周 无 极2010年12月资料档案管理讲座资料档案管理讲座n n周 无 极： 原任原任原任原任湖北水利水电职业技术学院湖北水利水电职业技术学院湖北水利水电职业技术学院湖北水利水电职业技术学院水利工程系教学主任水利工程系教学主任水利工程系教学主任水利工程系教学主任 现任现任现任现任武汉志宏水利水电设计院武汉志宏水利水电设计院武汉志宏水利水电设计院武汉志宏水利水电设计院副院长副院长副院长副院长 高级工程师高级工程师高级工程师高级工程师 副教授副教授副教授副教授 手机：手机： E-mailE-mail： 自我介绍自我介绍1 1 工程资料基本内容工程资料基本内容2 2 工程资料的管理职责工程资料的管理职责3 3 资料的收集和保管资料的收集和保管4 4 资料归档资料归档 5 5 工程资料的组卷工程资料的组卷1.1.6 6 工程资料的验收与移交工程资料的验收与移交2.2.7 7 水保档案管理的必要性和对策水保档案管理的必要性和对策主要内容主要内容1.1 1.1 工程资料的基本概念工程资料的基本概念 建设工程资料是工程建设从项目的提出、筹备、勘测、设计、施工到竣工投产等过程中形成的文件材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等各种形式的信息总和，简称为工程资料工程资料。主要包括工程准备阶段资料、施工资料、监理资料和竣工验收资料等。 建设工程资料，是建设工程合法身份与合格质量的证明文件，是工程竣工交付使用的必备文件，也是对工程进行检查、验收、维修、改建和扩建的原始依据。 1 1 工程资料基本内容工程资料基本内容 参建各方都负有收集、整理、签署、核查工程资料的责任。 为了保证工程的安全和使用功能，必须重视工程资料的真实性、可靠性。因此，我们应当规范工程资料的管理，将工程资料视为工程质量验收的重要依据，甚至是工程质量的组成部分。 1.2 1.2 工程资料的主要内容工程资料的主要内容1 1）工程准备阶段资料:是指工程在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标、开工审批及工程概预算等工程准备阶段形成的资料，由建设单位提供。2）施工资料:是指施工单位在工程具体施工过程中形成的资料，应由施工单位负责形成。主要包括单位工程整体管理与验收资料、施工管理资料、施工技术资料、施工测量记录、施工物资资料、施工记录、施工试验记录、施工质量验收记录等。工程竣工后，施工单位应按规定将施工资料移交给建设单位。3 3）监理资料:是指监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的资料，主要包括监理管理资料、监理工作记录、竣工验收资料和其它资料等。监理资料由监理单位负责完成，工程竣工后，监理单位应按规定将监理资料移交给建设单位。4 4）竣工验收资料:是指在工程项目竣工验收活动中形成的资料。包括工程验收总结、竣工验收记录、财务文件和声像、缩微、电子档案等。2 2 工程资料的管理职责工程资料的管理职责2.1 2.1 通用职责通用职责通用职责也称基本职责，主要有以下五条：1）工程资料的形成应符合国家相关的法律、法规、技术规范、质量验收标准、工程合同和设计文件等规定。2）参建单位应将工程资料的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和全过程。3）工程资料应随工程进度同步收集、整理并按规定进行移交。资料组卷与资料份数应符合规定。4）工程资料应实行分级管理，由建设、监理、施工单位主管(技术)负责人组织本单位工程资料的全过程管理工作。建设过程中工程资料的收集、整理和审核工作应有专人负责，并按规定取得相应的岗位资格。5）工程各参建单位应确保各自所形成的资料的真实、有效、完整和齐全。对工程资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等现象，应按有关规定对相关责任人予以处罚，情节严重的，应依法追究法律责任。2.2 2.2 各单位职责各单位职责1）建设单位职责(1)应负责工程准备及验收阶段资料的管理工作，并设专人对这些资料进行收集、整理和归档。(2)在工程招标及与参建各方签订合同或协议时，应对工程资料和工程档案的编制责任、套数、费用、质量和移交期限等提出明确要求。(3)必须向参与工程建设的勘察、设计、施工、监理等单位提供与建设工程有关的资料。(4)由建设单位采购的建筑材料、构配件和设备，建设单位应保证建筑材料、构配件和设备符合设计文件和合同要求，并保证相关物资文件的完整、真实和有效。(5)应负责监督和检查各参建单位工程资料的形成、积累和立卷工作，也可委托监理单位检查工程资料的形成、积累和立卷工作。(6)对须建设单位签认的工程资料应签署意见。(7)应收集和汇总勘察、设计、监理和施工等单位立卷归档的工程档案。(8)应负责组织竣工图的绘制工作，也可委托施工单位、监理单位或设计单位进行。(9)在组织工程竣工验收前，提请档案馆对工程档案进行预验收。(10)建设单位应在工程竣工验收后3个月内将工程档案移交档案管理部门。2）勘察、设计单位职责(1)应按合同和规范要求提供勘察、设计文件，包括工程洽商和变更。(2)对需由勘察、设计单位签认的工程资料，应及时签署意见。(3)应按照有关规定对工程竣工验收，出具工程质量检查报告。 3）监理单位职责(1)应负责监理资料的管理工作，并设专人对监理资料进行收集、整理和归档。(2)应按照合同约定，监督、检查勘察、设计、施工资料的完整性、准确性。(3)对须由监理单位出具或签认的工程资料，应及时进行签署。4）施工单位职责(1)应负责施工资料的管理工作，实行技术负责人负责制，逐级建立、健全施工资料管理岗位责任制。(2)应负责施工资料的收集和整理，并对施工资料的真实性、完整性和有效性负责。(3)应在工程竣工验收前，将工程的施工资料整理、汇总完成。(4)应负责编制施工资料，及时移交建设单位。 3.1 收集资料的原则 1)参与原则。工程资料管理必须纳入项目管理的程序中，资料员应参与生产过程，及时掌握施工管理信息，便于对资料的管理监控。 2)同步原则。工程资料的收集必须与实际施工进度同步。 3)否定原则。对所提供的资料不符合规定要求的不予结算工程款。3 3 资料的收集和保管资料的收集和保管3.2 资料的保管 (1)分类整理。按质量验收记录、工程质量控制资料核查记录、施工技术管理资料、工程安全功能检验资料核查和主要功能检查资料等划分，同类资料按产生时间的先后排列。 (2)固定存放。根据实际条件，配备必要的存放资料的箱柜存放资料，并注意做到防火、防蛀、防霉。 (3)借阅有手续。资料的借阅必须建立一定的借阅制度，并按制度办理借阅手续。 (4)按规定移交、归档。项目通过竣工验收后，按时移交给公司、建设单位和城建档案部门。4 4 资料归档资料归档 4.1 4.1 工程资料的归档工程资料的归档 工程资料的归档:是指工程资料形成单位完成其工作任务后，将形成的资料整理立卷，按规定移交档案管理机构。 归档包括两方面含义： 一是建设、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的资料向本单位档案管理机构移交； 二是勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的资料向建设单位档案管理机构移交。4.2 归档规定：1）归档资料必须完整、准确、系统，能够反映工程建设的全过程。归档的资料必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。2）根据工程建设的程序和特点，归档可以分阶段进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。 一般规定勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。3）勘察设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据管理机构的要求对档案文件的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查，审查合格后向建设单位移交。4）工程档案一般不少于两套，一套由建设单位保管，一套(原件)移交当地城建档案馆。 5）勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。4.3 4.3 工程资料的质量要求工程资料的质量要求1）工程资料应使用原件。因各种原因不能使用原件的，应在复印件上加盖单位公章，原件存放，注明原件存放处，并有经办人签字及时间。2）工程资料应真实反应工程的实际情况，资料的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。3）工程资料的内容必须符合国家有关的技术规范和标准。4）工程文件资料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 签字必须使用档案规定用笔。如采用碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写材料，不得使用铅笔、圆珠笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸等易褪色的书写材料。工程资料的照片及声像档案应图像清晰、声音清楚、文字说明或内容准确。5）工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面。 图纸宜采用国家标准图幅。6）工程文件的纸张应采用能够长期保存的耐久性强、韧性大的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用复印件。7）所有竣工图均应加盖竣工图章。8）利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面13的，应当重新绘制竣工图。9）不同幅面工程图纸应按技术制图复制图的折叠方法(GB/10609.389)统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面。 5 5 工程资料的组卷工程资料的组卷5.1 5.1 组卷的基本原则组卷的基本原则 组卷又称立卷，是指按一定的原则和方法，将有保存价值的资料进行系统整理、编制目录、详细核对以后装订成宗卷。 组卷应遵循工程资料的自然形成规律，保持卷内文件资料的有机联系，便于档案的保管和利用。1）建设项目应按单位工程组卷。2）根据不同单位及资料类别，一般按工程准备及竣工验收阶段资料、监理资料、施工资料和竣工图分别进行组卷。3）卷内资料排列顺序要依照卷内的资料构成而定，一般顺序为封面、目录、资料部分、备考表和封底。组成的案卷力求美观整洁。4）卷内若存在多种工程资料时，同类资料按日期顺序排列，不同资料之间的排列顺序应按资料编号顺序排列。5）案卷不宜过厚，一般不超过40mm。6）案卷内不应有重份资料，不同载体的资料一般应分别组卷。7）文字资料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主体在前、附件在后的顺序排列。图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。8）既有文字资料又有图纸的案卷，文字资料排前，图纸排后。5.2 5.2 工程资料组卷的方法工程资料组卷的方法 工程准备及验收阶段资料的组卷可按建设程序、专业、形成单位等组卷。 监理资料和施工资料的组卷可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。 竣工图的组卷可按单位工程、专业等组卷。 6 6 工程资料的验收与移交工程资料的验收与移交6.16.1工程资料的验收工程资料的验收 工程竣工验收前，参建各方单位的主管(技术)负责人，应对本单位形成的工程资料进行竣工审查；建设单位应按照国家验收规范规定和有关规定的要求，对参建各方汇总的资料进行验收，使其完整、准确。 建设单位在组织工程竣工验收前，应提请档案管理机构对工程档案进行预验收。建设单位未取得城建档案管理机构出具的认可文件不得组织工程竣工验收。验收主要包括：1）工程资料是否齐全、系统、完整。2）工程资料的内容是否真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况。3）工程资料是否已整理立卷，并符合相关规范的规定。4）竣工图绘制方法、图式及规格等是否符合专业技术要求，图面整洁，加盖竣工图章等情况。5）文件的形成、来源是否符合实际，单位或个人的签章手续完备情况等。6）文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等是否符合要求。6.2 6.2 工程资料的移交工程资料的移交 1）施工、监理等工程参建单位应将工程资料按合同或协议在约定的时间、按规定的套数移交给建设单位，并填写移交目录，双方签字、盖章后按规定办理移交手续。 2）建设单位在工程竣工验收后3个月内应向档案馆移交一套符合规定的工程档案资料，并按规定办理移交手续。 若推迟报送日期，应在规定报送时间内向城建档案馆申请延期报送，经同意后方可办理延期报送手续。 3）停建、缓建工程的档案，暂由建设单位保管。 4）改建、扩建和维修工程，应修改、补充和完善原工程资料。对改变的部位，应当重新编制工程档案，并在工程验收后3个月内向城建档案馆移交。 5）建设单位向城建档案馆移交工程档案时，应办理移交手续，填写移交目录，双方签字、盖章后交接。7 7 水保档案管理的必要性和对策水保档案管理的必要性和对策7.1 7.1 水土保持档案管理现状水土保持档案管理现状1）没有统一的水土保持档案分类标准和编码体系, 档案资料调阅、调集或查询困难, 档案信息利用率低, 或大部分既有资料未归档、建档。2）档案管理制度不健全、管理不规范、多头管理现象普遍存在, 档案资料分布散乱, 。3）档案管理人员匮乏 。4）未实行专业化管理, 档案资料保管或存储的软、硬件条件差, 档案资料破损现象严重。5）法制意识不强, 档案管理工作未引起各地的重视, 也无专项经费投入, 制约了档案管理的规范化建设。7.2 7.2 规范水土保持档案管理的必要性规范水土保持档案管理的必要性1）是水土保持信息化建设的需要2）是水土保持决策科学化的需要3）是水土保持法制化和规范化建设的需要4）是提高水土保持行业管理能力和工作水平的需要7.3 7.3 规范水土保持档案管理的对策规范水土保持档案管理的对策1）建立水土保持档案资料库2）统一档案编码和密级标准, 建立水土保持档案管理体系3）提高档案法律意识, 建立并完善水土保持档案管理制度4）培养并造就一支高素质的水土保持档案管理队伍5）挖掘档案资料潜力, 为水土保持及社会公众提供服务领导是关键 制度是保证领导是关键领导是关键 制度是保证制度是保证结 束谢 谢 ！