项目二项目二 档案的收集档案的收集学习目的和要求 n通过本章的学习，明确档案收集工作的内容，理解档案室、档案馆收集工作的范围、要求和方式，掌握开展档案收集工作的途径和科学方法。n教学重点：收集工作内容与要求、文件转化前的控制、档案室对档案的收集、档案馆对档案的收集。教学内容n档案收集的概述n文件管理工作的基本要求n档案室的收集工作n档案馆的接收与征集一、档案收集的概述1.定义定义n档案收集工作就是按照党和国家的有关规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，把分散在各单位、单位内部各机构和个人手中的档案，以及散失在社会上的零散档案，分别集中到有关的档案室和各级各类档案馆，实行集中统一管理。2.工作内容工作内容n接收 Accessionq档档案案室室的的接接收收：接收本单位文书部门或业务、职能部门整理后的移交档案。n已归档档案的接收已归档档案的接收n未及归档档案的补充收集未及归档档案的补充收集q档档案案馆馆的的接接收收：档案馆接收各现行机关和撤销机关移交的需要永久或长期保存的档案。n征集 Acquisitionq按照国家规定的征收在社会上的档案和有关文献的活动。按照国家规定的征收在社会上的档案和有关文献的活动。见见档案法档案法第十六条第十六条q征集的方法征集的方法收购收购、征购征购、捐赠捐赠3.档案收集工作的意义档案收集工作的意义n档案收集工作是档案工作的起点。q档案馆（室）所管理的档案，主耍不是由档案馆（室）自已产生的，而是依靠长期收集，逐步积累和补充起来的。n档案收集工作是实行档案集中管理原则的前提和保证。n档案收集工作是档案工作各环节的基础。q从全部档案业务工作的程序来说，收集工作是档案工作中的第一个环节。收集工作的质量决定和影响着其他环节的质量。4.档案收集工作的基本要求档案收集工作的基本要求n丰富和优化的馆（室）q数量充分数量充分、质量优化质量优化、成份充实成份充实、结构合理结构合理n加强馆（室）外调查研究q既耍防止把档案形成机关尚在经常使用的档案过过早早地地集集中中起来；q又要防止忽视整体的需要，把需要集中的档案当做“小家底”据为己有，或者“拒之门外不愿接收。n推行入馆（室）档案的标准化n坚持全宗不可分散性原则q在在收收集集过过程程中中，必必须须把把一一个个单单位位的的档档案案全全部部集集中中到到一一个个档档案案馆（室）馆（室）。二、文件管理工作的基本要求n要提高档案与档案工作的质量，不能单纯地依靠提高档案管理水平来实现，更重要的是严格控制文件管理过程。1、设立机构n大型机构，工作量大，需要设立专门的文件处理机构，如办公厅（室），秘书处（室），综合处n小型机构，设立一至两名专职或者兼职人员2、健全制度n文件工作制度体系包括：q文件形成制度q文件处理制度q文件传递制度q文件清退制度q文件销毁制度q平时归卷制度3、控制文件数量n文件数量增长的原因：q社会实践的丰富q现代技术的发展q双套制保管方法q工作程序繁杂n针对原因控制的措施4、加强文件的质量管理n档案的质量是受文件的运用性、可靠性、时效性影响的，而这些通过文件的内容、体例、载体材料等几个方面体现出现，所以要做到：q把好文件的内容关q严格文件的行文规范q选择耐久的载体和书写材料公文行文规范行文关系行文方向与方式行文规则组织系统领导关系职权范围下行文平行文上行文公文行文规范机关之间行文关系的划分同一系统的机关 同级机关下级机关业务上指导与被指导上级业务主管部门下级业务部门领导与被领导上级机关同级机关平行关系1.2.3.非同一系统的机关 此机关彼机关不相隶属关系4.请判断：下列机关之间的行文关系属于上述的哪种关系？n中共中央组织部与各省、自治区、直辖市人事厅（局）中共中央组织部与各省、自治区、直辖市人事厅（局）n杨浦区人民政府与黄浦区人民政府杨浦区人民政府与黄浦区人民政府n上海市财政局与杨浦区财政局上海市财政局与杨浦区财政局n某省军区与某县人民政府某省军区与某县人民政府n国务院与上海市人民政府国务院与上海市人民政府n杨浦区人民政府与所属教育局、卫生局杨浦区人民政府与所属教育局、卫生局n四川大学关于校庆中需要解决的问题向教育部行文四川大学关于校庆中需要解决的问题向教育部行文 n成都市民政局就某项目的有关问题向本市青羊区人民成都市民政局就某项目的有关问题向本市青羊区人民政府行文询问政府行文询问 n重庆市人民政府就三峡移民问题与广东省政府行文联重庆市人民政府就三峡移民问题与广东省政府行文联系系n 某省药监局因工作失误被国家食品医药监督局通报批某省药监局因工作失误被国家食品医药监督局通报批评评 n人事部就人事部就2006年高校毕业生就业问题给全国各省人事年高校毕业生就业问题给全国各省人事厅的通知厅的通知 n成都市人民政府就举办成都市人民政府就举办2006年春季糖酒会诸问题行文年春季糖酒会诸问题行文请求四川省政府批准请求四川省政府批准 n某集团公司行文要求所属各分公司执行某项规定某集团公司行文要求所属各分公司执行某项规定讨论耐久的载体n公文用纸一般使用纸张定量为60g/m280 g/m2的胶版印刷纸或复印纸n纸张白度为85%90%n横向耐折度15次n不透明度85%nPH值为7.59.5。 考考大家的英语小知识考考大家的英语小知识n n不透明度不透明度 n n白度白度n n定量定量n n横向耐折度横向耐折度在文本框中填入单词在文本框中填入单词在文本框中填入单词在文本框中填入单词耐久的字迹19641964年墨迹，色彩清晰年墨迹，色彩清晰年墨迹，色彩清晰年墨迹，色彩清晰依旧，纸张脆变洇化依旧，纸张脆变洇化依旧，纸张脆变洇化依旧，纸张脆变洇化常用档案字迹材料耐久性常用档案字迹材料耐久性常用档案字迹材料耐久性常用档案字迹材料耐久性评估表评估表评估表评估表, ,双击打开文档双击打开文档双击打开文档双击打开文档5、严格文件处理程序n收文处理程序可分为文件的收进阶段和阅办阶段，具体包括签收、拆封、登记、加盖收文章、分发、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办、归卷等环节。n发文处理程序可分为文件的制作阶段和制发阶段，具体包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印、登记、封发、传递、询办、归卷等环节。 文件处理程序与分工示意图案例1n天地公司办公室主任交给钟苗一份文件，让她尽快缮印发出。钟苗立即拿着文件到打字室缮印。缮印人员问钟苗印多少份，钟苗说：“我忘了问主任了，就印50份吧。”文件印好后，钟苗拿着印好的文件去盖章，印章管理人员看着钟苗手中厚厚的文件说：“我只能按照批准的份数盖印，多余的文件不能盖章。”结果，多余的文件都没有用了。n点评：文件的缮印应该以定稿为依据，以签发批准的份数为准，不能随意增减。钟苗自作主张缮印50份文件，违反了规定，也浪费了纸张。 案例2n钟苗有一份公司年度总结要校对。她觉得两个人读校能更快一些，于是请办公室新来的小王与她一起校对，钟苗读原稿，小王看校样，很快他们就把文稿校对完了。钟苗高兴地拿着校对好的文稿给办公室主任再看看，只见主任看着看着眉头便皱了起来，钟苗连忙问：“主任，有什么问题吗？”主任说：“怎么有两个人名，音对字不对，这不是闹笑话吗？”钟苗探过头去一看，果然是错的。n点评：校对时，一定要精力集中，逐行逐字，甚至每个标点也不能马虎，特别要注意容易出差错的同音异体、字形相近的字，人名、数字、地名要反复校准。 案例n天地公司办公室收到上级主管部门的一份“关于加强安全保卫工作的通知”，行政经理批示，由保卫部牵头，办公室、宣传部协助开展安全保卫工作。钟苗先将文件交宣传部负责人传阅，并让其阅毕后转交保卫部负责人。保卫部负责人阅毕后，将文件转交办公室负责人时，由于其到湖北参加会议，便由该部门的小张暂时保管并代为转交。隔了几天，当钟苗过问文件的传阅情况时，文件却找不到了。n点评：进行传阅要根据文件的内容，缓急程度，遵循先主办，后协办的原则，分清主次。钟苗先将文件送保卫部，然后再将文件传递给办公室、宣传部。在传阅的过程中，钟苗应加强对传阅文件的控制，履行必要的传阅手续，不能让文件在阅文人之间自由流动。 经济合同运转流程销售部门销售部门销售部门销售部门合同管理部门合同管理部门合同管理部门合同管理部门生产计划生产计划生产计划生产计划财务部门财务部门财务部门财务部门仓库仓库仓库仓库生产车间生产车间生产车间生产车间物资部门物资部门物资部门物资部门合同通知单或复印件合同通知单或复印件合同通知单或复印件合同通知单或复印件合同合同合同合同台帐台帐台帐台帐合同通知单或复印件合同通知单或复印件合同通知单或复印件合同通知单或复印件案例分析（一）收文处理案例（一）收文处理案例 场景：场景：XXXX厂办公室厂办公室 情景：情景： XXXXXX管理局通信员李给管理局通信员李给XXXXXXXXXX厂厂递送一份递送一份XXXX省财政厅、省财政厅、 XXXX省审计局省审计局关于开展关于开展XXXXXX财务专项资金检查的通知财务专项资金检查的通知(X(X财字财字(2003)34(2003)34号号) )。n厂办公室文书小王收到文件后，怎样迅厂办公室文书小王收到文件后，怎样迅速处理该文件速处理该文件? ? （二）（二） XXXX市旅游局接到市旅游局接到XXXX省旅游局转发省旅游局转发的的中华人民共和国国家旅游局令中华人民共和国国家旅游局令( (第第1818号号) )文件中发布的文件中发布的出境旅游领队人员管理办法出境旅游领队人员管理办法。小张核查、登记完文件后，交给吴主任。小张核查、登记完文件后，交给吴主任。吴主任看完文件，批注了拟办意见，交给李吴主任看完文件，批注了拟办意见，交给李局长。李局长当即批示，责成吴秘书起草一局长。李局长当即批示，责成吴秘书起草一份学习该份学习该办法办法的文件，下发给市属各旅的文件，下发给市属各旅游公司，组织员工学习。游公司，组织员工学习。n吴秘书接受该项任务后，该怎样进行发文程吴秘书接受该项任务后，该怎样进行发文程序各环节的操作序各环节的操作? ?文件处理单文件处理单共收份共收份收文号：办、阅人签名：收文号：办、阅人签名：已分发给：已分发给：收文时间：收文时间：拟办意见：拟办意见：批办意见：批办意见：办理结果：办理结果：（三）、（三）、XXXX省文物局为配合国家文物局的文物普省文物局为配合国家文物局的文物普查工作，需向全省各地市发一份查工作，需向全省各地市发一份XXXX省文物局省文物局关于认真做好文物普查工作的通知关于认真做好文物普查工作的通知。局领导。局领导责成局秘书小陈起草该文件。小陈写完初稿后，责成局秘书小陈起草该文件。小陈写完初稿后，本想找领导过目。但领导外出开会，需五天后本想找领导过目。但领导外出开会，需五天后才能回来。小陈觉得这份文件内容简单，不会才能回来。小陈觉得这份文件内容简单，不会出什么差错。就自作主张，将草稿交打字员小出什么差错。就自作主张，将草稿交打字员小李打印。小李与小陈关系不错，不好意思拒绝。李打印。小李与小陈关系不错，不好意思拒绝。文件打印好后，小陈找办公室齐主任盖公章。文件打印好后，小陈找办公室齐主任盖公章。齐主任发现该份文件既没有填写发文稿纸，也齐主任发现该份文件既没有填写发文稿纸，也没经局长签发，遂没给该文件盖印、注册和登没经局长签发，遂没给该文件盖印、注册和登记，等局长回来后再作处理。记，等局长回来后再作处理。n请指出错误所在。请指出错误所在。三、档案室的收集工作n n收集归档流程图：收集归档流程图：单位各部门按归档范围收集应归档材料，整理分类输入目录质量检查鉴定移交接收填写移交清单1.机关内文件的归档n档案室的收集工作主要是指机关单位内文件材料的归档。n归档，指机关的文书部门或业务部门将工作活动中办理完毕的有查考利用价值的文件材料，按照国家有关法规的规定，定期移交给档案室集中保存的过程。n文件立卷归档属于文书部门的任务，它是文书工作最后一个环节，同时也是档案室工作的第一个环节，可以说归档是文书工作和档案工作的“结合部”。档案室的收集工作是建立在归档工作基础上的，没有归档工作，或归档制度不幢全就没有完整的档案和健全的档案工作。2.归档制度的内容n归档范围q是指哪些文件应该归档，哪些文件不必归档。q凡是反映本机关工作活动反映本机关工作活动、具有查考利用价值具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。q归档范围应以本单位工作活动为主，突出反映本单位基本职能活动和中心工作。不可搞“有文必档”。动动脑筋动动脑筋哪部分属于归档范围？哪部分属于归档范围？n反映本机关工作活动的有价值的文件q本机关的决定、计划、总结q下级的请示、报告q上级的指示、批复n不反映本机关工作活动有价值的文件q上级机关的普发性文件n不反映本机关工作活动无价值的文件q无行文关系机关的工作报告n反映本机关工作活动的无价值的文件归档范围-保留不归档范围-剔除不归档范围-剔除不归档范围-剔除下列哪些文件需要归档n本单位领导的任免文件n本单位年度工作计划、工作总结n本单位领导兼任其他单位职务的文件n省政府任免其他机关领导人的文件n本单位关于春节放假的通知下列选项如属归档范围的文件，则在题后括号内划“”，否则划“” n.省局关于加强干部专业培训工作的通知（）n.省局2000年干部专业教育计划（）n.省局关于聘请教师的函（）n.省局第六届干部专业培训班作息时间表（）n.省局关于推广公司干部培训工作经验的通报（）n.省局第六届干部专业培训工作总结（）n.省局关于催报干部专业培训工作总结的通知（）n.厂关于召开第四届职工代表大会的通知（）n.厂厂长董在第四届职代会上的报告（）n.厂第四届职代会代表发言稿（）n.厂第四届职代会代表须知（）n.厂第四届职代会全体代表致全厂职工的倡议书（）n.厂第四届职工代表大会决议（）n.市工业局生产处一九九年各企业生产计划（）n.市工业局生产处第一季度各企业生产报表（）n.市工业局生产处第二季度各企业生产报表（）n.市工业局生产处第三季度各企业生产报表（）n.市工业局生产处第四季度各企业生产报表（）n.市工业局生产处各企业生产经营活动分析报告（）n.市工业局生产处一九九年生产总报表（）n.市工业局生产处一九九年工作总结（）n归档时间q文书档案文书档案：第二年的六月之前q形成周期比较长的科技文件形成周期比较长的科技文件，如一项科技、生产活动中形成的文件：按活动结束时间归档，一般在验收后两个月内归档q形成周期过长、程序明显的科技文件形成周期过长、程序明显的科技文件：按各项活动的工作阶段将其接收归档q机密性较强的文件机密性较强的文件，如人事档案：随时归档q教学文件教学文件：一般在次年的寒假前归档2.归档制度的内容1.归档要求q遵循文件形成的规律和特点q保持文件之间的有机联系q区分不同价值q便于保管和利用参照参照档案整理的基本要求档案整理的基本要求1.归档手续q交接双方应填写移交目录，履行交接双方应填写移交目录，履行签字签字手续手续q档案工作和文书工作由一人监管的，无需档案工作和文书工作由一人监管的，无需上述手续。上述手续。2.归档制度的内容3.平时收集的内容：n零散文件：分散各部门、领导或工作人员手中的。零散文件：分散各部门、领导或工作人员手中的。n帐外文件帐外文件各种会议材料；各种基本统计数字报表；机关单位的规各种会议材料；各种基本统计数字报表；机关单位的规章制度、条例、办法等内部文件；党组、党委、支部章制度、条例、办法等内部文件；党组、党委、支部和认识部门形成的材料；反映本单位重要活动的录音、和认识部门形成的材料；反映本单位重要活动的录音、录像、照片等声像材料；不经过收发登记、领导亲启录像、照片等声像材料；不经过收发登记、领导亲启的文件；单位领导人或工作人员外出参观、开会、从的文件；单位领导人或工作人员外出参观、开会、从事科研活动带回来的材料；事科研活动带回来的材料；n专门文件：财会、人事等专门活动中产生的。专门文件：财会、人事等专门活动中产生的。四、档案馆的接收与征集1.档案馆档案的来源n接收现行机关的档案q就是现在正在进行工作活动的机关、团体、企事业单位形戍的档案。n接收撤销机关的档案q一般是指中华人民共和国成立以后，由于备种原因彼撤销机关形成的档案。n征集历史档案q就是征集建国之前所形成的、至今仍散失在社会组织和个人手里的历史档案。包括革命历史档案和旧政权档案。n档案馆之间互相交换档案q就是馆与馆之间因行政区划的变动和档案馆结构的变化等对档案馆馆藏和接收范围进行调整，相互移交档案。2.档案馆现行机关档案的接收n档案馆接收现行机关档案的期限q省以上机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存20年左右q省级和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存10年左右n档案馆接收现行机关的档案的方法q逐年接收，就是现行机关每年将保管期满的档案向档案馆移交一次q定期接收，就是现行机关定期将保管期满的档案向档案馆移交一次3、档案的征集五、档案交接文据