高效时间与会议管理高效时间与会议管理曾容华曾容华 新形势下的危机与发展新形势下的危机与发展这世界唯一不变的事这世界唯一不变的事 变变 化化时间管理是最重要的个人管理时间管理是最重要的个人管理时间是最为宝贵的资源，如果我们不能管理时间是最为宝贵的资源，如果我们不能管理时间，便什么都不能管理。时间，便什么都不能管理。 彼得彼得杜拉克杜拉克放弃时间的人，时间也会放弃他。放弃时间的人，时间也会放弃他。 莎士比亚莎士比亚一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴。一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴。莫等闲，白了少年头，空悲切。莫等闲，白了少年头，空悲切。子在川上曰，逝者如斯夫！子在川上曰，逝者如斯夫！拥有明确的人生目标是管理好时间的前拥有明确的人生目标是管理好时间的前提。提。掌握时间分配的八大领域：掌握时间分配的八大领域： 健康、工作、心智、人际关系、理财、健康、工作、心智、人际关系、理财、家庭、心灵思考、休闲。家庭、心灵思考、休闲。 欲管理时间，先树立原则！时间管理的重要性时间管理的重要性瓶颈理论认为瓶颈理论认为, , 改善绩效的最佳方法不是改进每个环节步改善绩效的最佳方法不是改进每个环节步骤骤, , 而是改进瓶颈而是改进瓶颈 ( (最大的约束因素最大的约束因素). ). 因为系统的整体因为系统的整体绩效取决于瓶颈绩效取决于瓶颈时间正是管理人员的最大的约束因素时间正是管理人员的最大的约束因素. . 失去时间失去时间, , 人们会人们会变得无能变得无能时间管理的重要性至少等同于战略时间管理的重要性至少等同于战略, , 创新创新, , 领导力这些看领导力这些看似更为眩目的管理议题似更为眩目的管理议题, , 甚至更为重要甚至更为重要越忙越空虚越忙越空虚工作太多，总是做不完工作太多，总是做不完忙得没有时间吃饭和睡觉忙得没有时间吃饭和睡觉努力工作，却感受不到快乐努力工作，却感受不到快乐忙忙碌碌，焦头烂额，却毫无成就感忙忙碌碌，焦头烂额，却毫无成就感 没有原则，往往会。困困 惑惑无法辨认事情重要与否无力确定事情的先后顺序无力有条不紊地行事总是被更急迫的事情打断 你能回忆昨天的时间耗费吗？主要做的事及用时间主要做的事及用时间时间时间/ /工作清单分析工作清单分析有多少是有计划的？有多少是有计划的？有多少时段记不起做什么？有多少时段记不起做什么？超时超时/ /浪费多少浪费多少 （总和（总和/ /各项）？各项）？时间利用率？时间利用率？= = 工作用时之和工作用时之和 / / 法定工作时数法定工作时数什么原因？什么原因？7272岁是如何度过的？岁是如何度过的？睡觉睡觉20年年吃饭吃饭6年年生病生病3年年工作工作14年年读书读书3年年体育看电影电视等体育看电影电视等8年年饶舌饶舌4年年打电话打电话1年年等人等人3年年旅行旅行5年年打扮打扮5年年 时间管理的本质自我管理自我管理目标管理 重要目标目标价值观价值观 目标目标亲情亲情亲情亲情财富财富财富财富事业事业事业事业名利名利名利名利享乐享乐享乐享乐学习学习学习学习健康健康健康健康友情友情友情友情丧失目标，空有激情将让你丧失目标，空有激情将让你付出双倍的努力。付出双倍的努力。1414人们为什么不制定目标人们为什么不制定目标认为制定目标不重要认为制定目标不重要不知道如何做不知道如何做害怕失败害怕失败害怕别人笑话害怕别人笑话1515目标设定方法目标设定方法4W4W明确目标设定的理由（明确目标设定的理由（why?why?）明确实现目标需要做的事项（明确实现目标需要做的事项（what?what?）明确能帮助你实现目标的人（明确能帮助你实现目标的人（who?who?）明确目标实现的时间（明确目标实现的时间（when?when?）1H1H明确目标实现的途径明确目标实现的途径(how(how?) 1616确定目标的原则确定目标的原则S (Specific)M Measurable)A (Agreed)R (Realistic)T (Timed）具体性具体性可衡量可衡量一致性一致性现实性现实性有期限有期限 1717目标细化目标细化把你的把你的“计划计划”写在纸的右端，思考你在写在纸的右端，思考你在此前需要做什么。问自己：此前需要做什么。问自己：“我今天能开我今天能开始这一步骤吗？始这一步骤吗？”如果不能，如果不能，“我首先要我首先要做什么？做什么？”一步一步倒推。一步一步倒推。将每项计划切细再切细，切到你今天能够将每项计划切细再切细，切到你今天能够开始做的一个步骤为止。开始做的一个步骤为止。1818我我今今天天能能开开始的行动始的行动目标目标 时间管理的意义 更有效率 更成功 更幸福时间管理的法则时间管理的法则永远应先做最重要的事永远应先做最重要的事第二象限法则第二象限法则避免平均分配时间和精力避免平均分配时间和精力帕雷托帕雷托80/2080/20法则法则避免避免事事都想做完事事都想做完, , 学会取舍学会取舍工作工作ABCABC法则法则紧急紧急VSVS重要事情重要事情 A B C D 重要重要紧急急不重要不重要不不紧急急第二象限工作法第二象限工作法第四象限第四象限不不紧急且不重要急且不重要第三象限第三象限 紧急但不重要急但不重要第二象限第二象限 不不紧急但重要急但重要第一象限第一象限 紧急而重要急而重要重重要要 不不重重要要 紧急急 不不紧急急偏重第一类事务偏重第一类事务第四象限第三象限第二象限第一象限第一象限结果结果压力压力精疲力竭精疲力竭危机处理危机处理忙于收拾残局忙于收拾残局重重要要 不不重重要要紧急急 不不紧急急偏重第二类事务偏重第二类事务第四象限第四象限第三象限第三象限第二象限第二象限结果：果：有有远见，有理想，有理想平衡平衡纪律律自制自制少有危机少有危机第一象限第一象限重重要要 不不重重要要紧急急 不不紧急急偏重第三、四类事务偏重第三、四类事务 第四象限第四象限第三象限第三象限结果：果：全无全无责任感任感工作不保工作不保依依赖他人和社会机构他人和社会机构维生生第二象限第二象限第一象限第一象限重要 不重要紧急 不紧急完全时间管理完全时间管理1、事先周详的计划、事先周详的计划2、排定工作的优先顺序、排定工作的优先顺序3、设定长短程目标、设定长短程目标4、订定每日工作计划、订定每日工作计划5、挑战效率最高点、挑战效率最高点6、学习分配工作、学习分配工作7、今日事今日毕、今日事今日毕8、避免分散注意力、避免分散注意力9、将阻碍减到最低、将阻碍减到最低10、培养说、培养说“不不”的能力的能力11、应付突发状况、应付突发状况12、随时检视、随时检视思考题想一想想一想讨论三分钟讨论三分钟会议为什么没有实效会议为什么没有实效? ? 为什么员工讨厌开会呢？课堂讨论课堂讨论向会议要效益向会议要效益高效会议的本质高效会议的本质第一、明确开会目的，才能有的放矢第二、不是“要我去做”，而是“我要去做”第三、手握利器，有利亦有弊第四、根除问题，需与时俱进有有“规规”有有“矩矩”高效会议的原则高效会议的原则第一、会议健康，标准先行第二、会而有议：没有主题，就没有会议第三、议而有论：有参与，才有统一第四、论而有行：有追踪，才有服从第五、行而有果：只能先确定，落实才具体第六、果而有报：不要“苦劳”，只要“功劳”会议是领导重要的舞台，员工学习的课堂，干部训练的场所， 疗伤止痛的医院， 展示才华的舞台。关注现状和病因,仅仅只能防止出错,只有找到成功的标准,才可以复制成功! 启示录Impact (5 factors)会后早会业务启动大会 经营管理专题会会议系统早会（干部、全员） 夕会会议的类型干部早会每天开干部早会有必要吗？干部早会真正的价值是什么？课堂思考？课堂思考？全员早会为什么全员早会在操作中总是觉得很乏力？全员早会对企业的文化建设和管理意味着什么？课堂思考？课堂思考？03业务启动大会Part One你们单位开业务启动大会吗？效果怎么样?理想中的业务大会是什么样子的？课堂思考？课堂思考？1、不是井里没有水，而是你挖的不够深。不是成功来得慢，而是你努力的不够多。2、孤单一人的时间使自己变得优秀，给来的人一个惊喜，也给自己一个好的交代。3、命运给你一个比别人低的起点是想告诉你，让你用你的一生去奋斗出一个绝地反击的故事，所以有什么理由不努力!4、心中没有过分的贪求，自然苦就少。口里不说多余的话，自然祸就少。腹内的食物能减少，自然病就少。思绪中没有过分欲，自然忧就少。大悲是无泪的，同样大悟无言。缘来尽量要惜，缘尽就放。人生本来就空，对人家笑笑，对自己笑笑，笑着看天下，看日出日落，花谢花开，岂不自在，哪里来的尘埃!5、心情就像衣服，脏了就拿去洗洗，晒晒，阳光自然就会蔓延开来。阳光那么好，何必自寻烦恼，过好每一个当下，一万个美丽的未来抵不过一个温暖的现在。6、无论你正遭遇着什么，你都要从落魄中站起来重振旗鼓，要继续保持热忱，要继续保持微笑，就像从未受伤过一样。7、生命的美丽，永远展现在她的进取之中;就像大树的美丽，是展现在它负势向上高耸入云的蓬勃生机中;像雄鹰的美丽，是展现在它搏风击雨如苍天之魂的翱翔中;像江河的美丽，是展现在它波涛汹涌一泻千里的奔流中。8、有些事，不可避免地发生，阴晴圆缺皆有规律，我们只能坦然地接受;有些事，只要你愿意努力，矢志不渝地付出，就能慢慢改变它的轨迹。9、与其埋怨世界，不如改变自己。管好自己的心，做好自己的事，比什么都强。人生无完美，曲折亦风景。别把失去看得过重，放弃是另一种拥有;不要经常艳羡他人，人做到了，心悟到了，相信属于你的风景就在下一个拐弯处。10、有些事想开了，你就会明白，在世上，你就是你，你痛痛你自己，你累累你自己，就算有人同情你，那又怎样，最后收拾残局的还是要靠你自己。11、人生的某些障碍，你是逃不掉的。与其费尽周折绕过去，不如勇敢地攀登，或许这会铸就你人生的高点。12、有些压力总是得自己扛过去，说出来就成了充满负能量的抱怨。寻求安慰也无济于事，还徒增了别人的烦恼。13、认识到我们的所见所闻都是假象，认识到此生都是虚幻，我们才能真正认识到佛法的真相。钱多了会压死你，你承受得了吗?带，带不走，放，放不下。时时刻刻发悲心，饶益众生为他人。14、梦想总是跑在我的前面。努力追寻它们，为了那一瞬间的同步，这就是动人的生命奇迹。15、懒惰不会让你一下子跌倒，但会在不知不觉中减少你的收获;勤奋也不会让你一夜成功，但会在不知不觉中积累你的成果。人生需要挑战，更需要坚持和勤奋!16、人生在世：可以缺钱，但不能缺德;可以失言，但不能失信;可以倒下，但不能跪下;可以求名，但不能盗名;可以低落，但不能堕落;可以放松，但不能放纵;可以虚荣，但不能虚伪;可以平凡，但不能平庸;可以浪漫，但不能浪荡;可以生气，但不能生事。17、人生没有笔直路，当你感到迷茫、失落时，找几部这种充满正能量的电影，坐下来静静欣赏，去发现生命中真正重要的东西。18、在人生的舞台上，当有人愿意在台下陪你度过无数个没有未来的夜时，你就更想展现精彩绝伦的自己。但愿每个被努力支撑的灵魂能吸引更多的人同行。19、积极的人在每一次忧患中都看到一个机会，而消极的人则在每个机会中看到了某种忧患。莫找借口失败，只找理由成功。20、每一个成就和长进，都蕴含着曾经受过的寂寞、洒过的汗水、流过的眼泪。许多时候不是看到希望才去坚持，而是坚持了才能看到希望。1、这世上，没有谁活得比谁容易，只是有人在呼天抢地，有人在默默努力。2、当热诚变成习惯，恐惧和忧虑即无处容身。缺乏热诚的人也没有明确的目标。热诚使想象的轮子转动。一个人缺乏热诚就象汽车没有汽油。善于安排玩乐和工作，两者保持热诚，就是最快乐的人。热诚使平凡的话题变得生动。3、起点低怕什么，大不了加倍努力。人生就像一场马拉松比赛，拼的不是起点，而是坚持的耐力和成长的速度。只要努力不止，进步也会不止。4、如果你不相信努力和时光，那么时光第一个就会辜负你。不要去否定你的过去，也不要用你的过去牵扯你的未来。不是因为有希望才去努力，而是努力了，才能看到希望。5、人生每天都要笑，生活的下一秒发生什么，我们谁也不知道。所以，放下心里的纠结，放下脑中的烦恼，放下生活的不愉快，活在当下。人生喜怒哀乐，百般形态，不如在心里全部淡然处之，轻轻一笑，让心更自在，生命更恒久。积极者相信只有推动自己才能推动世界，只要推动自己就能推动世界。6、人性本善，纯如清溪流水凝露莹烁。欲望与情绪如风沙袭扰，把原本如天空旷蔚蓝的心蒙蔽。但我知道，每个人的心灵深处，不管乌云密布还是阴淤苍茫，但依然有一道彩虹，亮丽于心中某处。7、每个人的心里，都藏着一个了不起的自己，只要你不颓废，不消极，一直悄悄酝酿着乐观，培养着豁达，坚持着善良，只要在路上，就没有到达不了的远方！8、不要活在别人眼中，更不要活在别人嘴中。世界不会因为你的抱怨不满而为你改变，你能做到的只有改变你自己！9、欲戴王冠，必承其重。哪有什么好命天赐，不都是一路披荆斩棘才换来的。10、放手如拔牙。牙被拔掉的那一刻，你会觉得解脱。但舌头总会不由自主地往那个空空的牙洞里舔，一天数次。不痛了不代表你能完全无视，留下的那个空缺永远都在，偶尔甚至会异常挂念。适应是需要时间的，但牙总是要拔，因为太痛，所以终归还是要放手，随它去。11、这个世界其实很公平，你想要比别人强，你就必须去做别人不想做的事，你想要过更好的生活，你就必须去承受更多的困难，承受别人不能承受的压力。12、逆境给人宝贵的磨炼机会。只有经得起环境考验的人，才能算是真正的强者。自古以来的伟人，大多是抱着不屈不挠的精神，从逆境中挣扎奋斗过来的。13、不同的人生，有不同的幸福。去发现你所拥有幸运，少抱怨上苍的不公，把握属于自己的幸福。你，我，我们大家都可以经历幸福的人生。14、给自己一份坚强，擦干眼泪；给自己一份自信，不卑不亢；给自己一份洒脱，悠然前行。轻轻品，静静藏。为了看阳光，我来到这世上；为了与阳光同行，我笑对忧伤。15、总不能流血就喊痛，怕黑就开灯，想念就联系，疲惫就放空，被孤立就讨好，脆弱就想家，不要被现在而蒙蔽双眼，终究是要长大，最漆黑的那段路终要自己走完。16、在路上，我们生命得到了肯定，一路上，我们有失败也有成功，有泪水也有感动，有曲折也有坦途，有机遇也有梦想。一路走来，我们熟悉了陌生的世界，我们熟悉了陌生的面孔，遇人无数，匆匆又匆匆，有些成了我们忘不掉的背影，有些成了我们一生的风景。我笑，便面如春花，定是能感动人的，任他是谁。17、努力是一种生活态度，与年龄无关。所以，无论什么时候，千万不可放纵自己，给自己找懒散和拖延的借口，对自己严格一点儿，时间长了，努力便成为一种心理习惯，一种生活方式！18、自己想要的东西，要么奋力直追，要么干脆放弃。别总是逢人就喋喋不休的表决心或者哀怨不断，做别人茶余饭后的笑点。19、即使不能像依米花那样画上完美的感叹号，但我们可以歌咏最感人的诗篇；即使不能阻挡暴风雨的肆虐，但我们可以左右自己的心情；即使无法预料失败的打击，但我们可以把它当作成功的一个个驿站。20、能力配不上野心，是所有烦扰的根源。这个世界是公平的，你要想得到，就得学会付出和坚持。每个人都是通过自己的努力，去决定生活的样子。1、只要有坚强的意志力，就自然而然地会有能耐、机灵和知识。2、你们应该培养对自己，对自己的力量的信心，百这种信心是靠克服障碍，培养意志和锻炼意志而获得的。3、坚强的信念能赢得强者的心，并使他们变得更坚强。4、天行健，君子以自强不息。5、有百折不挠的信念的所支持的人的意志，比那些似乎是无敌的物质力量有更强大的威力。6、永远没有人力可以击退一个坚决强毅的希望。7、意大利有一句谚语：对一个歌手的要求，首先是嗓子、嗓子和嗓子我现在按照这一公式拙劣地摹仿为：对一个要成为不负于高尔基所声称的那种“人”的要求，首先是意志、意志和意志。8、执着追求并从中得到最大快乐的人，才是成功者。9、三军可夺帅也，匹夫不可夺志也。10、发现者，尤其是一个初出茅庐的年轻发现者，需要勇气才能无视他人的冷漠和怀疑，才能坚持自己发现的意志，并把研究继续下去。11、我的本质不是我的意志的结果，相反，我的意志是我的本质的结果，因为我先有存在，后有意志，存在可以没有意志，但是没有存在就没有意志。12、公共的利益，人类的福利，可以使可憎的工作变为可贵，只有开明人士才能知道克服困难所需要的热忱。13、立志用功如种树然，方其根芽，犹未有干；及其有干，尚未有枝；枝而后叶，叶而后花。14、意志的出现不是对愿望的否定，而是把愿望合并和提升到一个更高的意识水平上。15、无论是美女的歌声，还是鬓狗的狂吠，无论是鳄鱼的眼泪，还是恶狼的嚎叫，都不会使我动摇。16、即使遇到了不幸的灾难，已经开始了的事情决不放弃。17、最可怕的敌人，就是没有坚强的信念。18、既然我已经踏上这条道路，那么，任何东西都不应妨碍我沿着这条路走下去。19、意志若是屈从，不论程度如何，它都帮助了暴力。20、有了坚定的意志，就等于给双脚添了一对翅膀。21、意志坚强，就会战胜恶运。22、只有刚强的人，才有神圣的意志，凡是战斗的人，才能取得胜利。23、卓越的人的一大优点是：在不利和艰难的遭遇里百折不挠。24、疼痛的强度，同自然赋于人类的意志和刚度成正比。25、能够岿然不动，坚持正见，度过难关的人是不多的。26、钢是在烈火和急剧冷却里锻炼出来的，所以才能坚硬和什么也不怕。我们的一代也是这样的在斗争中和可怕的考验中锻炼出来的，学习了不在生活面前屈服。27、只要持续地努力，不懈地奋斗，就没有征服不了的东西。28、立志不坚，终不济事。29、功崇惟志，业广惟勤。30、一个崇高的目标，只要不渝地追求，就会居为壮举；在它纯洁的目光里，一切美德必将胜利。