建建 龙龙 集集 团团兼职档案员资格认证兼职档案员资格认证培训教程培训教程 二二OO九年六月九年六月 前前 言言 前前 言言 为做好兼职档案员资格认证的工为做好兼职档案员资格认证的工作，提高基层档案员的业务水平及实作，提高基层档案员的业务水平及实际工作能力，进一步规范档案管理的际工作能力，进一步规范档案管理的收集、整理等各环节工作，以确保证收集、整理等各环节工作，以确保证档案资料的收集质量及效果，现整理档案资料的收集质量及效果，现整理出出“建龙集团兼职档案员资格认证培建龙集团兼职档案员资格认证培训教程训教程”，供学习、参考。，供学习、参考。目目 录录 一、档案管理的基本知识一、档案管理的基本知识 （一）、档案的定义、种类（一）、档案的定义、种类 （二）、档案管理原则及业务环节（二）、档案管理原则及业务环节 （三）、档案工作的（三）、档案工作的“四同步四同步”、“四参加四参加” （四）、各类档案归档时间、保管期限划分（四）、各类档案归档时间、保管期限划分 （五）、文件资料归档的基本要求（五）、文件资料归档的基本要求 （六）、档案与资料的区分（六）、档案与资料的区分二、各类档案的管理要求二、各类档案的管理要求 （一）、文书档案的管理要求（一）、文书档案的管理要求 （二）、科技档案的管理要求（二）、科技档案的管理要求 （三）、会计档案的管理要求（三）、会计档案的管理要求 （四）、人事档案的管理要求（四）、人事档案的管理要求 （五）、声像档案的管理要求（五）、声像档案的管理要求 （六）、实物档案的管理要求（六）、实物档案的管理要求档案管理的基本知识档案管理的基本知识 （一）、档案的定义、种类（一）、档案的定义、种类 档案的定义档案的定义 档案：是指公司在生产档案：是指公司在生产经营、基本建设和管理活动经营、基本建设和管理活动中形成的具有保存价值的各中形成的具有保存价值的各种形式、各种载体的文件资种形式、各种载体的文件资料。料。 档案的档案的种类种类实物实物文书文书科科 技技会计会计人事人事声像声像档案管理的基本知识档案管理的基本知识 档案的种类档案的种类 档案管理的原则： 集中统一管理（二）、档案管理的原则、业务环节（二）、档案管理的原则、业务环节 档案管理的基本知识档案管理的基本知识 1、档案的收集：1、抓档案制度、岗位职责的落实2、完善文件资料的归档范围 3、提高兼职档案人员的业务素质 4、采取有效的经济手段 5、做好档案归档宣传工作 在收集档案的工作中防止在收集档案的工作中防止“有档不归有档不归”、 “有文必档有文必档 ”。凡。凡属于档案归档范围的文件材料，由文书部门或业务部门收集、属于档案归档范围的文件材料，由文书部门或业务部门收集、整理，必须按有关制度要求在规定的时间内向本公司负责档案整理，必须按有关制度要求在规定的时间内向本公司负责档案工作的部门办理移交手续，实行集中统一管理，任何单位和个工作的部门办理移交手续，实行集中统一管理，任何单位和个人不得据为己有或拒绝归档。人不得据为己有或拒绝归档。 措措施施档案管理的基本知识档案管理的基本知识 2、档案的整理基本环节档案管理的基本知识档案管理的基本知识 3、档案的鉴定基本原则主要内容依据：根据文件资料的作者、 内容和作用方法：用历史的、全面的、发 展的、以全宗为整体的 观点去认识和判定文件 资料的作用 挑选和确定哪些档案资料 需要保存； 界定需要保存多少时间； 剔除销毁无须保存的档案。 档案管理的基本知识档案管理的基本知识 4、档案的保管档案保管档案保管工作内容工作内容 档案的档案的修复工作修复工作 库房的库房的日常管理日常管理 档案的档案的保护工作保护工作档案保护的原则：档案保护的原则： “以防以防 为主、防治为主、防治 结结合合”“八防八防 ”：防火、防盗、防潮、防高温、防虫鼠、防光、防磁、防有害气体防火、防盗、防潮、防高温、防虫鼠、防光、防磁、防有害气体档案库房温、湿度标准：温度档案库房温、湿度标准：温度14-2414-24，相对湿度，相对湿度45-60% 45-60% 档案管理的基本知识档案管理的基本知识 5、档案的统计 对档案接收、移进、移出、利用等情对档案接收、移进、移出、利用等情况通过表册、数字形式表现出来，以便做况通过表册、数字形式表现出来，以便做到到“胸中有数胸中有数”。（1）准确性和及时性。）准确性和及时性。（2）系统性和科学性。）系统性和科学性。（3）安全性和保密性。）安全性和保密性。档案管理的基本知识档案管理的基本知识 6、档案的检索 将档案内含信息加工、存储，组成各种检索将档案内含信息加工、存储，组成各种检索工具，采用检索工具，从多途径、多角度查找利工具，采用检索工具，从多途径、多角度查找利用档案。用档案。7、档案的利用档案管理的基本知识档案管理的基本知识 网络查询服务网络查询服务电话查档电话查档提供摘录证明提供摘录证明提供复制件提供复制件借借 阅阅调调 阅阅提供利用提供利用8、档案的编研 编研是以室藏档案为对象，对档案信息进行分析研究，通过汇集、编纂等加工方式，编制成各种可利用的研究成果。 二次加工的编研材料一次加工的编研材料三次加工的编研材料发文汇集专题汇编技术标准汇编大事记组织机构沿革基础数据汇编手册年鉴志档案管理的基本知识档案管理的基本知识 （三）、档案工作的（三）、档案工作的“四同步四同步”、“四参加四参加”1、签订有关合同、协议与提出档案资料归档要求同步；、签订有关合同、协议与提出档案资料归档要求同步；2、工程建设开始与档案工作同步；、工程建设开始与档案工作同步；3、工程建设过程与档案形成、积累同步；、工程建设过程与档案形成、积累同步；4、工程交付验收与档案验收同步。、工程交付验收与档案验收同步。1 1、参加产品试制定型参加产品试制定型 2、参加科研成果鉴定、参加科研成果鉴定3、参加工程竣工验收、参加工程竣工验收4、参加设备开箱验收、参加设备开箱验收档案管理的基本知识档案管理的基本知识 四同步四同步 四参加四参加 归档时间归档时间文书档案中一般管理性文件文书档案中一般管理性文件会计档案会计档案设备档案在安装调试设备档案在安装调试后后各种会议材料、声像及实物档案各种会议材料、声像及实物档案参加公务活动形成的文件材料参加公务活动形成的文件材料形成周期长、跨形成周期长、跨年度完成的产品、年度完成的产品、基建档案、科研基建档案、科研档案档案 一些重要的文件一些重要的文件 机密性较强的文件机密性较强的文件 （四）、各类档案归档时间、保管期限划分档案管理的基本知识档案管理的基本知识 公司各类档案保管期限表公司各类档案保管期限表档案种类档案种类保保 管管 期期 限限备备 注注文书档案永 久长 期短 期会计档案永 久定 期（保管25、15、5、3年不等）科技档案永久长 期短 期人事档案永 久原则上永久保存声像档案永久长 期短期实物档案永久原则上永久保存档案保管期限档案保管期限档案管理的基本知识档案管理的基本知识 文件资料归档基本要求 应为原件（定稿）或是具有凭证作用、法律效应的应为原件（定稿）或是具有凭证作用、法律效应的文件，特别重要的文件应同时保存历次修改稿。文件，特别重要的文件应同时保存历次修改稿。 文件资料的载体材料和书写笔迹必须耐久保存；归文件资料的载体材料和书写笔迹必须耐久保存；归档文件的材料必须纸质优良，线条、字迹、图像清晰，档文件的材料必须纸质优良，线条、字迹、图像清晰，反差良好；禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复反差良好；禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸等。写纸等。 必须真实、齐全、完整、系统；对破损的文件资料必须真实、齐全、完整、系统；对破损的文件资料应予修整，字迹模糊或易褪变的应予复制。应予修整，字迹模糊或易褪变的应予复制。 （五）、文件资料归档的基本要求 档案管理的基本知识档案管理的基本知识 档案与资料的区分档案与资料的区分 1、形成渠道：、形成渠道：是企业活动中直接是企业活动中直接形成的，反映其各形成的，反映其各项职能活动的真实项职能活动的真实记录。记录。 2、作用：具有、作用：具有法律凭证作用和历法律凭证作用和历史查考作用。史查考作用。 1、形成渠道：、形成渠道：是通过各种渠道从是通过各种渠道从外部购买、交流或外部购买、交流或直接收集得来的。直接收集得来的。 2、作用：只、作用：只具有参考作用。具有参考作用。 档案档案 资料资料 档案管理的基本知识档案管理的基本知识 文书档案的管理要求文书档案的管理要求 1 1、文书档案的定义及分类文书档案的定义及分类 2 2、文书档案的归档范围及保管期限、文书档案的归档范围及保管期限 4 4、电子文件的归档电子文件的归档 文文书书档档案案管管理理文书档案的管理要求 5 5、办理移交手续办理移交手续 3、文书档案的整理、文书档案的整理 文书档案的管理要求文书档案的管理要求 1 1、文书档案的定义、文书档案的定义 公司在筹备、成立、经营、公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的直管理及产权变动过程中形成的直接记述和反映企业生产经营活动接记述和反映企业生产经营活动的具有现实和长远查考价值的文的具有现实和长远查考价值的文件资料。件资料。 二、文书档案管理二、文书档案管理 1.行政管理类行政管理类 2.经营管理类经营管理类 3.生产技术类生产技术类 4.党群工作类党群工作类 文书档案的分类文书档案的分类 行政事务行政事务 安全保卫安全保卫 审计工作审计工作 劳动人事劳动人事 教育培训教育培训 外事工作外事工作 经营决策经营决策 计划、统计计划、统计财务管理财务管理 资产物资管理资产物资管理产品销售产品销售 信用管理信用管理生产管理生产管理 质量能源管理质量能源管理科技管理环保科技管理环保计量计量 设备管理设备管理标准化工作标准化工作档案信息工作档案信息工作党务工作党务工作 组织宣传组织宣传 纪检与监察纪检与监察工会工作工会工作共青团工作共青团工作专业委员会专业委员会 及协会工作及协会工作文书档案的管理要求文书档案的管理要求 文书档案的管理要求文书档案的管理要求 文书档案的归档文书档案的归档 范围范围 文书档案的保管期限文书档案的保管期限 附附件件文书档案文书档案归档范围归档范围及保管期及保管期限表限表.doc2 2、文书档案的归档范围及期限文书档案的归档范围及期限 二、文书档案管理二、文书档案管理3、文书档案的整理文书档案的整理 文书档案整理就是将零散的文件资料根据文书档案整理就是将零散的文件资料根据其相互联系、特征和保存价值，以件为单位进其相互联系、特征和保存价值，以件为单位进行分类、装订、排列、加盖归档章，并编号、行分类、装订、排列、加盖归档章，并编号、编目、装盒、排架，使之有序化的过程。编目、装盒、排架，使之有序化的过程。 二、文书档案管理二、文书档案管理 取消二级类目号取消二级类目号 文书档案的管理要求文书档案的管理要求 三、要求三、要求 二、文书档案管理二、文书档案管理 文书档案的排列文书档案的排列类别类别（四大类）（四大类） 保管期限保管期限 （永、长、短）（永、长、短） 纸质文件纸质文件 电子文件电子文件 档案盒内归档文件的排列：档案盒内归档文件的排列： （1）应将归档文件在分类方案的一级类目内，按照归档范围的所包括的）应将归档文件在分类方案的一级类目内，按照归档范围的所包括的部门、按事由（问题）结合时间、重要程度排列；部门、按事由（问题）结合时间、重要程度排列； （2）没有文号的文件，如会议资料、会议记录、会议纪要、工作计划、）没有文号的文件，如会议资料、会议记录、会议纪要、工作计划、总结等，可将内容相对集中，按时间先后排列；总结等，可将内容相对集中，按时间先后排列； （3）不同级别的文件应以本级文件为主，排列时本级文件在前，其他文）不同级别的文件应以本级文件为主，排列时本级文件在前，其他文件在后。件在后。档案盒的排列：档案盒的排列：在一个全宗内，按年度类目保管期限进行排列。在一个全宗内，按年度类目保管期限进行排列。文书档案的管理要求文书档案的管理要求 二、文书档案管理二、文书档案管理文件的编号：文件的编号：一个年度、一个类目的文件，按一个年度、一个类目的文件，按 保管期限顺序排列文件的保管期限顺序排列文件的 “件号件号” 。 二、文书档案管理二、文书档案管理 编目：编目：是指按照一定的规则进行档案是指按照一定的规则进行档案 著录，并将条目组织成目录的过程。著录，并将条目组织成目录的过程。件件号号文件文件日期日期责任者任者文件字号文件字号题 名名页数数保管保管期限期限备注注顺顺序序号号文件签文件签发日期，发日期，文件发文件发文单位文单位或署名或署名者。者。文件的发文件的发文字号，文字号，若无可不若无可不填写；填写；1 1、文件的标题、文件的标题2 2、没有标题或含义不清、不归范的，、没有标题或含义不清、不归范的，自拟标题。自拟标题。一份一份文件文件的总的总页数页数需要需要说明说明的情的情况况1建龙控股建控政管(2007)2号关于对控股公司2006年度最佳团队和最佳员工等进行表彰的决定4永久2人力资源部建龙钢铁2007年度人力资源大会材料电子永久光盘106文书档案的管理要求文书档案的管理要求 二、文书档案管理二、文书档案管理装装盒盒 将归档文件按件号顺序装入档案盒，将归档文件按件号顺序装入档案盒， 与归档文件目录排列顺序一致。与归档文件目录排列顺序一致。 刷写卷盒脊背，填写备考表并放在盒刷写卷盒脊背，填写备考表并放在盒 内文件之后。备考表的项目包括：盒内文件内文件之后。备考表的项目包括：盒内文件 情况说明、整理人、检查人及日期。情况说明、整理人、检查人及日期。 二、文书档案管理二、文书档案管理 为了节省空间，每盒的文件要装满。为了节省空间，每盒的文件要装满。文书档案的管理要求文书档案的管理要求 是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体上，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可以进行网络传送的文件。电子文件的概念电子文件的概念4 4、电子文件的归档、电子文件的归档 文书档案的管理要求文书档案的管理要求 电子文件归档过程电子文件归档过程 电子文件归档，不同于纸质文件的归档，因此，不电子文件归档，不同于纸质文件的归档，因此，不能盲目地套用纸质文件的归档做法，必须按照电子文件能盲目地套用纸质文件的归档做法，必须按照电子文件归档的工作程序进行。归档的工作程序进行。 首先要确定电子文件是经过最后审批的最终首先要确定电子文件是经过最后审批的最终“版本版本”；其次要鉴定、检测归档的电子文件；再次要存入存储载其次要鉴定、检测归档的电子文件；再次要存入存储载体、复制备份，并确定保存方法和地址。体、复制备份，并确定保存方法和地址。文书档案的管理要求文书档案的管理要求 电子文件的归档责任划分电子文件的归档责任划分 电子文件由形成到归档，跨越多个电子文件由形成到归档，跨越多个部门，因此要明确分工，即由形成部门，因此要明确分工，即由形成部门的兼职档案人员或特定专人负部门的兼职档案人员或特定专人负责归档。责归档。 电子文件的归档时间电子文件的归档时间与纸质档案归档时间一致与纸质档案归档时间一致文书档案的管理要求文书档案的管理要求 电子文件的归档份数电子文件的归档份数 一般拷贝两套。一套封存，另一套提供利用。必要时应封存两套，其中一套异地保存，以防不测。文书档案的管理要求文书档案的管理要求 二、文书档案管理二、文书档案管理 5、办理移交手续办理移交手续 移交单位移交单位编制编制“归档文件归档文件移交目录移交目录”交接双方交接双方要认真逐份核对要认真逐份核对并检查归档文件并检查归档文件质量是否合格质量是否合格 双方确认后双方确认后在清册上签名、在清册上签名、盖章，各存一盖章，各存一份备查份备查 二、文书档案管理二、文书档案管理 文书档案的管理要求文书档案的管理要求 科技档案的管理要求科技档案的管理要求 1 1、科技档案定义、分类科技档案定义、分类 3 3、科技档案的整理要求科技档案的整理要求 5 5、科技档案的科技档案的移交手续移交手续 科科技技档档案案管管理理科技档案的管理要求 2 2、科技档案责任划分及归档时间科技档案责任划分及归档时间 4 4、基建、房地产档案的具体要求基建、房地产档案的具体要求 6 6、学会看三视图学会看三视图 科技档案：是记述和反映公司基本建设、生产技术、科学研究等活动而科技档案：是记述和反映公司基本建设、生产技术、科学研究等活动而 形成的具有保存价值的科技文件资料形成的具有保存价值的科技文件资料.科技档案的分类科技档案的分类 产品产品 档案档案 科研科研 档案档案 基建基建档案档案设备设备档案档案地质地质档案档案房地产房地产档案档案科技档案的管理要求科技档案的管理要求 原则上是哪个科技单位或科技人员经办的，即由该单位或科技人员负责两个或两个以上单位承办的项目，协作单位将其承担的部分资料提供给主办单位，主办单位负责存档若干单位负责的项目，由项目负责人指定人员负责科技文件资料的归档停建、缓建工程，停止或不成功的科研项目，停产的产品所形成的资料，相关单位在确定停建、缓建1个月内个月内移交档案室 科技档案的责任划分科技档案的责任划分 科技档案的管理要求科技档案的管理要求 科技档案的归档时间科技档案的归档时间 产产品品档档案案科科研研档档案案 在每项产品的计划决策阶段、设计阶段、试制阶段、正式投产阶段、评优、认证阶段分别完成时，由项目负责人或专业组长将各阶段应归档的资料移交兼职档案人员保管，在每项产品批量生产和评优认证之后1个月内个月内由兼职档案人员向档案人员归档。 在每项科研课题的科研准备阶段、研究试验阶段、总结鉴定、验收阶段、成果申报阶段和推广应用阶段分别完成时，由项目负责人或专业组长将各阶段应归档的资料移交兼职档案人员保管，在每项科研课题完成或课题停止1个月内个月内向档案人员归档。科技档案的管理要求科技档案的管理要求 基基建建档档案案 在每个工程项目的立项审批阶段、可行性研究阶段、设计阶段、组织和实施阶段、验收转固阶段分别完成时，由项目负责人或专业组长将各阶段应归档的资料移交兼职档案人员保管。各工程项目资料在竣工前由施工单位按各专业汇总整理，项目监理和专业技术组长对竣工资料的完整性和准确性进行审核，在工程项目整体验收和转固后1个月内个月内交本公司档案人员存档。设设备备档档案案 新上基建工程项目设备开箱时，由项目部设备组长负责组织设备开箱，并通知设备部门兼职档案人员和公司档案人员共同参加设备开箱并监督把关，项目兼职档案人员负责接收设备资料，并将设备资料及时复制，把复制件交技术人员用于安装设备，原件在设备开箱后1个个月内月内移交本公司档案人员；生产单位大、中修设备资料由设备部门兼职档案人员在设备开箱后1个月内个月内交本公司档案人员存档。科技档案的管理要求科技档案的管理要求 房房地地产产档档案案 房地产档案在工程竣工验收前，由该项目部兼房地产档案在工程竣工验收前，由该项目部兼职档案员将所有资料图纸按系统收集、整理，建立职档案员将所有资料图纸按系统收集、整理，建立好移交清册及目录，经工程验收确认后，好移交清册及目录，经工程验收确认后，1个月内个月内移交档案室。移交档案室。 地地质质档档案案 矿山地质文件资料由项目兼职档案人员或项矿山地质文件资料由项目兼职档案人员或项目负责人主持文件资料的收集、组卷归档，在工目负责人主持文件资料的收集、组卷归档，在工程项目完工程项目完工1个月内归档。个月内归档。 科技档案的管理要求科技档案的管理要求 科技档案的管理要求科技档案的管理要求 科技档案的归档范围科技档案的归档范围 科技档案的保管期限科技档案的保管期限 附附件件科技档案科技档案归档范围归档范围及保管期及保管期限表限表.doc1. 科技文件资料应遵循自然形成规律和相互间的有机联系，按照便于安全保管、保密和查考利用的基本原则进行系统整理。一个独立项目的科技档案，可以组成一个保管单位，也可以组成若干个保管单位。2. 卷内文字资料装订厚度应控制在15毫米30毫米之间，装订前先去掉易锈金属物，检查文件资料是否齐全，空白页是否去掉，有无颠倒、错页、重份，表格文头是否一律向上或向左，小于A4纸规格的要粘贴在A4纸上。采用细线或不锈钢钉在左侧装订，装订后用胶水粘贴上科技档案软封面。装订要求结实牢固，整齐美观。3. 图纸一般散放在盒内，不装订。图纸折叠尺寸为297毫米210毫米。叠图时应从图标处叠起，将图纸先折成297毫米，然后再折成210毫米成手风琴式，使图标外露。成套使用的图纸应进行装订，如各种标准、安装图册，装订尺寸为420毫米297毫米，图纸装订成册后再对折装在盒内。 科技档案的整理要求科技档案的整理要求 科技档案的管理要求科技档案的管理要求 4. 在每份文字资料和每张散装图纸上盖上科技档案归档章，文字资料盖在右上角（装订成册的文字资料和图纸只需在软封面上盖章），图纸盖在图标的上方。加盖时要考虑是否影响看图，当有图幅或数字存在时，要盖在其它不影响视图的位置上。5. 卷内文件资料排列，一般文字资料在前，图纸在后。排列好的文字资料和图纸一律按照排列顺序编张号，统一用阿拉伯数字从1起编，卷内目录、备考表、扉页、封面均不编张号。文字资料张号编在右下角，图纸编在图标右上面。不是一个保管单位的，不能连续编张号。编张号可用碳素笔或蓝、黑钢笔编写或打号机打印。科技档案的管理要求科技档案的管理要求 6. 填写卷内目填写卷内目录 每一个保管单位，均应填写卷内目录，以便揭示每一个案卷的内容。1、卷内目录“名称”栏第一格应填写项目名称；2、顺序号从有内容的一行开始填写；3、文件、图纸如有编号的（即文件号、图号），应在卷内目录的“图号或文件号”栏内填写清楚。4、将盒内每份文字资料、图纸的内容逐项填写在卷内目录“名称”栏以后各格内，要填写文件、图纸标题全称。5、“张次”栏内只需填该内容的首页号，不必填起止号。但最后一份文字资料或图纸，应填该文字或图纸的首页号末页号；科技档案的管理要求科技档案的管理要求 卷 内 目 录 档案号： 顺序号图号或文件编号名 称张 次备 注冷轧电气图1D12-1总目录12D12-2材料表33D12-3安装图5-77. 填写备考表填写备考表 每个保管单位内均应填写一份备考表，便于统计卷内文件、图纸总张数，了解卷内文件发生的变化和存在的问题。备考表放在一个保管单位文件资料、图纸的最后面。科技档案的管理要求科技档案的管理要求 备备 考考 表表 本案卷内共本案卷内共 张，其中文字资料张，其中文字资料 张，张， 图纸图纸 张、照片张、照片 张，其它张，其它 张。张。说明说明: 组卷单位负责人组卷单位负责人: _ 组组 卷卷 人人: _ 职职 务务: _ 日日 期期: _档案号档案号:_科技文件资料一律科技文件资料一律装盒，装盒，( (采用国家标准采用国家标准档案盒档案盒) )一个保管单位一个保管单位的准许装几盒，但几的准许装几盒，但几个保管单位的不准装个保管单位的不准装在一盒，一盒即是一在一盒，一盒即是一卷也是一个保管单位。卷也是一个保管单位。装盒的顺序是卷内装盒的顺序是卷内目录、文字资料、图目录、文字资料、图纸、备考表。纸、备考表。8 8、文件资料、图纸装盒、文件资料、图纸装盒科技档案的管理要求科技档案的管理要求 Add Your Text脊 背 案卷题名案卷题名: :应简明准确地揭示应简明准确地揭示卷内文件的内容卷内文件的内容 编制单位编制单位: :应填写卷内文件资应填写卷内文件资料形成单位或编制的责任者料形成单位或编制的责任者 编制日期编制日期: :应填写卷内文件资应填写卷内文件资料或图纸编制的时间料或图纸编制的时间 保管期限参见保管期限参见“科技档案归档科技档案归档范围和保管期限表范围和保管期限表” 脊背只填案卷题名脊背只填案卷题名 填写档案盒封面、软封面、脊填写档案盒封面、软封面、脊背用黑色笔墨，保持封面清晰、背用黑色笔墨，保持封面清晰、美观美观9 9、填写案卷封面和脊、填写案卷封面和脊背背 封面科技档案的管理要求科技档案的管理要求 基建、房地产类档案的收集工作，必须符基建、房地产类档案的收集工作，必须符基建、房地产类档案的收集工作，必须符基建、房地产类档案的收集工作，必须符合建设工程档案的形成规律，保证资料系统完合建设工程档案的形成规律，保证资料系统完合建设工程档案的形成规律，保证资料系统完合建设工程档案的形成规律，保证资料系统完整。内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、整。内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、整。内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、整。内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理、验收等方面的技术规范、设计、施工、监理、验收等方面的技术规范、设计、施工、监理、验收等方面的技术规范、设计、施工、监理、验收等方面的技术规范、标准和规程标准和规程标准和规程标准和规程 。1 1、基建、房地产档案的收集、基建、房地产档案的收集基建房地产档案的具体要求基建房地产档案的具体要求 科技档案的管理要求科技档案的管理要求 布置施工任务与布置竣工资料编制同步布置施工任务与布置竣工资料编制同步 布置工程施工进度与竣工资料形成积累同步布置工程施工进度与竣工资料形成积累同步布置工程竣工验收交接与竣工资料交接同步布置工程竣工验收交接与竣工资料交接同步基建基建基建基建类、类、类、类、房地房地房地房地产类产类产类产类档案档案档案档案“三三三三同步同步同步同步” 资料内容必须真实、准确、与工程实资料内容必须真实、准确、与工程实资料内容必须真实、准确、与工程实资料内容必须真实、准确、与工程实际相符合；资料的收集、整理、归档应际相符合；资料的收集、整理、归档应际相符合；资料的收集、整理、归档应际相符合；资料的收集、整理、归档应做到做到做到做到“ “三同步三同步三同步三同步” ”。2、资料要求、资料要求科技档案的管理要求科技档案的管理要求 80mm420mm15mm竣工图施工单位编制人审核人技术负责人编制日期监理单位总监现场监理57mm 在每份竣工资料和每张散装竣工图纸上，由编制单位加盖上竣工章并签署竣工图章，装订成册的资料和图纸盖在封面左上角；散装竣工图纸盖在图标的左上方空白处。签署章内明细应齐全、清楚，不得代签。竣工图章示例如下（尺寸：50mm80mm） 竣工章应使用不褪色的竣工章应使用不褪色的红色红色印泥印泥3 3、竣工章的使用、竣工章的使用 80mm420mm竣工图章示例如下（尺寸：50mm80mm） 科技档案的管理要求科技档案的管理要求 工程资料的内容必须工程资料的内容必须真实的反映工程竣工后的真实的反映工程竣工后的实际情况，具有永久和长实际情况，具有永久和长期保存价值的资料必须完期保存价值的资料必须完整、准确、系统、字迹清整、准确、系统、字迹清楚、签字认可手续齐全楚、签字认可手续齐全 必须保证正卷是原件，必须保证正卷是原件，装订厚度应控制在装订厚度应控制在151530mm30mm之间，小于之间，小于A4A4纸的要粘贴在纸的要粘贴在A4 A4 纸上。每册资料内必有卷纸上。每册资料内必有卷内明细表，并打好页码，采内明细表，并打好页码，采用细线在左侧装订，装订要用细线在左侧装订，装订要有封面有封面 ( (按统一要求按统一要求) )，并填，并填齐内容。齐内容。4 4、竣工资料编制、竣工资料编制 一一二二科技档案的管理要求科技档案的管理要求 5.15.15.25.25.35.3 凡施工图结构、平面、工艺平面布置等有重大改变，或变更量超过该图面的1/3的，施工单位重新绘制竣工图，重新绘制的图纸图号仍用旧图号，图号末尾须加注 “改”字，旧图应加盖“此图已改，仅供参考”印章，与新图一并存档。 原设计施工图有变更的部分，竣工图中均应反映，不得遗漏，有变更的部位，必须盖上变更示意章，注明见多少号变更通知单，并将相符编号的变更通知单（原件）附在该图纸内；一张变更通知单涉及多图的，如果图纸不在同一卷的，应将复印件附在有关卷中并标注原件所属卷。 凡按施工图施工没有变更的，由竣工图编制单位在施工图标左上方加盖及签署竣工图章。5、竣工图的编制形式科技档案的管理要求科技档案的管理要求 5.45.45.55.5 成套使用的图纸应进行装订，如各种标准、安装图册，装订成套使用的图纸应进行装订，如各种标准、安装图册，装订尺寸为尺寸为420mm297mm，图纸装订成册后再对折装在档案，图纸装订成册后再对折装在档案盒内。盒内。 竣工图纸要求散放在档案盒内，不装订。图纸折叠尺寸为竣工图纸要求散放在档案盒内，不装订。图纸折叠尺寸为297毫米毫米210毫米。叠图时应从图标处叠起，将图纸先折成毫米。叠图时应从图标处叠起，将图纸先折成297毫米，然后再折成毫米，然后再折成210毫米成手风琴式，使图标外露。毫米成手风琴式，使图标外露。 竣工图必须是图面清晰的新蓝图，禁止使用在工地受到磨竣工图必须是图面清晰的新蓝图，禁止使用在工地受到磨竣工图必须是图面清晰的新蓝图，禁止使用在工地受到磨竣工图必须是图面清晰的新蓝图，禁止使用在工地受到磨损、残缺丢角和污垢的旧图编制竣工图。损、残缺丢角和污垢的旧图编制竣工图。损、残缺丢角和污垢的旧图编制竣工图。损、残缺丢角和污垢的旧图编制竣工图。5.65.6科技档案的管理要求科技档案的管理要求 6、卷内顺序、卷内顺序卷内资料排列按事项、卷内资料排列按事项、 专业顺序排列。同一事专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一项的请示与批复、同一文件的印本与定稿，主文件的印本与定稿，主件与附件不能分开，并件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后、按批复在前、请示在后、印本在前、定稿在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的主件在前、附件在后的顺序排列。顺序排列。图纸按专业排列，同专图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。业图纸按图号顺序排列。 既有资料又有图纸的既有资料又有图纸的案卷，资料排前，图案卷，资料排前，图纸排后。纸排后。 科技档案的管理要求科技档案的管理要求 项目档案验收分为预验收和正式验收，与工程验收项目档案验收分为预验收和正式验收，与工程验收同步进行；对档案预验收不合格者不能申报正式验收。同步进行；对档案预验收不合格者不能申报正式验收。 7.2 对档案预验收中检查出的问题，建设、设计、施对档案预验收中检查出的问题，建设、设计、施工单位要在正式竣工验收前加以改进。工单位要在正式竣工验收前加以改进。 37.3 正式验收时，档案部门作为项目竣工验收成员，正式验收时，档案部门作为项目竣工验收成员，检查预验收中提出的问题整改情况，向验收组提出验检查预验收中提出的问题整改情况，向验收组提出验收结论性意见，并在项目竣工验收意见上签字。收结论性意见，并在项目竣工验收意见上签字。 7.4 项目验收时，组织验收的主管单位必须通知公项目验收时，组织验收的主管单位必须通知公司科技档案管理人员参加。司科技档案管理人员参加。 1 17.17、验收要求验收要求：科技档案的管理要求科技档案的管理要求 1 1、基建类、房地产类科技档案、基建类、房地产类科技档案 编编 制制一式两份一式两份移交方移交方档案室档案室 移移 交交 单单 位位 移交清册移交清册 移交目录移交目录 各各 存存一份备查一份备查 签签 字字 盖盖 章章 清清 点点 核核 对对2 2、其余类科技档案、其余类科技档案编 制一式两份移交方档案室 移移 交交 单单 位位 移交确认单 移交清册、目录 各各 存存一份备查一份备查 签签 字字 盖盖 章章 清清 点点 核核 对对科技档案的移交手续科技档案的移交手续 科技档案的管理要求科技档案的管理要求 科技档案移交确科技档案移交确认单 档案类别档案类别档案名称档案名称（工程（工程图纸、资料名称）料名称） 监理方确理方确认： 责任人任人签字：字： 年年 月月 日日施工方确施工方确认： 责任人任人签字：字： 年年 月月 日日管理方确管理方确认： 责任人任人签字：字： 年年 月月 日日使用方确使用方确认： 责任人任人签字：字： 年年 月月 日日 接收方确接收方确认： 责任人任人签字：字： 年年 月月 日日项目目专业组长确确认（对本本组资料完整准确情况料完整准确情况进行行说明）：明）： 责任人任人签字：字： 年年 月月 日日 科技档案的管理要求科技档案的管理要求 移移 交交 清清 单单 序号序号工工 程程 名名 称称编号或号或图号号份份数数页数数移移 交交 单 位位编制制日期日期备 注注科技档案的管理要求科技档案的管理要求 ABCA 正立投影面正立投影面B 水平投影面水平投影面C 侧立投影面侧立投影面学会学会看三看三视图视图科技档案的管理要求科技档案的管理要求 在主视图、俯视图上都体现形体的长度，且长度在竖在主视图、俯视图上都体现形体的长度，且长度在竖直方向上是对正的，我们称之为直方向上是对正的，我们称之为长对正长对正。 在主视图、左视图上都体现形体的高度，且高度在水在主视图、左视图上都体现形体的高度，且高度在水平方向上是平齐的，我们称之为平方向上是平齐的，我们称之为高平齐高平齐。 在左视图、俯视图上都体现形体的宽度，且是同一在左视图、俯视图上都体现形体的宽度，且是同一形体的宽度，是相等的，我们称之为形体的宽度，是相等的，我们称之为宽相等宽相等。科技档案的管理要求科技档案的管理要求 三视图之间的关系:长对正长对正 高平齐高平齐 宽相等宽相等科技档案的管理要求科技档案的管理要求 会计档案的管理要求会计档案的管理要求 1 1、会计档案的定义会计档案的定义 2 2、归档责任划分和归档时间归档责任划分和归档时间 4 4、会计档案的保管期限及整理要求会计档案的保管期限及整理要求 会会计计档档案案管管理理会计档案的管理要求 3、会计档案的归档范围会计档案的归档范围 会计档案的定义：会计档案会计档案的定义：会计档案是记录和反映企业是记录和反映企业生产、经营、建设等全过程的重要经济史料和生产、经营、建设等全过程的重要经济史料和凭证，是企业档案的重要组成部分。凭证，是企业档案的重要组成部分。会计档案归档责任划分和归档时间：会计档案归档责任划分和归档时间： 各公司每年形成的会计档案，由各公司财务部门兼职案人员或各公司每年形成的会计档案，由各公司财务部门兼职案人员或特定专人按照归档要求，负责整理立卷、装订成册，并编制特定专人按照归档要求，负责整理立卷、装订成册，并编制会计会计档案保管清册档案保管清册和和保管目录保管目录。 在会计年度终了后，可暂由本公司财务部门保管一年，期满后在会计年度终了后，可暂由本公司财务部门保管一年，期满后由财务部门兼职档案人员或特定专人编制由财务部门兼职档案人员或特定专人编制移交清册移交清册，于每年每年3月底前向档案室移交归档。月底前向档案室移交归档。会计档案的管理要求会计档案的管理要求 会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料和相关资料，会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料和相关资料，具体包括：具体包括：1 1、会计凭证类：、会计凭证类： 原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证；原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证；2 2、会计账簿类：、会计账簿类： 总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿3 3、财务会计报告类：、财务会计报告类： 月份、季度、年度财务会计报告、年度财务报告的审计报告包括会计月份、季度、年度财务会计报告、年度财务报告的审计报告包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告；报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告；4 4、其他类：、其他类： 银行存款余额调节表，银行对账单，工资支付单及其他应归档的会银行存款余额调节表，银行对账单，工资支付单及其他应归档的会计核算专业资料，会计档案保管清册，会计档案移交清册，会计档案计核算专业资料，会计档案保管清册，会计档案移交清册，会计档案销毁清册，软件数据资料、程序资料及存储于磁性介质上的会计数据、销毁清册，软件数据资料、程序资料及存储于磁性介质上的会计数据、程序文件等。程序文件等。会计档案的归档范围会计档案的归档范围会计档案的管理要求会计档案的管理要求 会计档案的整理，应遵循财务工作规律，在会计会计档案的整理，应遵循财务工作规律，在会计年度终了后，按照会计凭证、会计账簿、会计报表等分别年度终了后，按照会计凭证、会计账簿、会计报表等分别进行整理，装订成册，组成保管单位。进行整理，装订成册，组成保管单位。会计档案的整理要求会计档案的整理要求会计档案的保管期限会计档案的保管期限会计档案保管期限分为：永久、定期两种。会计档案保管期限分为：永久、定期两种。 定期又分为定期又分为25年、年、15年、年、5年、年、3年。年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。会计档案的管理要求会计档案的管理要求 人事档案的管理要求人事档案的管理要求 1 1、人事档案的定义人事档案的定义 2 2、人事档案的归档范围及分类人事档案的归档范围及分类 3 3、归档责任划分和归档时间归档责任划分和归档时间 人人事事档档案案管管理理人事档案的管理要求人事档案的管理要求人事档案的管理要求 人事档案的定义人事档案的定义 人事档案是公司人力资源等部门，在培养、选拔和任用员工等工作中，形成的记载员工经历、思想、品德、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文件资料，是历史地、全面地考察、了解和正确使用员工的重要依据，是企业档案的重要组成部分。（1）履历资料（简历表）；）履历资料（简历表）；（2）自传资料和属于自传性质的资料；）自传资料和属于自传性质的资料；（3）鉴定、考核、考察资料；）鉴定、考核、考察资料；（4）评定岗位技能和学历资料；（毕业证、学位证、职称证、执业）评定岗位技能和学历资料；（毕业证、学位证、职称证、执业/职业职业资格证等复印件及培训资料）资格证等复印件及培训资料）（5）政审资料；）政审资料；（6）参加中国共产党、共青团及民主党派的资料；）参加中国共产党、共青团及民主党派的资料；（7）奖励资料：（在公司工作期间受到的各种奖励证书、证明等）；）奖励资料：（在公司工作期间受到的各种奖励证书、证明等）；（8）处分资料；（在公司工作期间受到的各种处分相关文件等）；）处分资料；（在公司工作期间受到的各种处分相关文件等）；（9）招工录用、聘用、任免、工资、退休、退职等资料；入企审批资料）招工录用、聘用、任免、工资、退休、退职等资料；入企审批资料（入企审批单、面试资料、劳动合同等）；异动与考核资料：聘用、免职（入企审批单、面试资料、劳动合同等）；异动与考核资料：聘用、免职的相关文件；异动审批表；工资调整审批表；试用期考核表；年度绩效考的相关文件；异动审批表；工资调整审批表；试用期考核表；年度绩效考核表；核表；（10）其他可供组织参考的资料。身份及资历证明资料（身份证、户口簿）其他可供组织参考的资料。身份及资历证明资料（身份证、户口簿复印件）；健康情况证明资料（体检表）。复印件）；健康情况证明资料（体检表）。人事档案的归档范围及分类人事档案的归档范围及分类人事档案的管理要求人事档案的管理要求 人事档案归档责任划分和归档时间人事档案归档责任划分和归档时间 1、人事档案归档、管理工作由公司人力资源部门的兼职档案人员或特定专人负责，将对员工考察、考核、培训、奖惩等工作中形成的资料及时收集、整理、立卷，在文件资料形成后一个月内放入员工档案卷宗内。 2、新录用的员工档案，在入企一个月内由各公司人事部门兼职档案人员或特定专人将归档的各种资料（如录用登记表、体检表、学历证明等）收集齐全，建立档案后，移交公司档案室。人事档案的管理要求人事档案的管理要求 声像档案的管理要求声像档案的管理要求 1 1、声像档案的定义和种类声像档案的定义和种类 2 2、归档责任划分和归档时间归档责任划分和归档时间 声声像像档档案案管管理理声像档案的管理要求 3、声像档案的归档范围声像档案的归档范围 声像档案声像档案是指是指公司在各项活动中公司在各项活动中形成的具有保存价形成的具有保存价值的，以感光胶片值的，以感光胶片和磁性资料为载体，和磁性资料为载体，以音像为主要反映以音像为主要反映方式、形象直观的方式、形象直观的历史记录历史记录.声像档案的定义、种类声像档案的定义、种类 声像档案声像档案录像带录像带 软盘软盘光盘光盘电影胶片电影胶片缩微胶片缩微胶片照片照片录音带录音带声像档案的管理要求声像档案的管理要求 声像档案归档责任划分和归档时间声像档案归档责任划分和归档时间 公司级重大活动、会议、接待来访等形成的声像资料由承接单位的兼职档案人员或特定专人负责收集，在各种活动结束1个月内个月内归档。 各单位主办活动中形成的声像资料由本单位的兼职档案人员或特定专人在活动结束1个个月内月内整理、移交归档。声像档案的管理要求声像档案的管理要求 1、上级党政领导人、著名人物来公司视察工作或从事其他重大活动形成的、上级党政领导人、著名人物来公司视察工作或从事其他重大活动形成的声像资料；声像资料； 2、公司领导或代表团出国考察、接待国内外宾客及联营、并购签字仪式等、公司领导或代表团出国考察、接待国内外宾客及联营、并购签字仪式等外事活动形成的声像资料；外事活动形成的声像资料；3、反映本公司主要职能活动、工作成果的声像资料；、反映本公司主要职能活动、工作成果的声像资料；4、本公司组织或有关人员参加的重要会议及重要活动的声像资料；、本公司组织或有关人员参加的重要会议及重要活动的声像资料；5、各公司获得的奖状、奖旗、奖杯证书及荣获国家、省（市）部、控股公、各公司获得的奖状、奖旗、奖杯证书及荣获国家、省（市）部、控股公司等各类先进集体和先进个人的声像资料；司等各类先进集体和先进个人的声像资料；6、科研项目鉴定与奖励、新技术研究、新产品开发、产品创优形成的声像、科研项目鉴定与奖励、新技术研究、新产品开发、产品创优形成的声像资料；资料；7、基本建设和技术改造项目的设计、开工、施工、竣工、创优过程中形成、基本建设和技术改造项目的设计、开工、施工、竣工、创优过程中形成的重要声像资料；的重要声像资料；8、设备安装、调试、运行以及各公司重大人身、设备等事故形成的声像资、设备安装、调试、运行以及各公司重大人身、设备等事故形成的声像资料；料；9、外单位形成的与本公司有关的重要声像资料；、外单位形成的与本公司有关的重要声像资料；10、其它具有保存价值的声像资料。、其它具有保存价值的声像资料。声像档案归档范围声像档案归档范围 声像档案的管理要求声像档案的管理要求 实物档案的管理要求实物档案的管理要求 1 1、实物档案的定义和种类实物档案的定义和种类 2 2、归档责任划分和归档归档责任划分和归档 时间时间 实实物物档档案案管管理理实物档案的管理要求 3、实物档案的归档范实物档案的归档范 围围 实物档案实物档案是指是指公司在生产、经营和各项重大活动中获得和形成的、具有保存和利用价值的奖品、印章、名人字画、礼品、纪念品、产品等实物，是反映公司业绩、社会声誉、商务诚信的凭证性载体，是公司无形资产的重要组成部分。实物档案的定义、种类实物档案的定义、种类 实物档案实物档案荣誉类荣誉类 印信类印信类产品类产品类礼品类礼品类名人字画名人字画成果类成果类实物档案的管理要求实物档案的管理要求 实物档案归档责任划分和归实物档案归档责任划分和归 档时间档时间 实物档案由实物发生、形成或接收部门的兼职档案人员或特定专人在活动结束后1个月内移交归档。实物档案的管理要求实物档案的管理要求 荣誉类荣誉类 实物档案的归档范围实物档案的归档范围 奖状奖奖状奖 杯奖牌杯奖牌奖章锦奖章锦旗、荣旗、荣誉证书誉证书荣誉册荣誉册光荣册光荣册 成果类成果类 礼品类礼品类 名人画类名人画类 印信类印信类 产品类产品类 获获 省市省市级以上级以上奖励的奖励的科研成科研成果实物果实物样品微样品微缩模型缩模型本本 公司公司获奖的获奖的及重要及重要的产品的产品样品；样品；由由 于机于机构变更构变更或撤销或撤销合并而合并而失效的失效的印章印章党党 和国和国家领导家领导人知名人知名人给本人给本公司的公司的题词题题词题字绘画字绘画公公 司在司在各项公各项公务活动务活动中接受中接受的珍贵的珍贵礼品纪礼品纪念品等念品等实物档案的管理要求实物档案的管理要求 档案工作是一项专业性、技术性很强的工作，在多年的实践中，已经形成了一整套专门理论、原则、技术和方法，成为了一门独立的学科。 刚才，我们分别对文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案及实物档案的管理要求进行了简单的讲解和叙述，目的是使基层的兼职档案员对档案工作基础知识和各类档案的管理要求有一个初步的了解和认知，以便更好、更快地熟悉档案工作的内容，顺利通过档案资格认证的考核。结结 束束 语语 当然，档案人员专业知识的获得、业务素质的提高不可能只靠我们的“培训教程”及一些专业书籍，它需要我们在工作的实践中不断地学习和提高，并将专业理论与专业技术知识熟练地应用到实际工作中，只有这样，才能将建龙集团目前还在源源不断形成的数量巨大、种类繁多、形式多样的档案管好、用好，才能使档案真正实现它本身的价值。 结结 束束 语语