高效的工作方法高效的工作方法员工基本职业素质培训员工基本职业素质培训 系列之一系列之一生活随性生活随性梦想随心梦想随心 夏雪莹夏雪莹高级人力资源管理师人才测评师GCDF全球职业规划师症状：工作越来越没效率；症状：工作越来越没效率； 文件积压越来越厚；文件积压越来越厚； 每天的预定目标只完成了一半；每天的预定目标只完成了一半； 下班时发现今天几乎什么也没干。下班时发现今天几乎什么也没干。病因：无目标、无计划，工作无规律；病因：无目标、无计划，工作无规律； 做事拖拉，时常抱着做事拖拉，时常抱着“还有明天还有明天”的想法；的想法； 时间管理不善，做事不分先后、主次。时间管理不善，做事不分先后、主次。 员工基本职业素质培训员工基本职业素质培训 系列之一系列之一 高效的工作方法高效的工作方法员工基本职业素质培训员工基本职业素质培训 系列之一系列之一 高效的工作方法高效的工作方法o第一部分第一部分 使你的工作系统化使你的工作系统化 在旁观者看来，不整洁的工作在旁观者看来，不整洁的工作场所除了反映出工作者头脑混乱场所除了反映出工作者头脑混乱以外，不再代表其他。以外，不再代表其他。 员工基本职业素质培训员工基本职业素质培训 系列之一系列之一 高效的工作方法高效的工作方法o1.1 你的工作需要系统化你的工作需要系统化办公室的办公室的5S运动：运动： 5S起源于日本，就是整理（起源于日本，就是整理（SEIRI）、整顿（）、整顿（SEITON）、）、清扫（清扫（SEISO）、清洁（）、清洁（SETKETSU）、素养（）、素养（SHITSUKE）五）五个项目，因日语的罗马拼音均以个项目，因日语的罗马拼音均以“S”开头，简称为开头，简称为5S。 5S运动提出的目标简单而明确，就是要为员工创造一个干净、运动提出的目标简单而明确，就是要为员工创造一个干净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境。整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境。5S的倡导者相信，保持工的倡导者相信，保持工作环境的干净整洁，物品摆放有条不紊，一目了然，能最大程度地提作环境的干净整洁，物品摆放有条不紊，一目了然，能最大程度地提高工作效率。高工作效率。如果你的办公室、办公桌都井然有序，那你的工作效率一定不低。如果你的办公室、办公桌都井然有序，那你的工作效率一定不低。员工基本职业素质培训员工基本职业素质培训 系列之一系列之一 高效的工作方法高效的工作方法o1.2 开始系统化你的工作开始系统化你的工作系统化你的工具系统化你的工具 （1）基本工具。）基本工具。 （2）复印机。）复印机。 （3）传真机。）传真机。 （4）电脑。）电脑。提醒：提醒： 在我们试着改变工作的过程中，常常会陷入这样的困境：在我们试着改变工作的过程中，常常会陷入这样的困境：试着解决复杂的问题而忽略了基本的问题。而基本的问题却是试着解决复杂的问题而忽略了基本的问题。而基本的问题却是任何一位工作者每天都要处理的，包括他的办公桌、椅子、电任何一位工作者每天都要处理的，包括他的办公桌、椅子、电脑、订书机、文件夹、档案夹、电脑磁盘、还有更多的其他东脑、订书机、文件夹、档案夹、电脑磁盘、还有更多的其他东西。西。员工基本职业素质培训员工基本职业素质培训 系列之一系列之一 高效的工作方法高效的工作方法o1.2 开始系统化你的工作开始系统化你的工作（1）工作档。）工作档。o 什么是工作档？什么是工作档？o 工作档是用来整理目前进行的专案和固定的工作。工作档是用来整理目前进行的专案和固定的工作。o 工作档有什么？工作档有什么？o A.立即可用的资料。立即可用的资料。 B.“待议待议”的项目。的项目。o C.固定项目。固定项目。 D.目前的专案目前的专案 o E.问题档问题档员工基本职业素质培训员工基本职业素质培训 系列之一系列之一 高效的工作高效的工作方法方法o1.2 开始系统化你的工作开始系统化你的工作教你一招：教你一招：（1）要将文书工作处理得更好，就要根据使用的频率来整）要将文书工作处理得更好，就要根据使用的频率来整 理你的文件。你最常用的东西应该在你的手边，随手理你的文件。你最常用的东西应该在你的手边，随手 可取。可取。（2）将所有不用的文件移走，不要让它们占据你的工作档。）将所有不用的文件移走，不要让它们占据你的工作档。（3）确定你为每一专案和活动都建立了档案。把每一个档案）确定你为每一专案和活动都建立了档案。把每一个档案 清楚地贴上标签。清楚地贴上标签。（4）建立问题档，一部分编号）建立问题档，一部分编号0112，代表每年的每一个，代表每年的每一个 月；另一部分编号月；另一部分编号0131号，代表一个月的每一天。号，代表一个月的每一天。员工基本职业素质培训员工基本职业素质培训 系列之一系列之一 高效的工作方法高效的工作方法o1.2 开始系统化你的工作开始系统化你的工作o（2）资料档）资料档o 列出你的资料档项目清单。列出你的资料档项目清单。o 建立资料档时需要考虑的两件事：建立资料档时需要考虑的两件事：o A.怎样的资料才有保存价值？怎样的资料才有保存价值？o B.你的资料档方便查阅吗？你的资料档方便查阅吗？o 帮助你将自己资料档结构化的做法：帮助你将自己资料档结构化的做法：o A.列出你工作的主要内容，这些可以成为你资料档的类别。列出你工作的主要内容，这些可以成为你资料档的类别。o B.档案夹应根据所确定的类别，做清楚且适当的标示。档案夹应根据所确定的类别，做清楚且适当的标示。o C.查现存的档案，然后去掉没用的档案。查现存的档案，然后去掉没用的档案。o D.一个抽屉存放一个或多个类别。一个抽屉存放一个或多个类别。o E.将档案按字母顺序排列。将档案按字母顺序排列。员工基本职业素质培训员工基本职业素质培训 系列之一系列之一 高效的工作方法高效的工作方法o1.2 开始系统化你的工作开始系统化你的工作让你的档案更加有效的小秘诀：让你的档案更加有效的小秘诀：（1）使用大写、清楚的字母标示档案。）使用大写、清楚的字母标示档案。（2）使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。）使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。（3）将类别与次类别标签排成一列，类别与次类别用不同）将类别与次类别标签排成一列，类别与次类别用不同 颜色标示。颜色标示。（4）为大型的资料建立索引。）为大型的资料建立索引。员工基本职业素质培训员工基本职业素质培训 系列之一系列之一 高效的工作方法高效的工作方法o小结小结开始系统化你的工作：开始系统化你的工作： （1）系统化你的工具；）系统化你的工具； （2）系统化你的文件；）系统化你的文件； （3）建立你的工作档。）建立你的工作档。 员工基本职业素质培训员工基本职业素质培训 系列之一系列之一 高效的工作方法高效的工作方法 第二部分第二部分 学会用学会用PDCA循环法循环法 P D C A 它是一种很科学的管理程序，它是一种很科学的管理程序，同时也是一种很科学的工作程序。同时也是一种很科学的工作程序。21 什么是什么是PDCA？这是四个英文字母，分别代表计划（这是四个英文字母，分别代表计划（Plan）、执行（）、执行（Do ）、检查）、检查（Check）、修正再执行（）、修正再执行（ Action）。）。计划计划（Plan）修正修正 再执行再执行 执行执行(Action) (Do) 检查检查(Check)PCDA循环循环员工基本职业素质培训员工基本职业素质培训 系列之一系列之一 高效的工作方法高效的工作方法2.2 PCDA循环法四大要素循环法四大要素 2.2 PCDA循环法四大要素循环法四大要素计划（计划（Plan）执行（执行（Do）检查（检查（Check）修正再执行（修正再执行（Action） 在工作程序在工作程序Plan Do Check Action过程中：过程中： Plan即拟订计划，制订计划目标，制订计划做法；即拟订计划，制订计划目标，制订计划做法； Do即执行实施，并加以控制；即执行实施，并加以控制； Check即确认或评估执行状况与目标之差距；即确认或评估执行状况与目标之差距； Action即执行结果与目标值之差距探讨，并修正即执行结果与目标值之差距探讨，并修正 采取措施。采取措施。员工基本职业素质培训员工基本职业素质培训 系列之一系列之一 高效的工作方法高效的工作方法oPDCA循环工作步骤表循环工作步骤表阶段阶段步骤步骤计划阶段（计划阶段（P）设定目标设定目标搜索与目标相关的信息搜索与目标相关的信息找出最佳方案找出最佳方案制订计划工作表制订计划工作表执行阶段（执行阶段（D）按计划工作表执行工作按计划工作表执行工作检查阶段（检查阶段（C）检查执行情况检查执行情况修正再执行阶段（修正再执行阶段（A）对检查结果做出修正对检查结果做出修正修正后再执行修正后再执行PDCA循环工作步骤图循环工作步骤图A PC D修正后再执行修正后再执行对检查结果对检查结果做出修正做出修正设定设定目标目标搜索搜索信息信息拟定方案拟定方案制作计划工作表制作计划工作表检查执行情况检查执行情况按计划工作表按计划工作表执行工作执行工作员工基本职业素质培训员工基本职业素质培训 系列之一系列之一 高效的工作方法高效的工作方法C（检查）阶段：（检查）阶段：1、考核、考核2、反馈、反馈A(修正在执行）阶段：修正在执行）阶段：1、总结、总结2、提高、提高提高后进入下一循环（包括未提高后进入下一循环（包括未解决的问题和新出现的问题）解决的问题和新出现的问题）PDCA在绩效管理中的应用：在绩效管理中的应用：P（计划）阶段：（计划）阶段：1、企业目标、企业目标2、职位说明书、职位说明书3、关键指标、关键指标D（实施）阶段：（实施）阶段：1、沟通、沟通2、辅导、辅导3、记录、记录分享分享员工基本职业素质培训员工基本职业素质培训 系列之一系列之一 高效的工作方法高效的工作方法小结：小结： 了解了解“PDCA”循环图循环图 P （Plan）计划）计划 D （Do）执行）执行 C （Check）检查）检查 A （Action）修正再执行）修正再执行员工基本职业素质培训员工基本职业素质培训 系列之一系列之一 高效的工作方法高效的工作方法o第三部分第三部分 高效的工作方法高效的工作方法 有人问撒切尔夫人，你每天日理万有人问撒切尔夫人，你每天日理万机又是怎样将所有的工作处理得井井有机又是怎样将所有的工作处理得井井有条的，撒切尔夫人说条的，撒切尔夫人说，“其实没什么诀其实没什么诀窍，我只是将每天应做的工作列出来，窍，我只是将每天应做的工作列出来，然后一条条划去而已然后一条条划去而已”员工基本职业素质培训员工基本职业素质培训 系列之一系列之一 高效的工作方法高效的工作方法日常工作表单：日常工作表单：每日工作计划每日工作计划每周工作计划每周工作计划每月工作计划每月工作计划员工基本职业素质培训员工基本职业素质培训 系列之一系列之一 高效的工作方法高效的工作方法o3.1 锁定工作的目标锁定工作的目标未了解目的港口的人无法一帆风顺。未了解目的港口的人无法一帆风顺。 塞内卡塞内卡员工基本职业素质培训员工基本职业素质培训 系列之一系列之一 高效的工作方法高效的工作方法o3.1 锁定工作的目标锁定工作的目标 有效目标的有效目标的“SMART”原则：原则： 明确的（明确的（Specific）；）； 可量化的（可量化的（Measurable）；）； 切实可行的（切实可行的（Achievable）；）； 注重结果的（注重结果的（Result-oriented）；）； 有时间限制的（有时间限制的（Time-limited）。）。 员工基本职业素质培训员工基本职业素质培训 系列之一系列之一 高效的工作方法高效的工作方法 3.2 信息过滤器：一切的根源信息过滤器：一切的根源o如果我们只会一如果我们只会一 味地搜集资料，而不会加以利用，味地搜集资料，而不会加以利用，那么我们拥有的资料与垃圾桶里的垃圾并无两样。那么我们拥有的资料与垃圾桶里的垃圾并无两样。3.2 信息过滤器信息过滤器信息过滤器流程图信息过滤器流程图大量的大量的信息信息直接直接相关相关的信的信息息有有用用信信息息相关相关信息信息过滤器过滤器过滤器过滤器过滤器过滤器员工基本职业素质培训员工基本职业素质培训 系列之一系列之一 高效的工作方法高效的工作方法o33 正确的做事，更要做正确的事正确的做事，更要做正确的事q小故事：小故事： 一个人想吃苹果，所以他搬来了梯子并靠在树上准备爬上树摘一个人想吃苹果，所以他搬来了梯子并靠在树上准备爬上树摘苹果，但当他爬上树时他才发现他的梯子靠错了地方，他爬上的苹果，但当他爬上树时他才发现他的梯子靠错了地方，他爬上的是一棵梨树。是一棵梨树。q启示启示：做正确的事，比什么都重要做正确的事，比什么都重要员工基本职业素质培训员工基本职业素质培训 系列之一系列之一 高效的工作方法高效的工作方法o34 ABC法则法则o把你的工作按照以下标准分成三种类型：把你的工作按照以下标准分成三种类型：oA型：今天必须做型：今天必须做重要并且紧急的任务。重要并且紧急的任务。oB型：今天应该做型：今天应该做重要或紧急，但不是既重重要或紧急，但不是既重o 要又紧急的任务。要又紧急的任务。oC型：今天可以做型：今天可以做既不重要也不紧急的日常既不重要也不紧急的日常o 任务。任务。平衡日常工作任务平衡日常工作任务A型：型：你应该尝试每天完你应该尝试每天完成几项紧急和有难成几项紧急和有难度的任务。度的任务。B型：型：你的工作主要由这你的工作主要由这部分任务构成，这部分任务构成，这些任务应占去大部些任务应占去大部分工作时间。分工作时间。C型：型：这些不紧急的事这些不紧急的事情应待有时间再情应待有时间再做。做。一个工作日一个工作日提醒你注意：提醒你注意：任何工作日，都应任何工作日，都应该是该是A型、型、B型、型、C型任务的混合。型任务的混合。你应该把这三种类你应该把这三种类型的工作任务均匀型的工作任务均匀分布于全天，而不分布于全天，而不是按顺序干完是按顺序干完A型型任务，再干任务，再干B型任型任务，等等，注意三务，等等，注意三者的平衡。者的平衡。考虑一项任务的优先程度考虑一项任务的优先程度这项任务是否既重这项任务是否既重要又紧迫？否要又紧迫？否 是是这项任务是否必要？这项任务是否必要？否否 是是这项任务能否助你更这项任务能否助你更有效地工作？有效地工作？ 否否 是是这项任务是否日常性这项任务是否日常性的？的？ 否否 是是 是否今天就需要完成？是否今天就需要完成？否否 是是这项任务是否有最后这项任务是否有最后期限？期限？ 否否 是是 这项任务是否重要但这项任务是否重要但不紧迫，或紧迫但不不紧迫，或紧迫但不重要？重要？ 否否 昌昌不必做，取消它不必做，取消它留待有空时再做留待有空时再做分出时间来完成分出时间来完成制订可行的期限制订可行的期限留出时间完成留出时间完成立即行动立即行动A型型任务任务C型型任务任务B型型任务任务否否否否否否否否否否否否否否是是是是是是是是是是是是是是员工基本职业素质培训员工基本职业素质培训 系列之一系列之一 高效的工作方法高效的工作方法o35 80:20定律定律o80：20定律主张：以一个小的诱因、投入或努力，通常可以产生定律主张：以一个小的诱因、投入或努力，通常可以产生大的结果、产出或酬劳。大的结果、产出或酬劳。o就字面意义来看，这法则是说，你完成的工作里就字面意义来看，这法则是说，你完成的工作里80%成果，来自成果，来自于你所付出的于你所付出的20%。因此，你只要集中精力处理工作中比较重要。因此，你只要集中精力处理工作中比较重要的的20%的那分，就可以解决全部的的那分，就可以解决全部的80%。应用应用80:2080:20定律，你需要学会：定律，你需要学会：寻求捷径，而非全程参与；寻求捷径，而非全程参与；练习用最少的努力去控制工作、生活；练习用最少的努力去控制工作、生活；选择性寻找，而非巨细无遗地观察；选择性寻找，而非巨细无遗地观察；在几件工作上追求出色，不必事事都有好表现；在几件工作上追求出色，不必事事都有好表现；完成最重要的工作，不必事必躬亲；完成最重要的工作，不必事必躬亲； 特别提醒：特别提醒： 我们务必时时检讨自己，是否把较多的时间和精力放在关我们务必时时检讨自己，是否把较多的时间和精力放在关键少数事务上面，而不是浪费在无用的多数事务上。键少数事务上面，而不是浪费在无用的多数事务上。员工基本职业素质培训员工基本职业素质培训 系列之一系列之一 高效的工作方法高效的工作方法员工基本职业素质培训员工基本职业素质培训 系列之一系列之一 高效的工作方法高效的工作方法分享分享 应用应用80:20定律，管理核心员工。定律，管理核心员工。员工基本职业素质培训员工基本职业素质培训 系列之一系列之一 高效的工作方法高效的工作方法o小结：小结： 关注目标关注目标 信息过滤信息过滤 做正确的事做正确的事 ABC法则法则 80:20定律定律员工基本职业素质培训员工基本职业素质培训 系列之一系列之一 高效的工作方法高效的工作方法第四部分第四部分 经验分享经验分享o4 41 1 不要去重新发明轮子不要去重新发明轮子多总结过去的经验多总结过去的经验学会检索使用资料学会检索使用资料善于利用已经取得的善于利用已经取得的 成果成果 员工基本职业素质培训员工基本职业素质培训 系列之一系列之一 高效的工作方法高效的工作方法42 拖延困扰着所有的人拖延困扰着所有的人什么引起拖延：什么引起拖延： 不愉快的事不愉快的事 困难的事困难的事 难做决定的事难做决定的事 然而，这些正是获得成功然而，这些正是获得成功最重要的事。最重要的事。员工基本职业素质培训员工基本职业素质培训 系列之一系列之一 高效的工作方法高效的工作方法克服拖延的方法：克服拖延的方法：1、先承认它、先承认它不要找理由找借口，你就会行动起来。不要找理由找借口，你就会行动起来。2、检查你的处境，找出为什么？、检查你的处境，找出为什么？3、找出克服拖延的方法：、找出克服拖延的方法：A：先做难的事：先做难的事B：分析解决不愉快的事：分析解决不愉快的事C：将复杂的事分成许多步去做，一次专攻一件事。：将复杂的事分成许多步去做，一次专攻一件事。D：做最能使你达到目标的事。：做最能使你达到目标的事。4、不要成为完美主义者、不要成为完美主义者5、不要等待好心情，不管心情如何，立即开始。、不要等待好心情，不管心情如何，立即开始。6、做事只有两条原则：立即开始、坚持下去。、做事只有两条原则：立即开始、坚持下去。员工基本职业素质培训员工基本职业素质培训 系列之一系列之一 高效的工作方法高效的工作方法43 自我约束自我约束改变习惯是关键改变习惯是关键不要老以不要老以“时间不够用时间不够用”作为作为“想做而没有做想做而没有做”的借口。的借口。你应该去做的事情，而不管你是否喜欢去做。你应该去做的事情，而不管你是否喜欢去做。员工基本职业素质培训员工基本职业素质培训 系列之一系列之一 高效的工作方法高效的工作方法44 留出弹性时间留出弹性时间 将干扰考虑进你的生活，你会更加坦然。将干扰考虑进你的生活，你会更加坦然。 谁在干扰你？什么时间？多长时间？什么事？谁在干扰你？什么时间？多长时间？什么事？ 干扰是你工作的一部分干扰是你工作的一部分但绝不意味着容忍所有的干扰。但绝不意味着容忍所有的干扰。员工基本职业素质培训员工基本职业素质培训 系列之一系列之一 高效的工作方法高效的工作方法45 甭想把整个海洋煮沸甭想把整个海洋煮沸请记住：你没有能力把整个海洋煮沸！个人的知识、能请记住：你没有能力把整个海洋煮沸！个人的知识、能力、精力是有限的，依靠和利用团队成员的知识、经验力、精力是有限的，依靠和利用团队成员的知识、经验和能力共同完成项目是明智的选择，不要担心功劳被别和能力共同完成项目是明智的选择，不要担心功劳被别人抢走。人抢走。合作、合作、再合作，永远都是合作！合作、合作、再合作，永远都是合作！替他人着想替他人着想保持对工作的热情，并将这种热情注入别人体内，就必保持对工作的热情，并将这种热情注入别人体内，就必然出现合作的结果。然出现合作的结果。员工基本职业素质培训员工基本职业素质培训 系列之一系列之一 高效的工作方法高效的工作方法46 找到你自己的师傅找到你自己的师傅三人行必有我师三人行必有我师多向别人学习多向别人学习多向前辈学习多向前辈学习找一个你尊敬的人拜为师傅，多和他交流，听取他的建找一个你尊敬的人拜为师傅，多和他交流，听取他的建议议员工基本职业素质培训员工基本职业素质培训 系列之一系列之一 高效的工作方法高效的工作方法 谢谢