要求，尽可能向客户解释该要求会带来负面影响，迂回拒绝客户； 5）对于自己不清楚的问题，不要随便回答客户。 34步骤步骤4、卖进场地、卖进场地卖进场地的程序卖进场地的程序：1）根据项目的要求或者项目经理下发的场地名单进行卖进工作；2）与场地负责人取得联系（网络/114/公司资料/客户提供资料），向其说明我司是负责客户执行的广告公司，与其预约后在登门拜访；3）向场地负责人简介活动，查询场地面积是否符合要求、有否档期、费用情况、场地器材设施情况（舞台、音响、灯光）、场地尺寸（三维）、餐单（内容和价格）、搭建限制、入场搭建时间；4）如果场地符合条件，马上与场地方下达口头预约并进行价格的商讨，然后向项目经理和客户汇报相关的情况，等待进一步的指示；5）如果项目经理/客户确认了场地，督导需马上向场地负责人签订协议并申请费用，场地发票抬头需向总督导/客户查询；6）如果项目经理/客户认为场地不符合要求，督导需要重新寻找新的活动场地，直到寻找到合适的场地；7）在卖进场地时需取得当地客户活动的支持和配合，特别是卖进商场时，一定要利用客户与商场的合作关系；8）在完成场地卖进工作后要制定好活动计划并让客户负责人签名确认，然后传真给总督导；9）场地费用在活动结束后才可以支付，如果场地要求提供订金，只能支付不超过场地总费用40的金额；10）公司财务要求结算场地费用不得收取收据，如果场地方只能提供收据，需35步骤步骤4、卖进场地、卖进场地根据项目要求卖进活动场地，取得以下资料 场地负责人和联系电话、场地平面图； 场地档期、面积、费用（包含支付方式）、电源和水源的提供 、能够支持的物料； 量度场地物料尺寸(场地三维尺寸、舞台、背景架、其它活动所 需物料）； 搭建和退场时间、搭建的限制、场地使用限制（声音、单张派发 发、现场销售、能否进行前期宣传）； 拍摄活动场地各个区域的相片（全景、远景、近景）； 场地申请手续和费用；工具: 场地卖进表 委托书 相机、尺子36步骤步骤4、卖进场地、卖进场地踩踩 点点卖卖 进进初步卖进反馈初步卖进反馈确认卖进反馈确认卖进反馈进场准备进场准备场地信息：场地信息： 是否符合项目要求 人流量、场地面积、费用 可使用时间 场地平面图办理进场等相关手续项目经理项目经理项目经理项目经理当地活动负责人当地活动负责人卖进准备：卖进准备： 执行方案 场地合作协议书 场地布置示意图 场地支持事项明细37步骤步骤5、主管招聘和培训、主管招聘和培训主管是督导的执行活动的重要助手，能协助督导执行部分的工作（招聘、培训、执行），减轻督导的压力。主管的来源： 1）督导现有的店销主管；2）有公关活动经验的大学生干部； 3）部分公关活动工作能力比较强的促销员；主管的要求： 1）学历：高中以上学历；年龄：20-40岁 2）有2-3次户外活动区管的工作经验，有一定的人员管理经验； 3）有较强的纪律性，积极主动，能服从督导的工作安排38步骤步骤5、主管招聘和培训、主管招聘和培训 培训内容培训内容 项目的整体介绍和注意事项； 所负责的工作内容和道具、报表，人员配置和注意事项 说明其薪金构成和奖罚方式工具工具: 人员职责表 人员应聘登记表 人员面试记录 培训记录39步骤步骤6、人员准备、人员准备工作人员招聘工作人员招聘DJ 招聘招聘主持人主持人/表演人员表演人员招聘招聘工具：工具： 人员职责表 执行手册 应聘登记 协议书 培训记录 节目流程表督导表演人员演练表演人员演练工作人员培训工作人员培训音响效果测试音响效果测试督导负责，现场主管协助 。舞台区其它区区域保安区夜晚值班人员物料区40工作人员步骤步骤6、人员准备（工作人员）、人员准备（工作人员） 招聘招聘相关技能外型特征表达能力工作态度相关工作经验待遇工作时间 类型类型舞台区人员其它区域人员保安区人员夜晚值班人员 培训培训基础培训：筛选标准培训：明确职责强化培训：巩固练习41步骤步骤6、人员准备（工作人员）、人员准备（工作人员）工作人员要求： 1）20-30岁，高中以上学历，有特殊工作要求的可以放宽； 2）有2场以上的公关活动工作经验； 3）样貌端正，头发不得染色（男的头发不得过肩，男女均不能有特异发型），样貌端正，头发不得染色（男的头发不得过肩，男女均不能有特异发型），不得有纹身；不得有纹身； 4）男工作人员身高在男工作人员身高在1.70米以上，女工作人员身高在米以上，女工作人员身高在1.60米以上，能米以上，能 说标准的普通话和当地话；说标准的普通话和当地话； 5）服从工作安排。服从工作安排。工作人员的来源： 1）以往店销/派发活动一些比较优秀的工作人员； 2）兼职的大学生； 3）以往活动中已经有的工作人员 42步骤步骤6、人员准备（工作人员）、人员准备（工作人员）人员培训 1）所有工作人员要进行2培训，培训，1次彩排次彩排； 2）第一次培训进行活动的基本介绍和各工作岗位的简介，并进行基本的人员分组（人员分组由区管负责）； 3）第二次培训主要各区域/小组的工作进行培训，并进行模拟操作，这项工作由区管负责，督导进行检查； 4）工作人员和演艺人员的彩排尽量安排在一齐进行； 5）如果发现不合格的人员马上安排替换； 6）如果是小型路演活动，必须安排物料的搭建彩排； 7）彩排时需邀请客户的活动负责人参加并听取其意见； 8）在整个活动培训工作进行总结。43主持人步骤步骤6、人员准备（演艺人员）、人员准备（演艺人员） 招聘招聘外型与主持风格相关工作经验表达能力现场控制能力工作态度费用自带服装待遇工作时间 验收验收 演练演练理解文稿流程把握舞台区及现场协调44表演人员（主持人、舞蹈演员、变面演员、歌手、乐队、儿童表演团体、话剧演员、礼仪、魔术师等）步骤步骤6、人员准备（演艺人员）、人员准备（演艺人员） 招聘招聘外型与表演风格相关工作经验工作态度自带服装待遇费用工作时间 验收验收 演练演练表演符合活动要求流程顺畅配合默契45DJ、灯光师、专业搭建公司步骤步骤6、人员准备（演艺人员）、人员准备（演艺人员） 招聘招聘专业技能设备情况工作态度费用工作时间测试音响测试音响/灯光灯光测试效果租用音响租用灯光专业搭建公司 培训培训舞台区流程音乐要求灯光要求搭建要求46步骤步骤6、人员准备（演艺人员）、人员准备（演艺人员）演艺人员的来源： 1）项目经理/客户提供的资源； 2）当地演艺广告公司/搭建公司； 3）直接到电视台/电台/歌舞团体寻找； 4）到大学/少年宫中寻找相关的演艺团体 5）以往活动累积的资源；演艺人员的确认 1）收集所有演艺人员的资料和DV录像，上交给客户和项目经理确认； 2）督导需对确认后的演艺人员（邀请客户参加）进行面试，然后通知 其彩排时间和地点并签订协议47步骤步骤6、人员准备（演艺人员）、人员准备（演艺人员）演艺人员的种类： 1）专业（歌舞团、杂技团、电视台主持等） 2）业余（学生歌手、舞蹈队等）演艺人员的使用注意事项 1）一般小型路演活动，建议使用业余的演艺人员，因为费用比是比较 高的，而且业余演艺人员对这些场合的表演更加熟悉和适应； 2）大型的路演活动，如果客户没有特殊说明，可以选择使用业余的演 艺人员（但是要选择水平比较好的演艺人员），特别是舞蹈表演，尽 选择能进行多个表演节目的队伍； 3）公关活动，建议使用专业的演艺人员，因为这种场合，客户的要求 是最高的，而且是不能出现任何表演错误； 4）每个表演节目必须有3队以上的人员以供选择； 5）演艺人员的费用必须控制费用标准内；48步骤步骤7、物料准备、物料准备接收物资接收物资物资入场物资入场反反 馈馈 物资清单 物资签收 入仓登记项目经理项目经理 物料运输 物料分类 礼品/赠品包装49步骤步骤7、物料准备、物料准备物料接收的程序物料接收的程序1）收到物资后，清点数量，对照物资清单及各区物资配置，然后妥善摆放好并登记在出入仓表上；2）签收并保留底单；3）将物资到货情况反馈给项目经理，如有物资差异，马上项目经理商量决定的方法和时间，确保活动的如期进行；4）与项目经理沟通，明确每样物资的作用50步骤步骤7、物料准备、物料准备物料接收的要点： 1）活动的物料明细清单在活动启动时由项目经理下发，物料由公司 安排运输到达或者由督导在当地制作； 2）客户提供的物料由项目经理（或当地的客户负责人）通知； 3）督导在活动前的3天再次检查物料，如果发现短缺，马上通知项目经理进行补救； 4）客户提供的物料必须在活动前的1-2天到达，如果未能及时到达， 必须及时通知项目经理/客户，客户的物料（礼品）必须保管好，未经项目经理同意不得使用51步骤步骤8、费用准备、费用准备督督 导导项目经理项目经理费费用用申申请请工具：工具： 费用标准 费用申请单费费用用批批核核52步骤步骤8、费用准备、费用准备执行费用： 项目的执行费用可以费用标准下发的时候就马上申请，以便进行相关 的前期工作人员费用： 人员费用（工作人员和演艺人员）在活动开始前的10个工作天申请场地费用： 场地费用在活动开始前的7个工作日申请，如果有订金要支付，可以签订场地协议后先申请超支费用： 在活动现场如果发生超出费用标准外的费用，需在发生前向项目经理申报并得到项目经理的明确答复，否则不予报销53步骤步骤9、彩排、彩排物物 料料 舞台音响（非常重要） 清点赠品/礼品 活动道具 表演服装督督 导导活动流程活动流程人人 员员 所有工作人员及表演人员到场 主持人、演员演练节目的质量 工作人员之间工作配合 前台与后台工作配合 舞台节目流畅 舞台音响、灯光控制正确无误 游戏赠品分发正确 活动各区之间联系紧密达生的所有户外项目均必须彩排达生的所有户外项目均必须彩排 工具工具:执行手册舞台流程人员职责表54步骤步骤9、彩排、彩排彩排的地点：首选为活动进行场地，如果不可以，就另外租赁其它场地进行；彩排时间：理想的时间为活动进行的前3天，如果不可以，可以适当退后；小型路演活动的彩排必须包含物料搭建彩排和人员彩排，人员彩排时必须进行角色扮演；大型路演活动和公关活动的彩排必须安装整体流程进行55步骤步骤9、彩排、彩排彩排的重要性： 1）通过彩排确认对工作人员、演艺人员培训工作是否到位，工作人员 对各自岗位的工作内容是否理解； 2）通过彩排活动发现活动流程是否存在问题，活动物料是否符合要求； 3）通过彩排让灯光、音响等方面进行配合； 4）让客户、场地方对活动有直观的了解，明白需要配合的地方和物料；56步骤步骤10：提前确认是否准时执行：提前确认是否准时执行在户外活动的执行过程中，常常发生各种意外情况，影响活动的质量，甚至迫使项目不能按照原来的计划执行，因此必须提前对可能发生变化的各种情况有所准备，并与当地客户负责人/项目经理确认活动是否按照计划执行。 在项目执行前三天开始，督导必须检查和确认活动的主要事项，常见问题及处理如下：57步骤步骤10：提前确认是否准时执行：提前确认是否准时执行场场 地地 常见问题常见问题 1、因为各种原因，场地方取消已经预约的场地2、因为有其它活动，场地方不能及时提供场地 原原 因因 1、场地管理单位因为客观原因或不遵守双方协议，把场地另做他用2、场地管理处未及时清场； 解决办法解决办法 1、在活动开始前的3天与场地方负责人进行沟通，再次确认场地和搭建时间2、督导与场地负责人交涉，要求对方履约；3、如确实无法及时提供场地，应要求对方确定最早可执行的日期；4、马上通知项目经理并在其指导下与客户活动负责人沟通；5、督促场地负责人及时清理场地；58步骤步骤10：提前确认是否准时执行：提前确认是否准时执行常见问题常见问题人人 员员 1、工作人员、演员、DJ、主持人不能准时参加活动2、服装不符合客户和活动要求 原原 因因 1、部分人员违约2、身体不适，不能参加活动解决办法解决办法 要求履行与我们的协议；立即通知在招聘时预留的备选人员第二天准时到场参加活动；马上要求演员或主持人更换符合客户和活动要求的服装；调整节目流程。59步骤步骤10：提前确认是否准时执行：提前确认是否准时执行天天 气气 常见问题常见问题 天气状况异常导致活动不能准时执行 原原 因因 部分场地为露天，易受天气影响 解决办法解决办法 1、在活动开始前的3天进行天气预报监测，发现天气异常马上通知总督导和客户2、立即向总督导汇报，以便其马上与客户协商定出应变方案或延期执行的 时间；3、应急措施可采取租用帐篷或充气拱门；60步骤步骤10：提前确认是否准时执行：提前确认是否准时执行物物 资资 常见问题常见问题 原原 因因 解决办法解决办法 1）物资发生短缺或不符；2）物料在运输途中或者搭建过程中损坏 1.公关活动物资较多，其中包括大量需要制作和租用的物料，时间控制上 有难度 ；2.在运输和搭建过程中，因为各种原因损坏（包装、施工、天气）1、督导在活动前制定好各活动点物料清单并安排区管清点；2、在物料到达活动现场后，督导安排区管再次清点发现短缺，马上回仓库领取；3、其它措施包括：通知总督导安排紧急速递及时补充，或在当地租用或购买短缺和不符的物料。61阶段二：项目准备阶段二：项目准备怎么样与当地客户沟通；如何进行场地卖进 ；如何进行人员招聘和培训 ；物料接收和准备的要点；提交报表和相片的注意事项；项目彩排 重要性；讨讨 论论62阶段三：项目实施阶段三：项目实施11物料物料进场搭台搭台12现场维护与与监控控阶段三：项目实施阶段三：项目实施阶段四：项目总结阶段四：项目总结阶段二：项目准备阶段二：项目准备项目实施项目实施 是执行网督导按照公司与客户的项目标准执行项目的过程，需强调的是执行督导须严格按照项目标准进行。63步骤步骤11、物资进场搭台、物资进场搭台物资进场检查物资进场检查 确认入场时间，场地方的支持确认入场时间，场地方的支持 确认物资运输车辆和装卸人员确认物资运输车辆和装卸人员 确认搭建人员确认搭建人员 准备搭建工具准备搭建工具 清点物料清点物料现场调试现场调试搭台搭台 搭台时间是否充足搭台时间是否充足 搭台人员是否到齐搭台人员是否到齐 搭台工具是否够用搭台工具是否够用 物料、道具是否齐备物料、道具是否齐备 分区位置是否最佳分区位置是否最佳整理现场整理现场留人守夜留人守夜 音响音响/灯光进场时间灯光进场时间 音响音响/灯光器材清单灯光器材清单 音响音响/灯光现场调试灯光现场调试确认所有安装完成确认所有安装完成保证安装质量保证安装质量重申次日人员到场集中时间重申次日人员到场集中时间进行场地和物料清洁进行场地和物料清洁留下守夜人员通宵看护现场，留下守夜人员通宵看护现场， 物资安全保证物资安全保证工具工具: 物资清单 物资出入仓表 场地合作协议 场地布置示意图 64步骤步骤11、物料进场搭台、物料进场搭台 活动前按照场地规定时间，将物资运输到活动场地，并根据活动现场要求及场地实际情况布置妥当，使现场达到以下效果： 按照项目要求布置各区，能够正确传达活动（品牌）的主题信息 活动现场的布置不阻碍正常人流 舞台位置醒目，便于聚众 各区域位置分布合理，能够最大限度接触目标受众 音响、灯光电源接通，运作正常，有相应保护措施； 电线有相应的控制设备并保护好65步骤步骤11、物料进场搭台、物料进场搭台注意事项注意事项： 1）在入场前和场地方确认好入场时间（如果是大型搭建，最少需要2天时间），确保搭建时有灯光、电源，然后通知音响、灯光、搭建等供应商入场时间，保证有足够的时间完成搭建； 2）制定好物料运输计划和物料分配清单，根据物料清单清点，安排主管进行监管； 3）物料到达后，主管进行清点（严格按照物料清点清点）并摆放在指定位置，安排专人看管，并在登记清点完成报告给项目经理； 4）制定好搭建计划，先舞台后灯光、音响，督导（或者区管）必须在活动现场协调场地方和搭建工作,搭建工作要注意不得损坏场地方的设施； 5）如果搭建工作由采购部负责，督导必须与其协商好搭建计划，配合其工作； 6）如果可以的话，搭建时要封闭活动现场，防止无关人员进入现场后出现意外； 6) 客户的礼品必须安排专人包装入袋； 6）搭建完成后必须邀请客户检查验收，根据客户提出的合理要求进行调整，如果不能进行调整，需对客户进行详细的解释； 7）搭建完成后，需安排人员进行清洁，所有外露电线需用地毯覆盖； 8）必须安排好演艺人员的化妆室和工作人员的休息室； 9）现场布置一定要注意安全，注意舞台安全，注意人流安全，舞台安全通过检查舞台的安装质量来实现，人流安全可通过加铁马予以阻碍人流冲向 ；10）如涉及热卖，必须在活动正式开始前3小时，将产品从商家借出来，做好收货的流程，工作人员必须提前2小时到位 66步骤步骤11、物料进场搭台、物料进场搭台常见的错误常见的错误背板连接位置不对客户logo不对67步骤步骤11、物料进场搭台、物料进场搭台地毯不平整其它公司的物料出现在活动现场常见的错误常见的错误68步骤步骤12、现场维护与监控、现场维护与监控 项目的现场管理关系到项目的最终效果，作为督导一方面要确保所有人员各施其职，保质保量完成工作，同时也需随时注意现场变化，维护活动的正常顺利开展，防止和处理意外的发生。 69步骤步骤12、现场维护与监控、现场维护与监控开场前准备开场前准备人员到位人员到位清场等候清场等候 现场工作人员到位现场工作人员到位 舞台表演人员到位舞台表演人员到位 工作人员职责分工确认工作人员职责分工确认 工作人员进行岗位检查工作人员进行岗位检查 隔离活动区域隔离活动区域 活动现场清理活动现场清理 播放开场音乐，等候活动始开始播放开场音乐，等候活动始开始7012、现场维护与监控、现场维护与监控人员到达1）所有工作人员在活动开始前的2小时到达活动现场，到达后向督导报到，然后在督导的安排下，马上分组向区管领取工作物料和文件，在各区域进行活动前的准备工作；2）演艺人员在活动舞台表演开始前的2个小时到达，到达后督导报到，然后马上进行走台，最后才进行；3）督导和主管在活动开始前一切检查各工作岗位的工作人员和物料。清场 1）在活动开始前，清理活动现场的无关人员，封闭现场； 2）在活动未开始前，现场播放轻柔的音乐或者活动的主题歌曲（具体 由督导和客户现场协商）7112、现场维护与监控、现场维护与监控提高公关项目执行的质量，达到公关项目的成功标准提高公关项目执行的质量，达到公关项目的成功标准：场地效果场地效果聚众效果聚众效果舞台表演质量舞台表演质量现场活动秩序现场活动秩序活动场地搭建活动场地搭建吸引人群吸引人群增加观众参与增加观众参与防止骚动防止骚动舞台表演流畅无误舞台表演流畅无误 客户客户logo、产品等布置在场地的醒目处、产品等布置在场地的醒目处 礼仪：礼仪小姐按照活动要求积极工作礼仪：礼仪小姐按照活动要求积极工作 展示：在其它区域展示活动信息展示：在其它区域展示活动信息 解释参与活动利益，工作人员邀请观众上台解释参与活动利益，工作人员邀请观众上台 预先设定几个预先设定几个“托托”，带动现场观众，带动现场观众 保安人员职责、分工、站位明确保安人员职责、分工、站位明确 专人与场地、政府等各方沟通专人与场地、政府等各方沟通 按照节目流程进行，无错漏，保持前后台秩序按照节目流程进行，无错漏，保持前后台秩序7212、现场维护与监控（基本流程）、现场维护与监控（基本流程）嘉宾签到嘉宾签到宣布活动开始宣布活动开始其它区域活动其它区域活动舞台表演舞台表演7312、现场维护与监控、现场维护与监控现场维护与监控注意要点现场维护与监控注意要点： 1）各区域的活动物料必须保持足够，工作人员按照工作要求进行工作，不得出现脱岗现象； 2）安排专人对活动现场的布置物料进行巡视，随时维护； 3）演艺人员在活动开始前20分钟完成完成化妆并在舞台后台待命，DJ 更换现场所有麦克风电池，确保所有麦克风能够使用并由专人负责向演艺人员发放和回收； 4）安排专人（最好是区管）通知演艺人员上台表演，不得出现表演脱节的情况； 5）安排专人（最好是督导本人）负责音响、灯光，邀请客户活动负责人一齐控制整个舞台流程； 6）如果整个舞台表演区域比较大，建议使用对讲机进行舞台的前后台联系； 7）如果舞台表演出现节目错误，表演不得暂停，表演继续进行； 8）在活动开始前必须提供正确嘉宾名单（姓名、职位、先后顺序），现场如有环节调整，需提前2个节目与主持人商讨； 10）嘉宾上台发言、颁奖、主持仪式时需安排礼仪陪同上下台； 12）如果有销售活动的，要防止收到伪钞和防止出现缺货的情况 13）各区域工作人员轮流休息，所有工作人员不得在活动区域就餐。 7412、现场维护与监控、现场维护与监控督导的角色：总导演75步骤步骤13、现场维护与监控、现场维护与监控工具工具:-人员分工表-执行手册-舞台节目流程表-物品领取登记表-舞台区礼品登记76步骤步骤12、现场维护与监控、现场维护与监控常常见问题解决方法解决方法1、公安、城管前来干预尽量将公安、城管有关人员引至远离舞台的地方，让场地方与其交涉2、工作人员态度不积极采用多种多样的奖励方法刺激工作人员积极性3、现场停电在卖进时应要求场地方保证供电发生停电时立刻与场地方协调解决电力问题，确保主要舞台电力供应4、部分物资短缺或不能正常使用修改部分游戏或奖品的奖励方法，并通知项目经理5、下雨等恶劣天气暂停活动，指挥工作人员撤场6、消费者不满意礼品或投诉息事宁人，用一些礼品将其打发走7、现场气氛不够热烈安排表演人员表演，或播放强劲音乐，以吸引人流77阶段三：项目实施阶段三：项目实施如何安排搭建工作；搭建完成后的检查事项；现场执行的注意事项；现场拍摄的要点；撤场要注意的的地方；如何按时提交资料讨讨 论论78阶段四：项目总结阶段四：项目总结13办理退理退场手手续 14数据整理及反数据整理及反馈 阶段三：项目实施阶段三：项目实施 阶段四：项目总结阶段四：项目总结 15工工 资、费用用 结 算算16项 目目 清清 算算79阶段四：项目总结阶段四：项目总结撤场撤场工具：工具： 项目总结 场地合作协议 人员职责表 人员协议书 物资出入仓表 费用报销单工资结算工资结算数据收集及总结数据收集及总结项目清算项目清算 清理现场清理现场 清点剩余物资并进行包装清点剩余物资并进行包装 拆台、运输拆台、运输 整理数据，撰写总结整理数据，撰写总结 当日发放表演人员工资当日发放表演人员工资 当日对租赁的物料进行费用当日对租赁的物料进行费用 结算结算 7日内发放工作人员工资日内发放工作人员工资EMS以下资料回总部：以下资料回总部： 项目总结项目总结 物资出入仓表物资出入仓表 活动现场录像活动现场录像 费用单据费用单据活动相片通过电子邮件发活动相片通过电子邮件发回公司回公司80步骤步骤13、撤场、撤场活动结束后，马上安排撤场，包括清点物资并进行包装、拆台、运输，在完成撤场工作后，需安排人员进行场地的清洁工作。退还客户的物料仔细清点并附上清单让客户签收如果有销售活动的，需进行产品和现金的结算，结算工作必须（商场/客户）签名确认。工具工具: 人员职责表物资出入仓表场地合作协议81步骤步骤14、数据收集及总结、数据收集及总结活动结束后，督导应及时整理各类数据（销售数据），撰写项目总结，并在次日（周末除外）反馈给项目经理。活动相片通过电子邮件或者QQ发给项目经理，现场录像通过EMS寄给项目经理。工具工具: 项目总结 相片 录像带82步骤步骤15、工资、费用结算、工资、费用结算主持人、演员、DJ的工资在活动结束后当日发放租赁的设备的费用在活动结束后当日进行结算工作人员工资在活动结束后第二天马上申请，七个工作日之内发放83步骤步骤16、项目结算、项目结算活动结束后，应该做好项目清算工作，并在一周内EMS寄回广州，满足公司与客户对项目的结算、清算内容。项目总结按照项目总结的要求，正确评估自己在项目执行中做得如何，并提出合理化建议（TO：项目经理）费用单据在项目中所开支的一切费用的发票和收据，分别用费用报销单和支付证明粘贴好，并附上报销总结清单，注明总预算和总开支（TO：费用控制员）物资出入仓表清晰反映物资的结余、质量、去向（TO：项目经理）活动现场照片（TO：项目经理）84资源更新与网络维护资源更新与网络维护 每次项目结束后，督导还需帮助更新项目资料库，整理人员资料和场地资料，维护和保持客户及执行网络，资料分别留在当地和交回总部保存。 工具：工具： 户外项目卖进反馈表 人员应聘登记表 人员面试记录 专业人员协议书 促销员协议书 培训记录85 第二单元 总结86总结户外活动的重点： 1）场地； 2）人员（演艺和工作人员）；3）客户关系；4）彩排；5）现场执行（搭建和舞台表演）户外活动的执行原则： 1）抓大顾小； 2）现场布置一定要最大限度地展示客户的信息 3）在舞台表演中出现环节错误时，将错就错； 4）预计情况从最恶劣的情况出发，工作时抱着最乐观的态度进行； 5）保持良好的团队精神，在客户看来，客户部、项目组、执行网都是达生公司的人员，哪里出了问题，都是达生的问题。87总结前期阶段：场地卖进；准备阶段：人员（招聘、培训）、物料；执行阶段：场地搭建、现场监控；结束阶段：退场、费用结算、总结各工作阶段的工作重点88公关活动和路演活动的差异相同的地方差异的地方89 谢谢大家的参与！谢谢大家的参与！90