高效会议管理培训之高效会议管理培训之如何把会议开得有效率？如何把会议开得有效率？课程目标课程目标课程目标课程目标了解会议的常见步骤，组织、主持、参与会议了解会议的常见步骤，组织、主持、参与会议了解会议沟通的关键技巧与关键问题处理了解会议沟通的关键技巧与关键问题处理了解会议管理及沟通的常用方法与相关工具模板了解会议管理及沟通的常用方法与相关工具模板了解会议管理与沟通的最佳实践了解会议管理与沟通的最佳实践2日程及时间安排日程及时间安排日程及时间安排日程及时间安排Part II 会议步骤、内容及练习会议步骤、内容及练习 14:00-14:50Part I 会议综述及利弊谈会议综述及利弊谈 13:45-14:00Part III 关键会议技巧与关键问题处理关键会议技巧与关键问题处理 15:00-16:30Part IV 会议模板及工具介绍会议模板及工具介绍 16:40-16:50Part IIV 会议管理与沟通最佳实践会议管理与沟通最佳实践 16:50-17:15Part IIIV 总结总结 17:15-17:20 休息休息10分钟分钟 休息休息10分钟分钟 答疑及其他答疑及其他10分钟分钟3日程日程日程日程Part II 会议步骤、内容及练习会议步骤、内容及练习Part I 会议综述及利弊谈会议综述及利弊谈Part III 关键会议技巧与关键问题处理关键会议技巧与关键问题处理Part IV 会议模板及工具介绍会议模板及工具介绍Part IIV 会议管理与沟通最佳实践会议管理与沟通最佳实践Part IIIV “如何将会议开得有效率？如何将会议开得有效率？”总结总结4算算看，你有多少时间在开会？算算看，你有多少时间在开会？算算看，你有多少时间在开会？算算看，你有多少时间在开会？盘点你的会议成本，看一下正常情况下你一周内会：盘点你的会议成本，看一下正常情况下你一周内会：开几个会？为会议花掉多少时间？因为开会达成几项共识？因为开会完成几个结论？因为开会加了多久的班？因为开会失去多少关键时刻？因为开会Delay多少工作？5会议的定义会议的定义会议的定义会议的定义商业会议由若干人参加，他们聚到一商业会议由若干人参加，他们聚到一起是为了解决问题或作出决定。起是为了解决问题或作出决定。6会议的种类与性质会议的种类与性质会议的种类与性质会议的种类与性质n谈判会议谈判会议用于解决争端和冲突，目的在于经过讨论用于解决争端和冲突，目的在于经过讨论 达成一致或谅解。达成一致或谅解。n报告会议报告会议信息往往是单向流动，不允许讨论，否则信息往往是单向流动，不允许讨论，否则 会影响信息的有效传递。会影响信息的有效传递。n解决问题会议解决问题会议要求充分发挥参会人员的主观能动性，使要求充分发挥参会人员的主观能动性，使 问题得以有效的解决。问题得以有效的解决。n制定决策会议制定决策会议只限于特殊人员参与，组织严密。参与者只限于特殊人员参与，组织严密。参与者 必须深刻理解决策并对决策承担责任必须深刻理解决策并对决策承担责任n收集、发布、交流信息会议收集、发布、交流信息会议发布消息，发表意见，了解对消息、意见发布消息，发表意见，了解对消息、意见 的反应。此类会议鼓励讨论与提问。的反应。此类会议鼓励讨论与提问。其实，其实，企业的企业的会议经会议经常是常是几种会几种会议的整议的整合。合。7为什么要开会？开这么多会？为什么要开会？开这么多会？为什么要开会？开这么多会？为什么要开会？开这么多会？现代企业面对更为激烈的竞争，需要市场导向，随时开会决定与调整行现代企业面对更为激烈的竞争，需要市场导向，随时开会决定与调整行动方针动方针一家公司的一家公司的开会效率与执行力，决定了该公司的竞争力开会效率与执行力，决定了该公司的竞争力企业压力大，员工压力也大，工作时间也长，为什么要开这么多的会？企业压力大，员工压力也大，工作时间也长，为什么要开这么多的会？Net Meeting調查結果：美國上班族調查結果：美國上班族 每週平均參加十個會議每週平均參加十個會議 約占每週工作時間一到一天半約占每週工作時間一到一天半 經理人每週有一半以上時間在開會經理人每週有一半以上時間在開會 57%的上班族開會前心情緊張的上班族開會前心情緊張 上班族普遍認為平均一半的會議時間是浪費的上班族普遍認為平均一半的會議時間是浪費的9开会也可以赚钱开会也可以赚钱开会也可以赚钱开会也可以赚钱日产汽车靠着有效的日产汽车靠着有效的会议革命，会议革命，省下了省下了六十亿日元成本六十亿日元成本未来三年预计还可未来三年预计还可省下三百亿日元省下三百亿日元所以有效开会，稳赚不赔所以有效开会，稳赚不赔 精准计算会议精准计算会议成本：成本： 会议成本会议成本=人人数数x 时间时间 x 薪资单价薪资单价 会议报酬率会议报酬率=会议会议成本：成本：会议会议效益效益10算一算我们今天的会议直接成本算一算我们今天的会议直接成本算一算我们今天的会议直接成本算一算我们今天的会议直接成本计算我们今天的会议直接成本计算我们今天的会议直接成本11某高科技公司之会议开销某高科技公司之会议开销某高科技公司之会议开销某高科技公司之会议开销 各阶层的职员人数各阶层的职员人数每每周周时数时数每每小小时时的的负负担担比比率率估计估计会会议议时时间间所所耗耗的的成成本本高层主管（高层主管（500500）中层主管（中层主管（200200）低层主管（低层主管（70007000）每周会议开销每周会议开销每年会议开销每年会议开销（￥（￥532500048532500048周）周）有效会议开销之估计有效会议开销之估计（占每年的（占每年的50%50%）无效率会议的成本损失无效率会议的成本损失121210.510.58.48.4￥100100￥8585￥5050￥600,000600,000￥1,785,0001,785,000￥2,940,0002,940,000￥5,325,0005,325,000￥255,600,000255,600,000￥127,800,000127,800,000￥127,800,000127,800,000*会会议议时时数数与与负负担担比比率率资资料料，是是根根据据摩摩司司魏魏克克19951995年年针针对对500500家家高高科科技技公司的研究报告。公司的研究报告。12会议的利弊会议的利弊会议的利弊会议的利弊小组面对面沟通小组面对面沟通众多讯息一次交流众多讯息一次交流融合意见凝聚共识融合意见凝聚共识分派工作，公平合理分派工作，公平合理解决问题解决问题工作时间被分割工作时间被分割人多口杂，讨论耗时人多口杂，讨论耗时晚上加班晚上加班特殊问题还是个别沟通特殊问题还是个别沟通没有产能没有产能别人发言比自己开口多别人发言比自己开口多Delay重要工作或客户重要工作或客户但开会也让你但开会也让你开会让你开会让你效率决定竞争力，个人如此，企业也是如此效率决定竞争力，个人如此，企业也是如此会议效率直接关系到个人效率和企业效率会议效率直接关系到个人效率和企业效率13正确认识会议正确认识会议正确认识会议正确认识会议l许多人对那些冗长、沉闷、与自己无关、毫无结果的会议感许多人对那些冗长、沉闷、与自己无关、毫无结果的会议感到厌烦十分，想方设法到厌烦十分，想方设法“逃会逃会”l许多组织认为，只要对会议进行有效的控制，会议可以产生许多组织认为，只要对会议进行有效的控制，会议可以产生其他沟通方式无法达到的效果其他沟通方式无法达到的效果l其实，会议是一种无法取代的沟通方式，你不能完全放弃它，其实，会议是一种无法取代的沟通方式，你不能完全放弃它，你只有学习如何使会议更有效。事实证明，有效地开会是可你只有学习如何使会议更有效。事实证明，有效地开会是可以学会的！以学会的！14日程日程日程日程Part II 会议步骤、内容及练习会议步骤、内容及练习Part I 会议综述及利弊谈会议综述及利弊谈Part III 关键会议技巧与关键问题处理关键会议技巧与关键问题处理Part IV 会议模板及工具介绍会议模板及工具介绍Part IIV 会议管理与沟通最佳实践会议管理与沟通最佳实践Part IIIV “如何将会议开得有效率？如何将会议开得有效率？”总结总结15会议的五大步骤及其内容会议的五大步骤及其内容会议的五大步骤及其内容会议的五大步骤及其内容会前准备会前准备会议开始会议开始会议进行会议进行1.确定会议目标和确定会议目标和希望达成的结果希望达成的结果2.决定是否召开会决定是否召开会议议3.准备背景资料准备背景资料4.确定会议日程确定会议日程5.邀请适当的出席邀请适当的出席者者6.准备场地，保障准备场地，保障会议顺利开始会议顺利开始1.宣布会议目标、宣布会议目标、主题、讨论日主题、讨论日程程2.确定会议记录确定会议记录人员人员3.制造积极沟通制造积极沟通的气氛的气氛1.按照日程进行按照日程进行讨论，防止偏讨论，防止偏离主题离主题2.积极启发、引积极启发、引导，把握讨论导，把握讨论方向方向3.处理冷场和冲处理冷场和冲突突会议总结会议总结跟踪执行跟踪执行1.根根据会议纪要据会议纪要和个人发言进和个人发言进行总结行总结2.形形成决议和待成决议和待议开放问题议开放问题3.提提出行动计划出行动计划 1.监督会议决议监督会议决议的执行并及时的执行并及时控制控制2.跟踪待议问题跟踪待议问题组织者/主持人参与者1.理解会议目标、理解会议目标、主题、讨论日主题、讨论日程程2.积极思考，准积极思考，准备沟通备沟通1.主动思考问题主动思考问题，积极表达看法积极表达看法2.鼓励他人发言，鼓励他人发言，仔细倾听他人仔细倾听他人发言发言1.根据会议主题和根据会议主题和日程进行准备日程进行准备2.按时按时出席会议出席会议 1.总结补充总结补充 1.执行会议决议执行会议决议并及时反馈并及时反馈2.继续思考待议继续思考待议问题问题1234516会议练习会议练习会议练习会议练习准备准备10分钟分钟实战实战20分钟分钟总结总结10分钟分钟17会议成功与失误讨论会议成功与失误讨论会议成功与失误讨论会议成功与失误讨论会议技巧会议技巧会议问题会议问题会前会前会中会中会后会后18日程日程日程日程Part II 会议步骤、内容及练习会议步骤、内容及练习Part I 会议综述及利弊谈会议综述及利弊谈Part III 关键会议技巧与关键问题处理关键会议技巧与关键问题处理Part IV 会议模板及工具介绍会议模板及工具介绍Part IIV 会议管理与沟通最佳实践会议管理与沟通最佳实践Part IIIV “如何将会议开得有效率？如何将会议开得有效率？”总结总结1920会议准备阶段各角色的责任与义务会议准备阶段各角色的责任与义务会议准备阶段各角色的责任与义务会议准备阶段各角色的责任与义务组织者组织者/主持人主持人确定目的、议程、参会人员、时间、地点、确定目的、议程、参会人员、时间、地点、会会议种类议种类、资、资 料、用品、器材等料、用品、器材等会议会议秘书秘书检查会场情况、确认会议时间、通知参会人员、检查会场情况、确认会议时间、通知参会人员、准备必要的文件、资料、茶点、座位和视听设准备必要的文件、资料、茶点、座位和视听设备备与会者与会者明确会议目的、议程及自己在本次会议上要担明确会议目的、议程及自己在本次会议上要担当的角色、研究问题准备自己要在会议上的要当的角色、研究问题准备自己要在会议上的要表明的观点与论证材料表明的观点与论证材料21高效率会议准备技巧高效率会议准备技巧高效率会议准备技巧高效率会议准备技巧有效会议准备的有效会议准备的5W1P：WHY 为何召开、目标是什么？为何召开、目标是什么？WHAT 什么内容？什么内容？WHO 何人参加？何人参加？WHEN 何时召开？何时召开？WHERE 何处召开？何处召开？PREAPRING 如何准备？如何准备？ 22高效会议准备技巧高效会议准备技巧高效会议准备技巧高效会议准备技巧为何召开？及会议目标？为何召开？及会议目标？为何召开？及会议目标？为何召开？及会议目标？会议目的会议目的信息共享信息共享增强承诺增强承诺信息传播信息传播解决问题和做决策解决问题和做决策23什么内容？什么内容？什么内容？什么内容？某委员会会议议程某委员会会议议程 7月月6日上午日上午11点点 格林德雷戈饭店格林德雷戈饭店1、（、（11：00）任命一个会议主席）任命一个会议主席2、（、（11：10）为缺席致歉）为缺席致歉3、（、（11：15）批准上次会议备忘录）批准上次会议备忘录4、（、（11：30）上次会议提出的事项）上次会议提出的事项5、（、（11：45）讨论联络事宜）讨论联络事宜 （12：00）会间休息）会间休息6、（、（12：15）其他事宜）其他事宜7、（、（12：45）下次会议细节）下次会议细节24高效会议准备技巧高效会议准备技巧高效会议准备技巧高效会议准备技巧何人参加？何人参加？何人参加？何人参加？会议规模（会议规模（3M例子例子）解决问题和做决策：解决问题和做决策： 5人人问题识别或鼓励创意：问题识别或鼓励创意： 10人人相互研讨和培训会：相互研讨和培训会： 15人人信息发布会：信息发布会： 30人人正式的发表或汇报会：正式的发表或汇报会： 不限不限25高效会议准备技巧高效会议准备技巧高效会议准备技巧高效会议准备技巧何时召开？何时召开？何时召开？何时召开？某委员会会议议程某委员会会议议程 7月月6日上午日上午11点点 格林德雷戈饭店格林德雷戈饭店1、（、（11：00）任命一个会议主席）任命一个会议主席2、（、（11：10）为缺席致歉）为缺席致歉3、（、（11：15）批准上次会议备忘录）批准上次会议备忘录4、（、（11：30）上次会议提出的事项）上次会议提出的事项5、（、（11：45）讨论联络事宜）讨论联络事宜 （12：00）会间休息）会间休息6、（、（12：15）其他事宜）其他事宜7、（、（12：45）下次会议细节）下次会议细节26高效会议准备技巧高效会议准备技巧高效会议准备技巧高效会议准备技巧何处参加？何处参加？何处参加？何处参加？会议地点会议地点您的办公室您的办公室下级的办公室下级的办公室单位会议室单位会议室外面的会议室外面的会议室会议中心会议中心城外的会议场所城外的会议场所27一对一会议一对一会议 （3）（1）（2）高效会议准备技巧高效会议准备技巧高效会议准备技巧高效会议准备技巧座位安排座位安排座位安排座位安排28大型会议大型会议 （3）（2）（1）高效会议准备技巧高效会议准备技巧高效会议准备技巧高效会议准备技巧座位安排座位安排座位安排座位安排29高效会议准备技巧高效会议准备技巧高效会议准备技巧高效会议准备技巧如何准备？如何准备？如何准备？如何准备？会前会前6项准备：项准备：先决定会议希望达成的结果先决定会议希望达成的结果想想会议是否有必要召开想想会议是否有必要召开邀请适当的人员出席邀请适当的人员出席准备背景资料准备背景资料设定会议纲领及时间表设定会议纲领及时间表预先设想可能的冲突预先设想可能的冲突30高效会议准备技巧高效会议准备技巧高效会议准备技巧高效会议准备技巧其他其他其他其他将会议所需资料提前发给与会人员将会议所需资料提前发给与会人员参会人员时间确认，及会前的再确认参会人员时间确认，及会前的再确认准备各种可能的风险与例外准备各种可能的风险与例外准备会后的落实问题准备会后的落实问题31典型的会议准备典型的会议准备典型的会议准备典型的会议准备问题及其处理技巧讨论问题及其处理技巧讨论问题及其处理技巧讨论问题及其处理技巧讨论32典型的会议准备典型的会议准备典型的会议准备典型的会议准备问题及其处理策略问题及其处理策略问题及其处理策略问题及其处理策略召开没有必召开没有必要的会议要的会议寻找可替代途径，如建立更为合理的决策机制，电话、邮件咨商，会寻找可替代途径，如建立更为合理的决策机制，电话、邮件咨商，会议合并，偶尔取消一两次试试，委派代表参加等议合并，偶尔取消一两次试试，委派代表参加等取消不必要的例会，甚至所有例会，将议程合并到急需时才开取消不必要的例会，甚至所有例会，将议程合并到急需时才开甚至所有多少人以上的会议，都得上级批准甚至所有多少人以上的会议，都得上级批准目标不明确目标不明确组织者组织者/主持人一定要多问自已为什么开会主持人一定要多问自已为什么开会制定制度一定要在会议通知上写名本次会议的成本制定制度一定要在会议通知上写名本次会议的成本制定会议通知模板，制定会议通知模板，“会议目的会议目的”应是必写项目，如不写就可以不参应是必写项目，如不写就可以不参加加议程安排议程安排不当不当根据目标确定议题根据目标确定议题根据议题的重要性排定先后次序根据议题的重要性排定先后次序注意议题及发言的时间安排注意议题及发言的时间安排其他其他准备问题准备问题时间安排不当：决策人不能出席，会议冗长时间安排不当：决策人不能出席，会议冗长人员安排不当：无关人员参会，会议规模不当（人员安排不当：无关人员参会，会议规模不当（人数与沟通管道成几人数与沟通管道成几何级数增长何级数增长）地点选择不当：出现因设施、场地大小、干扰、交通等因素导致达不地点选择不当：出现因设施、场地大小、干扰、交通等因素导致达不成目标成目标重要会议没有有效的计划，会前没有将相关资料发给参会人员，参会重要会议没有有效的计划，会前没有将相关资料发给参会人员，参会人员没有准备人员没有准备没有考虑到会中的各种风险与例外，没有考虑到会后的执行没有考虑到会中的各种风险与例外，没有考虑到会后的执行3334开会阶段各角色的责任与义务开会阶段各角色的责任与义务开会阶段各角色的责任与义务开会阶段各角色的责任与义务组织者组织者/主持人主持人创造和谐的气氛、宣布开会、控制议程、鼓励创造和谐的气氛、宣布开会、控制议程、鼓励发言、控制发言、总结发言、做出决议、确认发言、控制发言、总结发言、做出决议、确认行动与责任、安排下次会议、宣布闭会行动与责任、安排下次会议、宣布闭会会议会议秘书秘书记录会议备忘录、与会人数和名单、应采取的记录会议备忘录、与会人数和名单、应采取的行动、具体实施人员和实施的时间与期限行动、具体实施人员和实施的时间与期限与会者与会者聆听他人的观点、积极发表自己的见解、关注聆听他人的观点、积极发表自己的见解、关注正在讨论的事项、与主持人默契配合，避免不正在讨论的事项、与主持人默契配合，避免不良冲突、严格按议程开会、使会议充满生气，良冲突、严格按议程开会、使会议充满生气，从而达致会议目标从而达致会议目标35会议主持人的九大技巧会议主持人的九大技巧会议主持人的九大技巧会议主持人的九大技巧1.营造和谐气氛营造和谐气氛2.照议程进行照议程进行3.正确总结讨论内容正确总结讨论内容4.引导发言者解释令人困惑的发言引导发言者解释令人困惑的发言5.帮助与会者厘清不假思索的想法帮助与会者厘清不假思索的想法6.尊重少数人的意见，避免会中意见一面倒的情况尊重少数人的意见，避免会中意见一面倒的情况7.减少与议题无关的争辩与讨论减少与议题无关的争辩与讨论8.保持中立态度保持中立态度9.掌握会议节奏和控制会议掌握会议节奏和控制会议36与会人员的十大关键与会人员的十大关键与会人员的十大关键与会人员的十大关键1.发言内容要有组织发言内容要有组织2.适时发言适时发言3.一次只讨论一个重点一次只讨论一个重点4.口齿清晰，陈述有力口齿清晰，陈述有力5.一针见血一针见血6.音量适当音量适当7.解释方式让人易于接受解释方式让人易于接受8.说话要自信说话要自信9.在要点处可稍加大音量在要点处可稍加大音量10.注意倾听注意倾听37一个会议中最重要的三件大事是什么？一个会议中最重要的三件大事是什么？一个会议中最重要的三件大事是什么？一个会议中最重要的三件大事是什么？38一个会议中一个会议中一个会议中一个会议中最重要最重要最重要最重要的三件事是什么？的三件事是什么？的三件事是什么？的三件事是什么？会议效率会议效率 时间时间形成决议形成决议 达成预定目标或修达成预定目标或修改目标、改目标、 形成具体的行动计划形成具体的行动计划与会者的积极参与与会者的积极参与 积极贡献、创新积极贡献、创新39会议中的效率技巧举例会议中的效率技巧举例会议中的效率技巧举例会议中的效率技巧举例准时开会准时开会会议中指定专人控制时间会议中指定专人控制时间不要令与会者太过舒适不要令与会者太过舒适严格按议程进行，而且要按重要次序进行严格按议程进行，而且要按重要次序进行不要偏离主题太远不要偏离主题太远避免干扰避免干扰及时总结达成的议案及时总结达成的议案准时结束准时结束会前算会议成本会前算会议成本最重要的是哪最重要的是哪一条？一条？40与会者积极参与的法宝与会者积极参与的法宝与会者积极参与的法宝与会者积极参与的法宝会议守则（一个公司的制度、甚至文化）会议守则（一个公司的制度、甚至文化）吸取吸取“头脑风暴头脑风暴”的精华的精华主持人保持中立主持人保持中立如非必要，让领导远离会议如非必要，让领导远离会议不预设不预设立场、鼓励立场、鼓励发言，会议结束前总结并决议（台湾中国商银总经理发言，会议结束前总结并决议（台湾中国商银总经理蔡友才）蔡友才）大人吃糖大人吃糖闭闭嘴，避免扼杀创意（奥美广告前董事长，庄淑芬）嘴，避免扼杀创意（奥美广告前董事长，庄淑芬）园形会议室，鼓励园形会议室，鼓励“没大没小没大没小”（智邦科技副总林子超）（智邦科技副总林子超）每一位每一位员工员工都有都有表达不同意见的义务表达不同意见的义务（麦肯锡）（麦肯锡）41会议规则示例会议规则示例会议规则示例会议规则示例仔细倾仔细倾 听听 他人他人 发言发言主动主动 思考思考 问题在哪里问题在哪里为他人打气并为他人打气并 提议（案）提议（案）贡献如何贡献如何“打胜仗打胜仗”的的 智慧智慧互相互相 咨询讨论咨询讨论根据根据 事实事实先做先做 做做 看看42HPHP动脑会议墙上的动脑原则动脑会议墙上的动脑原则动脑会议墙上的动脑原则动脑会议墙上的动脑原则因因为没有人为没有人像每一像每一个个人一人一样聪样聪明明，所以：，所以： 一、不要想一、不要想过头过头 二、二、脑脑袋大接力袋大接力 三、三、给给自己海自己海阔阔天空的想天空的想像像 四、保持四、保持动脑不断电动脑不断电43吸取吸取吸取吸取“ “头脑风暴头脑风暴头脑风暴头脑风暴” ”的精华的精华的精华的精华“头脑风暴头脑风暴头脑风暴头脑风暴” ”三三三三阶段阶段阶段阶段w w介绍问题介绍问题介绍问题介绍问题w w如组员感到困惑，如组员感到困惑，如组员感到困惑，如组员感到困惑，可做一简单练习可做一简单练习可做一简单练习可做一简单练习w w指定一人在看板指定一人在看板指定一人在看板指定一人在看板记录所有见解记录所有见解记录所有见解记录所有见解w w鼓励组员自由提鼓励组员自由提鼓励组员自由提鼓励组员自由提出见解出见解出见解出见解w w会后以鉴别的眼光会后以鉴别的眼光会后以鉴别的眼光会后以鉴别的眼光讨论所有列出的见讨论所有列出的见讨论所有列出的见讨论所有列出的见解解解解w w也可以让另一组人也可以让另一组人也可以让另一组人也可以让另一组人来评价来评价来评价来评价明确阐述问题明确阐述问题明确阐述问题明确阐述问题主持人在看板主持人在看板主持人在看板主持人在看板上记录上记录上记录上记录小组成员提出小组成员提出小组成员提出小组成员提出见解见解见解见解会后评价会后评价会后评价会后评价规则一：规则一：不许不许评价要到评评价要到评估阶段才能评估阶段才能评规则二：规则二：异想异想天开！说出天开！说出想到的任何主想到的任何主意意规则三：规则三：越多越多越好！越好！重重数量而非质量数量而非质量规则四：规则四：见解无专见解无专利！利！ 鼓励综鼓励综合数种见解或在他合数种见解或在他人见解上进行发挥人见解上进行发挥44吸取吸取吸取吸取“ “头脑风暴头脑风暴头脑风暴头脑风暴” ”的精华的精华的精华的精华“头脑风暴头脑风暴头脑风暴头脑风暴” ”规则规则规则规则规则一：规则一：不许评价要到评估阶段才能评不许评价要到评估阶段才能评规则二：规则二：异想天开！说出想到的任何主意异想天开！说出想到的任何主意规则三：规则三：越多越好！越多越好！重数量而非质量重数量而非质量规则四：规则四：见解无专利！见解无专利！ 鼓励综合数种见解或在他人见解鼓励综合数种见解或在他人见解 上进行发挥上进行发挥45形成决议的关键技巧形成决议的关键技巧形成决议的关键技巧形成决议的关键技巧决策的方式：多数法则；总数最高；民意投票；权重评分；分等级；一决策的方式：多数法则；总数最高；民意投票；权重评分；分等级；一致同意；原则上同意致同意；原则上同意最后十分钟：善于总结最后十分钟：善于总结会上将每次形成的结论用会上将每次形成的结论用“白白报纸报纸+海海报架报架”写下，并再次确认写下，并再次确认将会议纪要在会议将结束时，向与会人员再次确认结论与行动计划将会议纪要在会议将结束时，向与会人员再次确认结论与行动计划有决议，也一定要有行动计划及时间表有决议，也一定要有行动计划及时间表46形成真正的决议形成真正的决议形成真正的决议形成真正的决议开会中经常会遇到的现象开会中经常会遇到的现象1.刚刚开始的时候，每个人用的都是自己最好的想法，声音积极而又杂乱刚刚开始的时候，每个人用的都是自己最好的想法，声音积极而又杂乱2.经历了一番艰苦激烈的讨论过程；经历了一番艰苦激烈的讨论过程；3.在共识达成之前，产生过多种解决问题的方式；在共识达成之前，产生过多种解决问题的方式；4.迫于时间和其他压力，最终互相妥协，达成迫于时间和其他压力，最终互相妥协，达成“统一统一”的解决方案。的解决方案。5.统一解决办法产生之后，个人会怎么看？执行起来效果如何？统一解决办法产生之后，个人会怎么看？执行起来效果如何？47个人思维的狭隘性与团队沟通的障碍个人思维的狭隘性与团队沟通的障碍个人思维的狭隘性与团队沟通的障碍个人思维的狭隘性与团队沟通的障碍两个例子两个例子所谓所谓“换位思考换位思考”横看成岭侧成峰横看成岭侧成峰48你看到了什么？你看到了什么？你看到了什么？你看到了什么？49狭隘思维的弊端狭隘思维的弊端狭隘思维的弊端狭隘思维的弊端从自身的角度进行考虑；从自身的角度进行考虑；从片面的角度进行考虑；从片面的角度进行考虑；情绪会影响思维的效率和判断的客观性，造成情绪会影响思维的效率和判断的客观性，造成对抗对抗容易引起个人之间的对抗，引起“顶牛”对“人”而不对“事”指出错误可以有利于进一步提高；容易引起争论，破坏关系缺乏建设性、计划性和创新“你把一个洞挖得再深也不能变成两个洞。”B B：不！这个建议行得通！：不！这个建议行得通！A: A: 这个建议行不通！这个建议行不通！建议建议对抗思维对抗思维对抗思维对抗思维平行思维平行思维平行思维平行思维Motivation Motivation 动机动机动机动机E Ex xp pl lo or ra at ti io on n 探探探探索索索索50如何摆脱狭隘和局限？如何摆脱狭隘和局限？如何摆脱狭隘和局限？如何摆脱狭隘和局限？同一个时间同时从一个角度和侧面进行思考同一个时间同时从一个角度和侧面进行思考“同位思考”“协同思考”正反馈与负反馈正反馈与负反馈落井下石与锦上添花51讨论：思考和说服有多少种方式？讨论：思考和说服有多少种方式？讨论：思考和说服有多少种方式？讨论：思考和说服有多少种方式？你是怎么说服人的？你是怎么说服人的？以理服人晓之以理，动之以情事实胜于雄辩对立统一，一分为二逻辑：晓之以理正面负面方法方法态态度度感性：动之以情事实雄辩一分为“二”52吸取吸取吸取吸取“ “头脑风暴头脑风暴头脑风暴头脑风暴” ”的精华的精华的精华的精华“头脑风暴头脑风暴头脑风暴头脑风暴” ”之后之后之后之后合并问题（解决方案）的同类项合并问题（解决方案）的同类项对问题（解决方案）进行排序对问题（解决方案）进行排序组合问题（解决方案）组合问题（解决方案）评论问题（解决方案）评论问题（解决方案） ，认证问题（解决方案）的，认证问题（解决方案）的可行性可行性53形成决议的步骤形成决议的步骤形成决议的步骤形成决议的步骤提出动议提出动议处理动议处理动议修改动议修改动议形成决议形成决议对照对照“六顶思考帽六顶思考帽”与与“头脑风暴头脑风暴”5455会后执行阶段各角色的责任与义务会后执行阶段各角色的责任与义务会后执行阶段各角色的责任与义务会后执行阶段各角色的责任与义务组织者组织者/主持人主持人对本次会议进行回顾与总结、汇报会议的决议、对本次会议进行回顾与总结、汇报会议的决议、督导会议决议的执行督导会议决议的执行会议会议秘书秘书把备忘录整理成文、核对必要的事实与数据、把备忘录整理成文、核对必要的事实与数据、向主持人提交备忘录并与其达成一致意见、散向主持人提交备忘录并与其达成一致意见、散发备忘录发备忘录与会者与会者努力完成会上所分派的任务努力完成会上所分派的任务56会后会后会后会后最重要最重要最重要最重要的三件事是什么？的三件事是什么？的三件事是什么？的三件事是什么？57会后会后会后会后最重要最重要最重要最重要的三件事是什么？的三件事是什么？的三件事是什么？的三件事是什么？行动项的落实行动项的落实决议执行决议执行开放议题的落实开放议题的落实58会后的一些关键技巧会后的一些关键技巧会后的一些关键技巧会后的一些关键技巧偶尔令与会者对刚刚结束之会议作即席而不具名的考核。考核表中至少偶尔令与会者对刚刚结束之会议作即席而不具名的考核。考核表中至少应包括下列各项：会议之目标是否清晰应包括下列各项：会议之目标是否清晰?议程与有关资料是否在开会前议程与有关资料是否在开会前适当的时间收到适当的时间收到?会议是否准时开始与准时结束会议是否准时开始与准时结束?倘若会议不是准时开始倘若会议不是准时开始与准时结束，那是为了什么与准时结束，那是为了什么?会议是否按议程所制定的次序进行会议是否按议程所制定的次序进行?会议之会议之目标是否被达成目标是否被达成?如有必要分配工作并决定其期限，则这些事是否被做如有必要分配工作并决定其期限，则这些事是否被做好好?在全部会议时间内，有多少百分比的时间不被有效利用在全部会议时间内，有多少百分比的时间不被有效利用?为什么为什么? 会议记录应尽快作成，精简完备之会议记录应在二十四小时之内，或至会议记录应尽快作成，精简完备之会议记录应在二十四小时之内，或至迟在四十八小时之内派发给有关人士迟在四十八小时之内派发给有关人士 为杜绝与会者之无故缺席、迟到、或早退，可考虑在会议记录上注明哪为杜绝与会者之无故缺席、迟到、或早退，可考虑在会议记录上注明哪些人无故缺席迟到或早退，一并承报给相关人员些人无故缺席迟到或早退，一并承报给相关人员解散已达目的的各种委员会解散已达目的的各种委员会 59日程日程日程日程Part II 会议步骤、内容及练习会议步骤、内容及练习Part I 会议综述及利弊谈会议综述及利弊谈Part III 关键会议技巧与关键问题处理关键会议技巧与关键问题处理Part IV 会议模板及工具介绍会议模板及工具介绍Part IIV 会议管理与沟通最佳实践会议管理与沟通最佳实践Part IIIV “如何将会议开得有效率？如何将会议开得有效率？”总结总结60会议常用模板会议常用模板会议常用模板会议常用模板为什么要用模板？为什么要用模板？提高技能：含方法提高技能：含方法提高效率：标准化、规范化提高效率：标准化、规范化减少差错：避免遗漏项减少差错：避免遗漏项强化督查：关键事项的文字确认，行动计划的提醒强化督查：关键事项的文字确认，行动计划的提醒.61会议模板及工具介绍会议模板及工具介绍会议模板及工具介绍会议模板及工具介绍会议模板会议模板会议管理程序（方法）模板会议CHECKLIST模板会议通知模板会议签到模板会议纪要模板软件工具软件工具mindmanager的介绍的介绍62会议管理程序模板示例会议管理程序模板示例会议管理程序模板示例会议管理程序模板示例会议原则会议原则会议议程会议议程会议分类会议分类会议流程会议流程会议变更流程会议变更流程配套模板配套模板63日程日程日程日程Part II 会议步骤、内容及练习会议步骤、内容及练习Part I 会议综述及利弊谈会议综述及利弊谈Part III 关键会议技巧与关键问题处理关键会议技巧与关键问题处理Part IV 会议模板及工具介绍会议模板及工具介绍Part IIV 会议管理与沟通最佳实践会议管理与沟通最佳实践Part IIIV “如何将会议开得有效率？如何将会议开得有效率？”总结总结64产品（业务）周期越来越短，开会需求也越来越随机产品（业务）周期越来越短，开会需求也越来越随机主流一：主流一：行动会议行动会议只要有需求，随时随地都可开会只要有需求，随时随地都可开会主流二：主流二：虚拟会议虚拟会议利用电话，开跨国会议利用电话，开跨国会议利用电话，开行动会议利用电话，开行动会议利用视频，开远程会议利用视频，开远程会议现今最现今最现今最现今最“ “酷酷酷酷” ”的会议的会议的会议的会议New!New!65IBMIBM如何开会？如何开会？如何开会？如何开会？实例：实例：IBM网上预约会议室网上预约会议室与会人士先想清楚讨论提纲、要开多久与会人士先想清楚讨论提纲、要开多久正式会议正式会议会议时间延长，会出现警示音提醒会议时间延长，会出现警示音提醒在全球化的在全球化的竞争竞争下，一家公司下，一家公司会不会开会会不会开会， 决决定了公司的定了公司的竞争优势竞争优势效率效率效率效率效率效率66宝洁如何开会？宝洁如何开会？宝洁如何开会？宝洁如何开会？“会议速决，决后速行会议速决，决后速行” P&G事事前前议程规划议程规划清楚清楚利用资讯系统开跨国会议利用资讯系统开跨国会议会议主持人开宗明义说明目标与议程会议主持人开宗明义说明目标与议程把事情说清楚，把事情说清楚，Alliance!申请一个专门的网络空间，将申请一个专门的网络空间，将资料归档资料归档开设开设“会议会议”档案，决议内容、执行人、行动时间清清楚楚档案，决议内容、执行人、行动时间清清楚楚事后记录明白，事后记录明白，会议记录成为行动方案会议记录成为行动方案67CEOCEO如何开会？如何开会？如何开会？如何开会？So-net So-net 李岳奇：李岳奇：李岳奇：李岳奇： 关键关键关键关键在最后十分钟在最后十分钟在最后十分钟在最后十分钟 会议法宝：笔记本电脑会议法宝：笔记本电脑会议法宝：笔记本电脑会议法宝：笔记本电脑 会议要决：会议结束最后十分钟，记录者将初步记录大纲，会议要决：会议结束最后十分钟，记录者将初步记录大纲，会议要决：会议结束最后十分钟，记录者将初步记录大纲，会议要决：会议结束最后十分钟，记录者将初步记录大纲，让所有与会者过目，并以同步发给与会者为结束让所有与会者过目，并以同步发给与会者为结束让所有与会者过目，并以同步发给与会者为结束让所有与会者过目，并以同步发给与会者为结束鸿海精密鸿海精密鸿海精密鸿海精密 郭台郭台郭台郭台铭铭铭铭： 会议条例会议条例会议条例会议条例，会后贯彻执行会后贯彻执行会后贯彻执行会后贯彻执行 会议法宝：白报纸海报架会议法宝：白报纸海报架会议法宝：白报纸海报架会议法宝：白报纸海报架 会议要决：会议要决：会议要决：会议要决：一条一条记录明确无误，一条一条记录明确无误，一条一条记录明确无误，一条一条记录明确无误，不要有模糊争议的空间不要有模糊争议的空间不要有模糊争议的空间不要有模糊争议的空间68日本人怎么开会日本人怎么开会69日本人大肆开展会议革命日本人大肆开展会议革命日本人大肆开展会议革命日本人大肆开展会议革命会议目的：会议目的：节省成本、加快决策速度、更有创意节省成本、加快决策速度、更有创意会议革命：会议革命：1.废除废除不必要的会议不必要的会议2.排除排除不需与会的主管不需与会的主管3.强调强调准时准时开始、结束开始、结束4.重视开会重视开会结论结论5.提高会议生产力，强化企业竞争力提高会议生产力，强化企业竞争力70丰田是如何开会丰田是如何开会丰田是如何开会丰田是如何开会丰田汽车办公室标题丰田汽车办公室标题只开有实际效果的会议只开有实际效果的会议准时开始，最好一小时内结束准时开始，最好一小时内结束重点在实际行动重点在实际行动71日产是如何开会？日产是如何开会？日产是如何开会？日产是如何开会？强调强调“Value First”“Value Up”的跨部门会议的跨部门会议不请决策者参加不请决策者参加，以免影响讨论方向，以免影响讨论方向时间时间以以“分分”为单位为单位清楚划分清楚划分会议有会议有“保密协定保密协定”，不分职位高低畅所欲言，不分职位高低畅所欲言让员接受让员接受“会议招集人会议招集人”的专业训练的专业训练会议招集人保持立场中立，全力协助会议顺利进行会议招集人保持立场中立，全力协助会议顺利进行日日产产亮亮丽丽的成的成绩绩背背后后，是成功的，是成功的会议会议日日经商业周经商业周刊指出刊指出72日程日程日程日程Part II 会议步骤、内容及练习会议步骤、内容及练习Part I 会议综述及利弊谈会议综述及利弊谈Part III 关键会议技巧与关键问题处理关键会议技巧与关键问题处理Part IV 会议模板及工具介绍会议模板及工具介绍Part IIV 会议管理与沟通最佳实践会议管理与沟通最佳实践Part IIIV “如何将会议开得有效率？如何将会议开得有效率？”总结总结73“ “怎样才能把会议开得有效率？怎样才能把会议开得有效率？怎样才能把会议开得有效率？怎样才能把会议开得有效率？” ”总结总结总结总结准时与会，会而有议，议而有决，决而有行，行而有果进来请说实话、短话、说话算话；出去请行动、互动、说动就动！74只要改革只要改革会议会议，企，企业业就能就能变变革革只要只要开开好好会议会议，个个人人就有就有竞争力竞争力Are You Ready?75 大标题1 大标题3 大标题4 第六部分 大标题5 大标题6 Q&A期待与您进一步沟通与交流！欢迎进一步沟通与交流欢迎进一步沟通与交流欢迎进一步沟通与交流欢迎进一步沟通与交流联 系 人76