现代化经营与管理现代化经营与管理 課程綱要 壹、概說開啟生命、生活與 生涯的視窗 一、時間管理前必須要有的認知 二、個人在時間管理上的做法 概 說James L. Hayes曾經指出：有效的管理者永 遠是生活在現在，但是卻往往將眼光集中在未來 。Peter F. Drucker則說：時間是最稀有的資源 ，除非能有效管理它，否則其他的資源更無法有 效地管理。德國文學家歌德（Goethe）：人生最重要的 ，是要有偉大目標及達到的決心。重要之事絕 不可受芝麻綠豆小事所牽絆。 概 說Stephen R. Covey曾說：忘掉牆上的時鐘 提高做事效率，並不表示做時間的主人。找到心 中的羅盤探索真心所願，才能創造均衡圓滿的 人生。 自然原則：又稱農場法則。即必須放下速成的 各種時間管理工具，願意檢視自己的生活、不 斷內省、傾聽內心的聲音、有了深刻的自覺之 後，將時間花費在生命中最重要的事情上。 時間管理前必須要有的認知少即是多 要利用減法安排工作、財務和健康，拋開不必要的負擔，讓 人生變得更簡單。例如減少時間浪費、減少無用花費、減少 不必要的負荷。多做對的事，而不是做好或做完事 要揀選重點，區隔輕重緩急，講求效率與重視 結果。建立完整的生涯發展觀念 需將個人的發展、家庭的成長及工作的安排，縝密規劃，訂 出願景作為最高指導原則，以追求幸福與美滿人生。作時間的主人，不要作它的奴隸 需講求方法、策略管控時間，而不要被時間擺佈與 操弄。 個人在時間管理上的作法 工作 減少時間浪費，效率加倍確定效率的真諦 應該訂在減少未完成的工作項目，把時間花在真正重要的工 作上，而不是完成所有的工作。簡化工作行程表 step 1：將第2天既定的行程寫在行事曆上（早已安排好的會議 、晤面以及早午餐等），），然後算出還剩餘多少時間。 step 2：將明天預計要做的工作項目列出（不要高估自己的能 力，低估工作的難度，估算之後再加倍，才是完成該 項工作所需時間，否則寧可寬鬆些）。）。 step 3：將明天的工作項目清單填入空白的時間中，能填多少 就填多少，其餘的就不要再多想，因為你再也沒有多 餘的時間能完成。 個人在時間管理上的作法 工作 有效時間管理，提高效率八大錦囊作法 將每件事情利用表格予以格式化，依處理先後順序分 門別類。 只要有必須做的事情，馬上就做，面臨問題不拖延， 避免問題堆積如山，導致增加生活壓力。 不要只想著問題，而不拿出行動去解決，應儘快設法 著手解決問題。 設定優先順序，將工作按照急緩程序排列，緊急事件 者優先處理，可緩辦者則在時間充裕時才加以處理。 個人在時間管理上的作法 不是每件事都必須做，面對一些同時出現的問題，要 有所取捨地處理。 學會說不的藝術，不要過度承諾，適度地拒絕他 人的要求或請託。 多多利用身邊的資源，請大家一同協力完成會比自己 獨力處理要來得快又好。 不要為了無法解決的問題及無謂的事情鑽牛角尖和煩 惱。 個人在時間管理上的作法花時間仔細確認工作目標 目標的意義不僅在於最後期限或是要達成的業績等等數字的設 定；還在於必須確認老闆要的是什麼（不要事與願違）。）。 為避免事情從頭來過，最好先做好事先清楚的溝通，可以省去 日後不必要的麻煩。隨身攜帶筆記本 use 1：養成看到什麼、聽到什麼、想到什麼立即記下來，有需 要的時後立即拿起筆記本直接翻閱，刺激自己的靈感。 use 2：做好客戶管理，將拜訪客戶的行程、客戶名、手機電話 名、聯絡方式、客戶要求事項、預備洽談內容予以登記 。 use 3：隨手記下在工作上遭遇難以解決的問題及困擾，並詢問 自己為什麼。 重要又緊急的 事情 A不重要卻緊急 的事情 C重要卻不緊急 的事情 B不重要也不緊 急 D 緩 急 重要 不重要處理的先後順序可依ABCD安排A 重要又緊急的事情馬上去做 ，可優先處理B 重要卻不緊急的事情這類事 情的效益是中長期的，如果一 再拖延，會變成重要又緊急的 事情，所以應該擬訂具體目標 和化整為零的計畫，按時完成C 不重要卻緊急的事情沒有事 先在計畫之內的事情，可尋求 替代方案解決或利用工作空檔 來做D 不重要也不緊急的事情不一 定要去做的事情，也不應該浪 費時間在此類時間上面 時間管理矩陣圖 重要又緊急的事情危機、災害緊迫的問題會議、報告、專案截止日 不重要卻緊急的事情準備工作預防措施價值觀的澄清長期規畫人際關係的建立必要的休閒增進自己的能力 重要卻不緊急的事情沒必要的干擾沒必要的報告書不重要的電話、電郵、信件、 會議別人的小問題為了符合別人的期望的任何事情 不重要也不緊急的事情細微的瑣事處理無意義的電話、電郵、信件閒聊瞎扯逃避現實的各種活動（上網、看 電視） 時間管理矩陣圖 輕重緩急的九宮格 A1A2A3B1B2B3C1C2C3最重要待辦事項重要待辦事項 待辦事項 今天要做好 這週內要做好 下週以後做好注意事項：有時間壓力的工作，放在 A1、B1區塊。C1、C2、C3三區，常常是 有空的時間或是空檔時做， 甚至授權給別人做。因此經 常說自己時間不夠的人，往 往是這一區域花了過多的時 間。A2、A3、B2、B3這塊區域 是警戒區域，為了避免這四 個區塊拖延不予處理，最後 變成A1、B1的緊急且重要 待辦事項，因此要好好規劃 這塊區域。 低 緊急度 高高 重要度 低 個人在時間管理上的作法 工作 重新改造工作習慣保持桌面某個區域的習慣 不需要把桌面上所有東西都收拾乾淨，但是一定要空出 一小塊區域，隨時保持乾淨，如此可以讓你專心工作， 不會因為雜亂的桌面而分心。找到自己特定的習慣 時間管理是一種管理個人負面情緒與習慣的心態，這也 是成功學的第一步瞭解自己，改變思維。因此， 要想作好時間管理達到成功，依照成功學大師博恩 崔 西（Brain Tracy）的看法，可以遵循七個步驟： 設定目標決定你到底想要什麼。 個人在時間管理上的作法 寫下目標將想法變成對自己的承諾。 決定代價想清楚必須付出多少代價，將有助於你瞭 解設定的目標對你有多麼重要。 擬訂計畫把目標依重要性排序，再擬出要達成目標 必須做的事。 付諸行動想清楚了，就全力進行，當你全心努力時 ，你會很奇特的發現環境也會助你一臂之 力。 日求進步每天依計畫表平衡分配工作、健康與財富 管理，讓自己始終保持再進步狀態，將有 助於維繫持續往目標邁進的信心與動能。 不輕言放棄做決定前要將所有細節盡量考慮清楚， 一旦決定了，不管多麼困難，絕不輕言 放棄。 個人在時間管理上的作法 財務 減少無用花費，財富升級強迫自己儲蓄 要體認沒有多餘的錢儲蓄，只是沒有找對方法；更不要說等到 有額外的錢再來儲蓄，而要養成先儲蓄，再花用剩下的錢的習 慣（時間久了，再少的錢你也知道怎麼過活）。）。 每個月一領到薪水，就立即存一筆錢到另一個存款戶頭（即使 10也好），），然後扣除掉每個月固定的花費，剩下的就是你該 月可用的錢。刪除不必要的花費 多數人的錢財大都浪費在金額小、沒感覺的日常花費。因此，若 能克制自己的消費欲望，長期累積，小儉亦可致富。延遲購物決定 避免別人有，自己也非要有的對照焦慮（reference anxiety ），），想買任何東西時，不妨告訴自己：過兩天再說，冷卻自 己的購買衝動。 個人在時間管理上的作法 健康 減少有害負荷，快樂不斷10分鐘運動甩掉疾病與贅肉 沒有時間運動不是理由，可以分成3個時段的10分鐘運動。 繞遠路散步回家、不搭電梯爬樓梯、三朋四友多登山。只吃自己需要的量 不要貪小便宜，購餐時，盡量單點、少點套餐，更不宜去吃到飽 的餐廳或買特大號或加大號餐點或飲料，將自己的胃撐大。為自己製造快樂 快樂的情緒不是一蹴可及，也必須講求累積的方法。因此可先喝 杯咖啡再工作、選張喜愛的CD刺激腦內啡（endorphin），），降 低腎上腺術的含量，消除壓力，擺上有意義的小物品，隨時給自 己打氣。瞭解自己的作息方式 是時間管理的重要關鍵，在最有精神的時候安排最重要的工作（ 習慣早起和晚睡者模式各有不同）。）。 課 程 綱 要 貳、時間的基本概念 一、時間管理的理念 二、以生命羅盤為出發點的時間管 理金字塔 三、動作與時間的研究 時間管理的理念提升生命價值 瞭解自己 例如興趣嗜好、能力專長、成長動機、工作原 則、人生價值觀。 愛惜自己 珍視自己的生命與身體，擁有承受壓力的本錢 。 重視自己 不是講求新個人主義（Neo-Individualism） ，而是量取自己對家庭、社會、國家與世界的 貢獻值。 時間管理的理念 瞭解環境 相因而生，相期而取，因此明天有賴今 天的創造與努力。 轉業決策 人往上爬，水往下流，理性評估，依勢而 為。 時間管理的理念配合生涯規劃 不斷認知學習、不斷開拓成長、不斷前瞻未來。不違時而動 You Got What You Do！恪守危機管理的莫非定律（Murphys Law）兩 大法則 會出錯的事終歸要出錯（If anything can go wrong, it will.） 每件事情所花的時間，都比你想像的久 （Everything takes longer than you think it will.） 以生命羅盤為出發點的時間管理金字塔 評估執行擬定計畫目標設定角色定位使命確認說明： 以使命確認、角色定位為出發點，協助我們將時間、精力和熱情專注在最重要的事情上，並且依序做分配，作時間的主人，避免落入被時間牽著走的惡性循環中。 以生命羅盤為出發點的時間管理金塔 使命（時間管理的基礎） 不妨自問 自己人生中最重要的三件事是什麼？ 自己的長期目標是什麼？ 自己人生中最重要的人際關係是什麼？ 自己在一生中，最希望有什麼樣貢獻？角色定位（時間管理的利器） 不妨自問如何讓自己動態平衡（演好其他角色的基礎） 在生理方面（例如運動）。）。 在社會情感方面（例如親情）。）。 在心智方面（例如閱讀）。）。 在心靈方面（例如禪修）。）。 以生命羅盤為出發點的時間管理金塔 目標設定（思索那件事情可以產生最大效果） 不妨自問 如果自己在下星期完成這些目標，會有什麼結果？ 自己對本身的生活會又什麼不同的感受？ 如果自己只完成了部分目標，會有什麼結果？ 這會對我的人生產生積極的影響嗎？ 如果我持續每星期都這麼做的的話，會有什麼結果嗎 ？ 自己會比現在過得更好嗎？ 動作與時間的研究時間是企業的七項資源（人力、資金、時間、物料、機 器設備、產銷方法、情報資源）之一。研究動作與時間的目的，最主要在研究工作程序（縮短 流程、快速研發生產）、）、方法（原料、工具、機器、營 運成本）、）、調配（速、適、理）、）、效率（最少代價得到 作大功算）、）、效果（生產標準化、理念一致化、機能統 合化）。）。 實施步驟工作環境合理化（無罣礙空間）；）；人機一體化（技術與功效）；）；時間與工作的制式化與統一化（生產、加工、製造、開 發總時數）。）。 動作與時間的研究辦公桌整理動線務求流暢 常用的才放桌上。 依習慣擺放，使用後歸位。 雜物愈快處理掉愈好。 線路也要整理。 善用隔牆、桌下的空間。 memo集中貼在正前方。桌面整理清爽條理 要有空間感。 訂出個人整理計畫。 利用顏色加以管理。 活用收納小物。 使用後物歸定位。 動作與時間的研究抽屜整理瞭解空間使用 弄清楚抽屜能置放的空間大小，再加以清理。 依習慣和空間進行物品安置。 中央抽屜可放大尺寸文件。 上抽屜適合放文具。 中層抽屜可放較不常用的物件。 下層抽屜適合放大型物品。紙本資料整理一般文件 分類要按部就班，不要太複雜，也不要太勉強。 要懂得善用標題。 將文件標示處理程序。 將文件依主題區分。 利用檔案夾側邊標示日期。 文件尺寸以A4為主。 動作與時間的研究紙本資料整理名片整理 簡單記下對方的資料。 常聯絡的名片放在桌上整理盒。 將名片作基本分類。紙本資料整理書和雜誌的整理 立著放比疊著放好。 相同主題放在一起。 善用目錄作歸檔管理。紙本資料整理信件、卡片、收據等的整理 收到後馬上處理。 統一收納並定期整理。 重要事項另外備註。 動作與時間的研究數位資料整理把握集中、單一、整合、預防原 則 檔案命名要有一定規則。 先定樹狀架構，輔以網狀思維。 網頁和電子郵件也要分層管理。 通訊錄要建立完整資料和關鍵字。 硬碟是清理和備份的好工具。 課 程 綱 要 參、時間管理的新思維 一、時空壓縮 二、速度競爭 三、妥善分配On和Off 四、善用休閒，投資健康 時間管理的新思維 時空壓縮（time-space compression） 全球化學者哈維（D. Harvey）認為，在今日電信與資訊科技的普及下，可以用降低空間限制的方式加以重組，因此將相對地使時間增多、空間縮短、機會增大。在此新思維影響下，使得企業名人在當前全球化不確定環境下，對自己的事業有了更多的思考空間。 例如日本電腦大廠富士通前董事長、執行長小林大佑每天清晨5點起床，整理盆景一小時後，讓自己浸浴在大自然中，保持心境的清寧，來協助自己做出有遠見的決策；已退休的微軟創辦人比爾 蓋茲（Bill Gates）一年中總會定期安排幾天的思考日（Thinking Day）；）；全球知名醫療大廠美敦利（Medtronic）前董事長兼執行長喬治（George）每天進行打坐；韓國三星董事長李建熙則經常沈浸在思考中，有時甚至連續長達48個小時。他們的所作所為，都在進行三件事，那就是：正在發生什麼事？有沒有發生什麼事？我可以作什麼來影響結果？ 時間管理的新思維 速度競爭（time-based competition）波士頓顧問集團顧問史卓克（George Stalk）和豪特（Tho-mas Hout）指出，時間是企業的秘密武器，只有快速反應才能帶來優勢，可以擴大任何其他的差異性，這是所有競爭優勢的基礎。 3M執行總監戴爾（Michael Dell）則說，在企業界只有兩種人：速度快的人與死人。這是因為西方管理界已意識到當前產品週期縮短、研發創新能力加快，必須以更快的速度與更好的效率，才能完全保有競爭力與戰鬥力。 時間管理的新思維 妥善分配On與OffOn（開機）是指工作或通勤所需的時間（受拘束的時 間）；）；Off（關機）則是指工作之餘可以解放稍事休息 的時間（自由的時間）。）。以一般企業人士的工作時間分配來說，每天的24小時 中，有8小時是pit in（為生活工作中途加油的時 間），），剩下的16小時才是真正的活動時間。因此 理想的時間分配應為： 一日的On（受拘束）時間10小時（工作8小時通 勤2小時） 一日Off（自由）時間6小時（活動總時數16小時 受拘束時間10小時） 理想時間為受拘束時間（10小時） 平日活動時間（ 16小時）八分之五 時間管理的新思維 善用休閒 投資健康休閒活動（recreation）是文明的產物，隨著社會經濟 的成長，目前更被認為是一種炫耀性消費（conspicio -us consumption）；）；若能善用，則不僅能達到4R需 求（休息、輕鬆、娛樂、求新），），還能具有淨化、放鬆 、補償、類化四項功能。休閒活動的價值 在個人方面 可增進生理健康、健全心理發展、發展智能才藝、 培養創新能力。 在團隊方面 可促進家庭和諧、防止犯罪行為、提昇工作效能、 促進業績昇華。 時間管理的新思維 休閒經驗因果模式身體健康心靈健康生活美滿個人成長心理需求滿足休閒經驗 課 程 綱 要 肆、進行時間管理的工具 一、利用語言與符號進行交換 二、時間加速 進行時間管理的工具 隨著各種 e 化電子商品和資訊產品的快速產生，兩項主幹思維也同步凸顯。語言交換與符號交換 工作簡化爭取寶貴時間。 透過學習成長，建立新價值觀、訂定新目標。時間加速（time-plus） 三種同步工程學（simultaneous engineers）被提出 ： 必須加速研擬更新的生產方式和成品（時間壓縮）。）。 以更大彈性有效運用更高層次的資訊和知識（just in time）（）（數位學習、網絡傳輸）。）。 著重對顧客需求的反應速度（客製化、市場空白）。）。 課 程 綱 要 伍、時間管理的經營管理 一、及時生產管理（JIT） 1.基本概念 2.配合條件 二、零時差管理（ZTM） 1.五項法則 2.作法 及時生產管理 JIT（Just-In-Time）是一種庫存管理，概念是在生產線需要的時候，充分利用電腦科技，強調有效率地以庫存送達的時機，而非數量，進一步使企業在減少無謂的庫存成本浪費下，提升管理整體供應鏈的效率。及時生產系統的基本概念 供應鏈庫存縮減最小化 藉著頻繁的小量送貨來支應及時需求，如此可減少庫存的成本 呆置，增加資金的流通性。 增加網路看板（Kanban）的運用 在製造原料控管系統上，以內外部連線的電腦系統所形成的 網路看板作為中介，瞭解上下游（供應商、客戶）原料需索訂 單，進行直接溝通。 策略和管理的結合 藉工作型態的轉變，讓員工普遍參與，進而改善製造效率並減 少浪費。 及時生產管理 成功的JIT配合條件需要有可靠的送貨系統。顧客和供貨者之間的距離必須屬於短程。重視穩定的品質測試，以確保零件沒有經過測試前不會進入生產 線。必須有穩定、可預期的製造進度表，以及在需求小幅變動時能迅 速因應處理。對製造業和供應商言，其要求的條件為： 需注意資料、資訊和溝通。 評估需求方案以改變製造設備、原料處理、製造流程和配銷設 施。 改善管理單位供應成本的方法。 重新評估採購與供應關係，並且考慮策略合作的可能性。 零時差管理零時差管理（Zero-Time Management）提出是為了讓企業組織行動在未來變化當中沒有時間差（Timeless）的存在，及體會贏得未來關鍵不在於跑得比競爭者快，而在於回應市場的快速變化。因此，時間是零時差經營者的盟友，透過零時差管理，經營者可將眼光投射至未來，不為傳統框框所侷限，不為成功所蒙蔽，保持策略的柔軟度，在市場留白處攔截未來。 立即學習立即調校立即執行立即參與立即標準定位事業基礎設施以5項零時差法則跨越鴻溝顧客供應商與夥伴知識與企業情報收集願景 事業策略創造價值 零時差管理 五項法則立即價值重整（Instant Value Alignment） 為了迎合顧客需求且積極地讓顧客參與設計過程，企業 本身必須搶先預期顧客需求的變化，進而轉變自己產品 與服務，以期讓自己的價值觀和顧客同步的一種策略作 法。例如華爾街日報（Walt-street Daily）為了讓顧客 有能力控制自己所要的電子報內容，電子報訂戶能夠擁 有個人化的版本。看自己感興趣的題材，設定關鍵字及 感興趣的主題，凡此均是以顧客需求為價值調整的重點 。 零時差管理立即學習（Instant Learning） 指企業本身為適應善變的環境，持續不斷地做好準備， 乃將知識（資料）員工流程三者結合為一，實 施零時差管理，當員工有需要時，就將知識分解成小又 容易瞭解的知識礦石（Knowledge Nugget），），一面達 到教育的目的，另一面則是滿足員工工作上的需求，以 期讓員工不斷地學習、成長與熟習運用，進而在瞬間可 以回應新的顧客需求。例如日本東芝（Toshiba）在筆 記型電腦裝配線上的每一個站，都會以電腦顯示生產數 量和生產步驟（知識礦石），），讓作業員熟讀這些指示， 加強他們對裝配作業的熟練。 零時差管理立即調校（Instant Adaptation） 指企業為達到全方位管理，讓每個人能釋放出創造力以 迎接商業環境的挑戰，因此授命生產線上的員工，在發 現產品品質出現問題時，能立即停止生產線的運作。這 是因為實施零時差管理的企業認為只有生產線上的作業 員，是最可能認出品質是否有瑕疵的人。例如豐田（ Toyota）汽車的生產線上員工，就被授予這樣的控制 權與責任。 零時差管理立即執行（Instant Execution） 指企業從全新的角度詮釋流程，讓正確的流程活動能達 到最佳化的境界。在此前提下，多餘或不恰當的流程都 將被視為包袱而被捨去，而只留下有存在必要、具附加 價值的流程。透過作業流程的重新設計，企業不僅可以 24小時全天服務顧客，且無需花費大量資源僱請人員看 顧流程，從而使顧客對企業的資訊傳遞滿足感得以實現 ，進而直接提升顧客對企業的滿意度。例如德州大學將 大多數福利流程上載到網頁，讓任何人可以在任何時間 上網選擇、存取、更新、決定並予以記錄。 零時差管理立即參與（Instant Involvement） 其關鍵不在於建構企業間的電子化聯繫系統，而是在於 打造一個植基於互信及策略夥伴關係的生態系統；也就 是將自己、供應商、互補者以及顧客視為同一生態系統 內的各個部分，當任何一個成員失靈，整個系統就會遭 受損失。這使得自我認識變成一個先決條件，在自 我認知中，去瞭解自我與他我的優勢、核心能力與侷限 ，進而在合作的過程中相互支援，不足處由策略夥伴代 行，補足缺口，以展現出公司完美無瑕，走在流行尖端 的專業形象。例如日本的Sony公司就採取此策略。 零時差管理 零時差的終極目標在市場留白處攔截未來作法 打破自我限制 行事曆排滿，插不進任何空檔，整天圍繞瑣事打轉， 急著到處救火的經營者不可能產生新的觀點。因此卓 越的經營者會設法讓自己保持在空的境界，這是 因為空就是潛力，唯有充滿禪義才能空生妙法。 終極目標：在市場留白處攔截未來 現有市場傳統式的擴張市場領導者可預期的途徑：傳統公司零時差公司的方向全新的市場留白處現有市場 零時差管理 善用 T 字策略（T-Strategy） 是指在產品尚未輸送至市場前，企業可以不斷複製找 尋市場留白處的循環，累積先遣時間，並且藉著在許 多市場運用其核心能力的方式，達到市場領導地位。 例如引領PC市場多年的戴爾（Dell）電腦就透過直 銷方式，跳過零售商、轉售商以及原廠委託製造加工 等各種型式的中間商，直接將產品賣給顧客。其優點 是可協助企業廣泛地瞭解市場顧客的需求，並且立即 展開行動，提供給顧客一定的價值。 零時差管理之 T 型戰略 願景(市場留白處) 核心能力(累積先遣時間) 零時差作業(達到市場領導地位)A型產品 B型產品 C型產品 D型產品 零時差管理 鎖住市場（Market lock-in） 是指企業需熟練交互運用零時差管理的五項原則，憑 藉著先遣時間的優勢，不斷地精益求精，實施產品創 新，掌握顧客需求並提供無與倫比的產品與服務確保 顧客的忠誠度，阻絕競爭者接近顧客，以鞏固市場領 導地位。 零時差管理的終極目標 立即價值重整立即參與立即執行立即參與立即學習立即調校立即價值重整立即參與立即執行立即價值重整立即參與立即調校立即學習立即執行立即參與立即調校立即學習零時差領導者顧客關係營運力產品領導該型市場領導所需的零時差法則要鎖住市場得熟練的零時差法則永久鎖住市場 小 結時間的主觀與客觀間的平衡管理，往往需以高超的手法 來進行操控，但是基本的原則歷久不變，那就是要設法 成為生活與工作的贏家。以時間為基礎的競爭，自古皆然，且適用於各個層面。 例如個人若能及早規劃鍍金，自然能成為純金 勝過他人；戰爭上之速戰速決，可讓人防不勝防、潰不 成軍；企業上及早進入市場卡位，亦可奠立先機，因此 動作快就是好（笨鳥先飛未必不佳）。）。只有懂得掌握時間、充分運用每分每秒的人，才能學習 如何調適身心與懂得如何授權，也才能在今日企業領域 中成為一方霸主。