工作表的编辑作业Stillwatersrundeep.流静水深流静水深,人静心深人静心深Wherethereislife,thereishope。有生命必有希望。有生命必有希望4-1 4-1 复制单元格资料复制单元格资料l当工作表中要重复使用相同的数据时，可将单元格的内容复制到要使用的目的位置，节省一一输入的时间。这一节我们要分别介绍利用工具钮及鼠标拉曳复制资料的操作步骤。4-1-1 利用工具钮复制资料先来说明用工具钮复制单元格数据的操作。如下所示范例，在这个范例中，一月份的总计已在G5单元格建立好了，公式为”=SUM (C5：F5)”。由于各月份总计栏的计算方法都是一样的，因此我们要用复制、贴上的方法，将G5的公式复制到G9：Gll单元格，计算出四到六月的总计。 接着选取要贴上的区域G9：GII然后按下开始页次剪贴簿区的贴上钮将源数据贴上：来源资料被虚线框包围按下此钮计算出四到六月份的总计粘贴选项钮，后面会介绍 由于G5单元格的公式使用相对引用地址，因此复制到G9：Gll后，公式参照的位址会随着位置调整，所以G9、Gl0及Gll的公式分别如下：数据复制到贴上区域后，源数据的虚线框仍然存在，所以可再选取其它要贴上的区域继续复制。若复制工作已完成，请按下 键或执行其它命令来取消虚线框。4-1-2 利用鼠标拉曳复制资料 我们也可以改用鼠标拉曳的方式来复制单元格数据。在执行移动单元格的过程中，按住Ctrl键，在箭头的右上角会出现一个“+”号，这就可以完成对单元格的复制操作。4-1-3 插入复制的资料 如果贴上区域已有数据存在，我们直接将复制的数据贴上去，会盖掉贴上区域中原有的资料。想保留原有数据的话，可将单元格改以插入的方式复制。假设我们想将A4单元格复制到B4单元格，但又要保留B4原有的内容，可如下操作：选取源数据单元格A4，然后按下Ctrl+C键复制来源资料。选定目的单元格B4，切换到开始页次再如图操作：选择此钮选择此项 原有的资料富益投信会往下移一格，而A4单元格的数据永胜科技会复制到B4单元格。按Esc键即可取消虚线框A4单元格的资料复制到B4原来B4资料往下移4-2 搬移单元格资料搬移单元格数据，就是将数据移到另一个单元格放置，当数据放错单元格，或要调整位置时，皆可用搬移的方式来修正。这一节我们同样要介绍以工具钮、鼠标拉曳，以及插入搬移3种方法。4-2-1 利用工具钮搬移资料首先选取欲搬移的源数据A3：D3，然后切换到开始页次，按下剪贴簿区的剪下钮 ，剪下来源资料：被剪下的资料会出现虚线框选取贴上区域A5，然后按下剪贴簿区的贴上钮，将源数据搬到选取的区域：资料被搬下来了4-2-2 利用鼠标拉曳搬移资料 用鼠标拉曳的方式同样也可以搬移数据。接续上例，我们要将单元格A2：D2的资料搬到第6列：选取单元格A2：D2，并将指标移到粗框上（不要放在填满控点上）拉曳至A6单元格后放开鼠标4-2-3 插入搬移资料 若粘贴区域已存有数据，为了避免原有的数据被覆盖掉，可改用插入的方式来贴上。请接续上例，假设”梁秀云”和”沈心慈”这两组数据的位置要对调，我们就用插入搬移数据的方式来修正：选取欲搬移的范围A6:D6，然后按下Ctrl+Shift键剪下资料。接着选取贴上区域A5，然后由储存格区的插入钮选择贴上的方式： 资料已经插入A5:D5,而原来的资料、往下移。4-3 4-3 复制与搬移对公式的影响复制与搬移对公式的影响u前两节我们谈了许多复制与搬移单元格数据的技巧，当复制或搬移单纯的文字、数字数据时还算简单，但若是要搬移、复制含有公式的单元格，可就要格外当心了！这一节我们就来解析复制与搬移对公式的影响。4-3-1 4-3-1 复制公式的注意事项复制公式的注意事项 将公式复制到贴上区域后，Excel会自动将贴上区域的公式调整为该区域相关的相对地址，因此如果复制的公式仍然要参照到原来的单元格地址，该公式应该使用绝对地址。以下以范例进行说明：B5单元格含有公式，用来计算上面3个单元格的总和将85复制到B6时，公式变成从B6往上找3个储存格来做加总4-3-2 4-3-2 搬移公式的注意事项搬移公式的注意事项 若搬移的单元格资料跟公式有关，请特别注意下列几点： 假如搬移的是公式，则公式中的位址不会随着粘贴区域的位址调整，所以公式仍然会参照到原来的单元格位址。搬移前公式搬移后公式按下Ctrl+X键剪下资料，再到B6单元格若公式参照到单元格范围，则仅搬移其中一倔储存格的话，其公式参照的储存格范围不变：参照到B2：B4参照的范围不变，而值改变了将B3单元格搬到E3单元格若将参照的范围整个搬移到别处，公式的参照会跟着调整到新地址：公式变了，但值没变将B2:B4移到E2:E4如果公式参照到的单元格数据被移到其它单元格中，则公式会自动跟着调整到新地址：搬移前公式内容搬移后公式变了将C3单元格搬移到E3单元格u储存格袒含有多种资料，例如用来建立公式的单元格，其内就含有公式和计算的结果；而单元格也可以只包含单纯的文字或数字资料，逭些我们通称为储存格的属性。4-4 4-4 选择性粘贴上一复制单元格属性选择性粘贴上一复制单元格属性4-4-1 复制单元格属性n 下面我们用实例来进行练习。假设要将D2单元格的公式及值属性，分别复制到E2及E3单元格：先选取来源资料储存格D2，并切换到开始页次，按下剪贴簿区的复制按钮，这个动作会复制D2的所有属性。这个单元格具有公式与值两个属性 选取E2储存格，然后按下粘贴钮，即可看到数种储存格属性供你选择：这些都是粘贴钮可以选择的单元格属性 从粘贴的下拉选单中选取公式 ，表示要粘贴公式属性：公式复制过来了值会重新计算接着选取E3储存格，再次按下粘贴钮，从选单中改选值 ，这次要贴上的是值这个属性：只将值复制过来4-4-2 由粘贴选项设定要帖上的单元格属性n将储存格的属性贴到目的储存格之后，目的储存格旁边舍出现粘贴选项钮 ，若按下此钮，可显示选单来改边所要粘贴的储存格属性：点击此按钮粘贴属性4-5 单元格的新增与删除n 有时候舍在输入资料的遇程中爱发现资料漏打，需要在现有的资料周穿插放入这些资料时，就需要先在工作表中插入空白列、行或储存格，再到其中输入资料：若有空白的储存格，或用不到的内容，则可将之删除。4-5-1 新增与删除整行、整列 新增列单击要插入位置后面的列标，选择一列单元格，单击右键弹出快捷菜单，选择插入命令，或者选择“开始”菜单里的插入按钮。新增行单击要插入位置后面的行标，选择一行单元格，单击右键弹出快捷菜单，选择插入命令，或者选择“开始”菜单里的插入按钮。删除行、列在要删除的行或列上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择【删除】命令即可。或者选择“开始”菜单里的删除按钮。4-5-1 新增与删除空白单元格 新增空白单元格假设要在B2：D2插入3个空白单元格，则先选取要插入空白单元格的B2:D2切换至“开始”菜单的单元格区域下的插入按钮，执行插入单元格命令。 删除空白单元格 选取要删除的单元格，比如B2：D2切换至“开始”菜单的单元格区域下的删除按钮，执行删除单元格命令。4-6 4-6 单元格的文字格式设定单元格的文字格式设定n 如果设定的封象是整个储存格的文字，只要选取储存格，或是选取储存格范围、整行、整列，再切换到开始页次，按下字体区的工具钮进行设定，文字就会套用设定的格式了。此区域用来设定文字格式4-7 4-7 数字资料的格式化数字资料的格式化n工作表的敷字资料，也许是一笔金额、一倜数量或是银行利率等等，若能为数字加上货币符号”$”、百分比符号”%。，想必更能表达出它们的特性。4-7-1 4-7-1 直接输入数字格式直接输入数字格式储存格预设的数字格式精通用格式，表示用哪一种格式输入敷字，敷字就含以该种格式显示。如在Al储存格中输入”$123”：以后就算在Al储存格中重新输入其他敷字，Excel也会以货币格式来显示。再次选取Al储存格，然后输入”4567”（不要输入$符虢）：4-7-2 4-7-2 以数值格式列示窗设定格式以数值格式列示窗设定格式 例如想把“$4567”改成“$4567.00”，选择“开始”菜单里数字区域，点击数据格式，选择适合的数值格式。选择此项 数据格式提供了多种设定数值格式的选项，具体可以自选择练习。4-8 4-8 设定单元格的样式设定单元格的样式n 如果觉得预设的一般样式太单调，可先选取要变换样式的单元格或范围，再切换到开始页次，在样式去中按下单元格样式钮，从中选挥喜欢的样式，节省自己设定各种格式的时间。选择此按钮也可以在此设定数字格式选择喜欢的样式4-9 4-9 日期和时间的格式设定日期和时间的格式设定n日期和时间也是属于数字资料，不过因为它们的格式比较特殊，可显示的格式也有多种变化，所以我们特别独立一节来详细说明。4-8-1 4-8-1 输入日期与时间输入日期与时间当你在储存格中输入日期或时间资料时，必须以Excel能接受的格式输入，才会被当成是日期或时间，否则会被当成文字资料。以下列举Excel所能接受的日期与时间格式：输入单元格中的日期Excel判定的日期2010年12月1日2010/12/12010年12月1日2010/12/12010/12/12010/12/11-Dec-102010/12/112/12010/12/1(不输入年份将视为当年）1-DEC2010/12/1(不输入年份将视为当年）输入单元格中的时间Excel判定的时间11:2011:20:00AM12:03AM12:02:00AM12时10分12:10:00PM12时10分30秒12:10:30PM上午8时50分08:50:00AM4-8-2 4-8-2 更改日期与时间的显示方式更改日期与时间的显示方式 选中要更改日期格式的单元格，单击鼠标右键，选择“设置单元格格式”，进入数字选项。 如下图所示，选择要设定的日期格式。 更改时间的显示方式和更改日期的方法类似。日期格式4-8-3 4-8-3 计算两个日期间的天数计算两个日期间的天数 如果想知道两日期间的间隔天敷，或是两时间所间隔的时数，可以建立公式来计算。间隔天数4-8-3 4-8-3 计算数天后的日期计算数天后的日期45天后的日期4-10 4-10 设定资料对齐方式、方向与自动换列功能设定资料对齐方式、方向与自动换列功能4-10-1 4-10-1 设定单元格资料的水平及垂直对齐方式设定单元格资料的水平及垂直对齐方式u 要调整储存格资料的对齐方式，最快的方法是选取储存格，然後切换到开始页次，按下对齐方式区的工具钮来设定。设定垂直的对齐方式设定水平的对齐方式4-10-2 4-10-2 设定文字的方向设定文字的方向u储存格内的资料预设是横式走向，若字敷较多，储存格宽度较窄，还可以设为直式文字，更特别的是可以将文字旋转角度，将文字斜着放。u 要改变字体的方向，先选中单元格，切换到开始菜单，在对齐方式区下选择 钮。u 也可以通过设置单元格格式里的对齐方式进行设定。设定文字方向4-10-3 4-10-3 让单元格的文字能自动换列让单元格的文字能自动换列u先选中单元格，切换到开始菜单，在对齐方式区下选择自动换列 钮。选择此按钮4-11 4-11 冻结拆分窗口冻结拆分窗口当冻结窗格时，可以选择在工作表中滚动时仍可见的特定行或列。其方法如下：要锁定行，请选择其下方要出现拆分的行。要锁定列，请选择其右侧要出现拆分的列。 要同时锁定行和列，请单击其下方和右侧要出现拆分的单元格。 点击菜单栏“视图” - “冻结拆分窗口”当冻结窗格时，“冻结窗格”选项更改为“取消冻结窗格”，可以取消对行或列的锁定。 拆分窗格以锁定单独工作表区域中的行或列： 指向垂直滚动条顶端或水平滚动条右端的拆分框。 当指针变为拆分指针 或 时，将拆分框向下或向左拖至所需的位置。 要取消拆分，请双击分割窗格的拆分条的任何部分。垂直滚动条拆分框水平滚动条拆分框4-12 4-12 数据有效性数据有效性u 利用数据菜单中的有效性功能可以控制一个范围内的数据类型、范围等，还可以快速、准确地输入一些数据。比如录入身份证号码、手机号这些数据长，数量多的数据，操作过程中容易出错，数据有效性可以帮助防止、避免错误的发生。u 数据有效性的设置方法如下： 选定要输入数据的区域，如F列。 选择菜单栏里的“数据” - “有效性“，打开数据有效性对话框，设置有效性条件为“文本长度”，选择“数据”为“等于”，长度栏根据需要填写，如身份证为“18”，手机号码就填“11”，这样在单元格填写的号码会以科学记数法的形式出现，要点击“设置单元格式”-选择“数据”中的文本。 通过数据有效性还可以设置下拉菜单选定要设定下拉菜单的列。选择菜单栏里的“数据” - “有效性“，打开数据有效性对话框，设置有效性条件为“序列”，在“来源”里输入要限制输入的值，逗号输入时要切换到英文输入模式。u 数据有效性还可以应用于时间、日期、整数、小数等的检查控制。u 数据有效性的出错信息数据有效性的出错信息包括“停止”，“警告”，“信息”。